学年论文参考一.docx

1、学年论文参考一学年论文论文题目浅谈上海数聚办公自动化现状及其发展对策 姓 名 班 级 学 号 指导老师 经济贸易学院2012年3月目 录内容摘要-1关键词-1一、上海数聚办公自动化现状-2（一）已初步建立自己的办公自动化系统-2（二）邮件系统是办公自动化系统的主体-3（三）办公自动化处在知识型阶段-3二、上海数聚办公自动化存在的问题-4（一）办公自动化系统不够完善-4（二）网络安全级别较低-4（三）办公制度不规范-5三、上海数聚办公自动化发展对策-5（一）完善公司目前的办公自动化系统-6（二）提高网络安全级别-6（三）逐步建立科学、规范的办公制度-7参考文献-11内容摘要进入20世纪90年代中

2、期以后,由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化,这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。办公自动化在快速发展的同时也暴露了很多问题。本文结合企业具体情况从办公自动化发展现状、存在的问题、发展对策等方面进行重点阐述。关键词办公自动化；网络安全；办公软件进入20世纪90年代中期以后，由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈，以及政府管理职能的扩大和优化，这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长。办公自动化在快速发展的同时也暴露了很多问题，如投资大、效果不明显、水平低、重复建设多、硬件投入多、软件投入少、模拟手工作业增加管理负担等。在这短

3、短十二十年时间里办公自动化系统的发展经过好几个阶段，好几次飞跃过程。从以数据为核心发展到以信息交流为核心，进而提升为以系统地运用知识为核心。知识贯穿于各种方式的信息交流，从简单的电子邮件、群件与协作、进而构建Web应用，其核心目的都是在获得与应用知识。知识是企事业单位网络上传递的最有价值的信息。办公自动化（Office Automation，简称OA）是指利用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，最大限度地提高办公效率和改进办公质量，改善办公环境和条件，缩短办公周期，并利用科学的管理方法，借助于各种先进技术，

4、辅助决策，提高管理和决策的科学化水平，以实现办公活动的科学化和自动化的一门综合性技术。OA系统也是每个企业信息化初期就开始投入建设的基本系统。从C/S结构到B/S结构，从最初桌面办公软件的应用、收发邮件到后来公文流转、车辆管理、会议管理、网上审批等功能应用，OA已经是我们日常使用最多、最频繁的一个基本系统。一、上海数聚办公自动化现状（一）已初步建立自己的办公自动化系统利用现有的网络和计算机技术，上海数聚已初步建立自己的办公自动化系统，硬件依托复印机、打印机、传真机、扫描仪等日常办公设备，软件依托公司网站、企业邮箱、QQ等。公司有自己的局域网，局域网内计算机实现了文件管理、应用软件共享、打印机共

5、享、工作组内的日程安排、电子邮件和传真通信服务等功能。公司已经建立了自己的Intranet网络，与外界联系的信息渠道畅通，通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务，Intranet网络已经对企业的经营产生了一定的效益。公司现在正着手开发针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大，走向未来。（二）邮件系统是办公自动化系统的主体公司目前的办公自动化系统是以企业邮箱为基础的，目前企业用的最多就是企业邮箱，这款名叫21CN的企业邮箱软件是公司专门请交一家专业网络公司量身定制的，公司的每位在职员工都会有一个属于自己的邮箱，上面有公司所有员工

6、的通讯录，可以联系到公司的任何一人。公司大部分重大事情都会通过这个邮箱第一时间通知到指定的人员。其功能已然能满足目前公司的日常办公需求。（三）办公自动化处在知识型阶段所谓知识型OA就是以知识管理为思想、以协同为工作方式、以门户为技术手段，整合组织内的信息和资源发展出来的OA系统。公司员工借助这个平台大大节省了查找知识的时间，减少不必要的重复劳动，提高工作的效率，提高组织的应变速度，并最终最大化提升组织及个体的产能，全面提升企业的管理。知识型OA为公司提供了诸多平台，如协同工作平台、知识管理平台、企业通信平台、行政办公平台、信息集成平台等，虽然目前公司还没完全运用这些平台来进来企业管理，但其给企

7、业带来的效益不可估量的。二、上海数聚办公自动化存在的问题（一）办公自动化系统不够完善上海数聚虽已初步建立办公自动化系统，但公司目前的办公自动化系统还不够完善，没有建立强大的信息共享平台，公司平时办公过度依赖办公硬件，大部分还是停留在半机械、半人工化的简单操作上，比如利用打印机、复印机来打印、复印一些文件资料等。软件投入力度不够大，公司平时办公用的最多的的就是企业邮箱，公司给每个人设置一个个人邮箱，公司员工可以通过收发邮件进行互相交流，但这只是仅仅停留在收发邮件的层面上，有些信息公司员工不能第一时间共享。公司目前规模小，人员少，有重大事件可以当面告知或者以电话、邮件的形式通知员工，但等过几年公司

8、发展壮大后，人员冗杂，如果还是以目前采用的方法进行操作的话会有较大的困难。所以这在一定程度上会阻碍公司高效的办公自动化的实现。（二）网络安全级别较低信息设施在有效提高企业的运营效率，使中小企业更快速的发展壮大的同时，但其信息安全问题正困扰着许多企业。虽然中小企业的信息设施规模相对较小，但是其面临的安全威胁却并不比大型企业为小。现代化高效办公自动化的实现基础是安全、快速的运营网络，如果运营网络出现问题，办公自动化也无从谈起。公司是搞信息技术的企业，对网络安全技术不是很陌生，但公司的员工缺乏这方面的防范意识较弱，比如密码设置过于简单，办公室电脑杀毒软件不够强，公司内部网网络防火墙级别不够高等这会给

9、黑客可乘之机，虽然说黑客瞄上数聚这样的小公司的概率不高，但你也不能排除网络哪天被攻击的可能性。所以公司的网络安全级别有待提高。（三）办公制度不规范上海数聚刚成立没几年规模较小，还没有完全建立科学的、高效的、规范的现化公办制度。目前公司还没成立专门的办公部门，在我加入公司前，公司人事、财务、行政等方面的事全都由财务经理一人负责，因为她身兼数职，经常忙得不可开交，有些事情往往要拖很久才能顺利办好，这在一定程度上影响了公司的工作效率。这种情况在 中小企业是普遍存在的，也有其存在的合理性和现实意义。这种办公方式灵活多变、反应速度快、成本投入低，成为小公司起步阶段不二的选择。但这种办公方式只能满足目前的

10、办公需求，随着公司规模不断扩大，这种办公方式的弊端就会暴露无遗，不规范、操作混乱、效率低、决策失误率高等缺点都会严重阻碍公司的长远发展。所以公司的办公制度需要规范和完善，办公方式需要转变。三、上海数聚办公自动化发展对策（一）完善公司目前的办公自动化系统 完善公司目前的办公自动化系统。除了在硬件设施上要达标外，对软件和办公室人员素质也要格外重视。一般的企业在建立办公自动化系统时会忽略办公软件的建设，会出现资金投入力度不够大等现象。所以我觉得我公司要更新、升级目前的办公自动化系统软件，把原有机械僵硬的、操作繁琐的软件淘汰掉，换上功能丰富、灵活多变、操作简单的最新版本的软件。比如把那款低效率的财务办

11、公软件升级优化一下。同时对办公室人员进行定期的培训，首先要对他们进行岗前培训，使他们能对公司的办公自动化系统的有一定的了解。其次是要定期专门对办公室人员进行办公自动化业务进行考核，使他们更好地掌握现代办公技能。最后向公司员工提倡自动化办公，能不用手工的就不用手工，能不用纯手工操作的就不用纯手工操作，让公司的人形成一种现代化办公意识。（二）提高公司网络安全级别由于计算机网络具有开放性、互联性、连接方式的多样性及终端分布的不均性，再加上本身存在的技术弱点和人为的疏忽，致使网络易受计算机病毒、黑客或恶意软件的侵害。面对侵袭网络安全的种种威胁，必须考虑信息的安全这个至关重要的问题。针对公司网络安全方面

12、方面的问题，我觉得应该做一下改进：首先采用安全通信协议和有关标准。在网络安全技术应用领域，安全通信协议提供了一种标准，基于这些标准，企业可以很方便地建立自己的安全应用系统。目前主要的安全通信协议有SSL（TLS）、IPsec和S/MIME。其次是升级现有办公室电脑的杀毒软件，有必要时可以使用杀毒效果好的付费杀毒软件。最后提升企业内网防护墙的级别。防火墙技术是为了保证网络路由安全性而在内部网和外部网之间的界面上构造一个保护层。所有的内外连接都强制性地经过这一保护层接受检查过滤，只有被授权的通信才允许通过。（三）逐步建立科学、规范的办公制度要使公司的办公自动化上一个台阶，就得逐步建立符合公司发展的

13、现代化办公化制度，使人事、财务、行政等职能部门逐渐分化出来，形成自己独立的部门，这样许多办公制度才能得以实施。不过这不是一朝一夕的事，应该从公司的实际情况出发,一步一步地实施计划，首先可以招聘一些不同专业的人员，每人分工负责一块工作，尽自己最大努力去完成每一项工作。然后让他们有足够的发挥空间，最大限度的保证他们的工作独立，相互不受干扰。最后对他们有效的激励手段，让他们知道公司有意培养他们成为未来部门负责人。这样可以为以后的部门独立分化打下坚实的基础，为建立科学、规范的办公制度创造有利条件。现代科学技术的快速发展大大缩短了全球互联网技术的更新周期，办公自动化自然而然也在快速发展中。未来OA可能会

14、更加强调人性化，强调人与人沟通、协做的便捷性，强调对于众多信息来源的整合，强调构建可以拓展的管理支撑平台框架，从而改变目前人去找系统的现状，实现系统找人的全新理念。未来OA会以知识管理为核心理念，建立知识和角色的关联通道，让合适的角色在合适的场景、合适的时间里获取合适的知识，充分发掘和释放人的潜能，并真正让企业的数据、信息转变为一种能够指导人行为的能力。上海数聚自己本身就是一家做商务智能软件的公司，对软件并不陌生，只要公司上下对办公自动化有足够的重视，在公司业务领域没收到影响的前提下，加大对公司办公自动化的投入，尤其是软件的投入，让公司的办公自动化走上现代高效的、智能的数字信息化道路，从而带动

15、整个公司快速、健康地向前发展，早日实现公司的宏伟蓝图。相信上海数聚将会迎来自己的春天。参考文献：1李敏峰.办公自动化系统实施中若干问题的思索和探讨.人民珠江,2005.05.2张卫企业OA建设现状及发展趋势办公自动化杂志，2008.08.3杜鹏.中小企业办公自动化系统的模型设计.科协论坛，2008.10.4于文奇.办公自动化系统管理设计.电脑编程技巧与维护，2009.085何万敏.网络信息安全与防范技术.甘肃农业,2005.01.6韩小强.网络办公自动化系统构架设计综述.中小企业管理与科技,2009.12.7张洁珍.高校学生工作办公自动化系统探讨.现代商贸工业，2009.088刘雁.OA办公自动化系统在企业中的实际应用价值.科技资讯,2009.(13).