煤矿建设项目档案管理规范.docx

1、煤矿建设项目档案管理规范煤矿建设项目档案管理规范 前 言本标准的附录A、附录B、附录C为规范性附录，附录D为资料性附录。本标准由国家档案局提出，中国煤炭工业协会归口。本标准是为规范煤矿建设项目档案管理，确保煤矿项目档案的完整、准确、系统和安全，使之更好地服务于煤矿建设和生产经营管理及今后的改扩建工作。本标准是煤矿建设项目开展档案工作的基本规范。各单位应结合实际认真实施。本标准为首次发布。本标准起草单位：中国煤炭工业协会档案分会本标准主要起草人：刘洪波本标准参与起草人：李晓明 王燕民 姜延溪 王红敏 李朝霞 解宏绪 郭德林 李石坚 陶 岩 阮增涛 张利亚 高 航 任建英 赵伯亚 雷洁雅 王剑锋

2、陈晓坤煤矿建设项目档案管理规范 1. 范围本标准规定了煤矿建设项目档案工作组织、职责要求；明确了项目文件归档、项目档案整理、保管、利用、信息化管理及项目档案验收的基本方法。本标准适用于新建、改建、扩建、技改、续建的煤矿建设项目（含与其配套建设的洗煤厂）的档案管理工作。与煤矿项目配套建设的电厂、铁路专用线、化工厂等方面的档案管理参照相关行业标准。2. 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准。然而，鼓励根据本标准研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适应于本

3、标准。GB/T190000 质量管理和质量保证系列标准GB/T10609.3 技术制图复制图的折叠方法GB/T17678.1-1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 GB50319-2000 建设工程监理规范GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T11822-2008 科学技术档案案卷构成的一般要求GB50213-2010 煤矿井巷工程质量验收规范DA/T28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T42-2009 企业档案工作规范MT501095 煤矿安装工程质量检验评定标准国家发改委关于加强煤炭建设项目管理的通知（发改能源200610

4、39号）煤炭部煤炭企业档案分类规则（煤办字1994第110号）国家档案局国家重点建设项目档案管理登记办法（档发字199715号文件煤炭部煤炭工业工程质量技术资料管理规定和煤炭工业煤矿井巷工程、建筑安装工程单位工程质量保证资料评级办法（煤规字1999第34号文件）国家档案局重大建设项目档案验收办法（档发字20062号）3.术语和定义3.1 GB/T15663-2008煤矿科技术语及煤矿安全规程中定义的术语适用于本标准。3.2 DA/T12000确立的档案工作基本术语以及下列术语和定义适用于本标准。3.3 煤矿建设项目指为了开采煤炭、按照一个总体设计而建设的工程。它包括一个或多个单项工程，在经济上

5、统一核算、行政上统一管理，建成后统一移交生产。3.4 煤矿建设项目文件指煤矿建设项目在地质勘探、立项审批、招投标、勘察设计、设备材料采购、施工、监理、试生产及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。3.5 煤矿井巷单位工程煤矿矿井中不能独立发挥能力，但其有独立施工条件，构成一个施工单元的工程，即为一个煤矿井巷单位工程。主要包括：立井井筒、斜井井筒和平硐、巷道、硐室、井下安全设施、井下铺轨等六大类。4. 煤矿建设项目档案工作组织和职责4.1 煤矿建设项目（以下简称项目）档案工作实行项目法人负责制。项目法人或受其委托的建设单位（以下统称项目建设单位），全面负责本项目的档案工作，并接

6、受档案行政管理部门和行业主管部门的监督和指导。项目建设单位在与地质勘探、勘察设计、施工及监理单位（以下简称参建单位）签订勘探、设计、施工、监理及采购、服务、技术等合同、协议时，应设立专门条款，明确规定相关单位的归档职责及文件归档范围、质量要求、整理标准，提交套数、时间等。4.2 项目档案工作实行统一领导、统一制度、统一管理、统一标准、分工负责原则。4.3 项目建设单位应明确档案工作的分管领导（领导班子成员），建立与项目相适应的档案管理机构。确定项目档案管理机构的负责人和各职能部门分管档案工作的负责人。4.4 项目档案工作应与项目建设同步。项目建设单位应从项目开始筹建起把项目档案管理工作纳入项目

7、建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入分管领导和工作人员的岗位职责，并与项目建设管理同步实施、同步检查、同步考核。考核成绩纳入部门和个人年度考评内容。4.5 项目建设单位应配备适应项目档案工作需要的专职人员；各职能部门也应根据需要配备相应的专职或兼职档案工作人员。 4.6 各参建单位应按建设单位要求或合同规定，明确负责档案工作的部门，配备满足项目档案工作需要的专（兼）职档案人员。4.7 档案人员专业素质和职业操守应适应项目档案工作的需要；档案人员应保持相对稳定。项目档案工作人员应具有档案专业和煤矿建设专业知识。档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。 4.8 项目建设单位应建

8、立以档案部门为中心，各职能部门、各参建单位档案部门或专（兼）职档案人员为基础的档案工作管理网络和建立档案人员培训制度、业务交流制度和考核制度，明确培训内容、目的、要求，并认真组织实施。4.9 项目建设单位档案部门职责：贯彻落实国家、行业及项目主管部门有关档案工作的法律、法规、标准规范，建立健全本项目档案工作制度，组织项目档案业务培训；对本单位各职能部门和参建单位档案工作进行监督、指导、检查；参与项目建设的重要会议、重大活动、重要设备开箱验收、项目建设各阶段（标段）交（竣）工验收；负责收集、整理、保管、提供利用本项目全部档案，并按要求做好项目档案验收准备和移交工作。4.10 各职能部门档案工作职

9、责：负责本部门项目文件的收集、整理，对归档文件形成质量和完整、准确情况负责，并在规定时间内向档案部门移交；协助档案部门监督、指导和检查其所负责的参建单位的文件归档质量。4.11 参建单位档案工作职责：按合同或协议负责所承担工程或任务的文件的收集、整理和归档工作，对归档文件质量和完整、准确情况负责，并在规定时间内按要求向建设单位移交。监理单位还应负责审核施工单位提交的文件完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交档案专项报告和验证文件。4.12 控制措施建设单位应采取有效措施控制文件归档和档案整理质量。将“档案部门签字认可”纳入合同的结算程序。凡未完成项目档案整理，或完成整理但不

10、符合要求，未办理项目档案移交手续的，项目建设单位可暂不予结算。4.13 项目档案登记国家重点煤矿建设项目，项目建设单位应在项目开工半年内向项目主管部门报送国家重点建设项目登记表，每年报送一次，直至项目竣工验收止。由项目主管部门汇总本系统的情况后报送项目所在地省级档案行政管理部门，同时抄送省级煤炭行业主管部门。由省级档案行政管理部门汇总后报国家档案行政管理部门。非国家重点建设项目可参照此方法进行登记。5. 项目文件的归档5.1 项目文件的形成、积累、整理工作按照“谁形成谁负责”的原则，由项目文件的形成单位或部门负责。5.2 项目建设单位应依照煤矿建设项目文件归档范围和保管期限表（见附录A、B、C

11、），结合项目实际，制定本项目文件归档范围和保管期表。保管期限分为10年、30年、永久。5.3 归档职责5.3.1 项目建设单位有关职能部门负责收集、整理其履行职责所形成的有关文件的归档工作。5.3.2 地质勘探单位负责收集、整理地质勘探各阶段的地质文件，并按国家有关规定（标准）和合同要求向建设单位提供相应的地质报告及审批文件。5.3.3 勘察设计单位负责所承担的工程地质勘查，预可行性、可行性研究及设计文件的收集、整理工作，并按规定国家有关规定（标准）和合同要求向建设单位提供报告和设计文件。 5.3.4 施工单位负责收集、积累、整理其所承担工程（或标段）形成的施工文件、竣（交）工验收文件、系统调

12、试文件、系统使用维护与保养说明文件及竣工文件，并按要求向建设单位移交。竣工文件的编制质量应符合国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）标准和合同约定要求。 5.3.5 监理单位负责收集、积累、整理其所形成的监理文件，并按国家有关规定（标准）和合同约定的组卷质量要求向建设单位移交。5.3.6 物资、 设备供货单位（含厂家或中间商）负责提供其物资、设备的质量证明文件，矿用产品安全标志证明文件及生产许可文件，产品安装、使用、维护、操作说明等随机文件，连同设备材料及构配件（开箱）进厂检验单等，由施工单位负责收集、整理，经监理单位查验并签字后编入施工文件。5.3.7 设备生产

13、监造单位负责收集、整理设备监造工作中产生的监造文件，并负责检查、审核设备生产单位所提交文件资料的完整、准确、系统情况，交施工单位复检签字后，编入施工文件。5.3.8 由建设单位发包的专业承包施工工程，承包单位负责所承包工程施工文件的收集整理，并直接提交建设单位。项目实行总承包的，由总承包单位负责项目全部文件的收集整理，或责成各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理，并分别提交总承包单位汇总。 5.3.9 安全和质量事故的相关文件由事故调查处理牵头单位负责收集整理和归档工作。与管理和技术有关的文件要保证齐全完整。5.3.10 声像档案是项目档案的组成部分，由制作部门或指定部门负责收集、整理和归档

14、。它包括照片（底片、反转片）、影片（正负片）、录音带、录像带等。它应以声像为主，并辅以文字说明。声像档案应真实记录建设项目现场原貌、开工仪式、重要施工过程、竣工仪式、试生产情况或工程面貌及重要会议（包括大会会场、主席台、主要领导讲话等场面）、重大活动、重要事件或重大事故情况。声像材料形成后应及时归档。归档的声像材料必须是原版、原件，底片、正片相符，图像清晰、声音清楚、底片不得磨损。并由摄录人员加以必要的文字说明（时间、地点、内容、人物、背景、摄影者）。5.4 项目文件的整理应符合国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 28-2002）及科学技术档案案卷构成一般要求（GB/T 11

15、822-2008）、电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）、技术制图复制图的折叠方法（GB/T 10609.3）的原则要求。5.5 归档的项目文件应为原件。因故为复制件的，必须加盖审核单位或复制件提供单位的公章，注明日期，并有经手人签字。5.6 有关各方应按要求向建设单位移交整理的归档文件。移交时应严格交接手续。移交各方应编制移交清册一式两份，移交清册应明确移交时间、内容、数量、载体形式等，必要时应编写归档说明，将归档过程中一些情况进行说明；接收方应认真清点核对，准确无误后交接双方负责人和经手人签字。移交清册一式两份。6. 项目档案的整理6.1 建设单位档案部门可根据原煤炭部

16、煤炭工业企业档案分类规则（煤办字1994110号文），编制本项目档案分类、编号规则。煤矿建设项目文件一般涉及其D、E、F、H、K、M等六大类。6.2建设单位档案部门应按照分类编号规则对项目档案进行排列、编档号，系统化整理后编制相应的案卷目录。档号如要与企业档案分类和编号统一，可采用铅笔临时填写。 6.3建设单位应在项目档案验收合格后三个月内按合同及规定的要求，向生产使用单位办理档案移交。分期建设的项目，应在每期通过正式竣工验收后办理档案移交。建设单位即为生产单位的可不办理档案移交手续。7. 项目档案的保管和利用7.1 建设单位应对项目档案实行集中统一管理。建设期间，有关职能部门可按档案管理部门

17、要求暂时保管一段时间，但竣工验收前应向档案管理部门移交，任何部门或个人不能自行保存，更不能据为已有。7.2 建设单位应为档案部门配备满足档案工作需要的设施、设备和库房（库房应留有充分余地），并做到办公室、阅览室和库房三分开。7.3 档案工作应具有档案整理、档案保护、档案利用所需的装订机、计算机、扫描仪、刻录机、复印机和照相机、摄像机等设备。7.4 档案库房要远离存在安全隐患的设施或场所，并采取抗震、防火、防潮、防水、防日光及防紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗等保护措施；配备温湿度计、灭火器、空调、去湿机、消毒柜、防磁柜等，以确保档案安全。有条件的应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调

18、控等设备。7.5档案柜架应符合耐久、实用、美观的要求。档案盒应符合档案保管的要求。库房、柜架应设置引索图卡，做到排列有序，指引醒目，存取方便。7.6 档案库房温度一般应控制在14-24，相对湿度45%-60%，及时通风换气，保持库房整洁，禁止明火和存放易燃易爆和腐蚀性物品。7.7 编制分类方案、案卷目录及卷内目录、电子档案检索、档案编研等检索工具，方便档案查找利用。 7.8 建立健全档案借阅、利用登记制度。对需要保密的档案设置档案利用权限，严格审批程序。档案利用效果及生产的经济效益应如实进行登记，并做好统计工作。8项目档案信息化建设8.1 项目档案是项目建设的核心信息资源，项目档案信息化建设应

19、与项目信息化建设协调和同步进行，并坚持技术与管理并重的原则，以档案信息化促进和保障项目建设信息化。8.2 项目档案管理信息化系统的开发与实施应充分考虑煤矿项目建设的特点和项目档案管理的要求，满足项目建设全过程信息系统高效高质运行的需要。8.3 项目档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其它相应功能。8.4 项目档案管理系统应与建设项目各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。8.5 电子文件是项目档案的重要组成部分。建设单位应将电子文件的收集、归档纳入项目文件的管理范围。在

20、与地质勘探、勘察设计、施工、监理等相关单位签订合同或协议时，应将电子文件的移交纳入其中。电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB/T17678.1）和电子文件归档与管理规范（GB/T18894）。9项目档案验收工作9.1 项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未通过档案验收的项目，不得通过竣工验收。9.2 项目档案验收分单项档案检查验收和项目档案专项验收。9.3 项目建设单位应对完工的单位工程或合同进行单项档案检查验收，由项目建设单位档案部门组织相关部门和监理单位进行。9.4 项目档案专项验收分自检、预验收和正

21、式验收三个阶段。自检由项目建设单位组织，并形成自检报告；预验收由档案验收组织单位负责组织或委托相关单位组织，并提出预验收意见，供建设单位组织相关单位进行整改；项目档案专项正式验收按重大建设项目档案验收办法（档发20062号）由相应单位组织进行，并在竣工验收3个月之前完成。附录A：煤矿建设项目文件归档范围和保管期限表序号归 档 范 围保管期限归档单位1煤矿项目建设的法规性文件1.1国家和当地政府关于煤矿项目建设方面的法律法规、方针政策永久A1.2国家及行业技术标准、管理规范永久A1.3其它有关制度、办法、规定、通知等文件永久A2煤矿项目建设的各种许可文件和资质文件2.1法人组建方案及相关文件；建

22、设发展规划及有关文件；有关会议记录、纪要、领导批示、讲话、专家意见等永久A2.2建设单位必须具备的各种证件：项目法人营业执照（正、副本）及税务登记证、勘查许可证、采矿许可证、建设用地规划许可证、土地使用证、安全生产许可证、煤炭生产许可证、爆炸物储存许可证和使用许可证；矿长资格证、矿长安全资格证等。（以上及以下资质证件均包括年检等相关文件）永久A2.3参建单位必须具备的资质及资质审查确认文件：地质勘探、预可行性研究、可行性研究、设计、监理、施工、安全评价、质量监督检查及评审、咨询、图纸审查、检测、鉴定单位的资质证书复印件及审查确认文件等。永久A2.4地质勘探、勘察设计、施工、监理单位项目负责人职

23、业资格证书、煤矿安全生产资格证复印件及审查确认文件等； 各单位现场管理人员名册、职业资格证书复印件及审查确认文件等。 30年A2.5现场施工人员名册；国家认定的煤矿安全和特种作业人员操作技能培训证书及职业或岗位资格证书复印件、安全合格证书、入井证及审查确认文件等。10年A2.6劳动用工合同；人身、社会、失业、医疗等保险合同文件。永久A3地质勘探文件3.1探矿权申请及批准文件：申请登记书；勘查工作计划、勘查合同或委托勘查证明文件、勘查实施方案及附件；勘查项目资金来源证明文件等；探矿权价款评估报告，探矿权转让协议及价款缴纳凭证；探矿权转让承诺书，探矿权转让评估报告及备案表；矿产资源勘查项目年度报告

24、；储量复核评审意见；矿产压覆报告；各级政府有关部门对探矿权申请的审核及批准文件（勘查许可证）。永久A3.2采矿权申请及批准文件：申请登记书；采矿权申请人资质条件的证明；矿产资源开发利用方案；设立矿山企业的批准文件；开采矿产资源的环境影响评价报告；采矿权价款评估报告，采矿权转让协议及价款缴纳凭证等文件；各级政府有关部门对采矿权申请的审核文件及批准文件（采矿许可证）。永久A3.3普查、详查地质报告、附图、附表、附件及审批文件永久A3.4井田精查地质报告、附图、附表、附件、原始记录及评估、咨询文件永久A3.5井田补充勘查报告及附图、附表、附件、原始记录永久A3.6井田精查地质报告补充说明书、附图、附

25、表、附件及批准文件永久A3.7井田内影响矿井安全的“老空”分布图及调查报告永久A3.8矿井地质灾害危险性评估报告及备案登记文件永久A4立项与核准文件 4.1项目所在矿区开发建设总体规划预可行性研究、可行性研究报告、附件及咨询、评估 、批准文件 永久A4.2项目预可行性研究报告（项目建议书）及其咨询、评估、批准文件；前期工作通知书等永久A4.3项目可行性研究报告（计划任务书）及审批文件；有关立项的会议纪要、领导批示、专家建议等永久A4.4地质环境保护与治理恢复方案及批复 永久A4.5土地复垦方案及批复永久A4.6环评报告编制的依据性文件；有关放射性污染治理的文件及批复环境影响报告书及批复；永久A

26、4.7水土保持方案报告书及批复永久A4.8水资源评价报告、取水许可证申请及批准文件永久A4.9节能评估报告及批准文件永久A4.10安全预评价报告及批复永久A4.11煤层气及其它矿产资源开发利用方案及批复永久A4.12文物、考古调查(勘探)报告及批复永久A4.13资本金证明文件、银行贷款承诺函或业主独立出资承诺函永久A4.14煤炭、煤层气及其它产品用户意向性协议 10年A4.15有关行政主管部门(城市规划、农业、林业、工业、铁路、交通、水利、电力、通讯、保密、人防、环保、节能、消防、市政、教育、卫生等)的批准文件或签订的供水、暖、电、煤气及通信、排水、救护等配套性协议文件永久A4.16原料、材料

27、、燃料供应、大型设备维修等协议文件 30年A4.17项目申请报告及核准文件 永久A5建设用地文件5.1建设用地预审申请报告(地质灾害评估、压覆矿产资源评估、林地采伐评估及勘探定界)；城市规划部门出具的选址意见；省人民政府土地管理部门初审意见；国家土地管理部门预审意见等 。 永久A5.2购地、移民、拆迁、安置、补偿等谈判记录、协议书及付款凭证 A5.3农业、林业、草原、宅基地用地转用及土地征收申请报告、审批文件；建设用地规划许可证及其附件；划拨建设用地文件；国有土地使用证、土地出让合同、土地有偿使用合同。永久A5.4土地规划实施影响报告及论证文件；土地规划调整图、红线图（购地平面图）、坐标图、行

28、政区域图；建设前原始地形、地貌状况图、照片等。永久A5.5拆迁工作总结、报告等文件永久A6矿井设计文件（土建设计文件可参照执行，露天矿设计文件见附录B第6款）6.1建设用地工程控制测量和地形测量（地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物）文件 永久A6.2地面建筑物工程地质勘察文件（勘察设计、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明）永久A6.3井田储量核实报告、储量审批文件、储量登记书永久A6.4矿区总体规划设计永久A6.5矿井安全设施设计及审批文件永久A6.6矿井项目工程初步设计（矿井单位工程明细目录、设计说明书、专业设计图纸、工程概算书及主要机电设备、器材目录）及其报批文件永久A6

29、.7施工组织设计总说明书及附图、附件永久A6.8矿建工程施工图设计及施工图预算30年A6.9地面建筑工程施工图设计及施工图预算 30年A6.10机电安装工程施工图设计及施工图预算30年A6.11设备非标件及非标件零件制作图30年A6.12煤矿建设的通用及标准设计永久A6.13单位工程设计计算书永久A6.14关键技术试验文件永久A6.15设计审定会议记录、评价、鉴定及审批文件永久A6.16其它有关设计文件永久A7招标投标文件及承发包合同协议7.1确定采购、发包、招投标方式的会议记录、纪要及有关文件，招标委托书及合同。永久A7.2各项、各类招标文件、技术设计、技术协议及审查意见30年A7.3招标公告、招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；安全防护、文明施工措施项目清单，标底、标底编制合同及编制委托书。30年A7.4投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件等30年A7.5开标议程、开标大会参会人员签字表、报价表、评标纪律，评标人员签字表、评标记录及报告，议标商谈会议记录及纪要、参会人员签字表等30年A7.6中标（成交）通知书或其他文件 永久A7.7合同谈判纪要、合同审查文件、合同书及附件、合同变更文件、协议文件永久ABC7.8未中标文件10年A8项目开工备案及计划、投资等有关管理文件8.1项目开工备案报告