销售循环.docx

1、销售循环 第一章销 售 及 收 款 循 环 作 业(ICS001ICS011)销售及收款循环 收款作业ICS006ICS004 ICS008 订单处理 开立发票 （存货生产） 票据更换作业ICS008ICS007ICS004 ICS005 订单处理 应收帐款 出口押汇ICS008.ICS009ICS010 （订单生产） 交货作业 客户服务 退回与折让ICS001销售预测 生产循环ICS011ICS003ICS002ICS002销售计画 业务员管理 差异分析 生产循环 融资循环 订 单 处 理 流 程ICS-004 客户 营 业 单 位 法务单位 仓管单位订 单 有 有无存货 交货交货收现通知客

2、户是 无 是否付现否 收款 付款情形 新客户是信用审核征 信不合格信用评等1等是合格授予额度超过额度否认合格否抵押保证抵押担保审 核 接受订单 交货不合格是 交 货 作 业 流 程 ICS-005 业 务 单 位 生管/厂务 仓 管 货 运 单 位 客 户 交期管理内销内/外销外销出库排程交运出库货品打包内销货到签收制作文件记录内/外销外销应收帐款装船/装机报关 客 户 服 务 流 程 表 ICS-010 客户 营 业 单 位 生管单位/厂务 法 务 单 位 仓 管 了解状况客诉发生是品质问题责任判定否责任判定否通知客户 公司责任是会 签 意 见否审核是通知仓库理赔换货退换货换货记 录理 赔理

3、赔循 环 类 别销 售 循 环震营企业股份有限公司项目编号ICS001订 定 日 期86.07.14作 业 程 序 控 制 表修订日期作 业 项 目作 业 程 序控 制 重 点使用窗体依据资料一、销售预测1.业务及高阶主管预测未来市场与产品变化对销售之影响。2.了解及预测由下列层面着手： (1)供货商状况 (2)产品市场状况 (3)国内市场需求状况 (4)客户类别分布 (5)客户地区分布 (6)同业竞争状况 (7)潜在的市场 (8)替代品 (9)潜在进入者3.分析下列因素： (1)自身优势及劣势 (2)外界机会与威胁4.修订营运方针与目标。1.预测是否考虑政治、文化、经济各层面。2.预测有发生

4、重大变化时，有无修正。3.预测是否全用历史资料，有无在一新的起点上重新考虑各种变量。4. 预测是否有长中短期预测，并常修正之。预算编制及控制管理办法循 环 类 别销 售 循 环震营企业股份有限公司项目编号ICS002订 定 日 期86.07.14作 业 程 序 控 制 表修订日期作 业 项 目作 业 程 序控 制 重 点使用窗体依据资料二、销售计画1.销售计画由营业部门与总经理拟定，力求可行。2.编制营业预算。3.得视实际接单及出货情形修正销售计画。1.计画是否量化，文字与数据一致。2. 计画是否超出能力太多或保守。3.计画是否够积极、主动。预算编制及控制管理办法循 环 类 别销 售 循 环震

5、营企业股份有限公司项目编号ICS003订 定 日 期86.07.14作 业 程 序 控 制 表修订日期作 业 项 目作 业 程 序控 制 重 点使用窗体依据资料三、业务员管理1. 制订个别业务员业绩目标。2. 设计完整训练计画，使其有自信及能力面对客户。3. 重视职业道德教育，强调操守之重要。4. 强调自动自发自我管理。5. 每日由业务员填制日报表，并经主管核准。6. 每周、月结算业务员业绩，并与目标比较告之差距，以使其自我激励。1. 业务员个别目标之制定是否太低。2. 业务员区域划分是否恰当。3. 营业人员日报表是否有实际填写，是否确实执行预定进度。4. 有无浮报差旅费、交际费之情形。5.

6、业务员本身能力及训练是否足够。6. 业务员是否够积极、主动。7. 业务员与客户往来是否诚实，对公司是否忠诚。营业人员日报表循 环 类 别销 售 循 环震营企业股份有限公司项目编号ICS004订 定 日 期86.07.14作 业 程 序 控 制 表修订日期作 业 项 目作 业 程 序控 制 重 点使用窗体依据资料四、订单处理作业(一)客户询价(二)接单(三)信用调查及授信审核1.客户依下列方式要求报价： (1)电话 (2)传真文件2.依据库存或加工情形，口头呈核业务主管后向客户报价，其方式如下： (1)以电话报价 (2)以客户传真文件填写报价单，并签章回传给客户。 (3)依客户所询价材质、尺寸输

7、入报价单并传真给客户，若达成交易，则请客户签章回传。1.客户于询价确定后，以电话或传真文件向本公司订货。2.业务人员输入订货资料，再打印客户订单并经主管核准后为正式订单。3. 业务人员依据订货单编制订单明细表，经主管核准，并与销售预测表分析比较。4. 订货单流程如下：第一联：业务单位 核准 会计单位存。第二联：业务单位 核准 业务单位存。第三联：业务单位 核准 生管单位(生管组)存。第四联：业务单位 核准 生管单位(理货组)存。1. 若为新客户，由业务单位填妥客户基本资料表并拟定授信额度。2. 业务单位拟具授信额度低于一千万元，将客户基本资料表呈报总1. 客户是否为新客户。2. 客户之传真文件

8、是否表达清楚。1. 客户询价之货品目前库存情形。2. 询价货品是否注意数量及交易条件。3. 报价是否在合理条件内。4. 客户要求报价之货品，其公差及品质，本厂加工能力能否胜任。5. 交期是否适当。6. 传回客户报价文件是否注明有效期限1. 客户以电话订购之货品内容，是否口述一遍与客户核对。2. 客户传真之文件，规格尺寸是否有不清楚之处。3.订货单输入时是否各要项齐备。4.订单之接受、涂改及变更是否经适当核准。5. 若订单数量超过该客户信用额度，则列 印修改额度通知书呈主管核签，准予提 高信用额度，始可产生订货单，否则该 订单无效1. 客户基本资料表资料是否均有建立。2. 信用额度有效期限是否有

9、已逾期，还继续往来交易之情形。报价单订货单客户信用额度超过通知单客户基本资料表循 环 类 别销 售 循 环震营企业股份有限公司项目编号ICS004订 定 日 期86.07.14作 业 程 序 控 制 表修订日期作 业 项 目作 业 程 序控 制 重 点使用窗体依据资料 经理后即予进行交易。3. 若业务单位拟具授信额度高于一千万元，则须将客户基本资料表送法务人员，调查客户信用资料。4. 法务人员搜集资料整理评估后，报请总经理决定授信额度上限。5.若信用评等不佳，则需担保抵押或保证或要求付现等方式接受订单。6. 客户订单金额超过信用额度时，若仅该次交易，得以项目方式呈报总经理核准后执行。若其授信额

10、度须变更时，仍需经由授信过程。7. 经过核准之授信额度，有效期限以一年为原则，超过一年时，业务单位需依双方交易情形或付款状况等资料，重新检讨申请。8. 抵押保证事宜初步办理妥当后，将资料再由法务单位审核。9. 若通过则由法务单位评估后给予信用额度。10. 若不通过则法务单位决定是否再增加担保品或保证，还是要求货到付现。11. 顾客订单、金额未超过信用额度，则接受此订单，并出货。12. 若订单超过信用额度，则再交由法务单位审核信用，看是否增加额度。13. 额度更动，仍需经由上述授信过程。 4.对于未办妥手续或超过授信总额出货是否经核准。循 环 类 别销 售 循 环震营企业股份有限公司项目编号IC

11、S004订 定 日 期86.07.14作 业 程 序 控 制 表修订日期作 业 项 目作 业 程 序控 制 重 点使用窗体依据资料(四)取消1. 客户通知取消订单时，业务人员应先查询缘由，其次查询生产课长是否已下料生产。2. 必须取消订单时，应在原订货单注明原因后作废。1.取消订单前应注意有无损失状况。2.订单上有无作废记录。订货单循 环 类 别销 售 循 环震营企业股份有限公司项目编号ICS005订 定 日 期86.07.14作 业 程 序 控 制 表修订日期作 业 项 目作 业 程 序控 制 重 点使用窗体依据资料五、交货作业(一)交期管理(二)出货管理1.以业务员与客户协调之交期及接单顺

12、序为管制基准。2.生管单位对于客户要求之交期，认为现场加班仍无法完成，应反应业务人员知悉。3.业务单位对于生管反应现场无法如期完成之订单，应向客户反应，要求延期。1.过磅员对于现场缴库之物品，应依工作加工单之规格、材质之不同分别过磅，并检查现场是否按客户要求包装。3. 生产人员填写过磅重量于工作加工单之入库字段，由生管人员覆查，输入计算机并打印黏贴卷标。3.派车时依下列条件，综合后安排载运卡车： (1)交期 (2)地区与道路状况 (3)客户卸货设备 (4)卡车经济载运量4. 派车时安排出货顺序后，通知理货人员依订货单内容出货，经理货无误后，印出交运单交予司机。5. 若交运重量异于订货单 ，经与

13、客户协商确认后， 以实际交运量为准。1.生管人员对于客户要求之交货日期，无法预定生产完成时，是否随即反应业务单位处理。2.进度控制，检讨逾期交货原因，提出改善对策。1.货品应依规格、材质之不同，予以分别过磅并分开置放。2.出货包装是否符合客户要求。1.出货之载运设备是否考虑客户之吊运设备及交货地点之道路限制因素。1.大批货及有特殊交期者，应在交期前通知客户。2.出货前是否核对货品及订货单内容。入库单工作加工单交运单循 环 类 别销 售 循 环震营企业股份有限公司项目编号ICS005订 定 日 期86.07.14作 业 程 序 控 制 表修订日期作 业 项 目作 业 程 序控 制 重 点使用窗体

14、依据资料(三)出货记录1.出货时由生管单位理货人员依订货单理货。2.装车后生管人员依据拣货资料，输入计算机更新库存明细，印出交运单。3.出货时交运单一式六联，第一联由仓管单位，第二联由会计单位留存外，三、四、五、六联随货由载运人送交客户签收后，第三联送回业务助理存，第四联由客户留存，第五联请款联，第六联司机自存。4.生管人员将客户签收之第三、五联交回业务人员，第三联业务单位自存，第五联由业务人员直接向客户请款或交由业务助理直接邮寄请款。1.交运单计算机自动编号并列有客户名称、货品名称、数量及出货日期并经适当核准。2.出货量是否在客户订货数量之允授范围内。3.是否于客户需货之合理时间内送达。4.

15、 作废或遗失之交运单应予以妥善保管，或另行补单。1.交运单第三、五联是否收回，有无客户之签章。交运单、订货单循 环 类 别销 售 循 环震营企业股份有限公司项目编号ICS006订 定 日 期86.07.14作 业 程 序 控 制 表修订日期作 业 项 目作 业 程 序控 制 重 点使用窗体依据资料六、开立发票作业(一)开立发票(二)发票作废1.出货时，营业部根据交运单第二联开立发票，须符合新制营业税法。2.若需俟客户过磅验收合格后始开发票，则营业部依签回之交运单第三联，开立发票。1.发票作废申请理由：(1)发票内容开错者(2)发票所载内容与客户签收数量不符者。(3)因故遭受退货者2. 原发票取

16、回，则直接钉于存根联上加盖作废章，始可开出新发票。3.于原交运单与作废发票上注明新开立发票号码。4.若为已申报营业税之发票，应附客户签章之营业人销货退回或折让证明单，向税捐机关办理营业税扣抵。5.作废发票若逾期申报者，应项目办理退回销项税额。1.发票内容与交运单内容需相符。发票交运单新制营业税法循 环 类 别销 售 循 环震营企业股份有限公司项目编号ICS007订 定 日 期86.07.14作 业 程 序 控 制 表修订日期作 业 项 目作 业 程 序控 制 重 点使用窗体依据资料七、应收帐款作业1. 会计单位收到第二联交运单，及销货发票副联核对无误后开立销货传票。2. 业务助理编制应收帐款对

17、帐单，由业务人员核对后，附交运单第五联邮寄给客户请款。3.业务单位以下列方式将应收帐款资料送达客户：(1)挂号方式 (2)亲自送达。4.以客户约定日期或每月30日前业务单位负责收回帐款。1. 会计单位收到之发票与交运单，二者重量是否相符。2. 客户别应收帐款于输入时，应注意其 是否遗漏、重复、误入其它客户帐内 。1.挂号邮寄是否以电话询问。交运单销货发票应收帐款对帐单循 环 类 别销 售 循 环震营企业股份有限公司项目编号ICS008订 定 日 期86.07.14作 业 程 序 控 制 表修订日期作 业 项 目作 业 程 序控 制 重 点使用窗体依据资料八、收款作业(一)国内销货1.业务单位收

18、款之种类如下： 11现金收款收款人员收到现金时，应与应收帐款对帐单，核对金额是否正确。12票据票据收到时应检查下列项目： (a)到期日 (b)发票人签章及帐号 (c)支票大写金额是否正确且不可涂改。 (d)其它涂改部份应有发票人签章。 (e)与付款银行照会开票人之信用。若客户使用其客票支付时，应请客户背书。13国内信用状(少有)交货前客户应至银行申请开立不可撤销之信用状。公司接到信用状即可开始交货，并做交运单及开立发票。将交运单及发票扣抵联交予客户，并请客户在汇票/付款承兑申请书盖章。根据信用状及应押汇之销货金额，填写汇票及汇票/付款承兑申请书。持信用状、汇票、汇票/付款承兑申请书、发票收执联

19、至银行押汇，款项拨入本公司帐户。1.现金金额与应收帐款对帐单是否相符。2.收到现金或支票是否于次日前存入银 行。1.票据金额内容是否与应收帐款对帐单一致。循 环 类 别销 售 循 环震营企业股份有限公司项目编号ICS008订 定 日 期86.07.14作 业 程 序 控 制 表修订日期作 业 项 目作 业 程 序控 制 重 点使用窗体依据资料2.业务课收到应收帐款应做冲款作业及填写缴款单，并输入应收票据明细。3.销货折让(1)准予销货折让时，填销货退回/折让明细表及客户盖统一发票章之营业人销货退回或折让证明单。(2)退回或折让原因应在销货退回折让明细表注明。 4.业务单位应于次月五日前，核对应

20、收帐款对帐单，并催收当月之货款。5. 业务单位每日之收款应于当日， 最迟次日， 连同缴款单交财务人员处理。财务课应于当日，最迟次日，将收到之现金或票据，存入银行。并转送缴款单由会计冲帐。6. 会计单位依据缴款单、销货退 回或折让明细表与证明单等相 关凭证作传票输入，完成应收帐 款之冲销，并定期编制应收帐款 帐龄分析表。7.缴款单流程如下： 第一联：业务单位 核准 业 务单位存。 第二联：业务单位 核准财 务财务单位存。 第三联：业务单位 核准财 务 会计单位存。1. 缴款单资料是否填写清楚，收款金额是否与应收帐款冲帐一致。1.主管审核时应注意折让金额是否异常，折让原因是否正常。1.业务单位应核

21、对应收帐款对帐单，是否有应收未收，收款进度落后之情形。2.业务单位每日之收款是否于当日， 最迟次日， 缴交财务课。3.财务课是否于当日，最迟次日，将收到之现金或票据，存入银行。并将缴款单转会计课。缴款单销货退回折让明细表营业人销货退回或折让证明单帐龄分析表循 环 类 别销 售 循 环震营企业股份有限公司项目编号ICS008订 定 日 期86.07.14作 业 程 序 控 制 表修订日期作 业 项 目作 业 程 序控 制 重 点使用窗体依据资料(二)票据更换作 业(三)出口押汇1.会计人员已入帐，而发生下列情形之一，需更换所收到之票据。(1)客户要求撤票(2)票期过长(3)跳票(4)票面资料有误

22、2. 业务人员与客户连系后，双方同意更换票据，业务人员填写票据退延申请单一式三联，经主管核准后，送交财务课及会计课。3. 财务人员依据票据退延申请单处理换票事宜，若系支票跳票，客户信用受到质疑，则口头通知法务人员进行调查。4. 财务人员交付票据退延申请单第一联通知会计人员撤、换票事宜，会计人员据以入帐。5. 票据退延申请单流程如下：第一联：业务单位 核准 财务单位 会计单位 会计单位存。第二联：财务单位存。第三联：业务单位存。1.出货后，根据L/C规定内容，制作押汇单据，包括报单INVOICE，PACKING LIST等必要文件。2.取得提单及其它押汇文件送往银行办理押汇。3.财务课取得银行拨

23、款文件，送交会计课入帐。4.支付报关费用。1.是否说明理由并经适当核准。1.交易条件是否有利于双方买卖之进行，L/C条款是否与交易合约一致。2.押汇文件制作是否符合L/C之规定。3.押汇时效有无充分掌握，避免瑕疵之发生。4.费用支出是否均符合公司一般规定。票据退延申请单循 环 类 别销 售 循 环震营企业股份有限公司项目编号ICS009订 定 日 期86.07.14作 业 程 序 控 制 表修订日期作 业 项 目作 业 程 序控 制 重 点使用窗体依据资料九、退货作业(一)客户通知退货(二)业务通知生管单位派车1. 业务单位接到客户通知退货，应查明退货原因：填写客诉连络单详述原因、处理对策及结

24、果，转相关单位会签，判定接受退货时，编制销货退回通知单经核准，通知相关单位处理。2. 销货退回通知单流程如下：第一联：业务单位 核准 业务单位存。第二联：业务单位 核准 生管单位 派车 生管单位存。第三联：业务单位 核准 生管单位 派车 司机存。1.生管单位接到业务人员开立之销货退回通知单，进行派车。2.司机依照销货退回通知单之指示载回退货品。3.所派车辆为其它货运公司，于当日送货至客户处，而遭当场退货，依下列情形处理：(1)联络本公司业务人员速与客户处理退货，并依本公司业务人员指示。(2)经业务人员告知，退货应当日载回本公司出货地点。(3)业务人员开客诉连络单及销货退回通知单知会相关单位，并

25、呈核。(4)交回本公司开立之交运单、发票。1.客户退货原因是否合理。2.责任归属及原因认定是否详加追认。1.考虑派车顺序及载运经济原则。2.派车人员应详细告知司机载运地点，退货之规格及数量。3.客户退货品之内容是否与业务交代之内容一致。4.交运单、发票与退货品是否一起送回公司。5.客户如有超出原本协议之退货内容，应征得业务人员之同意始得载回。6.本批、上批之部分退货，不得以交运单涂改或以抵帐方式处理。7.司机应按凭证指示如期完成。客诉连络单销货退回通知单循 环 类 别销 售 循 环震营企业股份有限公司项目编号ICS010订 定 日 期86.07.14作 业 程 序 控 制 表修订日期作 业 项

26、 目作 业 程 序控 制 重 点使用窗体依据资料(三)开立销货退回入库单、销货退回/折让证明单、销货退回/折让明细表1.司机载回退货品时，生管人员依据销货退回通知单， 填写销货退回入库单， 并由业务人员开立销货退回/折让证明单一式四联及打印销货退回/折让明细表。2.销货退回入库单流程如下：第一联：仓管单位 核准 会计单位 会计单位存。第二联：仓管单位 核准 业务单位 业务单位存。第三联：仓管单位 核准仓生管单位存。3.业务人员将销货退回入库单及销货退回/折让证明单、明细表，交会计课立帐。3. 销货退回/折让明细表流程如下 :第一联：业务单位 核准 业务单位存。第二联：业务单位 核准会计单位会计

27、单位存。1. 各原因别退货、折让应计算其金额及 检讨。销货退回入库单销货退回/折让证明单销货退回/折让明细表循 环 类 别销 售 循 环震营企业股份有限公司项目编号ICS010订 定 日 期86.07.14作 业 程 序 控 制 表修订日期作 业 项 目作 业 程 序控 制 重 点使用窗体依据资料十、客户服务1.本公司接受客户之订单起即为售后服务之开始。本公司发生售后品质不良等，致客户抱怨时，业务员应速审缘由，并呈报相关主管及部门合作解决。2.不定期检讨是否需改善客户服 务之方式。3. 客诉连络单流程如下：第一联：业务单位 核准 业务单位存。第二联：业务单位 核准 生管单位 生管单位存。第三联：业务单位 核准 生管单位 生产单位生产 单位存。1.服务时应迅速，态度亲切有礼。2.应顾及客户之权益。客诉连络单循 环 类 别销 售 循 环震营企业股份有限公司项目编号ICS011订 定 日