密级档案管理规范.docx

1、密级档案管理规范集团密级档案管理规范转自 DAX 论坛 代国辉1总则1.1为规范密级档案的管理，保护密级档案的安全，促进密级档案的正当利用，特制订本规范。1.2本规范规定了密级档案管理原则、管理职责和管理流程等要求。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条文。XAJT/ZD0803D-2009 集团保密管理规定XAJT/ZD0805F-2009 集团档案（实体）管理规定3术语密级档案是指集团保密管理规定规定的保密范围中，不宜广泛传播、重要而须严格控制的档案。4管理原则4.1统一领导、分级管理密级档案管理工作遵循统一领导、分级管理的原则，遵从集团密级档案管理的基本要求，对

2、所承担的密级档案管理工作负责，维护密级档案的安全、完整和有效。4.2高层重视、全员有责为确保密级档案管理要求在机构内所有层次上得到贯彻和落实，高层管理者须将管理要求传达到各个层次，落实必备的资源，使全员正确理解并认真执行。4.3全程监控对密级档案管理的全过程进行监控，落实密级档案管理各个阶段的责任人，严格记录密级档案的状态、流向和处置，防止密级档案无人负责、流向不明、处置无记录。4.4专人负责密级档案由机要系统工作人员专人负责，无关人员不得接触密级档案，防止密级档案信息的扩散。5管理职责5.1集团总裁工作协调办公室职责5.1.1负责制定并组织落实密级档案工作发展规划。5.1.2负责制定和推广密

3、级档案的核心标准与操作手册。5.1.3负责为各事业部、成员企业提供密级档案管理的培训。5.1.4负责审计各事业部、成员企业密级档案管理情况。5.2集团总裁工作协调办公室档案处职责5.2.1负责密级档案归档范围的制定并按规定接收密级档案。5.2.2负责对移交入库的密级档案进行安全、科学保管。5.2.3负责编制密级档案的索引并按规定提供利用。5.3各级经营单位的行政管理部门职责5.3.1负责制定本单位密级档案年度工作计划并上报集团总裁工作协调办公室。5.3.2负责指导、督促业务部门进行密级档案的归档工作。5.3.3负责组织密级档案的培训工作。5.3.4负责密级档案的鉴定、整理、移交。6管理流程6.

4、1密级档案管理流程须符合密级档案内在的形成与运动规律，以满足业务活动在证据、责任和信息等方面的需要；还须以安全保管和合法利用为主要任务。6.2密级档案管理流程涵盖从密级档案的形成、传输、整理、归档、保管、利用以及鉴定直至处置的全过程，并通过先进技术手段或信息系统实施全过程的管理和监控。6.3密级档案的质量要求6.3.1密级档案必须真实可靠，须保证内容可信，须充分、准确地反映所证明的事务活动过程、事件或事实，在后续的事务活动过程中或事件中可作为依据。6.3.2密级档案必须完整有效，须保证档案齐全、未被改动，须满足检索、呈现和理解的需要。6.3.3密级档案必须安全可控，须满足环境安全和人员安全的需

5、要，也须满足实体安全和内容信息安全的需要，还须严格记录密级档案在各个节点的责任人和处置。6.3.4密级档案形成后须按规定正确标识密级、保密期限和份数，防止密级失当，防止保密期限和份数不明。6.3.5 密级档案须保证字迹清楚，图样清晰，画面整洁，审批手续完备。对已损坏的密级档案须予以修补，字迹模糊或易褪变的密级档案须予以复制。6.3.6机密级以上档案，须封装完整，不得将内容信息直接显露在外。6.4密级档案的管理流程6.1收集6.1.1 密级文件的收集须列入行政管理部门及机要秘书的职责范围、工作规范和岗位责任，须有相应的检查、控制和考核措施。6.1.2收集范围企业在处理内外部事务过程中形成的密级文

6、件材料均须收集完整。具体范围按照集团密级文件材料归档范围（附件1）执行。6.1.3收集时间密级文件须按各例行事务的先后顺序或专项事完成情况制定密件收集的时间节点，实时进行收集。同时，机要秘书须将密件收集时间节点表及时上报总裁工作协调办公室。6.2整理6.2.1密级文件的整理须遵循文件内在形成规律和系统性特点，保持卷内文件的有机联系；须实现分类科学，排列合理。合同、决议等规范性文件应手续齐备，财务和人事文件以及特殊介质文件的整理须符合有关档案管理要求。6.2.2密级文件在归档前应根据集团有关规定，并按档案管理要求，由文件形成单位实施整理和组卷。具体要求按照集团文书档案管理规范、集团科研档案管理规

7、范、集团基建工程档案管理规范、集团声像档案管理规范等各类档案管理规范执行。6.3归档6.3.1归档要求:6.3.1.1归档的密级文件材料须满足密级档案的质量要求。6.3.1.2归档的密级文件材料须是原件或正本。6.3.1.3归档时，须把同一内容、不同载体形式的密级材料一起归档，如纸质文件、电子原件、软件光盘等。6.3.1.4归档的密级文件材料须按本规范要求分类整理，文件材料密级、保管期限和份数标注完毕。6.3.1.5外文资料的题名需译成中文，必要时，其卷内章条目录也须已成中文，并经翻译人和审校人签署后与原文一起归档。6.3.1.6密级电子文件归档的格式须符合开放性、标准性、系统兼容性、对计算机

8、软件硬件系统的独立性、长期可读性等要求。6.3.1.7密级电子文件本身不得加密，也不得使用外部网络进行归档。6.3.2 归档时间密级文件材料须在事项办结后15个工作日内归档完毕。6.3.3归档方式6.3.3.1纸质密级文件归档时，密件经办人可视密件等级，确定是否需密件封套后归档。绝密级文件必须以封装的形式归档，并在封面上注明归档单位、归档人、文件名称、附件数、件数、页数、成文日期、保存年限、机密等级、保密期限、解密条件等相关检索性信息，封口签章后，送档案管理部门办理归档手续。6.3.3.2机密级以上电子文件须以加密封装包的形式进行物理归档，物理归档完毕后再单独发送对应的打开密码，严禁将封装包与

9、密码一起归档。6.3.4密级文件归档时应制作一式两份的档案移交目录，交接双方根据移交目录对归档文件进行清点核对，并在移交目录上签字确认。签字后的档案移交目录由档案室和移交单位各留一份。6.4保管6.4.1密级档案须与公共档案分开存放，绝密、机密档案实行专房、专柜、专人、双锁管理。6.4.2密级档案须以件为单位装盒入柜保管，盒内档案以文件编号的先后顺序进行排列，不同密级的档案不得装入同一盒内。6.4.3绝密级档案的著录系统须是单机版，并满足安全、稳定、界面显示友好的需要。6.4.5存储绝密级电子档案的电脑需是台式机并满足性能先进、稳定、操作系统安全等要求，还须与网络进行物理隔绝。6.4.6企业须

10、根据密级档案资料的数量、未来发展规模，设置安全、坚固、适用的档案专用库房，配备专业档案保管设备，妥善保管好档案，具体要求按照集团档案库房管理细则执行。必要时还须为该类库房装置警报及监视系统。6.5利用6.5.1密级档案的查阅、借阅、复制等利用工作按照集团密级信息及保密管理手册的有关要求执行。6.5.2利用密级档案的用户需掌握保密常识，遵守保密管理规定，遵守密级档案利用和登记制度，确保密级档案的安全。6.5.3利用密级档案须填写密级档案利用审批表（附件2）。6.6处置与销毁密级档案的解密、销毁等处置工作按照集团密级信息及保密管理手册的有关要求执行。档案管理制度一、 为规范公司档案管理，增强公司档

11、案的实用性和有效性，特制定本制度。二、 归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。三、 公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。四、 档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 五、 资料的收集与整理1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2. 在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持

12、。3. 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。4. 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。5. 档案管理员根据公司的文书立卷归档管理制度实施档案归档整理。六、 资料的分类与归档1. 公司档案资料的分类依据文书立卷归档管理制度的有关规定执行。2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。七、 档案的借阅1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。2. 因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理借阅档案申请表送总经理办公室主任核批。3. 公司

13、档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。4. 档案借阅者必须做到： 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。八、 档案的销毁1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2. 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写公司档案资料销毁审批表交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批

14、准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。4. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。档案借阅制度【来源】： 【作者】： 【发布时间】：2012-11-8 15:09:00【点击】：54 (一)借阅人员需填写档案借阅登记簿，登记借阅时间、文件标题及文号、借阅人姓名、电话。借阅的档案应及时归还档案部门，并填写利用效果。 (二)借阅党委会议纪要（记录）、局长办公会会议纪要（记录），局务会会议纪要（记录）

15、，涉及人事、纪检监察等的重要文件，应经办公室分管领导批准后方可办理借阅手续。 (三)借阅密级档案要求： 1.借阅机密级、秘密级文件需逐项填写机密（秘密）级文件借阅申请（格式附后），经档案管理员审查合格后，方可借阅。需复印时，应在复印件上加盖档案部门密级档案复印章（格式附后），视同原件管理。 2.绝密级文件原则上不能借出档案部门。确因工作需要的，应逐项填写绝密级文件查阅申请（格式附后），经档案管理员审查合格后，方可到档案部门阅读或摘抄。 3.借阅非本部门的密件，需经文件主办部门办公室负责人批准。 4.借阅密级档案的人员必须严守国家秘密，不得以任何理由、任何形式向无关人员泄露知悉的国家秘密。 5.

16、借阅的密级档案应妥善保管，及时归还。不可转借他人，不准携带公出、探亲访友、出席公共场所等。 (四)外单位借阅档案的，应出具借阅函，经办公室分管领导批准后,借阅人员持单位介绍信方可借阅。 (五)档案的借阅时间一般在3个工作日以内，确因工作需要，经部门负责人同意，可适当延长借阅时间。 (六)借阅人员不得在档案材料上勾画、批注；不得折叠、污损、撕毁、抽换档案材料。 (七)已借阅档案的人员调动工作时，应将所借阅的档案资料及时归还档案部门，未能归还的，由其所在部门监督归还。 (八)借阅人借阅档案仅限工作之用，不可转借给无关人员。 (九)档案管理人员应定期检查档案借阅登记簿，对到期未还的档案及时催收。档案

17、定密制度为规范密级档案的管理，确保密集档案的安全和正当使用，特制订本管理办法。一、密集鉴定第一条、公司档案分为一般、机密、绝密三个等级。凡不能公开发表的，涉及公司秘密的文件、报表、资料、照片等属于本管理办法所指的密集档案管理范围。第二条、档案的密级有资料管理员提议，公司办公室主任核定，分管领导审批通过。第三条、“绝密”文书主要包括公司之相关政府批文、资金合同、与其他经济组织合作合同、其他经核定为绝密的文书。第四条、“机密”文书主要包括公司各类经济合同、客户档案、企划方案、公司章程、重要工作计划、重要会议纪要。第五条、一般文书主要工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料，各部门在各项工作活动中形成

18、的具有参考价值的文件、资料。二、管理要求第六条、密集文件必须单独密封存档，存放在有保密保障的文件柜内，对平时使用的密级的文件，应妥善保管，使用后因立即入柜加锁。第七条、密级文件的调阅要严格按照档案借阅管理制度执行，未经领导批准一律不得自行取阅、复印、转发。借阅人对文件负有安全和保密责任，调研完成后应立即归还。第八条、不经领导批准，不得利用密集文件和内部资料为公开报刊撰写稿件。第八条、对已保密到期的密级档案，应由公司办公室主任主持相关人员做解秘鉴定，并报分管领导审核。第九条、解密后的档案应做一般档案管理，继续为有关部门提供研究价值。档案的保密本公司档案密级及保管期限应在文件材料形成或收文登记时标

19、示，密集分为三级，即机密、秘密、普通。机密档案包括：员工人事档案、合同、公司重大经营、管理决策、财务档案等。秘密档案包括：重要的会议记录（纪要）、公司文件、工程图纸、工作计划、总结等。普通档案包括：公司的通知、通告等文件。档案保密制度档案工作人员要严格遵守公司有关保密工作的规定，遵纪守法，忠于职守，自觉维护公司的秘密。档案工作人员不得私自将档案材料带出本公司或借给他人，严禁携带档案材料到公共场所。严格遵守和执行档案借阅审批手续，按批准范围查阅档案，摘录或复印秘密以上的档案材料，因通过机要部门传送。坚持做到六不：1、对档案内容不该说的绝对不说2、不该借阅的绝对不借。3、不该复印、复制的绝对不复印

20、、复制。4、不在公共场所、私人通讯、非保密本、普通电话、电报、邮件、谈论记录，传达属于国家的机密档案。5、不在不利于保密的地方存放和携带国家机密档案。6、非档案人员不得随意进入档案库房。按上级有关规定，配合保密部门做好密级档案的鉴定、降密和解密工作。密级课题档案管理规定1 、除已确定的国家秘密课题外，凡要申请确定为涉密课题，应在课题结题后，经所 保密办公室组 织进行终定密，确定密级，填写国家秘密事项表，签订保密责任书，并按密级课题归档。 2 、涉密课题组应对密级文件妥善保管。该形成的文件、材料必须形成，应标有密级字样 。所保密办公室将不定期地对涉密课 题组的密级文件形成情况进行检查。 3 、借

21、阅密级档案，要填写借阅密级档案资料审批表，写明阅档课题文件名称、使用人，经组 长、科技处、保密办批准后， 档案人员方可提供；外单位人员借阅，需持单位介绍信，经科技处（科研档案）或所办 ( 文书档案 ) 批准后，方可到综合档案室办理借阅手续。一般情况下，只许在综合档案室阅读，不可携出。 4 、出国、调出和退休人员离所前，凡涉及到密级课题的试验记录本、报告、文件等，应交组长或组内兼职档案员，组长或兼职档案员在离所手续单上签字后，经综合档案室同意盖章，人教处方可办理离所手续。 5 、凡违反上述规定的单位或个人，视情节轻重给予通报批评或处罚。 东南大学涉密档案管理办法第一条 档案是党和国家的宝贵财富，

22、档案馆是收集、整理、保管学校档案的重要部门。全体档案工作人员必须严格执行中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守国家秘密法、东南大学保密工作管理规定，自觉遵守党和国家的保密法规，共同保守国家秘密，维护档案安全。 第二条 各单位（部门）在立卷归档或向档案馆移交涉密档案时，应当对其密级和保密期限重新进行鉴定。 属于本单位（部门）产生的密件，凡是可以解密、降密和可以变更保密期限的，应当按照东南大学保密工作管理规定规定的程序进行解密、降密和变更保密期限以后，再移交档案馆馆藏。 不属于本单位（部门）产生的密件，原产生单位未对密级、保密期限作出变更决定的，不得擅自变更密级和保密期限。 馆藏的涉密档案，保密

23、期限届满的，应当及时解密。 第三条 涉密档案应当在档案卷宗封面或者首页上作出与卷内密件相同的密级和保密期限的标志。卷内有多份密件的，应当按最高密级和最长保密期限作出标志。 第四条 涉密档案应有专门的库房存放，并由专人负责管理，无关人员不得进入。 第五条 涉密档案除主管部门或形成人利用外，其他单位查阅涉密档案，应当办理批准手续，同时查阅人员应符合密件规定的接触范围。 绝密级档案要经主管校长和校保密委员会批准；机密和秘密级档案要经档案形成单位保密管理负责人和校保密办批准；内部档案要经档案形成单位和档案管理人员批准。 第六条 涉密档案在指定阅档室查阅，原则上不外借。特殊情况，需要借阅的，应按照东南大

24、学保密工作管理规定中关于密件借阅使用的有关规定办理相应的审批手续。 第七条 涉密档案复制按照东南大学保密工作管理规定中关于密件复制的有关规定执行。 第八条 涉密档案的销毁，按照东南大学保密废纸回收销毁办法执行。凡需销毁的涉密档案必须严格审定、造具清册，经主管校长批准后，指定专人监销，销毁档案的清册存档备查。 第九条 电子档案的安全保密管理参照国家有关规定执行，坚持“上网信息不涉密、涉密信息不上网”的原则。凡存有涉密档案信息的计算机必须与互联网、校园网及其他公共网络物理隔离。 第十条 对违反保密规定，故意或过失造成档案泄密的人员，按照中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守国家秘密法和东南大学保

25、密工作管理规定等，给予处罚。 第十一条 本规定自颁布之日起执行。 四川电力建设管理公司档案保密制度1、主要内容及适用范围本制度规定了档案保密范围、密级、保密时限、内容、要求检查与考核等；本制度适用于我公司档案的保密工作。2、引用制度中华人民共和国保密法电力工业国家秘密及其密级具体范围的规定3、档案保密范围3、1凡涉及国家安全的利益，在一定时间内只限于一定范围的人员知悉的档案。3、2中央、省、市、电力行业关于工程技术、经营管理、科研项目等工作形成的需要保密的档案。4、密级及保密项目4、1档案密级分为绝密、机密、秘密三级。4、1、1绝密档案是指一旦泄露会使国家、企业的安全和利益受到特别严重损害的档

26、案。4、1、2机密档案是指一旦泄露会使国家、企业的安全和利益受到严重损害的档案。4、1、3秘密档案是指一旦泄露会使国家、企业的安全和利益受到损害的档案。4、2保密项目4、2、1机密档案a、涉及国防、军工生产的工程建设规划、计划和统计资料。b、电力工程对外招标的标底、评标情况、对外招标报价计算依据、定标签约前的工程概算。c、具有国防先进水平和特别重大经济效益的科技成果的核心部分。d、本公司党委会、厂长办公会记录e、本公司后备干部名单、登记表及考核材料。4、2、2秘密级档案a、本公司综合统计历史资料和专题统计资料。b、工程设防制度。c、重、特大工程质量、技术事故情况。d、工程招投标标书、标底。e、

27、重要的审计、监察、纪检报告、报表。f、检举揭发违纪案件及调查处理的文件材料。g、干部、人事等专门档案。h、发展党员的规划、党员和党组织分布情况等统计报表。5、保密时限5、1绝密级档案的保密时限不超过30年，特殊要求除外（下同）。5、2机密级档案的保密时限不超过20年。5、3秘密级档案的保密时限不超过10年。5、4保密期限在一年及以上的按年计，在一年一内的按月计。5、5归档材料中有密级要求的，须注目保密时限。5、6保密时限到期，经核准可升密，除密解密。6、管理内容及要求6、1保密档案必须严格管理，并在案卷封面，案卷目录上注目密级保密时限。6、2密级档案禁止借阅，查阅应符合规定的查阅身份，否则应经

28、公司领导批准后方可提供查阅，查阅须档案人员监阅，禁止抄录、复制。6、3因工作确需抄录、复制密级档案的，须经公司领导批准，并严格作好记录。6、4密级档案的清退、销毁须按有关规定严格执行。6、5档案人员须严格执行保密工作的有关规定、防止失、泄秘密。6、6对违反保密法规、造成损失的、按有关规定追究责任、或予以处罚。企业安保档案管理细则作者：佚名 资料来源：网络 点击数：1555 企业安保档案管理细则-文章来源 莲山课件 w w w.5 Y K j.Co M 2 第一条 为加强企业安保台帐资料档案管理，夯实安全管理基础工作，合理利用安保台帐资料档案信息资源，根据中华人民共和国安全生产法、国务院企业事业

29、单位内部治安保卫条例和广东安全生产条例等法律法规，按照广东*安保档案管理办法的要求，结合我市*企业实际，特制定本管理细则。第二条 安保档案是指将企业安全保卫、安全生产管理工作，用文字、图表、声像等不同形式的载体，进行收集、归纳和存放保管，即将安保工作台帐资料收集整理归档。内容包括：依据国家安全保卫、安全生产的法律法规，结合企业特点制订的安全保卫、安全生产规章制度和安全操作规程，安防和消防设施状况、安全检查、培训教育、发破案、事故调查和处理、经警和枪支管理等。第三条建立健全市、县（市、区）局以及支局（班组）三级安保台帐资料档案管理制度，并作为工作考核内容之一。市、县（市、区）局安全主管部门以及支

30、局（班组）应明确管理人员（台帐档案管理责任人），对本单位安全生产、安全保卫台帐、档案资料的收集、登记、整理，规范管理台帐资料档案。第四条安保档案管理工作实行统一领导，分级管理。在省局和地方政府主管部门指导下，市局监督保障部负责对全市*企业安保档案实施监督考评管理。 第六条市、县（市、区）局安全管理部门应依据有关规定将安保台帐资料档案管理工作纳入评选安全保卫、安全生产先进单位或个人的条件之一。第七条安保台帐资料档案归档的范围：一、市、县（市、区）局和市局直属单位范围：（一）安全管理机构，包括：机构设置；安全责任人、专（兼）职安全管理人员（含注册安全主任）名册。（二）安全责任制，包括：各级领导、职能部门和各岗位的安全职责；领导履行安全职责考评的情况；上级单位与本单位签订的安全责任书；本单位与所管辖的二级单位签订的安全责任书。（三）各级领导对安全保卫、安全生产工作的批示、讲话的文书或声像。（四）安全保卫、安全生产的管理规章制度；枪支、设备等安全操作规程。（五）日常工作台帐记录，包括：工作计划和总结；消防设施（设备）、经警、枪支、金库、仓储等安全检查；安全教育、隐患整改、事故调查和处理等记录。（六）安全教育，包括：安全教育的年度计划；参加地方政府有关部门组织