金碟财务软件教程应收应付.docx

1、金碟财务软件教程应收应付应收应付应收应付系统概述本系统是业务环节的模块之一，负责业务系统中赊销和赊购发票的后续处理。应收应付模块是和整个业务系统绑定使用，原有财务系统应收应付功能继续保留，如果要保证业务系统传递过来的应收应付数据和财务系统一致，则在启用业务系统应收应付功能后，不再继续使用财务系统处理重复业务，否则会存在差额，产生差额的部分没有业务关联。关于应收应付系统应收应付系统，是通过对购货发票以及销售发票的后续处理，以及对业务资金运用分析的综合管理系统，对采购和销售资金流的全过程进行有效的控制和跟踪，实现完善的企业资金信息管理。应收应付系统的主要特点包括：灵活的业务流程处理应收应付系统采用

2、灵活的设计理念，以满足用户丰富繁杂的业务需要。主要体现在： 系统收款单据设置收款和预收款两种收款流程，系统付款单据设置付款和预付款两种付款流程，可以满足企业中大多数采购和销售业务的资金处理； 提供灵活的业务流程管理，使业务处理流程灵活方便。 用户可根据自己的实际需要，选用往来核销或直接收款等不同的单据流程； 收付款流程可以处理多次收/付款、折扣抹零、交叉币别收款、退款、超期预警等功能，可以方便灵活地处理业务； 单据之间联系紧密，设置了核销等联系，以满足用户不同的业务需要；严密的业务控制应收应付系统提供收付款流程必须挂接发票流程等内部控制手段，从而保证小企业进行规范化的运作以及相关业务政策得到强

3、而有力的执行。 对于收付款来源，系统在收付款核销来源中控制必须是非现销/赊购发票，防止同时允许从采购入库单/销售出库单取数，造成业务和数据混乱，满足企业标准化管理的需求；丰富的应收应付信息系统提供了丰富的管理报表。系统为相关业务管理人员提供了相应的明细报表、汇总报表以及业务跟踪报表，业务管理人员可以通过报表查询相应的业务进展情况；另外，系统还提供预警表和账龄分析表，主要辅助决策人员进行决策。良好的扩展性小企业在长期的发展中，都会形成自己特定的管理模式，而且不同行业的企业在管理上都会具有不同的行业特色。这些个性化管理部分有一部分可以规范化从而使之符合标准业务流程和业务模板。还有一部分个性化管理往

4、往是小企业竞争力形成的一个重要的方面，对于标准商业化软件来说也需要做出考虑。应收应付系统考虑到小企业中个性化管理，提供了采购主数据（供应商、物料等）的自定义、套打自定义、灵活的系统参数配置等多种定制功能，从而可以让企业在标准的流程基础之上进行定制，以满足企业的个性化需求。应收应付与其他系统的接口与采购系统的接口采购系统的采购发票是采购系统中的一种重要交易单据，应收应付系统中的付款单据和核销单据都会调用赊购发票。与销售系统的接口销售系统的销售发票也是销售系统中的一种重要交易单据，应收应付系统中的收款单据和核销单据都会调用赊销/委托代销/分期收款发票。与委外系统的接口 委外系统的委外加工费用单是委

5、外系统中的一种记录往来费用的单据，应收应付系统中的付款单据和核销单据都会调用委外加工费用单。下面首先介绍收付款单的引用和被引用关系，收款单可以引用非现销发票、期初应收金额，保存后即改变实收金额；预收款单可以被核销单据中的预收冲应收引用，和非现销发票一起被核销，也可以直接将预收款正负数直接对等核销；付款单可以引用非现购发票、委外加工费用单，保存后即改变实付金额；预付款单可以被核销单据中的预付冲应付引用，和赊购发票一起被核销，也可以直接将预付款正负数直接对等核销；赊购和非现销发票、委外加工费用单可以被核销单据中的应收冲应付/应付冲应收引用接下来介绍，收付款单据同其他单的控制关系核销单据和收付款单引

6、用的必须是已审核单据；同样，只要制作了对应应收应付单据，不允许对相关发票做反审核操作业务流程说明预收、收款、退款系统将应收应付分为收款和付款业务流程，其中收款含预收款和收款业务类型，付款含预付款和付款业务类型。不同业务类型其业务的处理过程有差异，所以对应在系统中也会有不同的业务处理流程。现在以收款流程下的单据及具体业务流程为例，来讲解具体应用方式：预收业务流程说明目 标完成预收款的全部业务过程业务背景预收是指在销售过程中客户先交钱，后完成交易的销售业务。适用范围适用于面向企业的预收交易销售业务序号处理说明责任部门责任人1负责业务流程中金额处理的人员对客户以定金或其他用途提供的资金，可以在收款单

7、中选择预收款来记录这部分金额。财务部会计2仓管人员进行发货并填写销售出库单。销售出库单也可以依据销售订单、销售发票生成或手工新增。财务部仓管人员3会计收到已经确认的销售出库单，按照销售出库单进行开票。赊销的销售发票其确认之后就表示应收确立。财务部会计4当进行后期处理关联业务时，到核销界面选择预收冲应收。这种业务类型可以处理预收款红蓝单的对等冲销，也可以处理预收款和对应赊销发票的核销，或者说是业务对接。一张发票或预收付款单，在金额未被完全核销之前可以被多次调用核销，如果发票或预收付款单的金额被完全核销后，系统不允许再次调用核销。一张核销单据上可以调用多张预收付款单或发票同时进行核销。财务部会计应

8、收业务流程说明目 标完成赊销发票收款的全部业务过程业务背景应收是指在销售过程中和客户先办理赊销发票，待款到后完成交易的销售业务。适用范围适用于面向企业的到款交易销售业务序号处理说明责任部门责任人1仓管人员进行发货并填写销售出库单。销售出库单也可以依据销售订单、销售发票生成或手工新增。财务部仓管人员2会计收到已经确认的销售出库单，按照销售出库单进行开票。赊销的销售发票其确认之后就表示应收确立。财务部会计3负责业务流程中金额处理的人员对客户到款进行后续业务处理，可以在收款单中选择收款来进行这部分金额和对应赊销发票的到款核销。财务部会计4如果有客户想以货抵款，则表示供求双方的关系发生了变化，双方都存

9、在了应收关系。如果存在这种状况，需要对存在这样特殊业务的客户在供应商处建立对应基础资料，然后走相关流程得到赊购发票。最后在应收冲应付的单据中完成往来核销。财务部会计5如果是退款，两种方式：1、先做红字赊销销售发票，然后在收款单中的源单类型中选择红字销售发票即可。2、在收款单中选择收款退款类型，然后选择对应的已经收款的发票进行退款。财务部会计应收应付单据通用操作说明业务系统中包括很多单据，这些单据的许多信息是相同的，现将各个单据中通用的信息说明综合起来，形成这个章节，一来可以帮助初次使用者快速综合了解单据的各项基本编制原则以及操作说明，二来在对具体单据进行说明时，可以着重强调各单据的关键性信息的

10、说明，增强单据信息的可读性。应收应付单据编制的通用说明单据日期的输入新增单据时系统自动显示当前系统日期，用户可对日期进行修改。但不可以输入已结账期间的日期。单据编号的输入每张单据都有独立的编号，系统根据在基础设置单据设置中的编码规则自动生成每张单据的编号，如果用户选中“允许手工录入”，那可以在制作单据时手工修改系统提供的单据编号，反之用户不能修改单据编号。选择供应商或客户在应收应付系统的各个业务单据中，均允许选择供应商或客户单位名称，可以通过点击栏目右侧的图标打开往来单位列表，通过列表分类查找；如果查找后确认往来单位资料尚未定义，可以直接在列表窗口中新增往来单位。选单在应收应付系统中，收款单和

11、付款单这两张单据均有这项内容。下面就这两项内容作详细介绍。点击“选源单”同可关联单据相关，比如采购发票（普通）/（专用）、期初应付、委外加工费用单可以同付款单关联，销售发票（普通）/（专用）/期初应收可以同收款单关联。在制作单据时，如果此单需要同其他单据建立关联，那就选择“选源单”，系统会将所有符合的源单类型单据以列表窗口形式显示，用户可以快速查找相关联的源单，建立两单据之间的关联，在选定一个单号后双击，系统会将选定的源单回填到单据制作窗口中，方便快速录单，当然，如果用户想快速查找关联源单，可以先选择好供应商或客户，然后系统会过滤此供应商或客户的所有源单，进一步缩小查找范围，进一步加快录单速度

12、。币别指结算使用哪种货币。 系统默认为本位币，用户可以修改。收款单和付款单不支持一张单据上的源单为两种以上的币别。汇率即当前币别的汇率，取自币别基础资料信息，用户可以根据实际情况改为业务发生日汇率。结算方式即收付款单结算何种处理方式。用户可以（1）直接手工录入结算方式代码；（2）使用快捷键F7；（3）选择工具栏中的资料，系统将弹出“结算方式”查询窗口，提供所有基础资料中结算方式列示，用户查询后选择所需要的结算方式信息。摘要指该笔业务的辅助性说明，用户通过业务摘要库维护摘要，并可以直接在打印单据时选择这些信息。主管、部门、业务员是指提出该笔单据业务涉及到的部门、主管、职员，用户可以由三种方式选择

13、（1）直接手工输入代码；（2）使用快捷键F7；（3）选择工具栏中的资料，系统将弹出“核算项目相关信息”查询窗口，用户查询后选择所需要的信息，其中部门和业务员在基础资料中可以关联，在选择部门后，系统自动带入业务员。制单、审核、审核日期这三项内容是由系统根据当前单据的编制人、审核人和日期自动填入的，主要作用是记录单据的操作人和操作日期。应收应付单据操作的通用说明应收应付系统的其他单据参照以下收款单描述单据必录项提示收款单中的信息很多，但在录单时可以选择性的输入部分内容，先说明哪些项目是必须填入的，简称必录项；细心的你可能发现在订单编辑界面中，上面所提的这些信息后面均有一项内容(*)，这个标志就代表

14、此项信息是必录项，你可以不必记住订单必录项，通过这个标示在保存前检查是否有遗漏的未填写信息即可。审核与反审核在KIS业务系统中，提供单据审核和反审核功能。审核就是在当前单据界面、新增并保存了一张单据后，（1）单击工具条上的【审核】；（2）选择查看审核；（3）直接使用快捷键F4，系统会自动审核该张单据，并给予相应提示信息；另外，对已审核的单据选择查看反审核、或者直接使用快捷键Shift+F4，系统会自动反审核该单据，并给予相应提示。另外在单据序时簿上，也可以进行单据的审核、反审核操作。方法是：1）单击工具条上的【审核】；（2）选择查看审核；（3）直接使用快捷键F4；（4）在右键菜单中选择审核来进

15、行审核。应收应付序时簿查询操作说明单据状态设定在进入单据序时簿之前，首要步骤是进行所有已存在单据的筛选查询工作。这项工作非常重要，是进行单据批量处理和管理控制的前提条件。 只有查询确定的单据，下面的处理工作才会相对通畅和严谨。点击收款单序时簿进入“过滤”界面，在这个界面中用户可以设置单据的查询条件、排序关键字、保存查询方案，此外针对查询结果，系统还可以实现对显示表格的设置功能。对于一般查询，系统提供比较简单的查询方式，即按单据的时间、审核与否、记账与否等单据状态特征进行单据的查询的设置，即可按单据状态查询单据。在过滤界面，可以设置单据状态，系统预先对每种状态设置了默认选择，用户也是通过选择下拉

16、列表框中的选项的方式来设置。收款单序时簿的状态设置包括类型、审核标志、时间和记账标志四种过滤条件。以上各种单据状态查询可以任意组合查询，如可查询当日未审核单据、或本期已审核单据等等。单击过滤界面【确定】，便进入了序时薄的主界面，系统把符合查询条件的所有单据，显示在当前界面。如果客户需要设置其他的过滤条件，可以点击工具栏的过滤或执行查看过滤数据功能调出“条件过滤”界面来重新定义过滤条件。收款单收款单据是向客户收取商品赊销货款或预收货款的业务行为，此单据可处理企业销售收款、销售预收款等收款业务，收款单还可以处理一张赊销发票分次收款，或一张收款单同时处理几张赊销发票的业务。在KIS系统中处于应收应付

17、的核心地位。收款单制单指南通过主界面应收应付管理收款单，打开收款单编辑界面，在这里主要用于制作新的收款单，如果要对单据进行修改、审核等操作，可通过收款单序时簿进行操作，收款单上包含的业务和管理信息非常多，单据头部分用来描述针对该业务处理过程共性的业务信息，如单据编码、单据日期等；单据体部分用来描述不同物料的基本信息和单据信息，如单据金额、付款金额等等。有关单据的基本操作方法请您查看编制单据的通用说明一节，此处不再赘述（下同）。需要特别说明的内容如下：收款类型：收款类型分为三种：收款、预收款、收款退款。收款是赊销发票产生的，选择此类型，则对以前的应收账款进行处理；预收款是在销售业务发生之前先收到

18、对方预付的全部或部分货款，选择此类型时表体不可用，收款退款是指对已经收款的发票进行退款。结算账户：用来记录凭证模板中收款金额的科目来源，负责记录收款账户为现金还是银行等。表头收款金额：为整单表体的实收金额合计，收款类型选择预收款后，此处即为金额唯一录入地址。折后金额：“整单折扣”、“折后金额”、“折扣科目”三个项用来共同完成整单折扣功能。整单折扣*收款金额=折后金额，即输入折扣后自动计算出折后金额。打开单据时整单折扣默认为100%，折后金额=收款金额，折扣科目灰显。整单折扣：输入折后金额可自动反算出整单折扣，整单折扣=（折后金额/收款金额）*100%折扣科目：折扣科目用于放置折扣金额，可直接调

19、用会计科目界面，由操作员指定存放科目。只有存在折扣的情况下此项才能够录入。如果单据有折扣此项目必填。表头收款金额（本位币）：为整单表体的实收金额合计（本位币），是参照项，始终灰显。折后金额（本位币）：为整单表体的折后金额合计（本位币），是参照项，始终灰显。源单编号：此处负责调入赊销发票，并显示对应发票的编号。源单类型有四种来源，普通发票、专用发票、期初金额、其他应收单。单据日期：指调入赊销发票或其他应收单的制单日期或初始应收的明细日期。单据金额：所选单据的金额（价税合计金额）。单据金额（本位币）：所选单据的制单时本位币金额（价税合计金额）。已核销金额：所选单据的已结算金额。此处支持分次收款以及

20、一次对多单收款。未核销金额：所选单据的未结算金额。本次核销：本次对应此张单据的收款金额。利用表头工具栏的合计功能可以将实收金额合计反填到表头的收款金额处；同时，收款金额处的数值可以通过表头工具栏分摊功能按先后顺序分摊数值。本次核销（本位币）：本次对应此张单据的收款金额对应本位币。如果是本币发票，则此处金额和实收金额相同，如果是外币发票，对应本币则是按当期系统默认汇率折算的金额。发票币别：指当前所选发票的币别。收款单据中不允许混合收款，即表体的单据必须是同一种币别。表体汇率：收款核销的汇率，当收款币别与表体源单币别是同一外币时，表体汇率=表头的汇率。收款单操作说明单据分摊和合计“分摊”、“合计”

21、。进入单据界面时此二功能都亮显。“分摊”功能是为了用户按单据在表体的排列顺序分摊收款，只有表头收款金额不为空时此功能方能使用。点击则按收款金额依条目顺序分配，当本次核销金额合计=收款金额时正常分配，否则提示“收款金额超出本次核销的金额，请调整收款金额”；“合计”功能是为了返填表体实收金额合计到表头的收款金额。点击即完成返填。汇率功能应用汇率金额逻辑（以收款为例）汇率问题处理方式关键点：业务系统不论即时还是期末都不进行调汇。应用流程：发票收款以原币记录，若原币为本币，不论收款为本币还是外币，都按当时汇率折算为本币（即原币）；若原币为外币，不论收款为同种外币还是本币，都按当时汇率折算为外币。强调：

22、本币发票收外币，折算为当期/即时汇率的本币；外币发票收款，都折算为当期外币。收款方式单据金额已结算金额未结算金额实收金额本币原币原币原币本币原币本币本币初始初始累计累计本次本次本币外币初始初始累计累计记录折算本次外币本币初始初始累计累计本次记录折算外币外币初始初始累计累计本次本次结算金额逻辑已结算金额和未结算金额默认记录发票币别，即本币发票业务，记录已结算金额（原币）和未结算金额（原币），单据金额（原币）=已结算金额（原币）+未结算金额（原币），此处的原币皆指发票币别；外币发票业务，记录已结算金额（原币）和未结算金额（原币），单据金额（原币）=已结算金额（原币）+未结算金额（原币）。实收金额为

23、本次对此单据的收款金额，填入实收金额并保存后未结算金额自动减少，已结算金额自动增加；当未结算金额为0时，表示本单收款业务结束。同时，实收金额（原币）=0%，当整单折扣不等于100%时，折扣科目亮显。同时，输入折后金额可自动反算出整单折扣，整单折扣=（折后金额/付款金额）*100%；折扣科目用于放置折扣金额，可直接调用会计科目界面，由操作员指定存放科目。收款单折扣处理以收款单为例，当存在收款抹零业务时，需要将抹零后的合计金额填入表头的折后金额项，系统会自动反算出整单折扣。对应的折扣金额需要记入折扣科目，此处折扣科目可以任意选择，但是为了便于客户进行统计管理，请选择一固定科目用于相关折扣的保存。只

24、要收款金额等于实收金额合计，则允许保存，完成到款核销。注意：汇兑不足可通过折扣完成抹零，但是汇兑超出部分需要在财务中处理，不属于折扣应用范畴。收款退款的使用收款退款是针对已收款的发票、期初数据、其他应收单进行退款。退款后，对应的发票、期初数据、其他应收单可以继续收款。付款单付款单据是向供应商提供商品赊购货款或预付货款的业务行为，此单据可处理企业采购付款、采购预付款、委外付款等付款业务，付款单还可以处理一张赊购发票分次付款，或一张付款单同时处理几张赊购发票的业务。在KIS系统中处于应收应付的核心地位。付款单制单指南通过主界面应收应付管理付款单，打开付款单编辑界面，在这里主要用于制作新的付款单，如

25、果要对单据进行修改、审核等操作，可通过付款单序时簿进行操作，付款单上包含的业务和管理信息非常多，单据头部分用来描述针对该业务处理过程共性的业务信息，如单据编码、单据日期等；单据体部分用来描述不同物料的基本信息和单据信息，如单据金额、付款金额等等。有关单据的基本操作方法请您查看编制单据的通用说明一节，此处不再赘述（下同）。需要特别说明的内容如下： 付款类型：付款类型分为三种：付款、预付款、付款退款。付款是赊购发票产生的，选择此类型，则对以前的应付账款进行处理；预付款是在采购业务发生之前先支付对方全部或部分货款，选择此类型时表体不可用；付款退款是对已付款的发票进行退款。 结算号：结算号用来记录当结

26、算方式为汇票/支票/电汇时的单据号码，用户手工录入。 表头付款金额：为整单表体的实收金额合计，付款类型选择预付款后，此处即为金额唯一录入地址。 折后金额：“整单折扣”、“折后金额”、“折扣科目”三个项用来共同完成整单折扣功能。整单折扣*付款金额=折后金额，即输入折扣后自动计算出折后金额。打开单据时整单折扣默认为100%，折后金额=付款金额，折扣科目灰显。 整单折扣：输入折后金额可自动反算出整单折扣，整单折扣=（折后金额/付款金额）*100% 折扣科目：折扣科目用于放置折扣金额，可直接调用会计科目界面，由操作员指定存放科目。只有存在折扣的情况下此项才能够录入。 表头付款金额（本位币）：为整单表体

27、的实付金额合计（本位币），是参照项，始终灰显。 折后金额（本位币）：为整单表体的折后金额合计（本位币），是参照项，始终灰显。 源单编号：此处负责调入赊购发票，并显示对应发票的编号。通过菜单中的选源单，可以选四种类型的单据，普通发票、专用发票、期初余额、其他应付单、委外加工费用单。 单据日期：指调入赊购发票、其他应付单的制单日期。 单据金额：所选单据的金额（价税合计金额）。 单据金额（本位币）类：所选单据的制单时本位币金额（价税合计金额）。 已核销金额：所选单据的已结算金额。此处支持分次付款以及一次对多单付款。 未核销金额：所选单据的未结算金额。 本次核销：本次对应此张单据的付款金额。利用表头工

28、具栏的合计功能可以将实收金额合计反填到表头的付款金额处；同时，付款金额处的数值可以通过表头工具栏分摊功能按先后顺序分摊数值。 本次核销（本位币）：本次对应此张单据的付款金额对应本位币。如果是本币发票，则此处金额和实付金额相同，如果是外币发票，对应本币则是按当期系统默认汇率折算的金额。 发票币别：指当前所选发票的币别。付款单据中不允许混合付款，即表体的单据必须是同一种币别。 表体汇率：付款核销的汇率，当付款币别与表体源单币别是同一外币时，表体汇率=表头的汇率。付款单操作说明单据分摊和合计“分摊”、“合计”。进入单据界面时此二功能都亮显。“分摊”功能是为了用户按单据在表体的排列顺序分摊付款，只有表

29、头付款金额不为空时此功能方能使用。点击则按付款金额依条目顺序分配，当实付金额合计=付款金额时正常分配，否则提示“付款金额超出可实收的金额，请调整付款金额”；“合计”功能是为了返填表体实收金额合计到表头的付款金额。点击即完成返填。折扣功能应用提供折扣功能是为了让用户用快捷的方式处理抹零以及坏账等业务，减轻用户使用系统的工作量，而提供的一个方便性功能。下面介绍其具体使用方法：“整单折扣”、“折后金额”、“折扣科目”三个项用来共同完成整单折扣功能。整单折扣*付款金额=折后金额，即输入折扣后自动计算出折后金额。打开单据时整单折扣默认为100%，折后金额=付款金额，折扣科目灰显。0=整单折扣=100%，

30、当整单折扣不等于100%时，折扣科目亮显。同时，输入折后金额可自动反算出整单折扣，整单折扣=（折后金额/付款金额）*100%；折扣科目用于放置折扣金额，可直接调用会计科目界面，由操作员指定存放科目。付款单折扣处理以付款单为例，当存在付款抹零业务时，需要将抹零后的合计金额填入表头的折后金额项，系统会自动反算出整单折扣。对应的折扣金额需要记入折扣科目，此处折扣科目可以任意选择，但是为了便于客户进行统计管理，请选择一固定科目用于相关折扣的保存。只要付款金额等于实付金额合计，则允许保存，完成到款核销。注意：汇兑不足可通过折扣完成抹零，但是汇兑超出部分需要在财务中处理，不属于折扣应用范畴。付款退款的使用付款退款是针对已付款的发票、期初数据、其他应付单进行退款。退款后，对应的发票、期初数据、其他应付单可以继续付款核销单核销单据是为企业处理与供应商、客户之间业务交易产生的大量的往来款项而设定的，本模块从属于业务环节，