租赁业务模块操作手册.docx

1、租赁业务模块操作手册六经营管理【经营管理】下包含【租赁管理】模块。1.租赁管理1.1 简介【租赁管理】主要用于租赁业务的管理。租赁的对象可以是房屋、土地、场地等，只要是按照合同在固定时间收取合同约定的费用，都可以使用【租赁管理】模块。1.2 包含的功能模块【租赁管理】中包含七个小模块，分别为【房源管理】、【定价管理】、【商机管理】、【申请管理】、【合同管理】、【代租管理】和【报表分析】。如下图：1.3 租赁业务的主要流程介绍a.首先在房源管理中把可以出租的房间设为可租（必须）。b.做定价单，用于给房间定底价和对外的报价（不必须）。c.在商机管理中给客户做房间的预订（不必须）。d.从商机中发起租

2、房申请单（不必须）。e.从租房申请单中生成合同或直接新增合同（必须要有合同）。f.在合同管理中变更，终止和续签合同（必须）。注:这是系统中给出全面功能，实际使用视各公司的实际情况而定，1.4 房源管理 1.4.1 在右边或在主界面中点击【房源管理】如下图： 1.4.2 【房源管理】界面如下图：顶部功能键介绍： 【设为可租】 这个功能键主要用来把【基础资料】-【房间】里的房间设为可以出租的（关于【房间】，请参考前面【基础资料】模块的操作介绍）。比如在【基础资料】-【房间】里新增了一些房间，如果没有把这些房间设为可租，那么，这些房间就是不可出租的，且不能做入合同中。（如果做合同时选中不可出租的房间

3、，系统会提示：此房间不可出租。）请注意：设为可租只需把房间设一次即可，不需要每次做合同都去设置。操作方法：在房源中，选中所有可以出租的房间，点击上方的【设为可租】按钮，在弹出的窗口中点击确定即可。 【设为不可租】 此功能键与【设为可租】是相反的，把可以出租的房间设为不可出租的状态。只需选中要设置的房间，点击【设为不可租】即可。 【全部】 显示所有的房间。只要是基础资料中【房间】里有的房间，当点击【全部】时，都会显示在房源中，且标题显示如图： 【可租】 显示已经设为可租的房间。当点击【可租】时，房源中只显示已经设为可租的房间。标题显示如图： 【不可租】显示没有设为可租的房间。 【待租】显示已经设

4、为可租，且尚未出租的房间(未出租的标准：如果房间没有执行中的合同，那么这个房间就是未出租的)。 【已租】显示已经出租的房间。（如果房间有在执行的合同，那么这个房间就是已租的）。 【房间】当选中房源中的某一间房间时，点击【房间】会自动联查至此房间的基础资料。 【房屋维修】当选中房源中的某一间房间时，点击【房屋维修】会自动联查至此房间的所有房屋报修单。 【商机】商机就是房间的预订。当选中房源中一行或多行待租的房间时，点击【商机】，弹出如图：。可以新增商机，或联查商机。A. 当选中多行房间点击商机时，弹出新增商机的界面，如下图（选了4个房间进行预订）：把预订客户的信息录入，保存，预订。那么这个些房间

5、就被此客户预订了。房源中这些房间的底色会显示深兰，且预订人字段会显示此客户的名称。如下图：B.【联查商机】选中已经有预订的房间，点击【联查商机】，会自动联查到此房间的最近一次录入的商机。 【客户】选中已租房，点击【客户】，会自动联查到此房间在租客户的基础信息（注意：如果没有出租，那么就没有在租客户，也就联查不到客户）。1.5 定价管理1.5.1定价单管理A. 定价单功能介绍定价单主要用于出租房屋的定价，当定价单生效后，房源中会显示此房间的最新报价与底价。在新增合同时，如果选了有定价的房间，底价也会自动显示出来，且金额列也会自动带出底价，不需要去人为录入，这样就减少工作人员的工作量，也减少出错。

6、B. 新增定价单打开【租赁管理】-【定价管理】-【定价单管理】打开后界面如下图：左边树状列表列出了每个管理处，在左边树状列表中选中一个管理处，右边就会显示该管理处录入的所有定价单。定价主要有三种方式：1.按楼宇定价。2.按楼宇中房间的房型或楼层或面积来定价。3.按房间来定价。点击界面上方的菜单【新增】在弹出的窗口中录入信息，保存、审核后生效。 下图是按楼宇来定价（金融中心A座基准底价是67，报价67，楼层系数和特殊系数都为1： 按楼宇中每个房的房型定价 按楼宇中的朝向、楼层、面积等定价和按房型定价的录入一样，在相关列下面选择条件即可。 按房间定价 底价的和报价的算法制作定价单，主要是为了在房源

7、中能显示底价与报价，且在合同中能自动带出。请重点注意,在定价单中录入底价和报价是每平米的单价，而在房源中与合同中显示的底价和报价是金额。具体公式为：1. 底价（房源与合同中） = 基准底价（定价单） * 建筑面积（房间） * 楼层系数（定价单） * 特殊系数（定价单） 2. 最新对外报价（房源中） = 报价（定价单） * 建筑面积（房间） * 楼层系数（定价单） * 特殊系数（定价单） 以上面介绍的按房间定价的例子，房源中显示如下图 录入定价单的注意事项1) 定价明细中不管是按房间定价还是按其他方式定价，都要选择楼宇，楼宇为必录项。2) 定价单中录入的都是单价，不是金额。3) 楼层系数和特殊系

8、数是在单价相同的时候，由于不同楼层或其他情况时，能够体现金额的不同。4) 定价单需要审核后才会生效。C. 修改定价单在【定价单管理】中选中需要修改的定价单，点击界面上方工具栏中的【修改】，就会弹出修改窗口，如果已经审核过，先点【反审核】，再修改单据信息，如果未审核的，就直接可修改单据信息。修改完毕后，保存、审核即生效。下图中，定价单还可批量修改底价和有效日期。选中定价单明细中需要批量修改的记录，点击【批量修改定价】，把日期和底价都填好后，点击【确定】，再保存、审核后生效。D. 删除定价单在【定价单管理】中选中需要删除的定价单，点击界面上方工具栏中的【删除】即可。如果已经审核，选中此单，点击【编

9、辑】中的【反审核】，反审核后，再点【删除】即可。如下图：反审核定价单PR。1.6 商机管理1.6.1功能介绍可以新增，查看，删除商机,房间预定、取消等操作1.6.2操作方式A.新增商机方法一：点击【主界面】-【经营管理】-【租赁管理】-【商机管理】方法二：点击【主界面】-【经营管理】-【租赁管理】-【商机管理】-【商机查询】-【新增】方法三：参考【房源】操作中发起商机（推荐方法）。 按照方法一：点击【主界面】-【经营管理】-【租赁管理】-【商机管理】弹出商机新增的界面如下图如示：在弹出的界面中输入客户的信息，如：客户名称，电话等。客户信息填好后，在【意向客户需求】页签下：选择客户需要的楼宇、房

10、型、朝向，输入面积大于、面积小于等，当在这些条件选好后，再点击【房源】页签,界面如下图：房源中的房间显示的是满足上一步在【客户意向需求】中的条件的所有待租房。如果客户只需其中一间或几间，有几间不需要，那么就需要在【选择】这一列中去掉勾即可。在【客户追踪】中，可以填写一些客户的反馈或意见等。客户多次访问，可以多次修改此商机，添加客户追踪的信息。如下图：意向客户需求，房源，客户追踪录入完成之后，点【保存】，【预订】即此商机完成。 按照方法二：点击【主界面】-【经营管理】-【租赁管理】-【商机管理】-【商机查询】-【新增】，其实就是在【商机查询】中点击【新增】，弹出新增商机界面，录入方法与方法一一致

11、。如下图： B.查看，修改，删除商机【主界面】-【经营管理】-【租赁管理】-【商机管理】-【商机查询】点击【商机查询】进入下面界面： 右边的树型结构可以根据商机中的组织机构来过滤商机。 【过滤】里可以根据字段名称来筛选商机：如客户名称等。 选定商机,点击顶部的【修改】可以对商机的内容进行修改,修改完成后，点击【保存】、【预订】即可。 选取商机,点击顶部的【删除】可以对商机进行删除。如果此商机已经预订，那么必须选中此商机【反审核】后或双击进入此商机，点击全部取消预订后，才能删除。如下图为反审核选中的商机。 下图为打开商机，然后点击全部取消预订后，就可以删除此商机了。 C.推荐商机制单方法：在【房

12、源】中选中意向房间（可多选）点击界面上方的【新增商机】即可。具体操作方法请参考【房源】。17 申请管理 【申请管理】下包含【定金单管理】和【租房申请单】。主要用于录入租房的定金和租房申请。 1.7.1 定金单管理 新增定金单点击【主界面】-【经营管理】-【租赁管理】-【申请管理】-【定金单管理】弹出界面如下图:点击【新增】弹出界面如下图：选择意向客户（即商机客户）、填上收款日期、定金及结算方式等。录入完毕保存。 修改和删除定金单在【定金单管理】中，选中需要修改或删除的定金单，点修改或删除即可。 1.7.2 租房申请单 新增租房申请单点击【主界面】-【经营管理】-【租赁管理】-【申请管理】-【租

13、房申请单】在弹出的界面中点击【新增】填入租房申请单的信息，如果有做定金单请注意在租房申请单中选取定金单。录入完毕后，保存、审核。在新增合同时，也可以选择租房申请来做。 修改、删除租房申请单在【租房申请单】中，选中需要修改或删除的租房申请单，点修改或删除即可。如果已经审核，请点击【反审核】后，才能修改或删除。1.8 合同管理 合同管理是租赁的核心，包括合同录入、合同变更、合同续签、合同终止、退房申请、退房、交房等功能。其中，合同录入、合同变更、合同续签、合同终止是必用部分，退房申请、退房、交房功能根据实际情况使用。 1.8.1 合同管理 新增合同打开合同录入界面有三种方式：1.【租赁管理】-【主

14、界面】-【新增合同】2【租赁管理】-【合同管理】-【新增合同】3.【租赁管理】-【合同管理】-【租赁合同一览表】-【新增】(推荐方式)打开【租赁合同一览表】,点击界面上方【新增】，弹出合同录入界面如下图：录入客户、起租日期、止租日期、房间、收费项目、收费标准、单价、金额、保证金额等，录入完全后，保存并审核，那么此合同就生效了。比如上图中的合同，审核后，将会从2010-6-5日起（即起租日期），开始生成费用。另外，也可以在【租赁合同】界面直接点开申请单，选择租房申请单来录入合同。注意:在【租赁合同】下【合同租金】的【保证金额】中如果有数值、且数值大于0，那么，将会自动生成一条此客户和相关房间的应

15、收保证金单，此保证金只有应收金额，且应收金额等于【保证金额】，财务人员将根据此应收保证金单据收取客户的保证金。这样的操作方式适用于按房间缴纳保证金的合同录入。如果是按整个合同来交保证金，那么请在【租赁合同】下【合同租金】的【保证金额】里填入0，然后在【租赁合同】- 【合同保证金】中选取保证金单据来关联。 租赁合同中重要字段和功能的详细说明1. 标记1 -【起租日期】:合同的起租日期，当【计租起始日期】（标记6）为空时，合同以起租日期作为合同生成费用的起始日期。2. 标记2 - 【止租日期】:合同的止租日期，当【计租截止日期】（标记7）为空时，且系统参数中启用了“合同到期自动终止”的参数，那么当

16、系统日期到止租日期时，合同将会自动终止，并且不再生成费用。3. 标记3 - 【合同保证金】:如果一份合同，只收一份总的保证金，那么在保证金一览表中新增一个保证金后，再在【合同保证金】中选进来，关联到此合同。4. 标记4 - 【按几月缴纳租金】:填上数字后，每次生成费用将会自动生成此字段记录的月数的费用。比如按合同约定，客户每次交半年的费用，那么就填6，每次就会自动生成6个月的费用，且应收日期都为同一个月（具体的应收日期由收费标准中的设置而定）。5. 标记5 - 【审批理由】:如果合同需要领导审批，此处可以填写审批理由。且可以在【系统管理】-【基础资料】-【辅助资料】中添加模板，然后直接选择模板

17、即可。6. 标记6 - 【计租起始日期】:此处如果填了日期，那么此合同明细的房间将会自动按此日期作为生成费用的开始日期，不会按照【起租日期】（标记1）作为生成费用的开始日期。7. 标记7 - 【计租截止日期】:此处如果填了日期，那么此行房间的费用到此日期后，将不会再生成费用，即此日期为这行房间费用生成的截止日期。8. 标记8 - 【底价】:按最新的定价单的价格算出的金额（详细请参考定价单）。9. 标记9 - 【金额】:每次生成费用的金额。10. 标记10 【折扣】:【金额】除以【底价】 的值。11. 标记11 【保证金额】:此处填了金额，当合同审核后，会自动生成此金额的保证金应收单到保证金一览

18、表，财务只需找到此保证金单进行收款即可。注意：此保证金是对应每个房间，而不是对应整个合同，如果合同约定，保证金是按每个房间来交，就可以使用此功能，如果整个合同只需交一个保证金，那么就使用标记3的保证金功能。12. 标记12 【免租】:时间中填入免租的数量，单位中填入日、月、年。那么将从生成费用的开始日期后，免租相应的时间。13. 标记13 【递增】:比例中填入递增的比例，周期中填入递增周期，单位中填入日、月、年。那么，此合同明细中的房间生成的费用金额，在【开始递增时间】后，每个周期将会按此房间首次生成费用的基本金额来递增（基本金额和收费标准相关，一般的，都是按【金额】中的数值）。14. 标记1

19、4 -【开始递增时间】:开始计算递增日期的开始日期。15. 标记15 -【设置日期】:选中合同明细中多行，可以批量修改【计租起始日期】和【计租截止日期】。16. 标记16 -【合同保证金】:点击后会打开标记3中关联的保证金。17. 标记17 - 【合同预收单】:点击将弹出预收单录入界面，预收单的客户栏自动带出此合同的客户，预收单的房间栏自动带出合同租金中的第一个房间。18. 标记18 - 【合同附件】:点击后，会弹出附件窗口，可以上传、删除和打开此合同关联的附件。注：系统参数对合同的影响（如下图是与租赁合同相关的系统参数，【系统参数】设置在【系统管理】-【系统维护】下）1.是否允许同一房间同时

20、录入多个租赁合同草案中：如果勾选此项，那么可以在多个未审核的合同中录入同一房间，当未勾选时，则不能同时存在有2个未审核的合同中都有相同房间。这个参数可避免操作员把已经录入了合同的房间（合同未审核），再次录入到另一客户的待审合同中。2.合同审核时开始计费日期大于或等于当前期间，是否自动生成第一笔费用：如果勾选，那么当合同审核时，合同的首笔费用的应收日期大于或等于当前期间，将会自动生成首笔费用，而不需要再去手工生成。3.租赁合同无折扣在工作流提交时是否自动审核：当勾选此选项时，如果租赁合同设置了工作流，当此合同无折扣时（折扣取当前合同中各房间的金额除以底价的最小值，即整个合同的各房间的折扣都大于1

21、），保存提交工作流将自动审核合同。4.银行报盘时，合同第一次生成的租金非整月是否报盘：当勾选此选项时，如果合同生成的首笔费用，从计费开始日期到计费结束日期不是一个整月，那么在导出银行报盘时，将不会报出此笔费用。此参数控制合同的首次费用是整月的才报盘，不是整月的费用不报盘。各参数根据实际使用的情况而设置。5.租赁合同保证金个人客户生成倍率：填写了倍率以后，新增合同时，如果此客户的类型是个人客户，当录入房间的金额后，保证金额那一栏将会自动带出保证金额，保证金额 = 金额 * 租赁合同保证金个人客户生成倍率。6.租赁合同保证金公司客户生成倍率：填写了倍率以后，新增合同时，如果此客户的类型是公司客户，

22、当录入房间的金额后，保证金额那一栏将会自动带出保证金额，保证金额 = 金额 * 租赁合同保证金公司客户生成倍率。 合同变更1.合同变更的使用范围：执行中的合同，在合同需要变更租金，或是减少房间时，可以用使用合同变更。合同变更申请单审核后，将会终止变更的合同，按合同变更申请单的内容生成一份新的合同。新的合同收费开始日期为【合同变更申请单】上的【变更生效日期】。2.打开【租赁合同一览表】选中需要变更的合同，点击界面上方的变更，弹出【合同变更申请单】，3. 可更改单价、金额、收费标准、通过删除分录来减少房间（退租）和更改保证金。如果原合同的保证金是按房间录入的，即填在【合同租金】下的【保证金额】里，

23、那么【变更申请单】中【合同租金】里的【原保证金】会带出原合同的【保证金额】，当【变更申请单】中【合同租金】里的【原保证金】不等于【保证金额】时，在【保证金一览表】中相应房间的原保证金会自动勾上需退标志，且会产生相应房间应收金额等于【变更申请单】中【合同租金】里的【保证金额】的应收保证金单据（变更前和变更后保证金不一致，通过退原保证金，再收现在的保证金来实现）。4. 重点注意填写【变更生效日期】，此日期决定变更申请单审核后生成的新合同的首次生成费用的日期。如果是提前做变更申请单，比如在2010年3月份的时候就做变更申请单，合同变更的生效日期为2010年5月1日，那么在变更申请单审核前，就要把原合

24、同的4月份的费用生成，然后才能审核变更申请单，否则将会导致未生成4月份的费用。5. 保存过的变更申请单都在【变更申请单一览表】中，变更申请过程不可逆，一旦审核，则不能通过反审核还原。 合同续签1.合同续签功能使用范围：在合同到期后，需要续签合同时可用合同续签功能。可以单个合同续签，多个合同续签，只续签合同中某些房间、未续签的房间还是按老合同继续收费，续签时退租某些房间。续签申请单审核后，将会自动终止原合同，再根据续签申请单的内容生成新的合同。2.单个合同续签:在租赁合同一览表中，选中需要续签的合同，点击界面上方的续签，将自动带出续签申请单(如下图)，【起租日期】系统将自动带出原合同的止租日期的

25、后一天，【止租日期】为【起租日期】一年后月份的月底。可根据续签的实际情况手工调整。【续签申请单】下【合同租金】里的【金额】、【保证金额】、【计租起始日期】和【计租截止日期】也根据续签的情况进行调整。注意：【计租起始日期】是续签申请单审核后，产生的新合同的开始收费的日期，【计租截止日期】是续签申请单审核后，产生的新合同的终止收费的日期。续签申请单生成的新合同收费的原理和前面介绍的租赁合同一样。【原保证金额】和【保证金额】不一致时，产生的保证金变化和变更申请单一样（注意：【按房间续签】选项,将在下一点讲到）。3.【按房间续签】选项介绍（此选项非常重要，请认真理解）：当勾选按房间续签时，如果是单个合

26、同续签，在合同续签申请单里通过删除分录减少一个或多个房间，当审核续签申请单产生新合同后，续签申请单中的房间都会在新合同当中，而相应的房间在老合同中会自动退房，在做合同续签申请单时通过删除分录去掉的那些房间，还是按照老合同继续生效，而不会终止原合同。以上介绍的情况，如果在没有勾选按房间续签时，那么,产生的新合同不变，但原合同会自动终止，即在做合同续签申请单时通过删除分录去掉的那些房间，就会变成空房，不再生成费用。4.多个合同续签：在合同一览表中选中需要续签的多个合同中的一个合同，做为主合同来续签(需要哪个合同做为主合同可以自行决定。根据实际情况判断是否要勾选【按房间续签】，如果勾选，那么，这些合

27、同续签时，如果原合同中还有未续的房间，这些合同就不会终止，里面那些未续签的房间还会按照原合同继续执行。不勾选的话，那么所有涉及到的合同将会全部终止，不在续签申请单里的房间将全部变为空房)。在弹出的【合同续签申请单】-【合同租金】中插入分录，选择此客户的其他正在执行中的房间（注意：只能选择此客户的正在执行中的合同的房间，选不了其他客户正在执行中合同的房间），也可选择未出租的房间。5.保存过的续签申请单都在【续签申请单一览表】中，续签申请过程不可逆，一旦审核，则不能通过反审核还原。 合同终止1.合同终止的使用范围：合同在未到期前，需要终止合同，或是对合同中一些房间退租，可以用到合同终止。2.在【租

28、赁合同一览表中】选中需要终止的合同，点击界面上方的【终止】，弹出的【终止合同申请单】， 【按房间终止】此选项与合同续签中的【按房间续签】的功能类似，如果勾选，那么不会终止整个合同，只会把【终止申请单】-【合同租金】中的房间做退房处理（不需要退房的房间，请用删除分录去掉，不要出现在【合同租金】中），原合同不在【终止申请单】-【合同租金】里的房间则不会受任何影响，出租情况、收费情况等不会产生任何变化。如果不勾选，则不论【终止申请单】-【合同租金】中有没有相关房间，都会把原合同整单终止。3.【终止日期】： 终止申请单上的【终止日期】如果填写了当期以后的日期，且以后期间的费用未生成，那么系统会根据收费

29、标准自动生成费用至终止日期。比如当期是2010年第5期，合同的费用已经生成到第5期，当终止申请单选的终止日期为2010年7月31日时，审核终止申请单后，系统会自动生成相关房间的6、7月的费用（注意：相关房间是指：合同终止申请单影响到的原合同的房间，比如勾选或不勾选【按房间终止】的选项对原合同中房间的影响，具体请参考以上第2点）。 终止申请单上的【终止日期】如果填写了当期以前的日期，那么系统会自动生成负的费用单。比如当期是2010年第5期，合同的费用已经生成到第5期，当终止申请单选的终止日期为2010年5月15日时，审核终止申请单后，系统会自动生成相关房间的2010-5-16 至 2010-5-

30、31的负的费用，用于冲抵前面生成的整月费用。因为终止日期是2010-5-15，客户只需交费交到5月15日，但是由于在月初时，已经把整个5月的费用生成了，所以需要负的费用单来冲抵。 终止申请单上的【终止日期】如果填写了当期的最后一天，那么系统就不会生成成任何的费用。 注意：以上几点，都需要收费标准的支持，收费标准中需要有相应的设置。4.如果原合同的保证金是按房间来录入的，那么所有终止的房间的保证金会打上需退标志。5.保存过的终止申请单都在【终止申请单一览表】中，终止申请过程不可逆，一旦审核，则不能通过反审核还原。 【短信】可在合同一览表中筛选出客户发送短信，例如合同到期续签的短信。 【交房】租户

31、入住时，记录入住时间、水电读数等。 【批注】可用于对合同的其他信息的记录。 预退、取消预退1.【预退】用于记录可以为客户办理退租的日期。比如合同规定，退房需要提前一个月通知，那么这个功能就是记录客户在提出退租的时候，公司和客户协商定下的可以办理退租的日期，在客户退租时，可以参考预退房日期，确认是否可以办理。2.可以单个房、多个房预退（也可跨合同预退，但必须是同一客户）。3.在【租赁合同一览表】中，选中尚未退房，需要做预退的房间（可多选），点击界面上方【预退】，在弹出的窗口中，系统自动带出预退房间日期为当前日期加上一个月，根据实际情况录入日期和备注，确定即可(如下图)。4.做了预退的房间，在【租赁合同一览表】下的【合同明细】中会反映出预退房日期、备注和预退操作人。5.选择已经做了预退的房间，点击取消预退，可以清除所选房间的预退信息。 【退房】1.【退房】功能的使用范围： 在一个合同中，有多个房间，只需退其中一些房间时，但又不涉及合同变更，可以用退房功能。 需要记录水电表读数，并生成一笔退房费用，可以用退房功能。2.【退房】与【合同终止】的差别：对于系统中退租，没有区别，都可以用于退租。但