《商务文书写作》09级市营1班复习资料李金荣排版优化.docx

1、商务文书写作09级市营1班复习资料李金荣排版优化商务文书写作复习资料2009级市场营销（1）班 黄云 编撰 李金荣 排版校对考试时间:11月23日， 3、4节，R109考试题型：一、单选201（一、二章）二、改错20+10（课堂PPT上的改错）三、写作三题50（课堂或课下老师布置作业）选择题：主要是掌握文书的结构和各种公文的结构与特点题型如下：1、函是典型的（平行文种），勇于同级机关及不同系统单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 2、给你一段文字，问这是什么文种。掌握通告、通知、通报、请示、报告、函、会议纪要等13种文种。（一）公文的格式，包括眉首、主体、版记三部分。（1

2、）眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限（秘密、机密、绝密）、紧急程度（急件、特急）、发文机关标识、发文字号（由发文机关代字、发文年度、发文顺序号三个要素组成，如国发200023号，还要注意“发”为机关统发文，下行文；“字”为机关部分分类文，下行文；呈上行文；函，平行文）、签发人（只用于上行文，与发文字号同行，居右）（2）主体部分：公文标题，一般由发文机关名称、事由、文种三部分组成，且注意标题里面不能使用任何标点符号，除了规章制度。 主送机关，上行文采用具体表明主送机关的办法，下行文在受文者较多时，采用概括表明主送机关的办法；当受文者不止一个时，应按其性质、级别、有关规定或惯例依次排列，

3、但要注意标点，如上海、广东造船公司，安徽、湖北办事处，各企业、事业单位；公文正文，要做到一文一事；表达形式有分层表达式、篇段合一式、条款式，且要求表达准确、结构严谨、层次分明、简洁流畅。附件，写时在前面空一格，且名称无标点符号公文生效标识，是证明公文效力的表现形式。包括发文机关印章或签署人姓名（对于印章的要求有以下几点：上不压正文，下要压年、月、日；联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。）成文时间，公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准。要求是：用汉字将年月日标全；“零”写为“”，不应用阿拉伯数字书写；成文时间一般位于正文尾发文机关名称下

4、一行右侧；会议通过的文件则标在公文标题下。附注为需要说明的其他事项（1）版记部分：主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。左边顶格写由类别词+类属词+文种组成，如国务院关于加强水土保持工作的通知，这时主题词为农业（类别词）、水土保持（类属词）、通知（文种）抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。前空一格，单位之间用逗号隔开，后面由句号。印发时间和印发机关，印发机关是指公文的印制主管部门;印发日期以公文付印的时间为准。在版记中还要注意版记的反线和版记的位置。公文图列如下：若是上行文，即上报的公文需要标识签发人姓名，此时红色反线上面一行的标准为：发文字号靠左边顶格写，

5、签发人靠右边写，具体看一下老师所给的PPT第二章内容公文份数序列号是将同一份稿印制若干份时每份公文的序列编号图中000001（二）公文的种类1、2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法规定，我国现行行政公文为：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共13种。 2、从公文的内容性质分： 指挥决策性公文：命令、决定、决议、批复、意见报请商洽性公文：请示、报告、函、议案公布知照性公文：公告、通告、通知、通报、会议纪要日常事务性公文：计划、总结、会议记录、大事记、简报规约性公文：章程、条例、规定、办法、细则、制度3、从行文方向分： 上行文：

6、下级向上级所发送的公文。如报告、请示下行文：上级向下级发送的公文。如命令、批复平行文：平行机关或不相隶属机关之间为协调或通知有关事项而制发的公文。如函泛行文：行文面广泛，方向不定。如公告 4、从紧急程度分 特急件、急件、平件等。5、从秘密等级分 绝密公文、机密公文、秘密公文、内部公文（三）公文的页面规范1. 用纸规格：A4型（210297mm），左侧装订，版面尺寸上白边为37mm，订口为28mm2. 排版规格：公文标题在红色反线下空2行，用2号小标宋体字；正文用3号仿宋字体，一般每面排22行，每行排28个字；公文段落，每段起首空2格，回行顶格；公文序号一般按层析一次标写：第一级为一、二、三、.

7、，第二级为（一）、(二)、（三），第三级为1.2.3. ，第四级为（1）、（2）、（3）(考试改错或者写作时一定要注意层次序号)（四）公文的结构及基本要求1、标题（1）公文式标题。如关于广州地区电话号码启用八位制的通告。（2）新闻式标题。新闻式标题通常又称文章式标题，又可分为单标题和双标题两个形式。如传统思维方式对当代中国立法的技术的影响、积极改革提高经济效益北京香山饭店改革情况调查。（3）论文式标题。这类标题或表达文章的观点和内容或点明所论述的范围。 2、开头（1）目的式开头，常用“为了”、“为”等介词短语开头，多用于告知、规范类文种；（2）根据式开头，多用“根据”、“按照”、“遵照”开头，

8、多用于阐述政策、部署工作的决定类或告知类文种；（3）概述式开头，多用于报告、总结类文种；（4）说明式开头，即先说明工作的意义或背景情况，多用于指示、报告、计划、总结类文种；（5）引叙式开头，即引用外单位来文，并针对性的行文回复多用于批复、复函、答复性报告文种，列：你厅关于的函（国安政199918号）收悉，现复函如下。(6)提问式开头 （7）结论式开头3、结尾 （1）结论式结尾 （2）号召式 （3）强调式 （4）说明式（5）祈使式结尾，如：以下意见如无不妥，请批转各地执行4、过渡 （1）词语过渡：“为此”、“对此”、“总之”、“由此可见”、 “综上所述”、 “但是”等。 （2）句子过渡：如“为此

9、特制订以下条例” （3）用一个相对独立的自然段来承接过渡5、照应（1）首尾照应：例：企业经营观念要更新中开头：“企业经营观念是否适应商品经济发展的要求，是影响企业经营动机、行为和效果的一个主观因素” 结尾：为“经济体制改革的同时也是观念更新的过程，一个企业家也应该积极更新自己的经营观念，才能更好的搞活企业和提高企业的效益。（2）文题照应：售“梦”成功中，对某物业公司与投资顾问公司联手销售期房的案例加以点评，处处点出梦 （3）前后照应6、结构（仔细看一下书本和PPT，因为两个不是很对应，看下书就行了） 1、总分式 2、并列式 3、递进式 4、条款式 5、篇段合一式（一般用于批转、转发类公文，上对

10、下是意见，下对上是建议）7、要求： 语言的表达特征：准确，、简练、庄重、得体 语言的组织要求：表意清晰、合乎事理、合理搭配、成分完整、语序妥当（五） 公文常用术语 1、开端用语 为、为了、接、根据、遵照、依照、鉴于、关于、兹、兹定于、今、随着、由于 2、称谓用语 第一人称：我、我单位、本人、本公司、我们、敝单位 第二人称：用于下级机关：你、你局；平行机关：贵公司、贵方 第三人称：该项目、该同志、该馆 3、递送用语 上行：报、呈 平行：送 下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达 4、引述用语 悉、接、据、收悉 5、期请用语 上行：请、恳请、特请、报请 平行：请、拟请、特请、务请、如蒙、即请、切盼

11、 下行：希、望、尚望、切望、请、希予、勿误以上为一些常见的还有写未写出在书本47页，大家翻翻书本（六） 以下为一些概念性的内容1. 商务文书的特点:记录性、评析性、时效性、程序性2. 公文材料的特点：真实性、现实和新颖性、典型性一、 1.通告，用于在一定范围内公布需要各机关、团体、企事业单位、人民群众共同遵守或周知的事项。特点：广泛性、周知性、强制性、通俗性2.结构形式：标题，由发文机关+事由+文种组成；正文包括缘由、事项、结尾三部分组成，（结尾一般采用“本通告自发布之日起实施”或“特此通告”作结，有的可提出要求、希望，有的指明执行范围和时间，有时也可不写结尾。例：特此通告）；署名和日期，正文

12、右下方签署3.写作的注意事项：通告事项要符合政策规定，语言要简明易懂。二、 1.通知，适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免或聘用干部。 2.特点：广泛的适用性、主题的单纯性、功能的多样性、明显的时效性3.发布性通知的写法： 标题：由发文机关+关于+发布(印发、转发、批转)+被发布文件标题+的+文种组成，也可省去发文机关名称。如：大学关于转发国家教育委员会研究生学籍管理规定的通知 正文：发布性通知的正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、 “原则同意”、“要认真贯彻执行”

13、、“望遵照执行”、 “参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。 4.指示性通知的写法 标题：由发文机关+关于+主要内容+的+文种组成，也可省去发文机关名称。如：国务院关于坚决制止乱集资和加强债券发行管理的通知正文：由缘由、执行事项、执行要求三部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。执行事项要具体明确、条理清楚。执行要求主要对执行事项的检查落实提出要求。 5.知照性通知的写法 正文主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。一般包括形成该事项的过程、原因、根据，事项的具体内容(性质、状态)。 6. 会议通知的写法 会议通知的正文通常由发文缘由、具体任务、 执行要求等组成。会

14、议通知的内容一般应写明召开 会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。 通知共分为指示性通知、批转性通知、发布性通知、事务性通知、知照性通知，而这些通知的标题要做到三要素齐备，特别是要准确表明事由部分。如果被批转、转发、发布的文件术语法规制度类公文，则应在原文标题外加注书名号。 7.通知的写作要求：中心明确，说明情况；主题集中，一文一事；条理清晰，表达简练；雷厉风行，讲求实效三、通报，一般用于具有普遍意义的典型事例、成功的经验和失败的教训，借以对人们起到示范、教育和警戒作用，同时还有沟通消息、互通情报的作用。 结构：标题大多采用三要素齐全的完整标题或省略发文机关，如果

15、是张贴的通报可只写文种。如：关于石国建同志、石虎同学先进事迹的通报 正文：1.主要事实，表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实。2.分析评析事件 ，表彰性通报，在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等。3.希望与要求，表彰性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。情况通报，一般对受文机关提出一些希望和要求。 署名、发文时间 通报与通知的区别 1.告知对象不同 2.制发时间不同 3.目的不同 4.作用不同四、报告是下级

16、机关向上级机关汇报工作、反映 情况、答复上级机关询问时所使用的一种陈述性公文。 结构：标题：1.可以由发文机关+事由+文种构成。如：市商业局关于百货大楼重大火灾事故的报告；2.定期制发的报告需要标明针对的时间，如：*大学关于2009年度职称评定工作的报告；3.专题报告的标题要注意将事由概括准确，如：*市劳动局关于下岗职工安置情况的报告 主送机关：只能主送一个直接上级机关正文：1、缘由，交待报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨、意义。一般用“现将有关情况报告如下”承启下文；答复报告开头要先引述来函文号及询问的问题，然后过渡到下文。如：前接政发2004106号函，询问我县水质污染原因及治理问题，

17、现将有关情况报告如下：2、报告事项，将工作的主要情况、措施与结果，成效与存在的问题等分段加以表述。工作报告一般以“成绩、做法、经验、体会、打算、安排”为主。情况报告一般以“情况原因教训措施”的结构来写。答复报告一般写答复的意见或处理结果,切不可“顺便说明”或“节外生枝”。3、结束语 ，工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”、“请审阅”、“以上报告，请审查”；答复报告多用“专此报告”。 落款：公文生效标识；发文机关；发文年月日五、请示，是下级机关向上级机关请求指示、批准或批转的上行公文。 请求指示：“我们请求怎样做”请求批准：“我们请求这样做”请求批转：“请求有关单位这样做” 结构：标题：1

18、.可以由发文机关+主要内容+文种构成。如：学院关于建立计算机中心要求拨款的请示；2.可以由主要内容+文种构成。如：关于调整函授学员培训费标准的请示 正文：包括请示缘由、请示事项、请示要求三部分1、请示缘由，理由必须充分得体、合乎逻辑。一是需要，二是可能。 2、请示事项，说明请求事项，重点在于对解决有关问题提出具体的建议和意见，以及对具体要求的说明。3.提出行文要求，请示要求是请示的结语部分，常用的结语有：“是否妥当，请批示”、“以上请求，请批复”、“特此请求”、“以上请示如无不当，请批转各有关单位执行”等等。如：现予申报，请求批准列入2004年计划。以下结语语气强硬，对上级机关缺乏尊重：无论如

19、何，望批准。以上请示急迫，限五日之内答复。 此项工程定于6月15日开工，请于此日前批准。 以上意见，请予以考虑。以上意见当否，请批准。以上意见如无不当，请批复落款：发文机关、发文日期请示与报告的区别？ 请示 报告行文目的不同解决具体问题反馈信息行文时间不同事前行文事中、事后行文内容含量不同内容单一，一文一事综合性处理结果不同上级给予答复不需要批复六、函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准事项时，使用的公文。 结构：标题 ：1. 发文机关+”联系、商洽“+主要内容+文种，如：市劳动局关于工伤确认等问题的函，劳动部办公厅关于工伤确认等问题的复函；2.肯定性复函，在

20、标题使用表态用词，否定性复函不必如此。如：和平中学关于同意接待*卫生学校师生临时住宿的复函； 主送机关：标明收文机关的全称或规范化简称正文： 1、函的缘由 ，发函的缘由一般概括交代商洽、请求、询问或告知事项的目的、依据、背景、原因等。复函的缘由一般首先引述来函的日期、标题、发文字号等。如：贵厂厂200318号关于请求协助解决技术人员进修外语的函收悉，现答复如下： 2、函的事项 ，发函一般写清楚商洽、请求、询问或告知事项的主要内容，并向对方提出希望或要求。如：为此，特与贵校商洽，恳请给予大力支持。有关进修费用等事宜按贵校有关规定办理。复函要有针对性地写答复事项，即针对发函所提出的商洽、请求、询问

21、等问题作出具体明确的答复，如：经与外语系研究，同意接受贵厂10名技术人员到我校英语强化班进修。关于经费、时间安排等具体事宜，请贵厂速派人到我校与外语系有关人员作具体商议。3、结束语 ，发函，按是否要回复的要求用不同的惯用语，如要对方回复，一般用“特此函询，请函复”、“即请函复”、“敬请大力支持为盼”；如无须对方回复，一般用“特此函达” 等。 复函的结束语一般用“此复”、“特此函复” 、“特此函告”等。七、会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文 特点 ：纪实性、约束性、概括性。 结构：标题：1.由会议名称+文种组成。如：开发区经济工

22、作研讨会会议纪要 2.由主要内容+文种组成。如：关于企业改制问题的会议纪要 3.双标题，正标题表明会议主旨，副标题交代会议名称、范围、文种。如：抓住机遇扩大开放沿长江五市对外开放研讨会纪要。正文：1.开头 一般介绍会议概况，包括会议名称、会议目的、会议时间、地点、届次、参加会议的人数、单位、主持人、会议议程、进展情况、主要成果以及对会议的总体评价等等。2.主体一般包括会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、对今后工作的安排、会议上各种主要观点及争鸣情况等等。常用的写法一般有三种：一是条文式。二是综述式。三是记录式。惯用语：会议提出、会议认为 、会议要求、会议强调。 3.结尾对大会作概

23、括性总结、强调会议的意义、提出希望和要求、发出号召等。改错题：都是张晓香老师PPT里面的改错题（一） 阅读下文，指出选材中存在的问题。改错后的内容：（二） 关于语言用语的改错例1：本月、早上8点左右、一袋烟工夫。这些用于都是时间表达不准确在公文中不能出现例2：美国、加拿大、香港等国家代表团来华观光的客人 其中将“香港”地区与其他国家一起并列成为国家，是错误的例1：在这个问题上，无论在思想上，还是在观念上，无论是在认识上，还是在观念上，我们都取得了共同的认识。改错后：在这个问题上，无论在思想、观念、认识上，我们都达到共识。例2：现在介绍我局张泉同志前往你厂了解污水处理设备运行情况，请你们接待商量

24、并给予多多帮忙。改错后：“请你们接待商量并给予多多帮助”改成“请予接洽”例4：你局3月7日关于水源污染问题的来信已经收到了，内容也全知道了，经过研究答复如下。改错后：你局3月7日关于水源污染问题的函已收悉，现复函如下例3：新建企业中，凡是不符合本规定者，不能给予登记。改错后：凡是不符合本规定的新建企业不能给予登记。例1：“大卡车翻向公路边的大沟里,如坠万丈深渊车内鬼哭狼嚎、滚作一团。”句中“如坠万丈深渊”、“车内鬼哭狼嚎、滚作一团。”用语不庄重例2：散会后一块吃晚餐。改成：会后共进晚餐例3：把钱装进了自己的腰包。改成：中饱私囊例4：过去的事情就不追究了。改成：既往不咎例5：被告因盗窃两次被劳教

25、。改成：锒铛入狱例6：商量、生日、不管三七二十一。改成：磋商、生肖、无论如何例7：如果图书管理员与读者吵架，主管领导应当向负有责任的图书管理员提出批评，并做好工作日志，作为当月奖金发放的依据。改成：“作为当月奖金发放的依据。”改为“作为当月扣发奖金的依据”例8：1、这个地区气候宜人，除气温偏低外，很适合发展水产养殖业。 “气候宜人”与“气温偏低”矛盾，可以删掉“除气温偏低外”2、苏联十月革命以后，世界形势发生了很大的变化“苏联”应改为“俄国” 3、在中医学院，苦学英语的精神日益浓厚。 “精神”与“浓厚”搭配不当4、这次职工运动会是在酷热的气温中进行的 “酷热”与“气温”搭配不当 5、我们把文艺

26、骨干全部集中到养猪场，同吃、同住、同劳动。 “同吃”前面应加上“与饲养员”6、目前，这个城市正在开展整顿交通秩序年。 “秩序”后面把“年”去掉，然后再加上“的活动” 10月5日，我们拜访了参加过“抗美援朝”的当年的爱国老人。 把“当年”移至“参加”之前（三） 公文格式改错例：辽财商发09第002号 改为：辽财商字20092号例：部、 部、 部、 部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知 改为：在“优先前面“加上”关于“例：关于组织青少年支援甘肃采集树种的通知 改为：关于组织青少年采集树种支援甘肃绿化荒山荒原的通知 例：关于对你局一九九八年固定资产投资计划安排的意见 改为：关于

27、对财政局一九九八年固定资产投资计划安排的意见例：关于转发*省财政厅转发“财政部关于修改国家工作人员出差补助标准暂行规定的通知”的通知的通知 改为：*关于转发有关修改国家工作人员出差补助标准标准暂行规定等文件的通知例：关于命名省级文明单位的申请 改为：关于命名省级文明单位的请示 修改下面的公文： 改错后： （四） 通知的改错 根据下面内容代写的一份通知，有五处错误，请改在后面。1.会议内容：筹备为希望工程献爱心活动。2.出席对象：学生会干部，各班班长。3.会议地点：政教处办公室。4.开会时间：5月14日下午5时 通知： 今天下午，在政教处办公室召开学生会干部或各班班长会议，筹备为希望工程献爱心活

28、动，希准时参加。 此致敬礼！ 政教处 5月14日下午5时 改错后： 通知 今天下午5时，在政教处办公室召开学生会干部和各班班长会议，筹备为希望工程献爱心活动，希准时参加。 政教处 5月14日（五） 请示报告修改 改错后： （六）请修改下列公文标题 例1、*关于申请解决更换一台锅炉的报告。 将“报告”两字替换为“请示” 例2、*高校关于申请1995年公费医疗补助费的报告 将“报告”两字替换为“函” 例3、*关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。 将“报告”两字替换为“请示”(七)根据所学知识，修改下列公文。 改：1.标题改为“某某市教育局关于选派教师暑假去北戴河疗养的函”2.正文里的“暑假”改为“暑

29、期”，“一百”改为“100”，最后一句改为“请在6 月15日前落实到人并报我局” 3.落款“某某市教育局”后加上“（印章）”，时间改为“二九年六月一日”（八）指出下列总结存在的问题 改：1.标题改为“20052006学年我的个人学习情况总结”2. 正文“炎日当空，天上无一丝云彩，火辣辣的太阳简直叫人不敢出门，空中没有一点风，只有知了在树上不停地叫着，好像在说“放假啦，放假啦”。”删掉。 3.正文主题总结成绩部分不必列出全部科目成绩，应侧重最高分和最低分的科目及取得成功或失败的经验或教训 4.下一学期句应换段作结语部分 5.最后落款处写上日期，由于是个人总结报告，可以不署名（九）日用文书的改错题

30、:它的落款日期的写法与公用文书的落款日期的写法不同，日用文书的落款日期可以写阿拉伯字，公用文书的落款日期须写汉字）（1）请假条 改：1.标题“请假条“居中 2.称呼要用尊称 3.正文主题要明确写明请假缘由和时间 4.结尾“此致”空两格，“敬礼”换行顶格 5.落款处请假人：王小刚，日期换行写 标准请假条例文如下： （2）借条 改后： （3） 改后： （4）请修改下面征稿启事 改：1、启事的名称应写在首行正中。 2、正文中还应交代交稿的地点。 3、祝愿的话应该删去。 4、落款处的单位名称和日期应分两行写在右下方，因此，这则启事中的中学时代编辑部或单位名称应写在上行，2003年5月4日或日期应写在下行。 、 （4）指出下面介绍信中的错误 介绍信 昆明“世博会”接待处： 现介绍我校王自力老师带领35名学生前来贵处看“世博会”并参观。清接待。此致敬礼！ 成都市沙坪中学 1999年6月20日 改：1.称呼“昆明处”应顶格写；2.正文“看“世博会”并参观“重复；3.此致敬礼应换行写，“此致”换行后前面空两格，“敬礼”再换行顶格写；4.正文左下方无有效日期；5.落款“成都市沙坪中学”后写加上