全国援外电子文件调研报告终版.docx

1、全国援外电子文件调研报告终版全国援外培训承办单位电子文件调研报告电子文件管理现状调研报告徐军 著2013/5/10北京某软件技术有限公司1. 概述本着以全面提高国家信息化建设和部委信息化办公的高度理念，为进一步提高我国援外事业和全国援外承办单位（以下简称援外机构）的文件办公的高效性、便捷性、透明性和互联互通性。2012年10月，北京某软件技术有限公司（以下简称某）很荣幸的承担了全国援外培训信息管理系统。此系统还覆盖了下设全国各省市129家援外承办单位。某立志于将此系统打造成国家级标准的援外培训系统，特对全国省市129家承办单位实施电子文件管理现状调研活动。并根据调研深入、全面的了解我国援外事业

2、的综合能力和各省市承办单位及企业的信息化办公能力。然后，通过总结归纳调研信息更好的将全国援外培训信息管理系统打造成国家标准的软件工程。1.1 电子文件的定义信息与文献一书中是指“机构或个人在履行其法定义务或业务事务活动过程中形成、收到并保存的作为证据及信息的记录”（ISO15489：2001文件管理）。而在电子文件归档和管理规范一书中电子文件的定义为“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”（GB/T 18894-2002,P43）。英国联邦管理法规将电子文件定义为“包括数字的、图形的及文本的信息，他可以记录在

3、计算机能够阅读的任何一种介质上并且符合文件的规定”（1992，P267）.1.2 电子文件的基本特征 真实性、完整性和可读性是电子文件的三大基本特征。真实性是指文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，保存形式和原始状态一样。完整性，其一是指，记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件完整齐全性；其二是指，单一份数的电子文件内容、结构和背景信息完好无缺。可读性又称作为有效性，是指文件具有可理解性和利用性的基本性能，其中包括信息可识别性、存储系统可靠性、载体的完好性和兼容性。1.3 电子文件的管理模式电子文件的管理模式分为两种。第一种是，政府及企业内部日

4、常办公和业务交流所形成的电子文件由管理机构和组织机制的管理模式.它是指文件形成部门或信息管理部门应定期把符合条件的电子文件向有关管理部门人员移交，并按照管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上；另一种是档案电子文件管理模式。它是由电子文件生成部门、档案室和档案馆采用集中式保管模式。是政府机构及社会各界组织产生具有长期或永久性保存价值的电子文件集中移交给各省市级档案馆保存。目前集中式保管模式广泛的应用于美国、加拿大、英国、瑞士、法国、北欧等一些发达国家。在本文中，电子文件是指各援外单位机构在电子政务、日常办公及其他各类信息化业务中所产生、移交转移的信息记录。1.4 调研介绍随着我国信

5、息化建设的大踏步前进，多元化的信息资源渐渐的变成人们讨论的焦点问题，而电子化办公文件正以惊人的速度和数量普及和影响着社会发展。多元化的电子文件无论是在内容上、读取上和形式上都快速应用到社会的方方面面。所以，焦点问题必然受到各国政府机关及企业的高度重视，电子文件的相关研究工作已成为我国信息化建设的焦点问题。为此，某站在促进国家信息化建设和提高我国援外系统办公效率这两个高度上，在部研修学院领导和公司领导大力支持下，某市场部电子文件课题组于2013年2月至4月展开了对全国129家援外承办单位电子文件管理现状的调研活动。1.5 调研目的 此次调研目的是全面了解我国援外培训机构的信息化办公水平、现阶段办

6、公面临的困难和各援外机构的潜在需求。通过调研更好的建立需求从而更好的了解援外培训系统中有关涉及电子文件的具体需求，为后续援外系统建设工程保驾护航。1.6 调研方法 本次调研采用电子问卷的形式，通过网络为发放给各援外机构并要求注明援外机构全称和所在省市。电子调查问卷的设计较为全面准确。收集方法也是通过网络收集，主要通过电子邮件和一些网络即时通讯软件来完成，例如：援外机构QQ群和邮件方式。1.7 调研对象 本次调研对象主要是全国援外机构的企事业单位。共计129家承办单位。其中，参与调研的单位有65家单位。64家援外机构因某种原因未及时回复问卷调查，如图附表1-1所示。附表1-1 调查对象类型、数量

7、与调研方式调查对象类型数量调查方式国家大学和省市高校31抽样问卷调查中央和国家机关及其直属事业单位28抽样问卷调查各省市企业机构6抽样问卷调查1.8 背景数据 根据2007年中国科学技术协会“电子文件管理机制研究”课题组的通过对全国120家机构调研显示,全国电子文件的使用率以高达73%，而纸质文件的使用率仅仅有27%，如图附表1-2所示。在电子文件使用中，仅有14%的机构全部以电子文件的形式办公，在未来5年内，将有50%以上的文件将以电子文件的形式传阅和保存（中国电子文档管理系统市场前景调查分析报告，2007）。本报告根据调查单位的地域和调研机构数量特点，按照机构数量和地区划分为6大块进行分析

8、，如图附表1-3所示。附表1-2 机构生成电子文件数量占全部文件数量的比例引用：中国电子文件管理现状调查与分析报告附表1-3调研区域划分调研数量北京地区17家机构湖南地区5家机构上海、广东、福建地区12家机构（每地区4家）江苏、山东、海南、新疆地区12家机构（每地区3家）浙江、四川、湖北、吉林、河北、甘肃地区12家机构（每地区2家）天津、河南、安徽、陕西、青海、宁夏、云南、广西地区8家机构 （每地区1家） 2. 北京地区调研分析根据问卷统计，北京地区共有17家援外机构参与本次调研活动，分别包括中央国家机关及其直属企事业单位，如图2-1所示。其中北京华文学院、对外经济贸易学院、国际竹藤中心、中国

9、农业大学和中华女子学院的电子文件数量占全部文件数量的90%。在13年电子文件数量增长比重中，对外经济贸易大学、全国农业技术推广服务中心增长比重达到了20%。中国地质调查发展研究中心、中国广播电视国际合作总公司、中国人民大学分别都是15%。国际竹藤中心的电子文件增长比重尤为突出达到了50%，如图附表2-1所示。以此可推断国际竹藤中心将在今年将大力发展电子文件的相关办公应用系统。附表2-1 北京地区17家援外单位此外，接近70.5%的机构的生成的电子文件存储总量在20GB以上，11.7%的机构生成电子文件存储量在10-20GB之间，还有11.7%的机构生成电子文件存储量在5-10GB之间。仅有5.

10、8%的机构生成的电子文件存储量在5GB左右，如图附表2-2所示。除中央财经大学显示领导不重视电子文件管理的问题外，其余16家单位表示重视电子文件管理工作。其中已经具有自动化办公系统的机构有7家，其余9家均为发现有使用电子文件或自动化办公系统，而北京大学的电子文件管理系统正在开发之中。上述机构的电子文件管理系统所有的功能范围、管理部门，如图附表2-3所示。附表2-2 北京市调研机构生成电子文件存储量附表2-3机构名称具有功能维护部门对外经济贸易大学继续教育学院归档.迁移.管理和接收机构内部形成的所有电子文件信息技术部门国际竹藤中心归档.备份.长期保管.迁移.管理和接收机构内部形成的所有电子文件档

11、案部门发改委城市和小城镇发展中心归档.鉴定.备份.长期保管.管理和接收机构内部形成的所有电子文件信息技术部门中国地质调查局发展研究中心归档.鉴定.元数据的捕获.备份.长期保管.迁移.管理和接收机构内部形成的所有电子文件信息技术部门和档案部门中国人民大学归档.鉴定.元数据的捕获.备份.长期保管.管理和接收机构内部形成的所有电子文件信息技术部门中国人民武装警察部队特种警察学院归档.鉴定.元数据的捕获.备份.长期保管.迁移.管理和接收机构内部形成的所有电子文件无部门专门负责（军队内部软件）中华女子学院归档.备份.长期保管档案部门在北京地区调研机构中，47.05%的机构将采用纸质文件流转为主，同时电子

12、文件也流转的现象，52.95%的机构采用电子文件流转为主，同时重要文件也纸质形式流转，如图附表2-4所示。58.8%的机构将会脱机归档保存电子文件，同时将电子文件打印为纸质文件保存，有23.5%的机构将会联机保存电子文件，同时将电子文件打印为纸质文件保存，有11.7%的机构将不归档保存电子文件，只将电子文件打印为纸质文件保存，还有5.8%的机构只联机保存电子文件，不将电子文件打印保存，如图附表2-5所示。附表2-4 北京地区调研单位电子文件流转现状附表2-5 北京地区调研单位电子文件归档保存17家调研机构的电子文件接收和生成以及保存归档格式主要以TXT.DOC.WPS.PDF.JPEG.WAV

13、.MP3.AVI.XLS等格式为主。北京华文学院、北京人民大学、北京食品发酵工业研究院和中央文化管理干部学院，4机构在保存电子文件的同时没有相应的纸质版本。中国地质调查研究发展中心、中国人民大学和中国人民武装警察特种部队学院认为电子文件是可以替代纸质文件独立行使文件功能，同过与附表2-5对比，可以说明上述三家单位的电子文件或自动化办公系统已经相对比较完善。此外，这17家调研单位中2家单位没有制定任何有关或涉及电子文件管理的规章制度；5家单位仅制订了电子文件收集、归档、储存和备份的制度；5家单位没有专门的电子文件管理制度，但其他规章制度中涉及电子文件管理；2家单位有较为全面的电子文件生成、运转、

14、处理、收集、归档、存储、备份、内部审阅、对外公开制度，如图附表2-6所示。附表2-6 北京市17家机构电子文件管理规章制度单位名称数量电子文件管理规章制度北京华文学院、中国广播电视国际经济技术合作总公司2没有制定任何有关或涉及电子文件管理的规章制度北京大学、对外经济贸易大学继续教育学院、中国农业大学、中国食品发酵工业研究院、中央文化管理干部学院5收集、归档、储存和备份的制度发改委城市和小城镇改革发展中心、中国国际扶贫中心、中国社会科学院研究生院、中华女子学院、中央财经大学5没有专门的电子文件管理制度，但其他规章制度中涉及电子文件管理中国地质调查局发展研究中心、中国人民武装警察部队特种警察学院2

15、生成、运转、处理、收集、归档、存储、备份、内部审阅、对外公开制度国际竹藤中心1生成、运转、处理、收集、归档、内部审阅、对外公开制度全国农业技术推广服务中心1存储、备份、内部审阅中国人民大学1内部审阅国家发展改革委员城市和小城镇改革发展中心、中国地质调查局发展研究中心和中央文化干部管理学院认为加强电子文件管理迫切需要颁布功能需求标注、元数据标准、流程通用、简单工作、数字签名、利用管理、电子文件中心运行和系统设计等方面管理规范。而其他机构对电子文件流程通用、利用管理、电子文件简单工作和电子文件系统设计等更期望有相关规范的颁布。而就电子文件管理面临最大困难和挑战的问题上，各单位都表示单位员工意识薄弱

16、、经费投入不足、机构设置和管理机制存在问题、现代信息技术发展太快是目前电子文件管理面临的最大困难。70.5%的北京援外机构已经考虑制定有关电子文件移交归档、管理的流程，29.5%的机构未考虑制定任何有关电子文件移交归档管理的相关规定，如图附表2-7所示。在未来五年内，有76.5%的机构将有大于50%的文件以电子文件形式存在，有11.75%的机构将有小于50%的文件以电子文件形式存在，有11.75%的机构表示不清楚，如图附表2-8所示。附表2-7 考虑或制定电子文件管理的流程和方法附表2-8 未来5年内机构的办公文件以电子文件存在的形式百分比 调研机构中发现仅有两家援外机构目前没有设立对其各单位

17、的电子文件的形成和归档的监督和指导部门，这两家单位分别是中国国际扶贫中心和中央文化管理干部学院。在电子文件是否可作为法律依据并提供真实性和可靠性调研中， 29.5%援外机构表示不清楚，69.5%的机构认为可以作为法律依据，如图附表2-9所示。47%的机构目前没有明确的电子文件长期保管的正式规划，另外47%的机构已设立了长期规划，5.6%机构（中央文化干部管理学院）没有电子文件长期保管的规划。已设立电子文件长期保管规划的单位如图附表2-10所示.附表2-9 电子文件可否为法律依据并提供真实性和可靠性比率附表2-10已设立长期规划不清楚是否设立没有设立电子文件长期保管规划对外经济贸易大学继续教育学

18、院北京大学中央文化干部管理学院国际竹藤中心北京华文学院中国地质调查局发展研究中心发改委城市和小城镇发展中心中国农业大学全国农业技术推广服务中心中国人民大学中国广播电视国际经济技术合作总公司中国人民武装警察部队特种警察学院中国国际扶贫中心中国社会科学院研究生院中华女子学院中国食品发酵工业研究院中央财经大学 在从事电子文件管理的活动中，仅有2家机构（中国地质调查局发展研究中心和中国社会科学院研究生院）采取过保存主要电子文件读取所需要的软硬件系统、定期对光盘、磁盘等数码载体进行可读性检查、定期对保存的不同格式的电子文件进行可读性检查和将特殊格式的电子文件转换为通用格式的电子文件等措施。其他机构均采取

19、保存主要的电子文件读取所需要的软硬件系统和将特殊格式的电子文件转换为通用格式的电子文件。 在关于电子文件保管期限的调研中，29.5%的机构尚未划分、29.5%的机构参照纸质文件的保存期限执行、35.3%的机构尚不清楚、5.7%的机构定制了专门使用于电子文件的保管期限表，如图附表2-11所示。附表2-11 北京调研机构电子文件保管期限划分百分比 北京援外机构电子文件保管情况尚未划分北京华文学院、全国农业技术推广服务中心、中国国际扶贫中心、中国人民大学、中央文化干部管理学院参照纸质文件保管期限执行国际竹藤中心、中国农业大学、中国人民武装警察部队学院、中国社会科学院研究生院、中央财经大学定制了专门使

20、用语电子文件的保管期限表中国地质调查局研究发展中心不清楚北京大学、对外经济贸易大学继续教育学院、发改委城市与小城镇发展中心、中国广播电视国际经济技术合作总公司、中国食品发酵工业研究院、中华女子学院在云备份服务需求调研中，35.4%的单位表示出对云备份服务的需求，他们是两家大学、4家中央直属企事业单位，52.9%的机构表示不需要云备份服务，11.7%的机构不清楚是否需要云备份服务，如图-附表2-12所示。附表2-12 具有云备份服务需求的援外机构名称中国地质调查局发展研究中心中国广播电视国际经济技术合作总公司中国人民大学中国人民武装警察部队特种警察学院中国食品发酵工业研究院中央财经大学综上所述：

21、从北京地区调研我们可以看出，中国地质调查局发展研究中心、中国人民武装警察部队特种警察学院和中国人民大学有着较为完善的电子文档管理制度、系统和自动化办公系统。且对云备份服务有着一定的需求。其中，全国农业技术推广服务中心、中国广播电视国际经济技术合作总公司、中国农业大学和中央财经大学都是未使用自动化办公或电子文件管理系统，他们的电子文件数量占全部文件百分比和13年增长比重都相对较高（分别是70%、20%，70%、20%，90%、10%，70%、10）。其中，中国农业大学（电子文件数量占全部文件数量90%，年增长10%）已经设立了电子文件管理的规章制度和长期电子文件可作为真实性、可靠性的法律依据的长

22、期规划。所通过上述数据的分析，中国农业大学为最适合开发应用电子文件或自动化办公系统的单位。3. 湖南地区调研分析 根据整个调研情况，湖南地区共有5家援外机构。他们分别是中国水电顾问集团中南勘探设计研究院（以下简称：中水电中南勘探设计研究院）、袁隆平农业高科技股份有限公司、湖南省农业集团有限公司、湖南外经贸职业学院、湖南省儿童医院，如图附表3-1所示。由图可见，湖南外贸职业学院、袁隆平农业高科技股份有限公司和中水电中南勘测研究院的电子文件数量都约占全部文件数量的90%。其中，中水电中南勘测研究院2013年电子文件数量增长比重较大为20%。附表3-1 湖南地区5家调研单位此外，5家援外机构的电子文

23、件总存储量都在20GB以上，并都对电子文件的管理问题表示高度重视。具有自动化办公或电子文件管理系统的单位有3家，它们是中国水电顾问集团中南勘探设计研究院、袁隆平农业高科技股份有限公司和湖南省儿童医院。这3家援外机构的电子文件管理系统所有的功能范围、管理部门，如图附表3-2所示。附表3-2机构名称具有功能维护部门湖南省儿童医院归档.鉴定.元数据的捕获.备份.长期保管.迁移.管理和接收机构内部形成的所有电子文件信息技术部门袁隆平农业高科技股份有限公司归档.鉴定.迁移.管理和接收机构内部形成的所有电子文件信息技术部门中国水电顾问集团中南勘探设计研究院归档.鉴定.元数据的捕获.长期保管.管理和接收机构

24、内部形成的所有电子文件信息技术部门与档案部门合作湖南地区5家机构，仅湖南省农业集团有限公司电子文件流转以纸质文件流转为主，同时电子文件也流转。而其余4家机构都以电子文件流转为主，同时重要的文件也以纸质形式流转，如图附表3-3所示。附表3-3 湖南地区调研单位电子文件流转现状 50%的机构只采用脱机归档保存电子文件，同时将电子文件打印为纸质保存，30%的机构采用联机保存电子文件，同时打印纸质文件保存。仅有20%的机构采用联机保存电子文件，不将电子文件打印保存，如图附表3-4所示。附表3-4 湖南地区调研单位电子文件归档保存 其中，袁隆平农业高科技股份有限公司为上图中20%的部分。5家调研机构中，

25、电子文件接收和生成以及保存归档格式主要以TXT.DOC.PDF.JPEC.MP3.AVI.XLS 等格式为主。湖南省儿童医院和袁隆平农业高科技股份有限公司在归档保存电子文件都没有相应的纸质版本，其他三家都有相应纸质版本。在电子文件代替纸质文件的调查中，也仅有湖南省儿童医院和袁隆平农业高科技股份有限公司认为电子文件能完全代替纸质文件独立行使文件的功能，其它3家均表示不能。由此可见，这两家机构的电子文件办公系统相对较为完善，并且使用率较高。湖南地区的3家调研机构中已制定了完善的管理规章制度，如图附表3-5所示；2家机构目前没有设立任有关电子文件管理的规章制度。附表3-5 湖南地区调研单位电子文件归

26、档保存单位名称数量电子文件管理规章制度中国水电顾问集团中南勘探设计研究院、袁隆平农业高科技股份有限公司2没有制定任何有关或涉及电子文件管理的规章制度湖南省农业集团有限公司、湖南省外贸职业学院、湖南省儿童医院3生成、运转、处理、收集、归档、内部审阅、对外公开制度 湖南地区的5家机构都表示了不同观点关于当前加强电子文件管理的规章制度。5家机构观点不一，但对电子文件的简单工作规范和流程都表示出了统一意见，其他观点如图附表3-6所示。附表3-6 湖南地区调研单位对迫切颁布电子文件管理规范单位名称迫切颁发电子文件管理规范湖南省农业集团有限公司功能需求标注、简单工作规范、数字签名管理规范湖南省外贸职业学院

27、管理流程通用规范、简单工作规范中水电中南勘测设计研究院数字签名管理规范袁隆平农业高科技股份有限公司简单工作规范、利用管理规范湖南省儿童医院功能需求标注、元数据标准、流程通用、简单工作、数字签名、利用管理、中心运行、系统设计规范。 湖南省5家机构对目前各自单位电子文件管理最大的困难和挑战都各有不同。湖南省农业集团有限公司和湖南省儿童医院认为是现代信息技术发展太快导致电子文件管理困难大；湖南省外贸职业学院认为是经费投入不足、人才欠缺、硬件设备落后等原因导致管理困难大；中水电中南勘探设计研究院认为是单位员工意识薄弱；袁隆平农业高科技股份有限公司认为是机构设置、管理机制存在缺陷。其中，3家机构已经考虑

28、或制定了相关电子文件移交归档、管理的办法，而其他2家未制定任何管理办法。在未来5年内，有3家机构的文件以电子文件形式存在小于50%；有4家机构有权限对电子文件的形式、归档进行监督和指导；有3家机构认为能确保电子文件的真实性、可靠性并作为法律依据；除此之外，仅2家机构表示已设定电子文件长期保管的规划，具体如图附表3-7所示。附表3-7 湖南地区5家机构对电子文件管理的相关实施和看法单位名称是否考虑电子文件移交、归档的管理办法5年内电子文件在贵单位存在百分比是否有权限对电子文件形式、归档进行监督和指导电子文件可靠性并作为法律依据电子文件长期保管规划湖南农业集团是50%是是是湖南外经贸职业学院否50

29、%是是不清楚袁隆平农业高科技股份有限公司否50%否不清楚不清楚湖南省儿童医院是50%是是是通过上表可以看出，中水电中南勘探设计研究院具有较为完善和较大的电子文件管理体系规划及应用需求在未来5年内。湖南农业集团和湖南省儿童医院已经制定了健全的电子文件管理体系和规章制度，但5年内的电子文件占全部文件百分比相对低于中水电中南勘探设计研究院。5家机构在从事电子文件管理活动中，3家单位采用相同的措施保证电子文件的可读性。湖南省外经贸职业学院和湖南省儿童医院则采用不用的措施来保证电子文件的可读性，如图附表3-8所示。附表3-8 湖南地区5家机构采用不同措施保证电子文件可读性单位名称保证电子文件可读性的具体

30、措施湖南省农业集团有限公司、中水电中南勘探设计院、袁隆平农业高科技股份有限公司 保存主要的电子文件读取所需要的软硬件系统 定期对光盘、磁盘等数码载体进行可读性检查 定期对保存的不同格式的电子文件进行可读性检查湖南省外经贸职业学院 保存主要的电子文件读取所需要的软硬件系统 将特殊格式的电子文件转换为通用格式的电子文件湖南省儿童医院 保存主要的电子文件读取所需要的软硬件系统 定期对光盘、磁盘等数码载体进行可读性检查 定期对保存的不同格式的电子文件进行可读性检查 将特殊格式的电子文件转换为通用格式的电子文件 湖南地区5家机构中，仅湖南省儿童医院已制定了专门的电子文件保管期限表，而湖南省农业集团有限公司和中水电中南勘探设计研究院都将参照纸质文件保管期限执行电子文件的保管期限。湖南省外经贸职业学院并未制定任何管理电子文件保管期限的制度，如图附表3-9所示。附表3-8 湖南地区5家援外机构电子文件保管期限情况机构名称电子文件保管期限情况湖南农业集团、中水电中南勘探设计院参照纸质文件保管期限执行湖南外经贸职业学院尚未划分袁隆平农业高科技股份有限公司不清楚湖南省儿童医院制定了专门使用于电子文件的保管期限表在云备份服务需求调研中，仅湖南省农业集团有限公司表示不需要云备份服务，而其他4家机构均表示需要云备份服务。综上所述 通