电子文件管理细则 第一部分文书电子文件元数据方案.docx

1、电子文件管理细则 第一部分文书电子文件元数据方案电子文件管理细则 第一部分：文书电子文件元数据方案 （征求意见稿）11范围本标准规定了电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求。本标准适用于各级档案馆和各级机关，企事业单位和其他社会组织可以参照执行。本标准适用于原生电子文件，以及纸质档案数字化图像、文本的管理。12规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，

2、其最新版本适用于本标准。GB/T 2260 中华人民共和国行政区划代码GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集GB/T 4880.2 语种代码名称 第2部分：3字母代码 （eqv ISO 639-2:1998）GB/T 4881 中国语种代码GB/T 7156-2003 文献保密等级代码与标识GB/T 7408-2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 （idt ISO 8601:2000）GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 13967-1992 全宗单GB 18030-2005 信

3、息技术 中文编码字符集GB/T 18391（所有部分） 数据元的规范与标准化 idt ISO/IEC 11179（所有部分）GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 14-1994 全宗指南编制规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范国档发19874号 编制全国档案馆名称代码实施细则国发200023号 关于发布国家行政机关公文处理办法的通知国家档案局令第8号 机关

4、文件材料归档范围和文书档案保管期限规定中办发199614号 中国共产党机关公文处理条例中国档案分类法中国档案主题词表ISO 15489-1:2001 信息与文献 文件管理 第1部分 通用原则ISO 23081-1:2006 信息与文献 文件管理流程 文件元数据 第1部分 原则ISO/TS 23081-2:2007 信息与文献 文件管理流程 文件元数据 第2部分 概念与执行事宜13术语和定义GB/T 9704-1999、DA/T 1-2000、中国共产党机关公文处理条例和国家行政机关公文处理办法中确立的以及下列术语和定义均适合本标准。13.1文件 records机构或个人在履行法定义务或业务事务

5、活动过程形成、收到并保管的作为证据和信息的记录。ISO 15489-1:2001，3.1513.2组合文件combined records 由若干个联系紧密的文档组成、视为一个文件著录的文件集合体。13.3文档 document归档文件最小的文件单元，可以是一个独立的自然件，也可以是组合文件中的某一自然件或某一自然件的附件。13.4元数据metadata描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。ISO 15489-1:2001，3.1213.5元素 element通过标识、定义、约束性、值域等一系列属性描述的一个数据单元。GB 18391.1-2002，3.1413.6基本型 simp

6、le不具有子元素的元素所对应的元素类型。13.7容器型 container具有子元素且本身不能被赋值的元素所对应的元素类型。13.8复合型 compound本身可以被赋值且在一定条件下可以具有子元素的元素所对应的元素类型。13.9捕获 capture适时获取电子文件及其元数据的方法和过程。13.10实体 entity任何已经存在的、将要存在的或可能存在的具体的或抽象的事物，包括事物间的联系。ISO 23081:2-2007，3.614 元数据元素、结构及描述方法14.1元数据元素及其结构本标准参考ISO 23081，并结合目前我国电子文件管理实际，将电子文件元数据从概念层次上区分为文件实体元数

7、据、机构人员实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个域，每个域包含的元数据元素及其结构规定如下： 表1文件实体元数据编号元数据编号元数据编号元数据M1集合层次（5.1）M2档号（5.2）M3全宗号（5.2.1）M4目录号（5.2.2）M5年度（5.2.3）M6保管期限（5.2.4）M7机构问题（5.2.5）M8类别号（5.2.6）M9案卷号（5.2.7）M10室编案卷号（5.2.7.1）M11馆编案卷号（5.2.7.2）M12件号（5.2.8）M13室编件号（5.2.8.1）M14馆编件号（5.2.8.2）M15件内顺序（5.2.9）M16页号（5.2.10）M17全宗名称（5.3）M1

8、8全宗形式（5.4）M19立档单位（5.5）M20立档单位沿革（5.6）M21全宗档案内容介绍（5.7）M22全宗档案历史沿革（5.8）M23全宗档案整理体系（5.9）M24全宗档案数量（5.10）M25题名（5.11）M26正题名（5.11.1）M27并列题名（5.11.2）M28副题名（5.11.3）M29说明题名文字（5.11.4）M30主题（5.12）M31主题词（5.12.1）M32关键词（5.12.2）M33人名（5.12.3）M34地名（5.12.4）M35机构名（5.12.5）M36分类号（5.12.6）M37文件组合类型（5.13）M38文件编号（5.14）M39责任者（5.

9、15）M40成文时间（5.16）M41起止时间（5.17）M42件数（5.18）M43页数（5.19）M44文种（5.20）M45语种（5.21）M46紧急程度（5.22）M47稿本（5.23）M48主送（5.24）M49抄送（5.25）M50内容摘要（5.26）M51附注（5.27）M52行文依据（5.28）M53覆盖范围（5.29）M54地域区间（5.29.1）M55时间区间（5.29.2）M56计算机文件属性（5.30）M57计算机文件类别（5.30.1）M58计算机文件格式（5.30.2）M59计算机文件大小（5.30.3）M60源计算机文件名（5.30.4）M61数字化属性（5.31

10、）M62数字化对象描述（5.31.1）M63扫描分辨率（5.31.2）M64扫描色彩模式（5.31.3）M65图像压缩方式（5.31.4）M66存储（5.32）M67当前位置（5.32.1）M68脱机载体编号（5.32.2）M69缩微号（5.32.3）M70盒号（5.32.4）M71存址（5.32.5）M72电子签名（5.33）M73签名格式描述（5.33.1）M74签名日期（5.33.2）M75签名人（5.33.3）M76签名结果（5.33.4）M77证书块（5.33.5）M78证书（5.33.5.1）M79证书参考（5.33.5.2）M80签名算法标识（5.33.6）M81权限管理（5.3

11、4）M82密级（5.34.1）M83保密期限（5.34.2）M84版权说明（5.34.3）M85授权对象（5.34.4）M86授权行为（5.34.5）M87控制标识（5.34.6）M88所有权说明（5.34.7）M89原始信息系统描述（5.35）M90文档创建环境（5.36）表2机构人员实体元数据编号元数据编号元数据编号元数据M91机构人员类型（6.1）M92机构人员名称（6.2）M93法定代表人（6.3）M94组织机构代码（6.4）M95档案馆代码（6.5）M96辖区范围（6.6）M97职能范围（6.7）M98个人职位（6.8）M99联系方式（6.9）表3业务实体元数据编号元数据编号元数据编

12、号元数据M100业务类型（7.1）M101业务行为（7.2）M102行为受理时间（7.3）M103行为时间（7.4）M104行为移送时间（7.5）M105行为依据（7.6）M106行为原因（7.7）M107行为结果（7.8）M108行为描述（7.9）表4实体关系元数据编号元数据编号元数据编号元数据M109实体标识符（8.1）M110关系类型（8.2）M111关系（8.3）M112关系描述（8.4）14.2元数据的描述方法本标准参考GB/T 18391，采用表5所示方法对元数据元素进行描述。本标准所描述的元数据元素有四个属性相同：1 注册版本：1.02 注册机构：中华人民共和国国家档案局3 字符

13、集：GB 2312-1980、GB 18030-20054 语言：中文表5元数据元素描述方法编号按一定规则排列的元数据的顺序号中文名称元数据元素的中文标识英文名称元数据元素的英文标识定义元数据元素含义的描述目的描述该元数据元素必要性和作用约束性说明采用该元数据元素的强制性程度，分“必选”、“条件选”和“可选”。“必选”表示必须采用；“条件选”表示满足某一特定条件，则必须采用；“可选”指根据用户需要选用或不选用。可重复性元数据元素是否可以重复出现元素类型元数据元素所属的分类。本标准元素分为容器型、基本型和复合型。数据类型为表达元数据元素值而规定的值集合的描述符。本标准数据类型包括字符型、数值型、

14、日期时间型。容器型元素没有数据类型。编码修饰体系对该元数据元素信息的描述应遵循的编码规则标识名称值域可以分配给元数据元素的值缺省值该元数据元素的默认值子元素该元数据元素具有的下属元素信息来源元数据元素值的来源相关元素与该元素有密切联系的元素注释对元素的进一步说明15文件实体元数据元素的描述15.1集合层次 编号M1中文名称集合层次英文名称AggregationLevel定义电子文件在分类、整理、著录、保管和提供利用时，作为个体和特定群体的控制层次。如宗、目、卷、件等。目的以利于对电子文件的管理，为电子文件在某一层次的著录、检索提供条件。约束性必选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码

15、修饰体系值域全宗案卷文件 其他缺省值文件子元素信息来源由形成、处理、管理电子文件的系统捕获。相关元素注释值域中的“其他”表示除值域列表中的集合层次以外的其他集合层次，由用户根据实际情况著录。15.2档号编号M2中文名称档号英文名称ArchivalCode定义以字符形式赋予电子文件的用以固定和反映电子文件排列顺序的一组代码目的揭示电子文件分类、组合、排列、编目的结果，便于统计利用，在电子文件与其传统载体（双套保存的）档案之间提供关联标识。约束性必选可重复性不可重复元素类型复合型数据类型字符型编码修饰体系标识名称DA/T 13-1994档号编制规则值域缺省值子元素全宗号（M3）目录号（M4）年度(

16、M5)保管期限(M6)机构问题(M7)类别号(M8)案卷号(M9)件号（M12）件内顺序（M15）页号（M16）信息来源由管理电子文件的系统捕获相关元素注释由档案馆（室）根据电子文件实际整理结果制定档号结构，由系统自动生成档号。15.2.1全宗号编号M3中文名称全宗号英文名称FondsID定义档案馆（室）分配给档案全宗的代码。目的标识档案全宗，为用户提供以全宗号为条件的检索途径。约束性必选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。相关元素全宗名称（M17）注释全宗号一般由接收、保管档案的档案馆（室）给定，不属于档案馆（室）接

17、收范围或尚未给定全宗号的立档单位，该元素的值可以为空。15.2.2目录号编号M4中文名称目录号英文名称CatalogueID定义全宗内电子文件所属目录号的代码目的标识电子文件所属目录，为用户提供以目录号为条件的检索途径。约束性必选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。相关元素注释目录号由档案馆（室）给定，档案分类整理中档案馆（室）未给定目录号的，该元素值可以为空。15.2.3年度编号M5中文名称年度英文名称Year定义电子文件按年度分类后标识的形成处理年度目的标识电子文件年度，便于电子文件管理和利用。约束性必选可重复性不

18、可重复元素类型基本型数据类型数值型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源由形成、处理、管理电子文件的系统捕获。相关元素注释电子文件未按年度分类的，该元素值可以为空。15.2.4保管期限编号M6中文名称保管期限英文名称RetentionPeriod定义对电子文件划定的存留年限目的标识电子文件保存价值，利于电子文件的鉴定、统计和管理。约束性必选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系值域永久长期短期30年10年其他缺省值子元素信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。相关元素注释域中的“其他”表示除值域列表外的其他保管期限，由用户根据实际情况著录。15.2.5机构问题编号M7中文名称机

19、构问题英文名称AgencyFunction定义对电子文件进行实体分类整理时按部门或问题分类的结果目的从职能的角度区分全宗内文件的类别、层次，便于文件的排列编目，为用户提供以机构问题为条件的检索途径。约束性必选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。相关元素类别号（M8）注释各单位依据国家和行业规定编制符合单位电子文件管理实际的分类方案。单位电子文件管理系统设计应与此保持一致。15.2.6类别号编号M8中文名称类别号英文名称CategoryCode定义根据电子文件实体分类方案赋予电子文件的类别代码目的标识电子文件类别，利于电

20、子文件管理。约束性可选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。相关元素机构问题（M7）注释各单位依据国家和行业规定编制符合单位电子文件管理实际的分类方案，并据此著录。15.2.7案卷号编号M9中文名称案卷号英文名称FilesID定义案卷的排列顺序号目的标识电子文件所属案卷，利于电子文件管理和利用。约束性条件选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型编码修饰体系值域缺省值子元素室编案卷号（M10）馆编案卷号（M11）信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。相关元素注释当集合层次（M1）的值为“案卷”时，或当集合层次（M1）的值

21、为“文件”，且文件按立卷方式整理时，该项必选。15.2.7.1室编案卷号编号M10中文名称室编案卷号英文名称NativeFilesID定义档案室编制的案卷顺序号目的档案室标识电子文件所属案卷，利于电子文件管理和利用。约束性条件选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。相关元素注释档案室著录时，该项必选。15.2.7.2馆编案卷号编号M11中文名称馆编案卷号英文名称ArchivesFilesID定义档案馆编制的案卷顺序号目的档案馆标识电子文件所属案卷，利于电子文件管理和利用。约束性条件选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型

22、字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。相关元素注释档案馆著录时，该项必选。15.2.8件号编号M12中文名称件号英文名称ItemID定义文件或组合文件的排列顺序号目的标识电子文件排列顺序，利于电子文件管理和利用。约束性条件选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型编码修饰体系值域缺省值子元素室编件号（M13）馆编件号（M14）信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。相关元素注释当集合层次（M1）的值为“文件”时，该项必选。15.2.8.1室编件号编号M13中文名称室编件号英文名称NativeItemID定义档案室编制的文件或组合文件的排列顺序号目的档案室标识电

23、子文件排列顺序，利于电子文件管理和利用。约束性条件选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型数值型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。相关元素注释档案室著录时，该项必选。15.2.8.2馆编件号编号M14中文名称馆编件号英文名称ArchivesItemID定义档案馆编制的文件或组合文件的排列顺序号目的档案馆标识电子文件排列顺序，利于电子文件管理和利用。约束性条件选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型数值型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。相关元素注释档案馆著录时，该项必选。15.2.9件内顺序编号M15中文名称件内顺序英文名称I

24、nnerItemSequence定义文档在组合文件中的排列顺序目的揭示文件中文档的组合顺序，利于文件的保管和利用。约束性条件选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。相关元素注释用来表示组合文件中文档的份数与顺序号，其格式为：“份数顺序号”。如组合文件中有3份文档，则第1份文档著录为：“31”，第2份文档著录为：“32”，第3份文档著录为：“33”。当文件组合类型（M37）的值为“组合文件”时，该项必选。15.2.10页号编号M16中文名称页号英文名称PageNo定义与电子文件对应的纸质档案在案卷内的页面顺序号目的利于电子文件的统计、管理。约束性可选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系值域缺省值子元素信息来源由管理电子文件的系统捕获相关元素