招标代理服务实施方案图文.docx

1、招标代理服务实施方案图文一、 概 述本次招标代理服务招标主要是针对东台市 2010年度滩涂垦区配 套项目建设工程的招标代理(含标底编制 ,总造价约 1400万元,具 体实施以省级年度计划批文为准。包括(但不限于 :设计、勘察、 施工总承包、 专业分包、 材料及设备采购、 配套工程的招标代理服务。 通过上述招标类型的分析可以合理确定招标方案及合理划分各招标 标段,也方便招标标段在工程实施过程中能够顺利衔接。我公司将严 格按照业主的需求,精心组织、精心分析,最优、最快、最好地完成 业主的招标工作。业主要求招标代理机构服务的内容主要由下列工作组成:1、代拟招标方案;2、发布招标公告(发出投标邀请书

2、;3、编制资格预审文件;4、组织接受投标申请人报名;5、审查潜在投标人资格;6、编制招标文件;7、编制工程量清单;8、编制标底;9、组织现场勘查和答疑;10、组织开标、评标;11、草拟工程合同12、编制招标投标书面报告;13、与发包有关的其他事宜。注:我单位如中标后,将按照业主方的要求全力以赴、竭尽全力 地做好上述工作及项目招标过程中各类情况的处理。在招标代理过程 中确保公平、公正、科学、择优,标底编制准确率达 97%以上。二、企业组织机构框架图及质量控制体系和相关制度 (一企业组织机构框架图招标代理项目组人员结构框架图(二内部质量控制体系和相关制度1、 前 言为建立全员参与的质量管理原则,

3、完善公司质量体系, 依据 GB/T19001-2000 idt ISO9001:2000质量管理体系标准,结合公司管理特点,制定本公司招标代理质量控 制体系和相关制度完善情况的要求手册。手册阐明了本公司招标代理工作的质量方针、 目标, 概括描述了本公司质量管量 体系。本公司所有涉及质量管理的部门和人员,其管理的特点、职责权限、相互关系 均在此作了明确规定,是用于指导本公司全员质量管理活动的纲领性文件。建立、实施和保持公司质量管理体系,并持续改进其有效性,公司全体员工必须 遵照执行。2、 质量方针和质量目标质量方针公正公平、服务满意、持续改进质量目标各项评价意见优、良率大于 99%以上3、 引用

4、标准本手册引用标准如下:GB/T19001-2000 idt ISO9001:2000质量管理体系要求GB/T19000-2000 idt ISO9000:20004、 质量管理体系4.1 总要求本公司按照 ISO9001:2000标准的要求建立文件化的质量管理体系,加以实施和 保持,并予以持续改进其有效性。a 本公司质量管理体系所需要的过程主要包括:管理职责、资源管理、招投标 代理服务过程管理、内部质量体系审核、持续改进等;b 上述这些过程的顺序和相互作用已在本手册中予以描述;c 通过程序文件、管理制度等形式,规定了为确保前述这些过程有效运行和控 制所需的准则和方法;d 本公司各级管理者应确

5、保获得必要的信息和资源,以支持这些过程的有效运 行和对这些过程的监控;e 监控、测量和分析这些过程;f 实施必要的措施,以实现这些过程所策划的结果和持续改进。本公司将按 ISO9001:2000标准的要求管理这些过程。本公司不存在影响招投标代理服务质量的外包过程。4.2 文件要求4.2.1 本公司的质量管理体系文件包括:a 形成文件的质量方针和目标b 质量手册(包括程序文件 ;c 为确保质量管理体系各项过程有效策划、运行和控制所要求的支持文件d 质量记录4.2.2 质量手册本公司编制并贯彻实施质量手册。内容包括:a 说明了本公司质量管理体系的适用范围,其中对 GB/T19001 2000标准的

6、删 减细节和理由如下:招投标代理服务过程严格按有关国家法律法规要求执行。本公司招投标代理服务过程所需要的交通、通信、办公设备的采购活动非常简 单, 且对工程服务质量不构成直接影响, 本公司也不涉及招投标代理服务的分包活动。 本公司招投标代理是服务,所需的监视和测量主要是对服务质量的考核,对顾 客满意程度的测量。 本公司招投标代理过程严格按有关法律法规要求执行, 所有过程的完成情况都 能通过后续的检查进行验证。b 阐明质量方针和质量目标,包括为质量管理体系而制定的程序文件;c 表述本公司质量管理体系过程之间的相互作用。4.2.3 文件控制程序a 内部文件,包括质量手册(含程序文件 、公司各项管理

7、制度等;b 外来文件,是指有关法律法规、标准规范。a 由办公室负责组织拟定,公司总经理审批;b 质量手册(含程序文件 、各项管理制度经审批生效后,均应编号登记后予以 发布。a 办公室负责文件发放,在文件上标明发放的部门 /人,并做好登记签收;b 各部门收到有效文件后,应注意保管,以确保文件保持清晰,容易识别和检 索。a 必要时对文件进行评审,可结合内审或管理评审进行,文件更新要重新得到 批准。b 由更改部门填写文件更改单,经审批后,由办公室负责按原发放范围发放;c 质量手册修改,由总经理审批,该审批即为销毁作废审批,办公室应及时回 收销毁旧版手册,若保留文件要加盖“作废”章存档;d 自然失效作

8、废的文件,届时应自行撤出。有关适用的法律法规、 标准、 规范、 规程等外来文件, 由办公室进行识别编制 文 件登记表 ;各部门按文件登记表进行收集,当发现文件重新修订时,及时通知办公 室, 办公室每年第四季度对适用的法律法规进行重新识别。 保持现场使用适用的有效 文件版本。a 质量手册编号:DS QM 版本年号DS公司代号,淮安市东升工程咨询管理有限公司b 管理制度编号:QG 顺序号年号c 外来的编号沿用原编号4.2.4 记录控制程序记录编号:QR 标准条款号 XXX ;a 记录应及时填写,字迹清晰,内容完整、准确,有关人员签字齐全;b 记录不能随意涂改,如发生更改,在更改外应有更改人签名或盖

9、章。a 各部门负责本部门记录的收集、整理;b 各部门之间应保持密切的工作关系,及时传递记录,做好收发工作;c 各部门需借阅记录时,应征得同意后进行查阅,查阅完毕后及时返还本部门 经手人。a 按照记录的类别、发生日期及记录分门别类归档;b 记录应整理装订成册,质量记录保存期见记录清单 ;c 记录应储存在文件柜中,做好防护措施;d 记录应保管好不丢失,不得擅自更改、伪造或随意抽撤。5、 管理职责5.1 管理承诺公司总经理通过开展以下活动, 并提供其建立、 实施并持续改进质量管理体系有 效性的承诺证据;a 向全体员工宣传满足顾客和法律法规要求的重要性;b 制定质量方针;c 确定质量目标;d 负责每年

10、至少召开一次管理评审会议;e 确保可获得必要的资源。5.2 以顾客为中心公司总经理以增强顾客满意为目的,确保顾客的要求得到确定,予以满足。 5.3 质量方针本公司质量方针:公正公平、服务满意、持续改进含义:公司按公正公平的原则,为投标方、招标方提供最满意的服务,增强顾客 满意,持续改进公司业绩。本方针与公司的经营相适应, 包含了满足顾客和持续改进的承诺, 每年在管理评 审时对其适宜性进行评价。5.4 策划5.4.1 质量目标各项评价意见优、 良率大于 90%; 由办公室负责将质量目标分解落实到各个科室, 每年考核一次。5.4.2 质量管理体系策划公司总经理应确保:a 对质量管理体系进行策划,以

11、满足质量目标以及条款 4.1中的要求;b 在对质量管理体系的更改进行策划和实施时,保持质量管理体系的有效性和 完整性。5.5 职责、权限和沟通5.5.1 职责、权限a 制定质量方针和目标并使企业各级人员理解和得到贯彻执行;b 批准颁布公司质量手册 ;c 任命管理者代表,任命公司质量责任人员;d 主持本公司管理评审;e 为适应质量体系有效运行的需要,配备机构、人员和充分的资源;f 全面负责公司的经营管理工作,组织完成公司制定的各项技术、经济、质量 目标。a 确保质量管理体系所需的过程得到建立、实施和保持;b 向总经理报告质量管理体系的运行情况和任何改进的需求;c 确保在整个组织内提高满足顾客要求

12、的意识;d 代表本公司处理和协调质量管理体系的有关事宜。5.5.3 内部沟通a 对于方针、目标、质量记录、内部审核与管理评审以及体系正常运行的其他 记录等正常信息,公司各部门依据相关文件的规定直接收集、传递及处理;b 潜在不合格信息按照手册“改进”章节的规定要求进行处理;c 公司通过发布通知、文件、培训及召开各种会议等方式确保在公司的不同层 次和职能之间就质量体系过程的有效性进行沟通。5.6 管理评审5.6.1 总则公司总经理负责每年至少组织一次管理评审(或结合年度工作会议 ,由办公室 安排会议议程,管理者代表、公司领导、公司各职能部门经理、内审员参加。当出现 以下情况时,临时召开管理评审会议

13、。a 组织机构设臵、运行机制等内部环境因素发生明显变化时;b 质量管理体系要求、市场情况、国家法律法规等外部环境因素发生明显变化 时;c 发生顾客严重投诉时。5.6.2 评审输入公司各部门均应准备书面汇报材料,就工作业绩、目标完成情况、存在问题、改 进建议等并结合公司内部环境因素的变化可能影响质量管理体系的变更提出改进建 议。评审输入应包括以下方面的信息:a 审核结果;b 顾客反馈;c 过程的业绩和产品的符合性;d 预防和纠正措施的状况;e 以往管理评审的跟踪措施;f 可能影响质量管理体系的变更;g 改进的要求。5.6.3 评审在公司管理评审会议中, 与会人员根据汇报材料, 结合公司内外部环境

14、因素的变 化情况,应畅所欲言,对质量管理体系进行评审,评价公司质量管理体系改进的机会 和修订的需要,包括质量方针和目标,以确保其持续的适宜性、充分性和有效性。 5.6.4 评审输出根据管理评审记录, 办公室负责出具管理评审报告。 报告中应全面评价公司质量 管理体系的适宜性, 充分性和有效性、 质量方针实施和质量完成情况以及存在的主要 问题,并明确有关质量管理体系的以下决定和措施;a 质量管理体系及其过程有效性的改进;b 现在服务过程的改进;c 改进措施的资源需求。管理评审确定的措施以及措施的跟踪验证, 按照手册 “改进” 章节的规定要求执。 6、 资源管理6.1 资源提供本公司各级管理者负责及

15、时确定并提供所需要的资源,以a 实施、保持质量管理体系并持续改进其有效性;b 达到顾客满意。6.2 人力资源6.2.1 人员安排考虑到适当的教育、培训、技能和经验方面的因素,规定承担质量管理体系的人 员应具备的能力要求。见任职资格评价表6.2.2 能力、意识和培训公司办公室负责保存所有员工的教育、培训技能和经验的适当记录。6.3 基础设施公司为达到满足招投标代理服务的要求,确定提供以下基础设施:a 办公场所;b 服务过程设备。c 支持性服务设施。办公室建立办公设施的清单;办公、通讯设施由使用部门维护管理,并进行电脑 杀毒升级工作;需要维修,由办公室负责联系维修单位。6.4 工作环境办公环境保持

16、整洁、明亮、舒适。各部门整理好各自办公场所,办公桌不许乱堆 乱放。工作时间不许大声喧哗。7、 产品实现过程所有的工程招标代理服务实现所需的过程与质量管理体系要求相一致。 在策划时 应确定以下方面的适当内容:a 工程项目的质量目标和要求;b 针对项目确定过程(见附录 4 、文件(见支持文件清单和资源的要求;c 项目所要求的验证、 确认、 监视、 检验和试验活动, 以及项目接收的准则 (招 标投标法、江苏省建设工程招标投标管理办法等 ;d 为实现过程及其产品满足要求提供证据所需的记录(招标代理流程单、招标 资料等策划的输出形式应适合于招标代理服务的运作方式和法律法规的要求。 针对特定的合同或项目必

17、要时各职能部门要编制质量文件。8、 招标代理服务过程招标代理包括:受委托人要求在政府招标中心进行招标; 受委托人要求内部招标。 8.1 承揽工程招标代理委托合同8.1.1 根据各方面信息进行工程招标代理业务联系。8.1.2 委托要求初步确认经营部应全面了解委托方要求,考虑相关法律法规要求,结合公司自身的资质、 能力等进行分析, 确定公司是否具有满足招标代理能力, 提出是否进行签约或投标的 意见,报公司主管领导确认。8.1.3 合同洽谈及评审经营部起草合同条款, 参加与委托方的合同谈判, 并对合同与要求不一致的进行 协调解决,确保公司具有履约能力,由总经理审批。8.1.4 合同修订在合同实施过程

18、中, 发生委托方合同变更或修订时, 经营部应及时与委托方签订 补充协议,仍有总经理签字或盖章,作为评审记录。8.2 招标代理服务招标代理根据招标人委托,代理下列全部或部分事项:(一拟定招标方案;(二拟定招标公告或者发出投标邀请书;(三审查潜在投标人资格;(四编制招标文件;(五组织现场踏勘和答疑;(六组织开标、评标;(七草拟工程合同;(八与招标有关的其它事宜。8.2.1 委托合同签订时明确代理人员及其分工。8.2.2 拟定招标方案,并在招标中心进行项目报建和前期资料备案。8.2.3 发布招标公告或发出投标邀请书,招标公告按招标公告发布暂行办法 (国 家计委 4号令和江苏省招标投标条例第 15条要

19、求执行。对投标人进行投标资 质(资格审查。资格预审应在招标公告中载明,并按江苏省招标投标条例第 16条和第 17条要求执行。8.2.4 编制招标文件,委托方确认后发放招标文件,招标文件应当清晰、明确。招标 文件内容、要求和时间按江苏省招标投标条例第 18、 19、 20条规定。8.2.5 当出现江苏省招标投标条例第 24条规定情况时,应当组织潜在投标人踏勘项目现场。 组织解答潜在投标人在阅读招标文件或者踏勘中提出的疑问并对答疑备 案。8.2.6 进行无标底招标。8.2.7 在开标前一小时在政府建设工程交易中心专家库中抽取专家评委; 内部招标的 专家评委在公司专家库中抽取。8.2.8 根据招标文

20、件中确定的开标时间, 在政府招标监督管理机构监督下, 在政府建 设工程交易中心组织召开开标会, 评委会按规定进行评标并填写评标报告, 推荐中标 候选人。8.2.9 在接到书面评标报告经委托方确认, 十五个工作日内依据 江苏省招标投标条 例第 42条要求确定中标人,发出中标通知书。8.4 招标代理服务,产品即服务,产品防护即将证明招标代理过程的资料保护保管, 装订成册,按记录控制程序执行。8.5 招标代理过程中委托方提供的图纸资料,由代理人识别、验证并登记,发现不适 用或损坏情况,向委托方报告,留下记录。9、检查、考核和分析9.1 总则公司策划并实施以下方面所需的信息调查、检查考核、分析和改进过

21、程。a 证实招标工作质量的符合性;b 确保质量管理体系的符合性c 持续改进质量管理体系的符合性。这包括对统计技术在内的适用方法及其应用程度的确定。9.2 满意信息调查、分析及改进9.2.1 满意信息调查为了更好听取委托方或招标主管部门意见, 改进服务。 招标部应对招标项目结束 后一个月内对进行满意信息调查,发放工程招标代理评价意见表。9.2.2 招标代理评价意见数据分析a 评价意见调查汇总后,对评价意见情况进行分析,优良率 =(优 +良 /调查项 目数, 将结果提交管理评审。 并针对以下不同情况进行数据分析并采取纠正和预防措施:b 评价意见调查结果中出现差时,招标部应进行原因分析采取纠正措施;

22、c 调查项目其中一项“中”数占 60%以上,对该项目进行分析,找出影响顾客 满意的主要潜在问题,针对潜在问题采取预防措施。9.3 服务过程的监视、测量、分析和改进9.3.1 招标代理人员工作质量检查、考核办公室负责每年组织对职员的工作质量进行检查、考核,填写代理人员考核表。 发放评价意见表收集顾客对代理工作意见。9.3.2 数据分析公司应对顾客满意、 服务质量、 服务过程存在的问题及采取的纠正预防措施的机 会进行数据分析。各部门每年汇总一次考核表、调查表、意见卡,对结果进行统计,针对以下不同 情况进行原因分析并采取纠正和预防措施:a 工作质量检查、考核中出现差或不满意时,责成相关部门进行原因分

23、析采取 纠正措施;b 质量目标完成情况低于目标要求 5%时,进行数据分析,查找存在的问题,针 对问题采取预防措施。9.4 不合格控制程序公司应确保不符合要求得到识别和控制,以防止其非预期的使用或交付。 9.4.1 不合格处臵对于评价意见调查检查、 考核或其他途径发现的不合格, 由招标部经理提出处臵 意见。9.4.2 不合格处臵的实施和验证根据处臵意见,由责任人 /部门及时纠正不合格,并对当事人进行批评教育,直 至撤换。不合格处臵后, 招标部经理对不合格的处臵进行效果验证, 保持不合格性质及其 处臵所采取的任何措施的记录。当在交付服务之后发现的不合格时, 应当采取与不合格的影响或潜在影响程度相

24、适应的措施。10、 内部审核公司办公室负责安排内部质量体系审核, 每年不少于一次且覆盖质量管理体系的 所有场所和活动。在内审检查时对 QMS 所有的过程进行检查。10.1 审核准备a 审核实施前,组成审核小组,任命审核组长;b 考虑拟审核的活动和状况的重要程度、以往审核的结果,审核组长负责制定 审核实施计划,经管理者代表审批后至少提前 3天发布给各部门;c 审核组内部召开审核准备会议,说明本次审核的目的、范围、依据、计划安 排,按照与受审核部门无直接责任的要求做好审核员分工;d 审核员按照分工编制检查记录表。10.2 审核实施10.2.1 现场审核a 审核员采用询问受审核部门人员、观察现场、抽

25、查资料等方式进行审核,按 照分工要求完成审核任务;b 审核过程中如果发现不符合项,经受审核部门主管确认后,填写不符合项 报告 ;c 审核结束前,召开审核组会议,汇总分析发现的不符合项,审核组长起草质 量体系审核报告;10.2.2 内审总结会议审核组长召集公司领导及所有受审核部门主管, 参加内审总结会议, 简要介绍审 核情况,报告审核结果。管理者代表讲话,就不符合项的纠正和质量体系的改进提出明确要求。10.3 纠正措施a 审核结束后,受审核部门应针对审核中发现的不符合项进行原因分析,制定 切实可行的纠正措施计划,填写在纠正 /预防措施记录上;b 纠正措施实施后,办公室负责跟踪验证实施效果。11、

26、 改 进11.1 持续改进公司各级管理人员应利用以下信息和手段,促进质量管理体系有效性的持续改进。a 发现偏离质量方针、质量目标的行为;b 质量目标的完成实施结果;c 内部审核及外部审核的结果;d 建设单位评价意见;e 招标代理工作质量检查、考核统计结果;f 实施纠正和预防措施;g 实施管理评审。11.2 纠正措施控制程序11.2.1 评审不合格从各个途径及其他所发现的不合格(包括建设单位意见 ,责任主要部门评审其 严重程序及可能的影响范围。11.2.2 分析不合格原因对于具有一定严重程度或较大影响范围的不合格, 责任主要部门应组织分析其产 生的原因并将原因分析填写在纠正 /预防措施记录上。1

27、1.2.3 评审纠正措施需求进一步地根据纠正措施应与所遇到不合格的影响程度相适应的原则, 责任主要部 门应评价确保不合格不再发生的措施的需求,从而确定所需的纠正措施。11.2.4 实施纠正措施责任单位应负责实施纠正措施,并在纠正 /预防措施记录上记录所采取措施的结果。 11.2.5 验证纠正措施管理者代表负责评审实施效果或按照相应程序规定评审纠正措施实施效果。 如果 实施效果不显着,则应进一步采取纠正措施直到满足预期要求。11.3 预防措施控制程序11.3.1 评审潜在不合格从各个途径所发现的潜在不合格,责任主要部门应评审其不合格趋势或影响范围。 11.3.2 分析潜在不合格原因对于具有某种不

28、合格趋势或较大影响范围的潜在不合格, 责任主要部门应组织分 析其产生的原因并将原因分析填写在纠正 /预防措施记录上。11.2.3 评审预防措施需求进一步地根据预防措施应与所遇到潜在不合格的影响程度相适应的原则, 责任主 要部门应评价确保潜在不合格不再发生的措施的需求,从而确定所需的纠正措施。 11.2.4 实施预防措施责任主要部门应负责实施预防措施,并在纠正 /预防措施记录上记录所采取措施 的结果。11.2.5 验证预防措施管理者代表负责评审实施效果或按照相应程序规定评审预防措施实施效果。 如果 实施效果不显着,则应进一步采取预防措施直到满足预期要求。附录 1 支持文件清单三、招标代理服务质量

29、保证措施(一工程招标代理及标底编制依据(1招标投标的相关法律、法规、规章和规范性文件规定;(2招标人提供的各单项工程设计图纸及相关资料(3 江苏省大中型灌区工程概(预算编制规定 、 江苏省水利工程预算定额等 现行相关计价规范、计价表以及与其配套的现行有关规定标准等。(二及时完成招标代理工作的具体措施(1 、一旦明确工程由我公司代理,我公司立刻成立项目组,以本次投标文件中承诺 的专业人员组建项目招标小组,并确定职责内容及范围,会同业主商定协调、沟通机 制,并制定具体的工作开展计划经招标人批准后组织实施。(2 、及时草拟招标代理合同、收集项目的前期立项批文、设计、图纸及相关工程资 料、项目资金来源

30、等资料。了解招标人对本次工程招标的具体要求。(3拟定初步发包方案供招标人审查(4 、 负责持项目立项批文或协助业主到招标办办理报建登记, 并提交工程建设项目 发包初步方案;(5按进度计划要求提前五日起草招标公告或资格预审文件供招标人审核、确认;(6按计划要求在建设工程交易中心发布招标公告,必要时可在其它媒体上发布;(7按进度计划要求在招标公告约定的时间和报名方式接受报名;(8按进度计划要求对报名的投标申请人进行资格预审并将资格预审情况书面报告 送招标人审核、确认;(9按进度计划要求提前一周起草招标文件送招标人审核、确认;(10按进度计划要求及时招标文件备案并按法定要求确定开标时间;(11按进度

31、计划要求在开标前,会同招标人到招标监管机构抽取评委;(12按规定时间组织招标代理项目的开标、评标工作;(13及时起草招标投标情况书面报告,送交招标人审核确认,并在建设工程交易中 心的电子屏幕和工程建设信息网上进行中标公示;(14及时负责中标通知书的领取、发放工作;负责中标单位与业主签订施工合同的 备案工作;(15按时负责整个招标代理项目的资料整理、归档工作。四、招标代理服务周期保证措施(一 、招标过程进度控制的基本原则1 、 满足招标人总进度目标的要求, 根据招标人对建设项目尽早提供可动用单元的原 则, 在确保招标质量和符合法律法规的前提下缩短招标进度, 尽快发挥项目的投资效 益。2 、结合本工程的特点,参考同类工程的招标经验来确定招标进度。按实现业主愿望 制订招标进度计划。3要全面而细致地分析与工程进度有