上海工会统计年报软件操作.docx

1、上海工会统计年报软件操作2006年度上海工会统计年报软件操作用户手册上海市总工会办公室2006年9月目 录一、软件的安装 1二、第一次运行 5三、系统工具 63.1 参数设置 63.2 压缩数据库文件 6四、数据操作 74.1 添加新记录 74.2 修改选中的记录 94.3 删除选中的记录 94.4 检查数据的逻辑 104.5 数据分组、数据汇总 114.6 数据导入、数据上报、数据备份 134.7 按条件查找定位数据 164.8 按编号范围查找数据 17一、软件的安装软件安装程序应该包括如下两部分：2006年度上海工会统计年报基层以上工会调查表安装程序（2006NB_JG.EXE）；2006

2、年度上海工会统计年报基层工会调查表安装程序（2006NB_JC.EXE）。双击选择安装的软件，系统出现如下界面：稍等片刻，系统出现如下界面：选择“下一步”，系统出现如下界面：选择“下一步”，系统显示如下界面：再选择“下一步”，系统显示如下界面：再次点击“下一步”，系统开始真正安装程序，如下所示界面：稍等片刻，系统显示如下界面：点击“完成”，软件安装成功。二、第一次运行统计软件安装完成后，第一次运行时，双击桌面上的“基层以上工会调查表”快捷方式或“基层工会调查表”快捷方式，即可进入到相应的统计软件。也可以从“开始程序2006年度上海工会统计年报”程序组选择进入到相应的统计软件。第一次运行时，软件

3、的主界面如下所示：三、系统工具3.1 参数设置在录入数据之前，建议先进行参数设置。点击系统左列菜单的“系统工具”“参数设置”图标，系统显示如下界面：选择自己习惯使用的输入法，点击“确定”按钮即可。这样在进行数据录入时，系统会根据需要录入数据的类型自动切换不同的输入法，方便用户录入数据。3.2 压缩数据库文件本软件提供一个方便用户的小方法。当用户对软件操作多次，感觉数据存储、汇总速度有所降低时，多数情况是由于对数据库文件操作频繁，造成过多的数据碎片所致。这种情况下，建议用户选择此功能，可以一定程度上提高数据操作速度。点击系统左列菜单的“系统工具”“压缩数据库文件”图标，系统显示如下界面：四、数据

4、操作4.1 添加新记录点击“添加新记录”图标，系统显示相应的“基层以上工会调查表”或“基层工会调查表”界面。注意事项1、“本级工会编码”，第一次添加新记录时，为空；当以后再添加新记录时，“本级工会编码”会自动根据上次录入的编码，自动加1。用户可根据实际情况修改或者不变。2、录完一项指标，点击“Enter”键或者“”键，光标焦点自动跳到下一个指标处；点击“”键，光标焦点自动跳到上一个指标处。这样用户在录入各项指标时，基本只需要通过操作键盘就可以实现，方便用户录入。3、用户录完一张表后，点击“Enter”键或者“”键，可以直接进入到下一张表的录入。如果刚录完的表有逻辑错误，系统会显示类似以下的界面

5、，告诉有哪些逻辑错误。逻辑错误列表包括“逻辑关系”、“说明”、“页号”、“变量”四项说明。双击某条错误信息，光标焦点会自动落到有逻辑错误的指标项上，方便用户快速找到逻辑错误进行改正。4、不需要用户填写的指标项，系统会自动涂黑；指标若为0，可以不填；不填的指标项，默认为0。5、当用户录完某条记录的最后一张表的最后一个指标后，点击“Enter”键或者“”键，系统显示如下提示：“数据保存成功！”，并且自动进入到下一条记录的录入界面。6、当用户正在录入某条记录时，若因为临时有别的事情不能继续录入下去，可以直接点击“临时保存”按钮或者“Ctrl+S”，系统显示如下界面，表示数据已经被临时保存，方便用户下

6、次进入此系统后继续录入。7、用户也可以选择“检查逻辑”按钮，对目前正在录入的记录进行逻辑检查。若有逻辑错误，系统会显示逻辑错误列表，方便用户查错。8、数据状态分为“逻辑正确”、“逻辑错误”、“临时保存”三种情况。当数据被正式保存且没有逻辑错误时，数据状态为“逻辑正确”；当数据被正式保存但有逻辑错误时，数据状态为“逻辑错误”；当数据被临时保存时，不进行逻辑检查，数据状态为“临时保存”。9、基层工会调查表最后两页补充资料对应录入程序最后两张表上海市总补充表一、表二，基层以上工会调查表补充资料对应录入程序最后一张表上海市总补充表。4.2 修改选中的记录 选择某条记录，双击此条记录或者点击“修改选中的

7、记录”图标，系统会显示此条记录的具体界面。用户只需要根据实际情况修改各项指标，然后“保存记录”或者“临时保存”即可。 点击“第一条”、“上一条”、“下一条”、“最后一条”等跳转键，进入到自己需要修改的记录中去。4.3 删除选中的记录删除一条记录点击“删除选中的记录”或者“Delete”键，系统显示如下提示： 选择“是”，删除选中的记录；选择“否”，放弃删除操作。删除多条数据Ctrl+鼠标左键，或者Shift+键盘上下键，选择多条记录，然后点击“删除选中的记录”或者“Delete”键，系统显示如下提示：选择“全都是”，删除所有选中的记录；选择“否”，放弃删除操作。4.4 检查数据的逻辑 选择“检

8、查数据的逻辑”图标，系统显示如下界面： 用户可根据实际需要选择不同的选项： 选中的数据：只对用户选中的数据进行逻辑检查； 所有的数据：对系统中的所有记录进行逻辑检查； 指定单位编号的范围：对用户填写的从某编号到某编号的记录进行逻辑检查。选择好逻辑检查的方式后，点击“检查”按钮，对记录进行逻辑检查。若逻辑正确，系统显示如下提示：若有逻辑错误，系统会自动弹出一个文档：“基层以上工会调查表逻辑检查结果.txt”，或者“基层工会调查表逻辑检查结果.txt”，说明有逻辑错误的工会顺序编码，并对本条记录的逻辑错误进行规则描述。用户可对照此文档对有逻辑错误的相应记录进行修改。4.5 数据分组、数据汇总数据分

9、组数据分组功能，主要是用来配合实现数据汇总功能里的“按自定义分组汇总”功能的。在“名称”中输入文字说明；在“分组”中输入需要分组的工会顺序编码。通过“增加”、“除去”、“修改”等按钮可以实现对分组的各项操作。“自动上限”和“自动下限”选项，表示在按照此自定义分组时，是否需要自动对上限或者下限的记录也进行汇总。下面举例说明：如，新建一个分组，“名称”为“按地区分组”，“分组”为“1000002，1000006，1000008”。有三种情况：第一种情况，没有选择“自动上限”和“自动下限”。在按此自定义分组汇总的时候，汇总出的数据包括两个组别：1、大于1000002并且小于等于1000006的为第一

10、组；2、大于1000006并且小于等于1000008的为第二组。第二种情况，选择了“自动上限”而没有选择“自动下限”。在按此自定义分组汇总的时候，汇总出的数据包括三个组别：1、大于1000002并且小于等于1000006的为第一组；2、大于1000006并且小于等于1000008的为第二组；3、大于1000008的为第三组。第三种情况，同时选择了“自动上限”和“自动下限”。在按此自定义分组汇总的时候，汇总出的数据包括四个组别：1、小于等于1000002的为第一组；2、大于1000002并且小于等于1000006的为第二组；2、大于1000006并且小于等于1000008的为第三组；3、大于10

11、00008的为第四组。基层以上调查表的数据汇总基层以上调查表的数据汇总方式分两种：1、按照工会层次汇总；2、按照自定义分组汇总。其中，按自定义分组方式汇总时，用户可以选择已经创建好的自定义分组。例如可以选择前面创建的分组“按地区分组”。如果用户没有创建自定义分组，此汇总方式不可用。用户可以通过“全部选中”、“全部不选”按钮，选择需要汇总的表。用户也可以通过双击每一张表的表名实现对汇总表的选择。选择好需要汇总的表和汇总方式后，点击“汇总”按钮，系统自动对记录进行汇总，并输出到一个Excel文件中，方便用户进行保存、打印等操作。基层调查表的数据汇总基层调查表的数据汇总方式分四种：1、按照行业分类汇

12、总；2、按照单位类别汇总；3、按照组织类型汇总；4、按所有制类型；5、按照自定义分组汇总。其中，按所有制类型是根据基层报表封面907指标来进行汇总，按自定义分组方式汇总时，用户可以选择已经创建好的自定义分组。如果用户没有创建自定义分组，此汇总方式不可用。用户可以通过“全部选中”、“全部不选”按钮，选择需要汇总的表。用户也可以通过双击每一张表的表名实现对汇总表的选择。选择好需要汇总的表和汇总方式后，点击“汇总”按钮，系统自动对记录进行汇总，并输出到一个Excel文件中，方便用户进行保存、打印等操作。4.6 数据导入、数据上报、数据备份系统提供一些对整个数据的操作方法，方便用户使用。数据备份用户点

13、击“数据备份”图标，系统显示如下界面：选择保存路径，输入需要保存的文件名，点击“保存”按钮，系统会将用户已经录入的所有记录（包括逻辑正确的、逻辑错误的、以及临时保存的记录）全部备份在此文件中，方便用户以后随时再次使用。数据上报当用户录完自己负责的数据后，请对所有录入数据进行校验后点击“数据上报”图标，将需要上报的数据导出用于上报。系统同样会显示如下所示的界面。选择保存路径，输入需要保存的文件名，点击“保存”按钮，系统会将用户需要上报的所有记录（必须所有的记录全部逻辑正确）全部保存在此文件中，方便用户上报。系统显示如下提示：若系统中有一条记录的状态为“逻辑错误”或者“临时保存”，系统会显示如下界

14、面，提醒用户目前不能导出数据用于上报。数据导入当用户收到下级单位上报的数据文件后，需要进行数据导入操作；当用户因为种种原因丢掉系统中的数据时，也可以选择以前的数据备份文件进行数据导入操作，恢复数据。点击“数据导入”图标，系统显示如下界面：选择需要导入的数据文件，点击“打开”按钮，系统会将数据文件中的所有记录全部导入到本系统中，并显示如下提示。如果需要导入的数据文件中，有一些记录和目前系统中记录的顺序编码有重复，系统会自动打开一个文档，列出一个顺序编码列表，说明在准备导入的文件中，有哪些记录与现有的记录发生编号冲突。4.7 按条件查找定位数据当系统中的记录非常多的时候，用户要找到某条需要的记录可

15、能会非常不方便。这时，用户可以点击鼠标右键或者菜单中的“查找”，选择“按条件查找定位数据”选项，系统显示如下界面：选择需要定位数据的方式“按编号定位（精确匹配）”或者“按名称定位（模糊匹配）”，并输入相应的内容，然后点击“定位”按钮，系统会自动将鼠标光标定位到用户需要查找的记录上。如果一条符合条件的记录都没有找到，系统会显示如下提示：4.8 按编号范围查找数据用户还可以查找到部分满足条件的记录。点击鼠标右键或者菜单中的“查找”，选择“按编号范围查找数据”选项，或者“Ctrl+F”，系统显示如下界面：选择和填写查找数据需要符合的条件，然后点击“查找”按钮，系统显示如下界面，列出所有符合查询条件的记录列表：用户可在此对查询出的记录进行“修改数据信息”、“删除数据信息”、“导出查询结果”等操作。其中，“修改数据信息”和“删除数据信息”可参照前面的4.2 修改选中的记录和4.3 删除选中的记录等内容。“导出查询结果”可以将查询结果导出到两种文件格式：Access文件和Excel文件。用户可根据自己的实际需要选择不同的导出格式，方便使用。