1、财务制度岗位职责及业务流程 财务管理制度、岗位职责及业务办理流程 第一章总则:一、为加强公司的财务工作,发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用,特制定本规定。二、公司财务部门的职能是:1、认真贯彻执行国家有关的财务管理制度。2、 建立健全财务管理的各种规章制度,编制财务计划,加强资金管理及会计核算,反映、分析财务计划的执行情况,及时准确的反映公司的财务状况,经营成果和现金流量,检查监督财务纪律。3、积极为经营管理服务,促进公司取得最大的经济效益。4、厉行节约,合理使用资金。5、合理分配公司收入,及时完成需要上交的税收及管理费用。6、对有关机构及财政、税务、银行部门了解,检查财务工作,主动
2、提供有关资料,如实反映情况。7、完成公司交给的其它工作。三、公司财务由财务主管,会计,出纳,收银员,等工作人员组成。四、公司各部门和员工办理财会事务,必须遵守本规定。第二章、制度细则 1、财务工作岗位职责2、财务管理工作3、支票管理(含其它银行票据)4、现金管理 5、会计档案管理6、个人借款管理7、日常费用审批及报销流程8、费用报销的相关标准9、保密管理10、发票管理11、附则第三章、财务工作岗位职责一、财务主管负责组织本公司的下列工作:1、对整个账务处理数据的准确性监督和负责,包括会计凭证、报表、往来、库存商品、现金、银行、票据、费用等。2、进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核,督
3、促公司有关部门降低消耗、节约费用、提高经济效益。3、负责对内(公司高层)、对外(税务局、工商等其它需要报送报表的行政机关)报表的编制和报送,并负责对数据进行解释,及财务分析的编制。4、对公司各种经营考核的基础数据取得正确性进行监督和负责。5、协调本部门与公司内部其它部门的关系。6、协调公司财务与外部相关部门的关系,包括税务局、银行及其它相关行政单位、往来企业。7、负责各种与财务有关的证件的办理及年审。8、建立健全经济核算制度,利用财务会计数据进行经济活动分析。9、承办公司领导交办的其它工作。 二、会计的主要工作职责是:1、按照国家会计制度的记账、复账做到手续完备,数字准确,账目清楚,原始单据的
4、审核、现金的监督。记账凭证的编写2、负责核对往来账务及清理。3、负责固定资产、固定资产清理等账务的处理,实行固定资产分类管理,保证固定资产增加、减少、报废、封存、手续齐全,并进行账务处理。4、按照经济核算原则,定期检查,分析公司财务、成本和利润的执行情况,挖掘增收节支潜力,考核资金使用效果,提出合理化建议,当好公司参谋。5、妥善保管会计凭证、会计账簿、会计报表和其它会计数据。6、积极配合银行做好对账、报账工作。7、负责公司发票的开据和及时发送三、出纳的主要工作职责是:1、认真执行现金管理制度。2、严格执行库存现金限额,超过部分必须及时送存银行,不得坐支现金,不认白条抵压现金。做到日清月结,做到
5、账实相符。3、建立健全现金日记账,以及银行存款日记账。严格审核现金收付凭证,负责本公司与银行之间各种款项的原始票据的传递工作。4、严格支票管理制度,编制支票使用手续,使用支票须经总经理签字后,方可生效。5、根据审批过的费用票据付款,及时保证付款的办理。并将相关付款凭证及时转到会计处,以便及时入账。6、负责电费,商户场地费,质保金,垃圾清运费,商户管理费,活动扣点等费用的收缴等。四、收银的主要工作职责是: 1、每日按规定时间到公司结算会计处交清当天的营业款项以及销售票据。 2、按时到岗,备足营业用零钞、发票做好营业前的准备及清洁工作 3、收款时认真审核服务员开出的单据,确认金额及数量正确并有导购
6、员和顾客的签字 4、认真识别现金真伪,发现假钞应立即退还该服务员向客人解释并调换 5、收银员应严格遵守财务保密制度,必须严格按指定的收银折扣、管理人员签字权限操作第四章、财务工作管理一、会计年度自一月一日起至十二月二十五日止二、会计凭证、会计账簿、会计报表和其它会计数据必须真实、准确、完整,并符合会计制度的规定。三、财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证,并将审核的原始凭证编制记账凭证。会计、出纳员记账,都必须在记账凭证上签字。四、 财务工作人员应当会同总经理办公室专人定期进行财务清查,保证账簿记录与实物、款项相符。五、 财务工作人员应根据账簿记录编制会计报表上报董事长。会计报表每月由
7、会计编制并上报一次。会计报表须会计签名或盖章。六、财务工作人员对本公司实行会计监督。财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证,不予受理;对记载不准确、不完整的原始凭证,予以退回,要求更正、补充。七、财务工作人员发现账簿记录与实物、款项不符时,应及时向总经理报告,并请求查明原因,作出处理。财务工作人员对上述事项无权自行作出处理。八、财务工作应当建立内部稽核制度,并做好内部审计,根据我们公司的实际情况,以财务部自查为主。出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务账目的登记工作。第五章、支票管理(含其它银行票据)一、支票由出纳员保管。支票使用时须有“支票领用单”,经总经理批准签字,然后
8、将支票按批准金额封头,加盖印章、填写日期、用途、登记号码、领用人在支票领用上签字备查。二、支票付款后凭支票存根入账,发票由经手人签字、财务进行核对(购置物品由保管员签字)、总经理批准审批。填写金额要无误,完成后交出纳人员。原支票领用人在“支票领用单”及登记簿上注销。三、财务出纳收取客户支票时,应识别填写等基本错误,在12小时内到银行进账处理,及时查清是否到款,对无效支票联系客户进行换票处理,同时上报会计。所有操作要求做好支票及相关票据收、支、换记录。第六章、现金管理一、 公司可以在下列范围内使用现金:1、员工工资、津贴、奖金。2、个人劳务报酬。3、出差人员必须携带的差旅费。4、结算起点以下的零
9、星支出。5、总经理批准的其它开支。6、现金结算起点定为100元,结算规定的调整,由总经理确定。二、除本规定第一条外,财务人员支付个人款项,确需全额支付现金的,经会计审核,总经理批准后由出纳支付现金。三、公司固定资产、办公用品、劳保、福利及其它工作用品应采取转账结算方式,尽量减少现金的使用。四、日常零星开支所需库存现金应按照常规现金支付量备用,超额部分应存入银行。五、财务人员支付现金,可以从公司库存现金限额中支付或从银行存款中提取,不得从现金收入中直接支付(即坐支)。六、公司职工因工作需要借用现金,需填写借款单,经主管经理签字确认、会计审核;交总经理批准签字后方可借用。超过还款期限而未归还的借款
10、,在其当月工资中扣还。七、符合本规定第一条的,凭发票、差旅费单及公司认可的有效报销或领款凭证,经手人签字,会计审核,总经理批准后由出纳支付现金。八、发票及报销单经总经理批准后,由会计审核,经手人签字,金额数量无误,填制记账凭证。十、 差旅费及各种补助单(包括领用单),由总经理授权的部门领导签字,会计审核时间、天数无误后填制凭证,交出纳员付款,办理会计核算手续。.十一、无论何种汇款,财务人员都必须有审核过的汇款通知单,分别由经手人。会计审核有关凭证。十二、出纳人员应当建立健全现金账目,逐笔记载现金收付。账目应当日清日结,每日结算,账款相符。第七章、会计档案管理:一、凡是本公司的会计凭证、会计账簿
11、、会计报表、会计文件等其它有保存价值的数据,均应归档。二、会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册,标明月份、季度、年起止、号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记账、主管),归档保存,归档前应加以装订。三、会计报表应分月、季、年报、按时归档,由公司财务部负责保管,并分类填制目录。四、会计档案不得携带外出,凡查阅、复制、摘录会计档案,须经董事长批准。第八章、借款管理部分一、适用范围:1、需要出差到外地的员工2、需要集中办公用品,零星采购的其它物资3、其它需要的临时性借款二、操作流程:1、所有的个人借款都必须有当事人提出申请,经主管部门经理或者主管部门理授权部门主任签字批准,到
12、公司财务审核有无未归还借款并签署意见,然后上报公司总经理审批。2、当事人凭获的批准后的正式借款单,到财务出纳处领取借款,出纳在借款单据上“现金付讫”印章或者签字,并交给会计做财务凭证入账!3、还款时,将借款归还到出纳处,出纳向还款人开收据,出纳将收据记账联加盖“现金收讫”章或签字后交到会计处,会计据此做记账凭证,冲减借款人的借款!4、借款当事人办完相关业务后,应及时归还或者按公司费用报销的相关规定进行报销,以便及时冲减个人借款,仍有未归还借款的当事人严禁再行借款,其个人借款在报请公司总经理同意后,从其本人工资中予以扣除,工资不足于归还借款的,在以后月份的工资中予以扣除抵账,直至将个人借款归还完
13、毕。三、要求:1、通过公司财务支付每一笔资金,都必须有总经理签字后方可支付,1000元以上的需由贾总签字。2、借款当事人必须按照借款用途使用资金,不得挪做它用;否则,按情节严重程度追究相关当事人的责任。3、每个月底公司各部门要会同财务部门清理个人借款。对逾期未还,未报者,重报者,最后发送报销催办单仍未报销者,作为个人在公司借款信誉度,限制其个人借款,对违犯公司报销纪律的,应报请公司总经理进行严肃处理。第九章、日常费用审批程序及报销流程一、每月费用报销正常截止日期为每个月25日,每月25日以后的费用随下月费用一起报销。二、报销费用票据有当事人按差旅费/通讯费/业务招待费/办公费用等各个类别分别粘
14、贴,并提供该期间所报费用的费用明细表,详细写明发生费用具体情况,不允许在原始票据上填写比较敏感的报销事由,报销粘贴单相关事项的填写及相关人员的签名必须用黑色签字笔或者黑色墨水钢笔签字,严禁使用圆珠笔填写签字。涉及出差补贴的,仍按公司以前公布的相关政策进行执行。三、粘贴完毕后先报请部门主管经理审批,再由公司会计审核票据的真实性/合法性并签字确认,最后再报送总经理审批,当事人把签字完毕的费用票据交到出纳处,由出纳通知当时人办理领款手续!之后把单据交由会计做账。四、为了进行合理的税务筹划,报销费用中应控制“业务招待费”的报销比例。在需要发生业务招待费时,由部门经理提出申请,经总经理审批后方可进行业务
15、招待费的支出,!必须附属对 “业务招待费”费用项的说明:发生的各种餐费,(打印小票)烟酒,礼品费,娱乐费等等。五、报销费用业务流程图:报销人整理粘贴票据部门经理签字审核总经理签字审批出纳付现会计做记账凭证入账六、出差归来需要报销的员工,应按上述要求粘贴原始凭证,在出差归来三日内按上述要求进行报销,逾期未报销的费用一律不得报销!七、公司所有货币资金收付审批权限属公司总经理:1、总经理外出时可以指定授权人(或电话授权),经公司财务负责人审核后予以支付,对不符合公司财务制度的单据,有权拒绝支付,总经理回来后要立即补办审批手续。 2、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定,严格在授权范围内进行审
16、批,不得超越审批范围。 3、货币资金支付的批准方式为书面形式。 4、公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准、谁负责”为原则的责任追究制度,审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任,以防范货币资金风险,保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据,各相应审核人或审批人以失职论处,并对由此引起的不良后果负连带责任。 5、报销人徇私舞弊、弄虚作假,对违规违纪金额不予报销;对已经报销的,除退回违规报销金额外,同时对报销人予以违规报销金额15倍的罚款,情节严重者一律开除并做进一步处理。 6、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签字准予报销的,对审核
17、人及审批人予以违规报销金额10%-50%的罚款。 7、因审核过失造成借款人未在规定期间内报帐冲销借款,或者无法从工资扣回逾期借款者,经办责任人(含:各级审批人)应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额,并在坏帐当期应发工资中扣还。 9、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范,是否经过有效批准,所附单据是否合法合规等,对符合要求的报销单据应及时审核并经总经理审批后交与出纳付款,对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。 9、出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司总经理、会计签名是否齐全,对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销,对于
18、不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。 第十章、费用报销的相关标准一、 原始凭证有效性的规定1、报销人应取得真实合法的原始凭证(1)有效发票至少需要印有两个章:国家或地方税务局专用章+发票专用章,如少其中一个章,发票无效。(2)财政机关批准并统一监制的行政事业性收据;(3)邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单;2、发票的真假辨别:发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致,可以登录发票上提供的查询网址进行核实,但是在出差中也不太方便随时核对发票的信息,建议大家到正规的地方消费索取发票,避免出现假票现象。3、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时,允许以普通收据报销(总额不
19、超过报销金额的5%);对于既没发票,也没收据的,一律不予报销;二、费用报销单填写及票据粘贴要求: 1、报销单据填写应力求整洁美观,不得随意涂改; 2、业务员差旅费报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致,各票据不得突出于报销单和粘贴单之外(票据过大时应按报销单大小折叠好); 3、各票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上,整份报销单各部分厚度应尽量保持一致; 4、若报销票据面积大小相同或相似(如车票等),需有层次序列张贴; 5、报销单据金额、类型相同的(如车票等),应尽量粘贴在一块,并按金额大小排列; 6、报销票据在粘贴时,确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额; 7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔
20、填写; 8、报销单椐各项目应填写完整,大小写金额要一致,并经部门领导批准才有效;报销单据不得涂改,粘贴好后请仔细核对金额,票据金额与填写金额不符,财务不予报销。9、出租车票据需注明业务发生时间、起止地点、人物事件等资料,每张出租车票背面需有部门主管签字确认; 三、费用报销基本流程: 经办人填写报销单部门负责人审批总经理审批出纳审核并付款会计制作凭证入账四、报销时间的具体规定1、超过两个月以上(含两个月)的费用将不予报销,视自动放弃。五、差旅费报销 1、公司业务人员因公外出所发生的行车费、市内(郊县)差旅费、通讯费、住宿费、客情费等按规定标准在限额内实行实报实销,超出标准部分自行承担。2、出差补
21、贴及标准2.1、住宿费报销时必须提供住宿发票,实际发生额未达到住宿标准金额,差额不予补偿,超出标准部分自行承担。 2.2、出差期间招待客户需要事先经总经理同意后方可报销招待费,回来后补办申请手续。 2.3、出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 2.4、不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。 2.5、部门经理以下(含部门经理)出差确需乘坐飞机的,一律先申请,经总经理批准后方可乘坐飞机。 2.6、到达目的地后,除总经理外其他员工原则上(市内)不得乘坐出租车,应乘坐公交汽车。因特殊原因等需乘坐出租车的,应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由。
22、2.7、住宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准2.8、出差人员报销差旅费时,需附出差清单(注明出差日期、事由、地点、到达时间、报销金额),同时注明有无住宿费,贴上住宿票费用包干部分凭发票报销(发票金额大于费用包干标准的按标准报销,发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销)。2.9、报销差旅费必须在回公司3天内办理报销手续,缴还预支差旅费,否则作为挪用公款处理。六、办公用费用管理1、办公费用包括印刷各种帐表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。2、办公用品采购和印刷各种帐表等由行政负责采购、印刷。3、各部门工作所需用的专用表格等印刷品,由
23、部门自行制定格式,按规定报部门领导审批后,由行政部统一安排广告公司印制。4、各部门所需办公用品,在每月5号前编写“办公用品计划书”,经部门和公司领导审批后交由行政统一采购;5、 各部门所需购置的办公用品,统一到行政部领用,并办理领用登记。6、办公用品只能用于办公,不得移作他用或私用。7、个人领用的办公用品、工刃量具要妥善保管,不得随意丢弃和外借,工作变动时,必须办理移交手续,如有遗失,照价赔偿。8、公司办公费用报销必须严格按公司费用审批程序执行。 七、业务招待费管理1、招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等。2、各部门因公招待必须事先申请总经理批准,如有特殊原因,
24、必须事先电话请示批准,原则上不允许先斩后奏。参与招待活动的人员中(总经理除外),以最高级别的人员为报销申请人,不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。3、招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由,应详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息。4、其它非公招待客人一律个人承担 。八、会议费 1.各部门因工作需要参加各种会议的,应写申请报告,详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费,后附“会议邀请函”,经部门负责人核实、总经理签字后方可前往,会议结束后应及时到财务部办理报销手续。 2.参会人员应严格控制费用开支,不得无故超支和浪费资源,厉行节约,反对铺张浪费
25、; 3.会议结束后5日内按规定办理费用报销手续,报销单据后附经审批的申请报告及“会议邀请函”。 九、未涉及的其它事项发生的费用,根据实际情况,由总经理酌情处理。 第十一章 保密制度 一、公司的财务机密是关系公司的权利和利益,在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项,公司每一名员工都有保守公司秘密的义务;二、公司实行严格的财务保密和处罚制度。三、公司财务机密的范围:、公司财务状况,经营状况;、财务部的收款、存款、付款、现金流量等财务状况;、客户资料情况,合作伙伴情况,以及公司将要发展方向的方针、策略;、材料设备采购方式、采购价、采购渠道,采购合同,分包商资料情况;、项目成本核算、经营成本、劳动
26、力成本、机械成本、管理成本;、技术、文档资料、计算机内不能公开的资料;、合同及分包商合同、协议;、在经营活动中的保密行为;、投标价格、投标预算、投标书;、公司领导临时交待的保密事项;四、 一切不宜对外或对内,泄漏会对公司利益造成不良影响的会计资料和信息等财务机密,均属公司保密范围,未经董事会许可任何人不得向外泄漏,同时禁止向外传播;五、 公司财务部门需向外部报送的会计资料必须经公司董事长、财务主管许可并由公司行政部进行相应登记,加盖公章后予以报出;公司内部其他职能部门需要查阅、审查、借阅、复印、拷贝会计资料的,必须经财务主管批准许可后方能执行;六、 会计凭证、账薄、报表、财务会计报告,经营意向
27、、决策资料,财务安排、关系客户资料、财务会议记录,公司有关财务制度、销售佣金制度、员工工资福利及其奖金情况、证件、印章,会计数据、会计资料及其会计载体(包括计算机、税控装置及程序、电算化程序、备份文字数据的软盘、光盘及移动硬盘等),财务设备等各种资源管理,均适用此保密制度;七、 各主管会计在其职责范围内,按会计核算期准确及时的填制会计凭证、登记会计账薄、编制并报送各种报表、编写财务会计报告,定期将其整理装订成册进行临时性保管,两个会计年度后,各主管会计必须及时移交给公司档案管理部门按会计档案管理办法进行管理。在临时保管期间,财务主管有权现场查阅和审查凭证、账薄、报表及报告。其他任何人不得在未经
28、财务总监或主管领导批准的情况下出借或复印会计凭证、账薄、报表及报告;八、 财务部门各岗位要加强保密工作教育,提高保密意识; 要求财务人员必须做到下列几点:、不该知道的不要问,不该说的不要说,不该动的资料不要动;、交际活动中,注意保守公司机密,不准随便谈论公司机密情况;、没有授权不准谈论及动用的机密资料,凡是标有机密字样的公司资料用后都必须归还;、董事长或主管领导交待的工作,没有特别说明的理由,你不能追根究底,努力完成交待的工作即可;、董事长及主管领导有权知道员工所掌握的有关公司的信息、资料及其工作成果;、员工不得泄露业务或岗位上的机密,对于非本人工作职权范围内的机密,做到不打听、不猜测,不参与
29、并制止小道消息的传播;非经发放部门或文件管理部门允许,员工不得私自复印和拷贝有关文件;、员工有义务向董事长及主管领导如实汇报公司财务活动中的工作人员及其工作行为;对于其违章工作行为,不得虚报、隐瞒、猜测,必须如实汇报;、各财务人员不得在未经公司董事长同意的情况下将其掌握的公司经营状况、资金使用状况透露给其他任何人知晓;、发现泄密或者及有可能泄露公司秘密的言论、文档等,要及时向主管领导或董事长汇报,以便及时弥补可能造成的损失;、发现其他员工有泄密行为或非本公司人员有窃取机密行为和动机,应及时阻止采取补救措施并向董事长汇报;九、 凡违反上述规定者,视其下列情况之情节轻重,予以辞退并酌情赔偿经济损失
30、或追究法律责任。、故意或过失泄露公司财务秘密,造成严重后果或重大经济损失的;、违反本保密制度规定,为他人窃取、刺探、对外转让、出售或违规提供公司秘密的;、利用职权强制他人违反保密规定的;十、 凡违反上述规定者,由财务总监组织有关部门及人员对其情节的轻重及经济损失大小做定论;第十二章,发票管理:一、发票由商户提出开具!业务人员负责向财务人员提供该顾客的开票信息,商品名称,数量,单价,金额,作为向客户收取货款的依据,要求提供的开票商品明细必须符合公司的经营范围。二、商户提出开票要求后,财务人员根据业务人员提供的开票信息/开票所需商品明细表等给客户开具,财务开具发票后将按客户名称/发票号/开票金额/
31、等栏目设置登记备查表,由商户签字领取或者由邮寄人签字确认后邮寄给该客户。三、发票开具的注意事项:发票必须由公司财务负责开具;四、发票填开时注意事项:1、书写规范、字迹干净整齐。2、开具发票应当按照规定的时限、顺序、逐栏全部联次一次性如实开具如品名规格、单位、数量、单价,严禁漏开、涂改。3、发票日期必须从小到大依次填写,不得出现跳开现象。4、当金额发生为整数时,大写金额后几位应填写“零”,不能填写成“另”“x”,或其它。对于未填写的大写金额单位应划上“”符号封顶小写金额前应填写封顶符号“¥”,若小写金额已经顶头则不必填写封顶符号。5发票的作废,应整份返还财务,并在备注栏内注明“作废”字样。6、大写数字的正确填写:壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 零。7、开票人,收款人必须填写全名。 8、每月按财务通知结账后发票必须开具下月日期。9、严禁开具阴阳票。10、企业要求开具增值税发票的,业务人员要把企业的开票信息、商品名称,数量,单价,金额等开具发票时需要的所有信息在填写清楚后提供给财务,财务据此开具增值税专用发票。11、当月所有业务必须开据发票,严禁打白条现象出现。
copyright@ 2008-2022 冰豆网网站版权所有
经营许可证编号:鄂ICP备2022015515号-1