浅论秘书的说话艺术2.docx

1、浅论秘书的说话艺术 2目 录摘 要 1关键词 1Abstract. 1Key words 1一、什么是秘书职业素养 2（一）知识素养 2（二）能力素养 2（三）职业道德素养 3（四）政治素养 4（五）心理素养 4二、秘书素养的重要性 5（一）能够发挥秘书人员作为参谋和助手的作用 5（二）有助于开展关于秘书的各项任务 5（三）可以帮助提高秘书的道德素质 5（四）帮助秘书业务能力的提高 5三、如何培养秘书素养 6 （一）培养秘书素养的途径 6 （二）树立职业意识，适应时代变化 6 （三）立足现状，展望未来 7结束语 8参考文献 9浅谈秘书的素养摘 要：秘书作为辅助领导处理工作的不可或缺的角色，对与

2、服从领导与服务基层起到桥梁和纽带的重要作用。秘书人员能否做好其本职工作，取决于秘书人员所具备的能力是否能承担自己的职责。随着知识经济时代的到来，尤其是在经济全球化的今天，秘书所要面对的文化种类和思维领域更广阔，知识更新的速度也在不断加快，作为二十一世纪的秘书，应该与时俱进，紧跟时代发展的脚步，不断提高实力，逐步完善作为秘书人员应具备的素养，充分发挥作为助手的作用。 关键词：秘书；与时俱进；素养；Abstract: Secretary, as an essential part of handling the leadership of the auxiliary role, to obey t

3、he leadership and service at the grass-roots level plays the important role of bridge and the link. Secretarial staff can do their job, depending on whether or not the secretary personnel have the ability to take responsibility for their own responsibilities.With the advent of the era of knowledge e

4、conomy, especially in the economic globalization today, the secretary will face a broader field of thinking, and the types of the cultural knowledge update speed has been accelerated, as the secretary of the 21st century, should keep pace with The Times, follow the footsteps of The Times, constantly

5、 improve the strength, gradually improve as a secretary personnel should have the quality, give full play to the role of the as assistant.Key words: secretary; Keep pace with The Times; Literacy;恩格斯曾经说过素质是以一种社会意识的形态存在着的，是人们作为自身调整的准则和对象。素质虽然对人的心理发展不能起到决定作用，但是对人的心理发展有很重要的作用，实践是心理来源的根本在社会快速发展的同时素质也在紧跟着

6、时代的变化。一、什么是秘书职业素养 秘书是领导的左右手，所以在为领导办事时要细致谨慎，具有较高的自我管理意识、而且工作认真积极，具备较强的抗压能力及保密意识。（一）知识素养秘书工作的综合性，要求秘书必须有广阔的知识面，秘书工作具有的专业特点，要求秘书工作者有深厚的专业知识。秘书具有的基础知识有两个，一是社会科学基础知识，另一个是自然科学知识。秘书的专业知识是指秘书应具有的秘书专业知识，包含公文和应用文写作，文书制作，档案管理，调查研究，会议组织，公关关系等。秘书的行业知识是指秘书从事的行业的系统的专业的知识，如在政府部门工作就要有行政管理知识，在企业工作就应有企业管理和市场营销知识。秘书具有的

7、相关知识是秘书工作者为适应时代变化的需求、搞好本职工作、加以进修提高的知识，是秘书工作者较高层次的知识结构。 （二）能力素养1.秘书的基本能力和专业能力基本能力，是作为秘书人员应该具备的能力。它主要是指秘书人员要有灵敏的头脑来处理领导安排的事。专业能力就是说作为秘书人员的本职工作能力。首先文字水平高是最基本的语言文字表达，它是秘书工作者的一个重要任务，就是需要从事大量的文字工作。因此，秘书工作者必须有厚实的文字储备，通晓语法、修辞和逻辑知识，掌握写作技巧。要做到内容与形式的统一，要求秘书工作者加强写作实践锻炼，熟练掌握各类公文的写作，注意资料的积累，不断提高写作能力。其次，组织能力强。根据工作

8、内容的需要，秘书工作者要遵循上司的意图举办各种类型活动，若是缺少科学有效的管理技巧，就无法搞好本职工作。对此，秘书工作者既要通晓办事的渠道，提高办事的效率，留意上司处理问题的思路，在实践中不断增加自己的工作阅历和经验。2.理解与理会能力秘书要有很强的理解能力，关键是要听清、记牢。所以，需要全神贯注，灵活敏捷，记忆牢固，品评精湛。3.应变能力和社交能力世界上事物的发展总是瞬息万变的。因此办事之前准备的策划，往往会与实际出入较大。在这种情况下，秘书工作者要处事果断，应对灵活，往往能出其不意地达到预期效果。秘书人员如果想在工作中如鱼得水，首先，在与人广泛的交往中，可以获得更多资源，可以向人学习更多的

9、知识，通过与形形色色的交流来提高秘书自身素养来提升自己。其次，社交对办事的辅助功能，能够结交到不同的人才来帮助秘书更快的提取信息，寻得有效资源，提高办事效率。4.特殊技能 随着知识经济时代的到来，秘书工作者面临着机遇与挑战，要求其要尽快适应社会发展的需要，掌握现代化的办公手段。（三）职业道德素养 职业道德素养，是指社会各行各业在不同岗位上承担不同责任的人要遵循的道德准则。它对广大人民群众的信念、习惯以及社会舆论风向起到至关重要的作用，从而被人们当做评判是非对错的标准，促使秘书从业者不断增强职业道德意识，逐步提高服务水平。我将从以下几个角度来阐述职业道德。1.忠于职守秘书工作者忠于职守，简而言之

10、就是忠于党和人民，为了国家的利益而不断奋进。忠于职守从另一方面来说就是对工作认真负责、恪守本分，不滥用职权。2.严守机密保守机密既是秘书职责要求又是自觉形成的好习惯。秘书人员知晓很多机密文件，不仅是保密的重点对象，还是泻密的重点对象。秘书人员必须严格执行法律规定的有关保密要求，严守机密，不允许在任何场合以任何理由向任何人泄露，以免造成不可挽回的损失。3.讲求效率秘书必须注重工作效率和工作质量：可以马上办的事，就不要再找借口说再考虑一下；当日就能完成的工作，就不要再拖到明天；急着办的事就立刻马上去办，不要再往后延迟。总之，要抓住效率，在有限的时间内做更多的事，合理规划利用时间。把“雷厉风行”贯彻

11、到秘书的实际工作中。4.善于合作秘书工作复杂且繁琐、牵涉面广极大，又总是连接紧密、环环相扣，不是某个人可以独立完成的，如果其中一个环节出现了失误，很大可能会前功尽弃。秘书工作注重合作意识，因此秘书人员要学会并善于合作完成任务，同事之间要培养默契，促使步调一致，才能顺利完成工作。秘书人员处在一个联系上下的枢纽位置，上服从领导，下接触人民群众，如何才能处理好各种错综复杂的关系也是重要的一个环节。要求对上要公正、尊敬；对下要谦虚、公平，不可高高在上，盛气凌人。5.恪守信用秘书职责的特殊性要求秘书工作必须严密谨慎，诚实守信。在接见客人、召开会议、传递文件等工作时必须准时，如果接受的任务不能按时完成，要

12、及时汇报，不能随意拖延，甚至擅自更改。恪守信用还包括不随便许诺，否则应该尽全力去完成。（四）政治素养 秘书岗位与政治有密切关联，所以，秘书工作者不仅要有丰富的政治理论素养，还要理论联系实际。秘书工作者的政治素养，最直观的效果是体现在跟党走。随着我国依法治国方针的实施和社会主义市场经济发展的日益成熟，任何社会组织和个人的行为都会受到法律的制约。因此，秘书的法律素养要求其行为必须依法、守法。1.基本方针 秘书人员必须坚持中国共产党的领导，坚持改革开放的社会主义道路，自觉地在政治上、思想上、行动上与党的步调保持一致。它的主要目标是坚持我国的基本方针。2.理论知识 马克思列宁主义理论知识丰富，秘书工作

13、往往涉及到与国家有关的理论和政策问题，因此要做好秘书工作，如果没有足够的了解理论和政策恐怕是难以胜任的。也就是说秘书工作者学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，可以运用唯物主义辩证法的观点和方法作出科学合理的解决问题的方法。3.政治素养 要有崇高的政治素养：不注重名利，不计较个人得失，总是尽可能的帮助他人，乐于奉献。通过完成本职工作，为中国特色的社会主义建设添砖加瓦；通过力所能及的行为，为祖国现代化建设贡献力量。（五）心理素养秘书处于连接事物的关键部位，承担着各种复杂且繁琐工作。以上问题表明了秘书职责的要求和秘书工作的繁重。在大部分情况下，秘书工作者相对于其他岗位的工作者

14、所承受的压力更多，并且由于始终都处于辅助地位，做的大多是不能体现业绩的幕后工作。因而这两方面的反差，往往会导致心理上的失衡。因而要做好秘书工作，必须加强秘书的心理素养培养。1.性格、气质、能力个性心理特征在个性结构中是比较稳定的，主要包括性格、气质、能力三个方面。这三个因素也是做好秘书的基础条件。2.意志品质意志就是自发地规定任务，并根据任务来规划、调整自己的实际行动，能够克服困难，进而实现既定任务的心理活动。秘书工作体现在上司对秘书工作者的管理为任务管理，主要靠秘书主动地去完成任务。因此，有关行业对秘书的强制性管理总的来说要比其他行业弱，因而为了达到预想中的目标要求，对秘书从业者的意志力要求

15、相对要高。而作为意志能力强的秘书应果敢、自主、坚强等。3.合理竞争，抛弃嫉妒我们都知道水都是往下流的。而有人的地方就有江湖，于是，矛盾竞争就并不可避免。还有就是适当的竞争有助于进步，但是，竞争不等于嫉妒！嫉妒是消极的，竞争是积极的。嫉妒的人是因为自私，是因为别人在某一方面超过了自己，却不知发奋进取，总是眼红别人得到的好处，却看不到别人得到背后的付出，更严重者甚至还会中伤、散布流言蜚语。嫉妒这种心理，损人也不利己，正当的办法是用自己的能力去合理竞争，学习别人的长处来弥补自己的不足。二、秘书素养的重要性（一）能够发挥秘书人员作为参谋和助手的作用秘书帮助上司解决各项工作，有参谋、协调、拾漏补缺等责任

16、。秘书素养的强弱对工作质量与效率的高低起到重要作用。（二）有助于开展关于秘书的各项任务 俗话说人无信不立，业无信不存，诚信无论是对于国家还是个人而言都是很重要的。诚实守信是指真诚可靠，说真话，办实事。秘书只有诚信，才能取得其他人的信任，才能完成各项工作。（三）可以帮助提高秘书的道德素质 社会发展的新时期对秘书的思想道德也提出了新的更高的要求：在政治上，要与党的步调一致，要养成良好的作风，切入联系实际；要提高工作的效率，注重质量问题；要严于律己、以身作则；要有集体荣誉感，不断增强业务素质，提高政治觉悟。（四）帮助秘书业务能力的提高 秘书的业务素养主要体现在工作过程中，秘书要在日常工作中不断地学习

17、、要善于钻研、学会总结，才能把自己的政治和文化水平提高。在实践中要逐步增强自己的办事能力，正确理解上司的意图，熟悉职权范围，通晓办事程序，了解相关业务，抓住工作重点，交际能力要强，能够审时度势，因势利导，将相关事情处理的井井有条。三、如何培养秘书素养（一）培养秘书素养的途径1.严谨周到，办事稳妥工作要严谨，切忌马马虎虎；办事要稳当，细致周密；建议要中肯，从整体考虑问题。无论是向领导提供信息和建议，还是协助领导审核文件，都不能使用大概、可能、差不多这些词，也不能随意省略，防止造成误解，要养成一丝不苟的行为习惯。2.积累经验，灵活办事秘书的办公能力体现在语言表达能力、组织协调能力、领会能力等方面。

18、秘书经常与上司接触，需要在上司面前接受任务安排、汇报工作结果。不同的领导有不同的交流特点，有详有略、有快有慢、有直有曲。有时候上司把要表达的内容说完了，就理所当然地认为秘书能够完全理解。而实际上呢，秘书听到理解的内容会与上司所想表达的存在一定差距，这就要靠秘书自身的领悟能力了。只有完全领会了领导的意图，才能很好更快地完成任务。内容不能啰嗦，所以说话要保持匀速，内容要简洁明达、忠于事实。只有这样，在上下传达中才能协调组织好。3.平衡心理,控制情绪情绪，指人表现出来的较为强烈、且带冲动性的情感，是一种极度兴奋或抑制的表现。情绪最为明显的表现为冲动、不稳定和持续时间短。秘书的情绪，是秘书对所负责任务

19、的进展情况能否符合需要而产生的心理活动。它受到自然环境、社会环境和自身状况等影响，要求秘书能够冷静理智地对待所处环境的影响，能够保持积极乐观的情绪，克服消极情绪。4.借鉴榜样，完善自我纵观历史人物，值得作为学习对象的秘书，都在道德素养方面提供了参考，如良好的做人品德、强悍的心理素质、崇高的政治觉悟、及家庭婚姻观等方面。通过对榜样的学习，秘书人员就能找到建立好形象的途径。要善于调动秘书道德素养的积极性，树立崇高的理想，通过不懈努力来完善自我。古今中外无数仁人志士用自身的成功事例，来证明道德素养必不可少的一条就是自我完善。5.协调好人际关系在工作中协调好人际关系，与人和谐相处，能够让同事之间在相处

20、愉快中齐心协力的完成工作。与同事之间愉快相处，建立和谐的人际关系，不仅能够在工作中保持最佳状态，更有助于创造性的激发，而且在良好的氛围下工作，更有助于身心健康的发展。秘书需要建立良好的人际关系，增强人格魅力，要举止优雅、知识渊博、谈吐风趣。（二）树立职业意识，适应时代变化1.岗位意识，展现责任素养秘书要实现自我价值，需要通过在社会中的秘书职责来达到目的。秘书工作者对岗位意识的认知是要通过岗位职责来体现。秘书要在实践中逐步加强对所负责工作的认知，发挥主观能动性。其次最重要的是，热爱本职工作，有强烈的责任感。从初步了解、到逐步适应、再到最后爱上这个工作使认识不断加深，促使其达到目的的动力是秘书在工

21、作中不断的提升自己的素养。2.竞争意识，体现服务本质当前秘书的文化程度不断上升，高学历也越来越多，虽然这是优势，但是学历高不代表能力素质就高。高学历者还必须脚踏实地在实践中不断学习，提高自身竞争力，不断充实更新知识库，用以适应知识经济社会的变化和社会竞争的需要。所以秘书不仅是对外表的要求，更是对能力的要求。3.从意识，发扬参谋能力秘书作为上司的另一只手，理所应当的要为上司服务。秘书人员要理解服从的重要性，不断加强自己作为助手的服务意识。领导者和被领导者、管理者和被管理者作为一对矛盾的个体，失去了其中任何一方，另一方也就失去了存在的意义。每个秘书人员都要懂得以上这个道理，清楚地认识到领导与秘书虽

22、然属于支配与被支配的关系，但两者的最终目标和利益是一致的。在理解服从的必要性基础上，秘书人员还要注重的是积极主动地服从，而不是被动消极待命、敷衍了事，要学会站在领导者的角度考虑问题，更好的为领导者服务。4.创新意识，展现超前思维拥有超前意识和创新思维，能保证秘书工作者不会在大浪淘沙中被社会变化淘汰，在光辉璀璨的历史长河中闪烁着独特的光芒其。此外，一名优秀的秘书不仅要有这些能力，基本的职业知识也要懂得。只有这样全面提升秘书从业者的整体素养，才能适应时代发展需要，从而实现自我价值。（三）立足现状，展望未来立足于秘书行业的现状来展望秘书行业的未来发展趋势，了解一下加强秘书道德素养建设的现实意义。 1

23、.强化整体功能，发挥决策作用 要是没有良好的职业操守，就算是最底层的秘书工作都可能做不到最好，更不要说是参与重大问题的决策层、辅助上司处理工作了。从事秘书行业，必须充分认识到职业素养对于参谋起到的重要作用，只有通过强化个体素质才能达到提高整个秘书部门的功能，所以秘书人员要有个体素质提升意识，不断提升自己从而感染全体。2.培养秘书人才，构建决策机构 秘书人才需要有协作性，因此协调合作精神是秘书必备的。现代企业处在知识经济社会发展的新环境中，这是个互利双赢的时代，最明显的就是互相合作、协作竞争。若只顾一己私利，那将是难以融入集体工作中的孤独者，只能完成一些简单的工作而不能肩挑大任者。现在的工作需的

24、是一批有合作精神的队员而不是单打独斗的个人。只有参与到团体中，才能达到最佳的决策效果。 3.保驾护航，促进秘书行业发展 法律是维护社会秩序和人们正常生活的保障，而秘书行业能够健康发展也需要相关保障，那就是秘书的道德素养。秘书行业和其他行业的发展是一样的，都是跟随着社会发展的步伐而不断发展，随着人类社会的进步而逐步成熟健全。当前人们正在经历着从物质经济社会向知识经济社会过渡时期，产业结构的发展随之带来的是职业结构的不同，到头来肯定会冲击到有服务、辅政功能的秘书行业。因此，秘书道德素养的建设势在必行，重点是在德、智、才上，这样才能保证秘书行业的稳健发展。 结束语 综上所述，立足于现实，随着社会主义

25、市场经济发展的日益成熟和秘书职业的全球化发展，秘书职业也将会不断地发展壮大自己的队伍。处在大浪淘沙的时代，要想成为一名优秀的秘书人员，必须严于律己，加强道德建设，激发潜能，展现自身才华，在工作岗位上实现自己的人生价值。随着改革开放的不断深入，在我国成功加入WT0之后，给国内企业带来生存和发展带来机遇的同时也面临着巨大挑战，新的形势给新时代的秘书工作者提出了新的更高的要求，秘书人员要有超前意识，树立敬业精神，只有在工作中不断提升自己，才能在职业生涯中获得一席之地！参考文献：1北京四库企业管理研究.实用文秘全书M.中国城市出版社 . 20052欧阳周,陶琪.现代秘书学原理与实务M.中南大学出版社 . 2005.93赵中利.现代秘书心理学M.北京.高等教育出版社 . 2004.4.4张浩.新编秘书工作必读全书M.北京.光明日报出版社 . 2001.15廖小欧.第一次当秘书M.北京.企业管理出版社 . 2002.46孙浩然.浅论秘书人员的素养J.和田师范专科学校学报 . 20057甘生.康希莫.最新办公室工作实务全书M.北京.燕山出版社 . 19958季水河.秘书心理学M.上海;复旦大学出版社 . 2007.89刘晓红.秘书理论与实务M.北京;北京大学出版社 . 2011.410 陈合宜. 秘书学M.广州 :暨南大学出版社 .1997