Word的十大自动功能.docx

1、Word的十大自动功能Word2003的十大自动功能 摘要：本文主要向你推荐一些自动功能来掌握一些自动编辑技巧，将会更加提高你的文档处理速度。关键字： 宏 录制宏 自动功能 录制新宏 编辑技巧Word已成为人们最常用的文档编辑工具，要是能掌握一些自动编辑技巧，将会更加提高你的文档处理速度。下面向你推荐一些自动功能。 如果频繁地编辑同一个文档或对某个文档编辑几天，你可能希望Word在启动时能自动打开它。Word本身没有内建这个功能，但简单的宏命令能处理这个工作。在Word2003中，自动打开最后编辑的文档的方法如下。 1选择“工具”菜单中的“宏”菜单项，点击“录制新宏”命令打开“录制宏”对话框；

2、 2在“录制宏”对话框的“宏名”输入框中输入“autoexec”，点击“确定”； 3从菜单中选择“文件”，点击最近打开文件列表中显示的第一个文件名； 4选择“工具”菜单中的“宏”菜单项，点击“停止录制”命令即可； 5退出Word，保存宏。 当下次再启动Word时，它会自动加载你工作的最后一个文档。二、自动更正 在Word2003中可用“自动更正”功能自动检测并更正键入错误、单词误拼、语法错误和错误的大小写。例如，如果键人“，eh”及空格，则“自动更正”会将键入内容替换为the”。还可以使用“自动更正”快速插入文字、图形或符号。 1，添加“自动更正“词条。点击“工具”菜单中的“自动更正”命令，在

3、“替换”框中键入容易发生键人或拼写错误的单词或短语例如，键入“computD”，在“替换为”框中键入该单词的正确拼写“computer”，点击“添加”按钮即可。 2更改“自动更正”词条。点击“工具”菜单中的“自动更正”命令，要更改以纯文本形式储存的r6自动更正”词条的内容，请在“替换为”框下的列表中点击所需的词条，在“替换为”框中键入一个新的项，点击“替换”按钮即可。 3删除“自动更正”词条。点击“工具”菜单中的“自动更正”命令，在“替换”框下面的列表中，点击要删除的词条，点击“删除”按钮。 三、自动恢复文档 可以通过使用Word的“自动恢复”功能定期地保存文档的临时副本。要在断电或碰到类似问

4、题的情况下恢复工作，必须在出现问题前，做下列操作：点击“工具”菜单中的“选项”命令,再点击“保存”选项卡，然后选中“自动保存时间间隔”或“保留备份”复选框(或两者都选中)。如果需要，请设置“自动恢复”保存间隔时间小于10分钟。要在文档意外删除或损坏后恢复工作，必须在出现问题前选中“保留备份”复选框。 若丢失文档前启动了“自动恢复”功能，你就可以打开它了。方法是：点击“打开”按钮。在文件夹列表中，双击Temp文件夹，该文件夹通常位于win60ws文件夹中。选定“文件类型”框为“所有文件”选项。Word为每个恢复的文档都命名为“自动恢复功能保存4文件名”，并且文件的扩展名为Doc。打开恢复的文档，

5、再点击“保存”按钮，在“文件名”框中，键人或选定已有的文档文件名。 Word2003还提供了指定保存自动恢复文件的位置的功能，利用它可以将自动恢复的文件放在特定的文件夹中，这样查找起来方便。操作方法为： 1点击“工具”菜单中的“选项”命令，然后点击“文件位置”选项卡； 2点击“文件类型”框中的“自动恢复文件”选项； 3点击“更改”按钮； 4如果要在另一个文件夹下保存自动恢复文件，请找到并打开该文件夹。 注意：如果是在运行WinJows 9x的计算机上使用Word， 用于保存自动恢复文件的默认文件夹为：WindowsApplicationDataMic凹60ftWord。如果使用的是Micros

6、oft Windows NT 40或其后续版本的操作系统，或者计算机上有不止一个活动用户配置文件，自动恢复文件会保存在WindowsProllles用户名APplication DataMicmsoftword文件夹下。 四、自动图文集 自动图文集是存储需要重复使用的文字或图形的地方，例如经常使用的邮件地址、标准合同条款、或分发备忘录所用的列表。每份所选文字或图形被录制为一个“自动图文集”词条，并指定一个单独的名称。它是word中的一个非常有用的工具，使用它不仅可以节约时间，而且能保证用语的方便和确切。 1编辑“自动图文集”词条。具体操作方法如下。 在文档中录入编辑好要作为图文集内容的文字或图

7、形； 选定修改后的文字或图形； 选择“插人”菜单中的“自动图文集”子菜单，然后点击“新建”命令打开“创建自动图文集”对话框； 在“请命名您的自动图文集词条”框中键入该“自动图文集”词条的名称，如“断字功能”； 这样，一个自动图文集词条就建好，下次只要键入“断字功能”或选择“插入”菜单中的“自动图文集”菜单项中“断字功能”命令，Word就会将刚才选定的文字添加到文档中。 2插入“自动图文集”词条。方法是： 点击文档中要插入“自动图文集”词条的位置； 选择“插入”菜单中的“自动图文集”子菜单。若要查看所有可用的“自动图文集”词条的列表，在指向“自动图文集”时按住Shift键； 如果子菜单包含段落样

8、式列表，指向与你的“自动图文集”词条相链接的样式； 点击所需的“自动图文集”词条名称即可。五、自动创建超级链接 超级链接是带有颜色和下滑线的文本或图形，如果点击，就会跳转至某个文件或文件中的某个位置，或者跳转到全球广域网或IntraMet上的某个HTMI页。此外，超级链接还可以指向新闻组、Gopher、Telnet和叮P站点。 用Word2003的自动套用格式功能，只需键人所欲跳转到文件的地址，即可创建超级链接。自动创建的步骤为： 1点击“工具”菜单中“自动更正”命令，然后点击“键人时自动套用格式”标签； 2选择“键入时自动替换”标题下的“Intemet及网络路径替换成超级链接”复选框； 3这

9、样，键人位于网络或Internet文件的地址时，Word2003就会将其转化为超级链接，颜色变成带下划线的蓝色文本，点击它就可跳至相应位置。例如键入电脑报的网址：httP：www叩cwcom，该网址立即成为超级链接，你只要点击它，就可以到该网址进行浏览了。 六、自动添加题注 Word2003可以在插入表格、图表、公式或其他项目时自动添加题注，也可以为已有的表格、图表、公式或其他项目添加题注。下面介绍插入项目时自动添加题注的方法。 1点击“插入”菜单中的“题注”项打开“题注”对话框，点击对话框中的“自动插入题注”按钮，打开“自动插入题注”对话框； 2在“插入时添加题注”列表中，选择要用Word插

10、人题注的项目。如果要在插入表格时自动添加题注，则选中“MicrosoA word”复选框； 3在“标签”框所带的下拉式列表中选择相应的标签。如果“标签”列表中没有想要的标签，点击“新建标签”按钮，打开“新建标签”对话框，在“标签”文本框中输入想用的标签如“黑鹰附表”，然后点击“确定”按钮； 4在“位置”框所带的下拉列表中选择题注所处的位置； 5Word一般是以阿拉伯数字“1，2，3，”来为题注编号的，如想使用其他编号方式，点击“编号”按钮打开“题注编号” 对话框，在“格式”框所带的下拉列表中选择一种编号方式，点击“确定”按钮； 6点击“确定”按钮。 这样，每次在文档中插入表格时，woEd200

11、0就会按刚才所选择的方式为其添加题注。 七、自动签名 电子邮件签名由文本、图片组成，word自动将其添加在待发电子邮件末尾，可为不同类型的读者创建自定义签名。例如，对你的朋友和家人只使用名，对商务联系人的邮件使用全名和电子邮件地址。也可以使用签名功能添加要反复套用的文字，解释你希望收件人如何答复你的邮件。创建的方法为： 1在word文档或电子邮件中，点击“工具”菜单中的“选项”命令，然后点击“常规选项卡； 2点击“电子邮件选项”按钮，然后点击“电子邮件签名”选项卡； 3在“请键人或从列表中选择电子邮件签名的标题”框中，键入签名的名称；4在“创建电子邮件签名”下插入用于签名的文字; 5点击“添加

12、”按钮。Word即将签名作为“自动图文集”词条保存在NoMal模板中。 要创建其他签名，请点击“新建”，然后重复步骤35。 这样，在下次使用时就可以使用签名了。你还可以为邮件设置默认签名，每次发送邮件时就会在邮件下面自动添加默认的签名。设置方法： 1在Word文档或电子邮件中，点击“工具”菜单中的“选项”命令，然后点击“常规”选项卡； 2点击“电子邮件选项”按钮，然后点击“电子邮件签名”选项卡； 3在“请选择默认的电子邮件签名”下，“用于新邮件的签名”列表框中，点击所需签名，在“用于答复和转发的签名”列表框中，点击所需签名即可。 注意：默认签名将自动添至每个邮件的底端。要删除单个邮件的签名，请

13、选定该邮件的签名，然后按Delete键。 像某些阅读软件一样，Word也提供了对文档页面的自动滚动功能，以方便用户阅读文档，免去了用Pa8eUPPageDown手工翻页的麻烦。要实现自动滚动功能，具体操作方法为： 1选择“视图”菜单上的“工具栏”，点击“自定义”命令打开“自定义”对话框； 2在弹出的“自定义”对话框中，选中“类别”框中的“所有命令”； 3将“命令”项中的“Autoscroll”拖拽到工具条上，这时工具栏上将出现“自动滚动”命令按钮。 以后浏览长文档时，只需点击工具条上的“自动滚动”命令，并使鼠标位于右边滚动条中心位置的上方或下方即可实现上下滚动，鼠标离中心位置越远，滚动越快。要

14、取消自动滚动功能回到正常编辑状态，只需右击鼠标或按Esc键即可。九、自动插入固定的文字 在输入文档时常需要重复输入或设置具有固定格式的内容，利用Word2003的宏功能，可把第一次输入和设置的格式记录下来，以后只需运行宏即可。下面举例介绍输入的步骤： 1选择“工具”菜单中“宏”下的“录制新宏”命令，打开“录制宏”对话框，在“宏名”框中输入“工作室”； 2在“将宏指定到”框中点击“工具栏”，打开“自定义”对话框，将自定义的宏拖到相应的工具栏上； 3点击“更改所选内容”按钮，对按钮的名称或格式进行修改，将按钮名称改为“工作室”，点击“关闭”按钮开始录制新宏； 4输人“黑鹰工作室”，按Shift键和

15、左箭头选择这几个字； 5点击“字体”下拉框，选择“华文彩云”字体，点击“字号”下拉框选择“二号”字，点击“格式”工具栏上的“倾斜”按钮，再点击“格式”工具栏上的“字符边框”按钮；6选择“工具”菜单中“宏”的“停止录制”命令。 这样，“工作室”宏就录制好，下次用时只需点击“工作室”按钮，整个文字就插入到文档中了。 十、自动重新分页 在使用word进行文档编辑的时候，分页命令可被自动执行，即当正在编辑的文档超过一页纸时，它会自动进入到下页。自动重新分页是在进行文档编辑的时候Word自动执行的 功能，它主要用于以下情况： 1当打开一个编辑好的长文档时，在屏幕最底行的状态中会显示“Word正在重新分页”； 2编辑过程中对文档的内容进行了插入或删除等操作后，Word会在后台进行自动重新分页，对于长文档，Word则会出现暂时“忙”状态。以进行自动重新分页的操作； 3打印时word必须先计算出文档的页数，才能进行打印操作，故处于打印预览状态时也会出现进行自动重新分页的操作； 4编辑文档过程中正在编写文档的目录或索引时。 如果需要使用“自动重新分页”功能，而该功能还没有打 开，可用以下方法来运行： 1选择“工具”菜单中“选项”命令，打开“选项”对话框； 2选择其中的“常规”选项卡，弹出“常规”选项界面； 3将“后台重新分页”选中； 4点击“确定”按钮。