中建八局ERP物资流程操作步骤.docx

1、中建八局ERP物资流程操作步骤3-1 ERP系统物资业务流程操作1采购需求计划（采购申请）登陆项目需求计划申请“采购申请”录入界面需求计划录入操作1、头信息。说明审批组：一人兼两个以上项目岗位的，要选对项目2、行信息。类型：货物物料数量价格日期3、分配项目保存编号关闭4、单击“行”，自行信息“类型”开始重复2至3的步骤，以编制第二行计划5、审批附注确定注意：1、说明：如输入“钢材需求计划”，以备遗忘编号时便于查找申请单。2、价格：务必填0！3、日期：做计划当天的实际日期之后的某一天。4、物料查找%输入法要用英文方式模糊查找，统配符；输入%后打开的第二个对话框中，可输入两个%，中间夹汉字（具体品

2、种中的部分字眼），以快速查找物料。如“%红砖%”。5、一份计划中，同一品种规格的物料，其它信息相同时，不要做成两行，除非时间不同，否则会出错！首选项操作步骤1、进入“采购申请”录入界面2、工具首选项3、需要日期项目信息项目确定关闭注意：1、进入申请编制界面，未做任何操作前使用首选项！2、只选择日期、项目，不选别的！项目信息中，只选项目，不要动其它的。首选项UPK，见“单据快捷输入”材料计划要配查找申请单步骤申请汇总输入“%+单据号后3位” 查找带“汇总”的功能项，均为可实施查询的。查询单据状态步骤查找选择行工具历史活动记录2 采购合同管理（一揽子采购协议=采购合同，采购订单之一）登陆项目采购合

3、同管理采购订单“一揽子采购协议/采购合同/采购订单”录入界面。采购合同/一揽子采购协议操作步骤1、头信息。供应商说明“全局”前打钩审批组2、行信息。类型：货物物料价格3、协议/条款4、保存编号5、单击按钮“行”，自行信息“类型”开始重复2至4的步骤，以编制第二行物料6、附件7、审批附注确定注意：1、供应商：注意右边的地点，确保为“材料供应”！否则会导致财务费用类型错误。2、说明：如输入“钢材合同”，以便与供货计划区分；或输入项目名称+系统外实际合同的合同编号。3、不选全局，会导致后面的流程中无法引用。4、物料编码要与需求计划的一致。5、协议/条款/附件：非必须项。协议，限定数量、合同金额，慎用

4、；条款，限定有效期。非必要时，此两项建议不用。附件，用来附加系统外的合同文本、有关情况说明等资料。采购合同加附件的步骤针对整份合同加附件：1、光标点在合同录入页面的头信息处点附件图标是类别：至审批人来源：文件2、GFM加载页浏览选择要添加的文件提交关闭GFM加载页3、是否加载成功：是针对某一行加附件：1、光标点在合同录入页面某一行处2、（以下步骤同上）。查询采购合同状态查询历史活动记录3 供货计划（标准采购订单/供货计划，采购订单之一）登陆项目供货计划自动创建“标准采购订单”录入界面有计划有合同的供货计划操作步骤1、申请单号查找 2、选择行“自动”3、全局协议：合同号创建4、说明审批组确定编号

5、5、审批附注确定说明：如“钢材供货计划”，以便与采购合同区分。一份采购申请的一行，只能引用一次！由于一份采购申请的一行，做供货计划时只能引用一次。当一个合同对应多次进货即需要做多次供货计划时，采购申请里同一规格的材料也要有不同日期的多行，与多个供货计划中的相应规格对应。故采购申请要细，要能满足不同验收批次需要。有计划无合同的供货计划操作步骤1、申请单号查找 2、选择行“自动”3、创建编号4、价格5、说明（同上）审批组6、供应商：注意地点！7、审批附注确定注意：1、在输入价格前，若供货计划的数量需要改动，则提交审批前，“发运”中的数量也要改动。数量无需改动的，按上述流程执行。2、供应商：业主供料

6、的，选供应商时选用业主全称。供货计划状态查询/供货计划检查步骤查找供货计划单据打开1、发运状态“已开单”，指财务已进行三单匹配的数量；“已取消”，指已退货的数量。2、参考文档：合同号（即采购订单号）。3、发运分配其它：计划号（即申请号）4、行信息里，价格为灰，说明引用了合同。4 接收登陆项目材料接收管理接收材料“接收”录入界面或在供货计划录入界面下，用功能切换按钮直接切换到“接收”录入界面。接收操作步骤1、采购订单（指供货计划）：输入编号查找关闭题头（小bug）2、选择行“子库存”：工程材料货位：默认项目货位3、批次-序列批号数量完成保存4、题头编号日期关闭题头关闭注意：1、“子库存”：系统中

7、指按不同材料类别划分的仓库，如工程材料库、周转材料库、废旧材料库。2、货位：系统中指按保管责任划分的仓库，如项目部仓库，或分包队伍仓库。3、批次-序列：只有1001、1002打头的钢材，需要批号。没有现成的批号的，按以下原则编号：8位数日期加6位数流水号，共14位数，如20090531000001。4、日期：选择在库存会计期内接收。5 退货登陆项目材料接收管理退货材料“退货”录入界面退货操作步骤1、接收：单号查找2、选行数量批次-序列批号数量完成3、保存关闭注意：由于系统采用先进先出的原则统计库存，退货前，务必确定退货价格问题！注意：材料人员办理退货的时候一定要看一下相应的采购订单（即供货计划

8、）的“发运”“状态”“已开单”的状态，看看是否已开单。若“已开单”栏里的数字是0，说明财务尚未开单，可以直接退货；若“已开单”栏里的数字不是0，说明财务已开单，千万不要直接退货，要先和财务的沟通，待他们先把这个订单的匹配冲消掉，材料员才能办理退货，否则财务的帐上会出现个暂估负数，很麻烦。 6 子库转移子库转移分三步：录入、审批和接收。子库转移操作是可逆的。子库转移单操作步骤一：子库转移单-录入项目现场材料管理物资子库转移单管理“子库转移单-接收”界面1、新建2、头信息：业务目的审批人员接收人员按存货挑选3、子库：工程材料库货位：工程材料（项目货位）查询4、选择行确定提交子库转移单操作步骤二：子

9、库转移单-审批现场单据审批“子库转移单-审批”界面查找打开单据审批子库转移单操作步骤三：子库转移单-接收项目现场材料管理物资子库转移单管理“子库转移单-接收”界面1、查找调出行2、选择行目标子库：工程材料目标货位：分包队伍货位3、调入子库转移单-取消步骤项目现场材料管理物资子库转移单管理 “子库转移单-取消”界面查找打开单据选择行取消货位维护步骤1、现场材料管理CCED项目货位维护2、项目编号3、查找4、新建子库存：工程材料分包商编码保存注意：1、录入阶段的子库、货位：决定自哪里转移。一般选择材料库、项目部货位；反转移时则需选择材料库、分包队伍货位。2、目标子库、目标货位：决定要转移向哪里。一

10、般选择材料库、分包队伍货位；反转移时则需选择材料库、项目部货位。3、选择货位一定要准确！一旦选择无效或操作错误，该子库转移单就可能会卡在接口表里，造成库存收发存报表数量、现有量和可用量不等并无法进行后续业务。有的错误只有公司超级用户才能处理，有的还要报请顾问和局技术组解决。4、子库转移及之后的出库、退入库、调拨等分录入、审批、确认三步完成的单据，第三步未完成前均可以取消单据。即录入未审批的，以及录入、审批完成但未完成第三步的，均可取消单据。5、做子库转移之前，需要做一项工作：维护分包队伍货位。7 一般出库一般出库分三步：录入、审批和出库。出库单步骤一：出库单-录入现场材料管理物资出库单管理“出

11、库单-录入”录入界面（系统默认为项目出库）1、新建。2、头信息：业务目的项目编号审批人员出库人员3、事务类型任务编号支出类型：工程材料按存货挑选4、子库：工程材料库货位：分包队货位查询5、选择行确定提交注意：货位：一般都要选分包队货位。即：系统内出库的，一般都是已经转移给分包队物资。确实由项目部领用的，方可自项目部货位直接出库。出库单步骤二：出库单-审批项目现场单据审批出库单审批界面查找打开出库单批准出库单步骤三：出库单-出库项目现场单据审批“出库单-出库”界面查找打开出库单日期出库出库单取消步骤项目现场单据审批“出库单-取消”界面查找打开出库单选择行 “取消处理”确认取消：是8 非项目出库非

12、项目出库分三步：录入、审批和出库。非项目出库步骤一：出库单录入现场处理管理物资出库单管理“出库单-录入”界面1、新建非项目出库2、头信息：业务目的审批人员出库人员3、事务类型：账户发放科目别名：施工临设领用确定核算单位：OU部门：0项目：0，缺省确定按存货挑选4、子库：临时设施仓库查询5、选择行确定提交非项目出库步骤二：出库单审批项目现场单据审批“出库单-审批”界面查找打开出库单批准非项目出库步骤三：出库单出库项目现场单据审批“出库单-出库”界面查找打开出库单日期出库非项目出库取消步骤项目现场单据审批 “出库单-取消”界面查找打开出库单取消处理确认取消：是9 等价退入库等价退入库骤一：退（入）

13、库-录入现场材料管理物资退（入）库单管理“退（入）库-录入-查询”界面1、“新建-退库”2、头信息：业务目的审批人员接收人员说明出库查询3、出库单编号：编号编号查询4、选择行本次退库：数量确定提交确定等价退入库步骤二：退（入）库-审批现场单据审批“退（入）库-审批”界面查询打开审批确定等价退入库步骤三：退（入）库-入库现场材料管理物资退（入）库单管理“退（入）库-入库”界面1、入库单编号：编号编号查询打开2、日期选择行接收确认确定等价退入库-取消步骤查找打开选择行 数量处理确认确定 10 不等价退入库不等价退入库步骤一：录入1、选择“新建-其它”2、头信息：业务目的审批人员接收人员2、处理类型

14、项目任务子库货位：工程材料库3、物料编码接收成本：单价申请入库数量提交确定不等价退入库步骤二：审批同等价退入库。不等价退入库步骤三：入库同等价退入库。不等价退入库-取消步骤同等价退入库。11 同一OU下的调拨调拨必须是项目货位之间的调拨。在分包队伍货位上的，要先转移至项目货位。在分包队伍货位上出库、已领未用的新品，要先退库，退回至劳务队货位，再自劳务队货位转移至项目货位。因系统及实际工作情况等原因，目前同一OU下的调拨手续在系统内设置为：由调出方处理调拨单据的录入工作，调出方在系统内无需做任何处理，系统会自动将该单据对应的数据转入接收方库存。这和操作手册的描述已经不一致，请注意按现行设置操作。

15、同一OU下的调拨，分两种情况：等价调拨和不等价调拨。11-1 等价调拨等价调拨步骤一：项目调拨单-录入现场材料管理项目间调拨管理“项目调拨单-录入/查询”界面1、新建2、头信息：业务目的审批人员处理人员调出项目调入项目按存货调库查询3、调拨量选择行确定提交等价调拨步骤二：项目调拨单-审批现场单据审批 “项目调拨单审批”界面查询打开审批 等价调拨步骤三：项目调拨单-处理现场材料管理项目间调拨管理“项目调拨单-处理”界面查询打开处理日期选择行调拨 等价项目调拨单-取消步骤现场材料管理项目间调拨管理“项目调拨单-取消”界面查找打开选择行 “执行取消”注意：系统是按先进先出的原则自动确定库存物料价格和

16、出库价格的。同一规格型号的物料库存价格有两个以上价格时，若要指定其中的某个价格但不确定和系统自动给出的价格一致的，按不等价调拨的方式处理。11-2 不等价调拨又分以下两种情况：一、要调拨的规格在库存中只有一种价格的调拨操作步骤1、把要调拨的规格型号的材料全部出库注意：此环节所说的库存，包含已经做了子库转移但尚未出库的物料，而不仅仅是项目货位上的物料。2、把刚才出库的这批物料，用“新建-其它”退库，按调入调出双方确认的实际调拨价格输入接收成本单价。不等价退库。3、项目间调拨。操作按前述等价调拨。4、把1、多出库的数量等价退库。二、要调拨的规格在库存中有两种以上价格的调拨操作步骤1、把项目货位、分

17、包队伍货位上该规格型号的材料全部出库。注意：出库前，要对项目货位、劳务队货位上出库的数量做好记录。2、用“新建-其它”，按需要调拨的单价、数量退库。不等价退库。3、项目间调拨。操作按等价调拨。4、把1、中暂时出库的部分，用 “新建-退库” 等价退库。暂时出库的部分，等于第一步中出库的总数量，减去调拨数量。11-3 调给分包队1、指根据分包合同约定，本应由分包队伍自行采购并承担费用，而由我们代购后调拨给他们的材料，ERP系统内，采购模块不做，由财务直接处理账务。系统外，按公司规定照常处理各种单据、报表。注意：这一部分，最好单独做表，或者月报表中能明显识别为代购调拨，以便与系统内的库存收发存报表数

18、据一致。2、我们公司入库后的材料调剂给分包队的，系统内在项目部货位上做非项目出库。12 不同OU下的调拨1、调出方作“非项目出库”。注意：要选择调入方往来段（即各OU的五位数数值）。2、调入方作“新建-其它”退入库处理。13 废旧物资处理废旧物资处理分三步。废旧物资处理步骤一：不等价退入库退入库操作界面，用“新建-其它”作不等价退入库，退入项目部工程材料库。注意：1、需要冲减分包队消耗成本的，先退入分包队伍货位，再退入项目部货位。2、物料选9打头的物料编码，废旧钢筋或废旧木材。废旧物资处理步骤二：子库转移做子库转移，自工程材料库转移至报废材料库。废旧物资处理步骤三：非项目出库14 租赁（待补充

19、）15 其它现有量查询步骤1、现场材料管理CCEED：现有量查询2、子库货位查询现有数量、可用数量请求步骤1、“请求”界面2、提交新请求单个请求确定3、名称：选择要请求的内容不同的单据需要进行不同的选择4、选项：非必选项。5、提交：产生编号6、是否提交另一项请求：不继续选择下一个请求时，选“否”。注意：1、选项：输出格式选择。一些表格默认为PDF格式，可以在这里选择为EXCEL格式。进出库单据为固定格式，不可选。查看请求步骤1、“请求”界面2、查找3、行信息中状态为“已完成”后，选择行点“查看输出”查阅内容注意：1、点“查看输出”时，若弹出界面瞬间即逝，则按住Ctrl点“查看输出”，直至可以正

20、常浏览。打印请求步骤1、“请求”界面2、查找3、打开“查看输出”“”文件打印因子库转移支出组织无效、部分转移、部分出库等错误有单据卡在接口表里的，随时与公司关键用户联系处理。正式系统中，新增人员的初始密码为172635。遗忘密码，按平台有关通知处理。局顾问发的4个系统支持性程序有：1、javaplugin5，2、Oracle 单据打印软件，3、系统操作手册，4、物资UPK演示文件。可在材料群共享中下载使用。 系统操作手册：仅供参考，以最新实际设置为准。由于系统在不断地更新或升级，现行系统内的个别设置或流程已经与未能及时更新改版的操作手册不一致。不一致的，以现行设置为准。获知新的变更内容时，会及时在平台或材料群里发布，请注意随时关注、跟踪有关信息。 09年6月3日