文件审批权限分配表.doc

1、中国3000万经理人首选培训网站文件审批权限分配表1 目的通过对测量管理体系有关文件的控制管理，确保与体系活动有关场所使用的文件都是有效版本。2 适用范围适用于与公司测量管理体系有关的各种文件和资料的控制。3 职责分配3.1 企业管理办公室负责对全公司使用的测量管理体系文件进行监督管理和控制。3.2 各试（实）验室、各相关科室、各专业工程处等相关部门负责领用或在公司网上下载测量管理体系程序文件和测量管理手册，并对文件进行控制管理。3.5 项目总工办负责本项目部测量管理体系文件的监督管理。4 术语程序：为进行某项活动或过程所规定的途径。程序文件：凡是规定活动和过程途径的文件统称为程序文件。5 要

2、求和过程实施5.1 文件控制过程识别输入是测量管理体系文件、计量法律法规、计量行业标准；输出是对准确、充分、适宜的文件进行唯一性标识和记录；活动是内部文件的编制、审批、发布、改版、修订，文件分发控制，文件使用、保管、归档及销毁等；资源是完成活动所需的人员、设备、资料和保存地点等。文件的形式可以是纸张、照片、标准样品、磁盘、光盘或其它电子媒体，或是它们的组合，记录是一种特殊类型的文件。5.2 文件控制过程实施5.2.1 文件管理控制过程要求5.2.1.1 测量管理体系必须建立测量管理手册、程序文件和第三层次文件等管理性文件。5.2.1.2 管理性文件应尽量详细。5.2.1.3 新制定的程序文件或

3、更改的程序文件应经过授权批准并受控。5.2.2 受控文件和资料公司测量管理体系有关的文件按出处分为两类。5.2.2.1 内部文件a） 测量管理体系文件：测量管理手册、程序文件、作业指导书、记录表格等；b） 除测量管理体系文件以外的管理性文件：管理规定、企业标准、培训文件和资料等；c） 技术性文件：施工组织设计（作业指导书）、施工方案、检验和试验计划、检测或校准方法；d） 涉及测量管理体系方面的有关合同。5.2.2.2 外来文件 国家标准、规程、规范、施工图纸、设计更改通知、公司采购设备和材料的出厂技术文件、质检证明文件、软件参考数据手册、安全措施等文件。5.2.3 内部文件编制5.2.3.1

4、被授权的编制人员应具有必要的资质。5.2.3.2 各部门组织本部门职责范围内的文件编制工作，涉及两个以上部门业务的文件的编制，可提请上级组织协调。5.2.3.3 制订的文件应有唯一性标识，包括发布日期和（或）修改标识、页码、总页数或表示文件结束的标记和发布机构。5.2.3.4 文件的检索和格式（包括文件的标识和编号）应规范化。5.2.4 内部文件审批5.2.4.1 文件应由被授权的人员进行评审以确保其清楚、准确、充分、结构恰当后发布实施。文件审核人应至少具有和编制人相同层次的资历。5.2.4.2 负责审核的人员应有权查阅所需文件以及作为审批依据的有关背景资料；审批时应考虑被审批文件与其他相关文

5、件之间的协调关系，必要时应组织各有关部门会审，并将会审的意见向批准人汇报。5.2.4.3 文件审批权限见文件审批权限分配表，必要时审批可授权。当合同有规定时，有关文件还应经顾客或其代表认可。5.2.5 内部文件发布5.2.5.1 发布时应正式确定文件的版次和修订次标识，确定实施日期，并确定是否需要取代某个被作废的文件。5.2.5.2 公司总部和项目部之间的文件可通过网络发布，各编制单位和部门应建立“文件现行修订状态表”必要时在网上进行公布。5.2.5.3 公司/项目部资料管理部门负责编制外来文件的有效清单，并备上网查阅。5.2.6 文件分发控制5.2.6.1 制订分发文件清单文件审批权限分配表

6、文 件 名 称审 核 人批 准 人方针、目标、手册管理者代表公司经理程 序 文 件公司企业管理办公室主任公司管理者代表项目施工组织设计工程部及各有关部门负责人项目总工程师作业指导书/施工方案专业工程处技术负责人/相关科室专工相关科室专工（项目总工）其它管理性文件有关部门负责人公司（项目）分管领导内 审 报 告审核组组长管理者代表企 业 标 准有关部门负责人会签/会审公司经理/公司分管领导）5.2.6.2 分发文件清单应保证对测量管理体系有效运作起重要作用的各个场所，并且都能得到相应文件的有效版本。5.2.6.3 文件的分发分受控分发和非受控分发两种。在测量管理体系内使用的文件应受控分发，用于投

7、标、顾客的使用以及其他特殊发放的文件，不要求对其更改进行控制，此类文件作为非受控文件明确标识。5.2.7 受控分发根据文件的重要性、修订或改版的可能性及实际分发操作上的可行性，将受控分发分为A、B两类。5.2.7.1 A类受控分发依靠严密的分发程序来控制，用于重要且修订可能性很大的内部文件，如体系文件、施工组织设计、作业指导书、设计更改、施工措施、方案、安全技术措施、工程联系单和材料代用审批手续等。a） 在每份文件封面或内页的右上角加盖“受控分发章”并注明分发号，分发号应具有唯一性。b） 根据测量管理控制要求编制 “测量管理体系文件发放登记表”。c) 按分发名单和分发号进行分发和记录，接受人应

8、签收。d) 如发生更改或改版，文件分发部门必须将文件的更改部分或新版按原分发名单发至原文件持有人，并回收失效文件。若因原持有人将文件丢失致使不能回收，应由原持有者签名承担潜在的文件误用或泄密的责任。5.2.7.2 B类受控分发除A类之外的其他受控文件。a） 不盖“受控分发章”，需盖“有效”文件章；b） 可用“测量管理体系文件发放登记表”分发，但不填写分发号；c） 文件的接收人应签收，发放登记表应妥为保存，签收记录应具有可追溯性；d） 如发生修订或改版，文件分发部门应按原分发签收的名单，将更改部分或重新发布的新版发至原持有人；e） B类文件可根据实际情况确定是否回收失效文件，如回收则方法同A类文

9、件相同。不回收的失效文件，由文件持有者对照“文件现行修订状态表”自行撤出或作出明确的“失效”标识。注：各项目部可根据实际情况对分类文件进行调整，并编制相应的规定，对具体的控制过程进行描述。5.2.8 非受控分发5.2.8.1 内部文件的非受控分发名单由发布部门决定，决定时应遵守公司的保密规定。5.2.8.2 非受控分发的文件由分发部门进行记录。5.2.9 文件补领办法因客观原因未领到文件时，或因文件丢失、破损严重影响使用时，应到文件分发部门办理文件补领手续。5.2.9.1 因破损而补领：分发号照旧（破损文件回收销毁）。5.2.9.2 因丢失而补领：给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。5

10、.2.10 内部文件评审、改版、修订5.2.10.1 文件在实施中应由原编制部门组织进行定期评审，确定是否需要改版或修订。5.2.10.2 文件少量修改为修订，多次修订或一次有较大修改时，原文件应改版。 5.2.10.3 已发布的内部文件需作修订时，由修订提出人填写“内部文件修订单”，说明修订原因和修订内容（与原文对照方式），对技术参数的修改还应附有证据。5.2.10.4 修订或改版应进行审批，以确定是否需要改版和修定。5.2.10.5 文件在修订后，应在原文件上做出修订记录，并将修订单粘贴在原文件中。如原文件修订后有失效页，应撤出上交或在该页上盖上“失效”章。5.2.10.6 内部文件的发布

11、部门应建立文件修改台帐，格式如“文件更改一览表”每次文件修订、改版后应及时填写，并反映到“文件现行修订状态表”中。5.2.10.7 文件的使用、保管、归档及销毁a） 文件必须使用“文件受控目录清单”中列出的受控文件，使用过程中应保持清洁，不得随意涂改或破坏。文件的保管和归档要易于检索，以便于查阅和使用；b） 文件的保管应注意防火、防水、防盗、防鼠害、虫蛀、防霉等；c） 各部门负责建立本部门持有的文件的清单；d） 内部文件的正本及其历次修订单、改版文件的正本由发布部门按公司的有关规定归档；e） 失效回收文件应予以销毁，销毁应登记、批准，必要时（如保密文件）应有人监督销毁。5.2.11 外来文件管

12、理对外来文件应进行有效识别，具体按有关文件的规定执行。5.2.12 电子文本电子文本的管理按信息中心制定的有关电子文本管理规定执行，项目部可根据工程需要的具体情况制定电子文本管理的规定和实施方法。5.2.13 记录对所有涉及测量管理体系活动的文件都应进行记录。5.2.14 有效性评价及改进 各有关部门应对本程序进行有效性评价，发现问题及时处理解决，使文件管理工作得到持续改进和提高。6 相关文件测量管理手册 GDE/CGSC -2004记录管理控制程序 6.2.304 -2004文件现行修订状态表 CCX 6.2.102 -01内部文件修订单 CCX 6.2.102 -02文件发放登记表 CCX

13、 6.2.102 -03文件签收登记表 CCX 6.2.102 -04文件更改一览表 CCX 6.2.102 -05文件受控目录清单 CCX 6.2.102 -06德信诚精品培训课程(部分)(按住CTRL并点击课程名称打开课程详细介绍) 内审员系列培训课程查看详情 A01 ISO9001:2008内审员培训班(ISO9001内审员)A02 ISO14001:2004内审员培训班A03 ISO/TS16949:2009内审员培训A04 OHSAS18001:2007标准理解及内审员培训A05 IECQ-HSPM QC080000内审员培训A06 ISO13485:2003医疗器械质量体系内审员培

14、训A07 SA8000社会责任内审员培训(SA8000内审员)A08 ICTI玩具商业行为守则内审员培训班A09 ISO14064:2006内审员培训班A10 GB/T23331-2009能源管理体系内审员培训A15 量规仪器校验与管理实务(仪校员培训 内校员培训)A16 ISO管理代表及体系推行专员训练营A17 ISO文控员培训/文管员培训实务课程A18 优秀管理者代表训练营 (MR管理代表训练) JIT精益生产现场管理系列课程查看详情 P01 JIT精益生产与现场改善培训班P02 生产合理化改善-IE工业工程实务训练营P03 PMC生产计划管理实务培训班(生管员培训)P04 高效仓储管理与盘点技巧培训班(仓管员培训)P05 目视管理与5S运动推行实务培训班P06 采购与供应链管理实务 (采购员培训) 中基层管理干部TWI系列训练查看详情 M01 优秀班组长管理实务公开课(班组长公培训)M02 优秀班组长现场管理实务培训班M03 优秀班组长品质管理实务培训班M04