K3系统操作指南.docx

1、K3系统操作指南格特斯电子K/3系统流程操作指南一、格特斯K/3系统整体流程图：流程图说明与相应的要求：1、正常使用本系统后，各用户必须严格按照该流程开展工作并与各方面协调一致，否则，日常业务将跑不顺；2、本图为总体流程图，每个环节的具体操作流程将在后面详细说明；3、各个部门的具体分工将通过系统权限设置来实现，以后也可以非常方便地进行更改；4、ERP系统是典型的一把手工程，监控项目总体目标并提供关键的资源协调与支持，各部门负责人抓本部门相关的ERP功能上线工作以及持续的完善工作。 二、销售操作指南a)流程说明1、客户下单-录入到“销售订单”-业务主管审核“销售订单”-打印-送达“PMC”及其他

2、相关部门；注意“销售方式”为“现销”！只有个别没有预收款的选择“赊销”。2、每次销售发货前，销售员应该密切跟踪所有销售订单上的产品入库情况和库存情况（电话咨询+系统查询），一旦仓库有货，结合销售订单上的交货日期要求，及时通知仓库对相应的销售订单进行发货（告知销售订单编号即可）；3、仓库管理员每次销售发货，都必须从销售订单下推生成销售出库单，累计出库数量不得超过订单数量，每次发货完毕并获得客户确认后，应及时从该销售出库单 下推生成普通销售发票，打印出来，交客户、销售员、财务部，此单是财务收款的依据，也是跟客户对帐的依据。4、财务再根据普通销售发票生成应收款凭证，并对该发票进行审核、钩稽、核销等操

3、作；5、销售员根据普通销售发票跟客户对帐、催款，财务应收款人员可以跟踪或配合。b)注意事项1、每次录入销售订单前，先检查对应的客户是否有先前的销售订单未执行完毕的，如果没有完毕且不再需要执行了的，建议先关闭该销售订单。2、销售订单上的 “交货日期”应该认真选择，以确保既能按时交货、生产也能及时完成。确定正确的交货日期，是MRP正确运行的基础之一。3、刚刚录入并保存好的一张销售订单，必须按照规定的流程进入“评审”程序，否则，该订单无任何实质意义。 c)进入界面1、进入一级菜单“供应链”，再进入子系统“销售管理”，其下面有“订单处理”等子菜单；2、“销售出库”有两种方式进入：一是“仓存管理”下面的

4、“领料发货”子系统；二是“销售管理”下面的“销售出库”子系统；3、用户可以通过“主控台编辑”来调整自己的个性化菜单界面。三、采购操作指南A、流程说明1、采购计划员每天检查是否有从MRP生成的没有审核的采购申请单，如果存在，则在选择好供应商的前提下，先审核该申请单，然后下推生成相应的采购订单，注意“采购方式”为“赊购”！一旦生成采购订单，相应的采购申请单其关联标志变为“有”，且不可再更改了，除非删除刚刚生成的采购订单然后反审核；2、查询到刚才生成的所有采购订单，再次检查并适当调整采购数量、供应商、采购价格，认真检查并调整好“交货日期”，然后保存该采购订单，提示或提交采购负责人进行审核；3、保存好

5、的采购订单自动进入审核流程，如果公司认为有必要，系统还可以设置多级审核，目前为采购经理一级审核即可；4、采购员对审核完毕的采购订单进行打印并传真到供应商，然后进行采购进货跟踪等；5、供应商凭借送货单及单上标明的采购订单编号送货到仓库；6、仓管员根据采购订单编号到K3系统中查询到该采购订单，核对无误后，下推生成外购入库单，并通知QC检验；7、仓管员根据QC检验报告检验结果调整相应入库单据上的实际入库数量，然后审核外购入库单；8、查找到刚才的外购入库单，立即下推生成普通采购发票，打印出来，分别交供应商、财务、采购员，这是财务伏款的依据；9、财务可以根据普通采购发票生成应付款凭证，或对该发票进行审核

6、、钩稽、核销等操作；10、采购员通过运行“采购订单执行情况明细表/汇总表”来跟踪正常采购进展情况。11、采购退货操作：新增一张退货通知单，说明退货原因、并跟供应商进行必要的沟通后，全面录入退货通知单各项内容，经相关领导审核后，下推生成红字外购入库单，保存审核后，再下推生成红字的采购发票。B、进入界面1、进入一级菜单供应链，再进入子系统采购管理，其下面有订单处理等子菜单；2、采购入库有两种方式进入：一是仓存管理下面的验收入库子系统；二是采购管理下面的入库子系统；3、用户可以通过主控台编辑来调整自己的个性化菜单显示界面。四、MPS/MRP计划操作指南A、流程说明i.PMC根据销售部门下达的所有没有

7、执行完毕的销售订单，检查其是否有必要再执行下去（包括：已经发货完毕、已经发了部分货但不再生产了），如果没有，关闭之，并准备运行MPS；ii.预先设定好运算方案（系统设置-系统设置-计划管理-计划方案维护，MRP和MPS方案都设置好），这是确保运算准确的前提之一。这种方案必须根据实际运行的效果而不断调整，使之逐步逼近实际准确性的要求。对于已经停产或暂停的任务单，必须及时关闭或结案，否则将影响几何结果。iii.运行MPS/MRP前，都必须选择正确的计划方案。iv.MPS运算完毕后，进入“MPS维护-MPS结果修改”，对刚才生成的计划单据进行必要的修改（包括：计划数量、生产日期、生产车间等等），然后

8、保存、审核。注意：此时不可以投放！因为只有审核状态的MPS计划订单才是后续MRP运算的数据来源；v.选择合适的MRP方案运行MRP计算，计算时间大约有560分钟。运行完成后，进入“MRP维护-MRP结果修改”，对刚才生成的计划单据进行必要的修改，然后保存、审核、再投放，MRP计划订单可以投放生成采购申请单等目标单据，等候采购员们进行分派和调整处理。投放完毕，意味着本次MRP运算全部结束。vi.投放完MRP计划订单后，再查找回原来对应的MPS计划订单，进行投放，系统将生成计划状态的生产任务单和委外加工任务单（针对委外物料）。vii.仍然是PMC查找到这些任务单据，对生产数量、起始生产日期进行必要

9、调整后，实施“下达”，这些单据进入“下达”状态，表示生产可以开始了。同时系统自动生成对应的“生产投料单”，这是车间等生产部门生产领料的唯一依据！B、注意事项ii.产成品的变动提前期一般设为单位产品的标准生产周期，目前已经被设为统一的1天，请PMC根据实际情况逐步调整；iii.一旦设置好MRP运算方案，不可轻易更改，否则将导致运行不正确或前后运行结果不协调。iv.生成的采购申请单是统一的供应商和统一的采购员，甚至所有物料都在同一张申请单上，这必须由采购员进行分单和调整（包括数量调整）v.采购申请单可以下推生成若干张“采购订单”，对每张采购订单还可以分别编辑与调整。这就是所谓的分单！vi.MPS运

10、行完毕后生成的MPS计划订单，必须先审核然后才能运行MRP，审核后的MPS计划订单在MRP运行完毕后，可以进行投放，以生成任务单进入生产环节。C、进入界面1、生产管理-计划管理-MPS计算/MRP计算/MRP维护/MPS维护；2、可以通过“主控台编辑”来调整自己的个性化显示界面五、生产车间操作指南1、每天查询PMC生成的生产任务单和委外加工任务单，并跟PMC始终保持电话沟通；2、对于大家确认了的处于计划状态的生产任务单和委外加工任务单进行“下达”操作，系统将自动生成相应的生产投料单或委外加工出库单，并通知PMC对这两类单据进行审核；3、生产领料：严格按照套料领料。不可以修改系统默认的“发料仓库

11、”！查找到需要领料的生产任务单所对应的生产投料单进行“物料套领”操作，系统将出现生产领料单界面，实际领料累计数量不能超过投料单上的数量，否则，系统不会保存。但可以进行分批部分领料。生产领料单由仓库审核才能生效！4、生产退料：直接选择“生产投料- 在制品退料”即可调出生产任务单过滤界面，找到需要退料的任务单，然后生成红字领料单，并根据实际退料数量填写好保存，经过仓库审核即生效。仓库对于退料应作如下区分：如果是良品退料，则审核红字退料单即可，如果是不良品退料，则要退回到不良品仓库。系统中不提供也禁止使用“换料操作”！5、生产补领料：必须请PMC反审核对应的投料单，然后修改计划数量，再请PMC审核，

12、然后，新增一张生产领料单，从中查找到对应的生产任务单，即会自动过滤出能够领料的物料清单，不能继续领料的，系统中不会再显示了。6、生产报废：从对应的生产任务单下推生成报废单即可，但需要PMC审核才能生效；报废后，不可以继续正常领料，但可以生产补领；7、产成品/半成品入库：从对应的生产任务单下推生成产成品入库单即可，但需要仓库审核方可生效。入库数量不得超过任务单数量，否则罚款！8、任务单全部完工入库后，通过查询在制品存量统计表可以了解该任务单在生产现场还有多少“余料”，如果有，可以提示PMC做仓库盘盈单转入仓库中去，财务也可以在月底检查执行之；8、生产任务汇报：每天根据生产任务单和实际完成情况填写

13、生产任务汇报单，既作生产日报，又可以及时反映生产进度情况；9、通过查询在制品存量统计表，可以随时了解原材料缺货情况和产成品入库情况；10、委外加工流程：在PMC审核委外加工出库单后，通知仓库发货，仓库管理员根据实际发货数量进行修正后审核该出库单。委外产品入库时，由相应的生产车间找到对应的委外加工任务单，下推生成委外加工入库单，仓库根据实际入库数量进行调整后，审核之。相应的车间即可对这个委外入库品进行“生产领料”了。六、仓库操作指南仓库是K3/ERP系统运行的业务中心，所以，仓库操作员必须熟悉所有相关的业务操作流程才可以完成以下相关的业务操作。a)仓库操作的几个原则：及时完成各类入/出库单据录入

14、工作（不得迟于物料实际入/出库后的两个小时）；同一物料在系统中只能有唯一的物料编码；同一物料的入、出库业务必须发生在同一仓库；定期盘点，进行合理的调整库存；严格按照操作流程进行操作；正确设置必要的套打；所有单据在生成以后都必须先保存、后审核（或多级审核）。b)产成品入库操作流程与界面：产成品/半成品入库单由生产车间生成，仓库在实际收货入库时进行审核。供应链-仓存管理-验收入库-产品入库审核注意点：选对正确的“收货仓库”，不要搞错，否则，各个仓库的库存将不准确；每次产品实际入库后的半个工作日内必须审核系统中对应的产品入库单，否则会造成实时库存不准。c)销售出库操作流程与界面：物流管理-销售管理-

15、出库根据市场部业务员的发货通知，查找到对应的销售订单，然后下推生成销售出库单，将实际出库数填写到出库数量栏，但注意：出库累计出库数量不得高于订单数量，否则，系统不予保存；发货完毕并生成“销售出库单”后，立即审核该“销售出库单”；根据刚才生成的“销售出库单”下推生成“销售发票”，保存即可，打印出来交客户、财务、市场部跟单员，仓库也应该留底。打印出来的销售发票单必须经过仓库、跟单员、PMC（或者财务）共同审核签字后，才可以运输出厂，保安必须按此进行检查、放行。d)外购入库操作流程与界面：物流管理-采购管理-订单处理-订单查询-下推外购入库单（保存、审核）-下推采购发票（保存），打印“采购发票”，供

16、应商签字、仓库签字后，交供应商、财务、采购计划员，仓库也应该留底；建议在QC入库检验完成后，在下推生成“外购入库单”，入库数量为合格品数量，不合格材料直接退回或跟K3系统不发生任何关系。e)委外入/出库操作流程与界面：供应链-委外管理-委外入/出库管理-委外入/出库单查询-修改实际入/出库数量，审核该单据。一旦审核完毕，表示委外物料已经入库或出库。f)生产领料操作流程与界面：供应链-仓存管理-领料发货-生产领料单查询-修改领料数量并审核； “生产领料单”由领料车间根据相应的投料单生成，只有在实际领料发货后才可以审核该领料单，一旦审核，表示已经领料发货，如有误差，仓库负责纠正。g)库存调整操作流

17、程与界面：供应链-仓存管理-领料发货/其他出库（验收入库/其他入库），保存并审核；生成的“其他入/出库单”先保存后审核，审核后库存即被更新；期初库存即可通过“其他入库单据”进行补充性调整；通过盘点也可以调整库存，而且是更正规的库存调整手段。h)仓库盘点操作流程与界面：物流管理-仓存管理-盘点作业-盘点方案新建并保存-打印盘点表-实际盘点并登记在盘点表上-录入盘点数据-编制盘点报告表-生成盘盈/亏单，审核即完毕；可以查看系统提供的帮助了解进一步的细节。七、常识性操作指南及系个性化性说明1.确保整个网络系统没有病毒，否则，随时可能导致系统不能使用或运行不正常。2.BOM一定要录入齐全，否则，MRP

18、/MPS运算不可能准确！3.按工程变更管理来维护BOM清单。4.所有对仓库库存有直接影响的单据都必须经过仓库管理员的最终审核才能生效！5.订单取价顺序：如果已经录入“供应商”或“客户”，则物料代码录入后自动从供应商采购价格或客户销售价格资料中查询获取，如果获取不到，再到该物料的“采购单价”或“销售价格”中获取，如果都没有，则默认为0；6.所有新生成的单据都处于“待审核状态”，此时既可以“审核”，也可以“作废”或删除；7.处于“审核状态”的单据不可以被“作废”“删除”“修改”，只能“关闭”或“下推”生成新的单据；8.任何单据如果有了下级关联单据，则不可以做任何变更（包括：修改、审核、删除、作废、

19、关闭、反审核、反关闭、反作废等等），只有在所有的下级关联单据被删除后，才能被修改；9.不同的用户有不同的权限，当你需要更多的权限才能完成日常工作时，请找你们的系统管理员获取；10.日常单据的打印需要涉及到以下的工作：套打设计并共享出来、打印机格式设定好、每次打印机格式新增或修改后，其他用到本打印机的电脑都必须重新连接过来，否则，新的格式不起作用；11.物料基础资料维护中应该注意：“辅助物料”的计划策略为“无”、“成品”和“半成品”以及“委外件”必须设置计划策略为“MPS计划”，其他原材料设置为“MRP计划”12.生产任务单反下达：前提是对应的投料单没有生成领料单八、凭证制作指南1.外购入库：2

20、.生产领料：3.借：半成品 贷：半成品成本（先手工核算，然后录入到“入库单”中） （半成品成本包括：直接材料成本、被分摊的制造费用）半成品入库：4.借：产成品 贷：产成品成本（先手工核算，然后录入到“入库单”中） （产成品成本包括：直接材料成本、半成品成本、包装物成本、被分摊的制造费用）产成品入库：5.借：主营业务成本 贷：产成品（先进行出库存货核算即可获得）销售出库：6.借：应收帐款 贷：主营业务收入销售发票：金蝶软件 陈生2012-11-21（修订）深圳市格特斯电子有限公司MPS/MRP操作注意事项理解“已分配量”：统计交货日期为MPS运行当天的毛需求量；用“销售订单”跑MPS，每天一次、

21、每天投放，对应的MRP也是每天一次、每天投放，并对生成的任务单和采购申请单下达或下推生成采购订单；零星“预测单”也可以作为“虚拟销售订单”来跑。用“产品预测单”跑MPS/MRP，最好每个生产周期一次，跑完立即投放。同一天中，如果预测单和销售订单都要跑，则要先跑预测单部分，后跑销售订单部分，最好是分开隔天跑！然后注意“预测冲销”。运行MPS/MRP时，BOM和物料基础资料不可以修改，运行前可以通过“网络控制管理”来踢出正在使用这些模块的所有用户；MPS/MRP运行失败时，如果生成了相关的计划订单，则不用理它们，隔天将这个日志删除即可；交货日期在MPS运行的当天或以后的按单运算，以前的合并计算或忽

22、略（根据MPS方案来定）；运行MRP/MPS时，以前计划状态的计划订单/采购申请单都将被自动删除；参与MPS运行的销售订单，如果以前已经跑了MPS，且投放成了任务单，如果该任务单为计划状态，则将被自动删除，其对应的MPS计划订单恢复到“审核状态”，如果该任务单为下达状态，则其对应的销售订单将不再参与实际运算；如果任务单是下达状态，交货日期处于MPS运算的当天或以后且对应的销售订单已经关闭时，将作为预计量参与计算，生成的计划订单可能没有“销售订单号码”；对于新生成的计划订单，没有销售订单号/预测单号的一概不理，保持计划状态即可，以后会自动被删除；MRP不可重复运行！否则将无条件地出现重复，如果不

23、小心跑了，则不管它就行了；MRP运算时，不管采用怎样的运行方案，系统始终不考虑确认的MRP计划订单作为预计量！ 当天跑完的MPS/MRP，最好当天投放、审核、下达/下推，最迟第二天运行MPS/MRP以前必须完成，否则，就可能造成重复或被删除；新生成的MPS/MRP订单日期往后延伸一天；每天清理之前已经下达但还没有完成的生产任务单，对于没有结案且不需要再生产了的必须手工结案或作废，尤其是那些交货日期为MPS运行的当天或以后的任务单必须迅速清理，否则将产生许多垃圾计划单（没有销售订单号码或预测单号码），直到运行日期超过其交货日期为止。生产任务单上没有销售定单的原因：1）销售订单已经关闭但对应的任务

24、单已经下达且还要执行的；2）手工输入的任务单处于下达状态；3）如果MPS方案考虑到以前的预计量，则交货日期为当天“以前”的将被合并汇总作为预计量或计划量（即：到今天还没有完成的）MPS/MRP方案设置：1.MPS-销售订单：每天跑；需求来源：销售订单；考虑确认的计划订单作为预计量；预计量计算有效期距离当前系统日期之前0天（灵活调整）；考虑现有库存和安全库存（主要是兼顾中间品需求）；考虑预计量和已分配量其他参数：3个入选；其他默认2.MPS-产品预测单：每月初或上月末跑一次；需求来源：产品预测单；计算公司：为空；预计量计算有效期距离当前系统日期之前0天（灵活调整）；其他参数：2个入选；其他默认3

25、.MRP-销售订单：每天跑；需求来源：主生产计划；计算公司：考虑损耗量；其他参数：2个入选；其他默认4.MRP-产品预测单：每月初或上月末跑一次；需求来源：主生产计划；计算公司：考虑损耗量、现有库存和安全库存；其他参数：2个入选；其他默认合并采购申请单方法与说明：系统中“MRP运算是否合并需求”如果选中，则MPS/MRP运算不能按单生成计划订单；如果不选中，可以按单生成计划订单，但投放生成的采购申请单不能合并生成采购订单！解决办法是：系统默认为不选中“MRP运算是否合并需求”，生成的采购申请单此时不能合并！但可以通过选中你需要合并的所有采购申请单进行“审核”“反审核”操作后即可合并了。注意的是：运行MPS/MRP之前，必须对所有的采购申请单进行审核或关闭或删除，绝对不能留有可以被直接删除的采购申请单，否则，可能造成后台系统的逻辑混乱，导致许多计划订单没有销售订单或预测单号码！采购部注意事项：每天下推当天生成的采购申请单；确保每天下班以前系统中没有未下推过的采购申请单，否则，可能被下次MRP运算关闭；如果要下推的采购申请单被关闭，可以找PMC进行反关闭，然后下推生成采购订单。销售部注意事项：录入没有BOM编号的产品，系统将不予保存；出现没有BOM编号的产品时，必须立即通知工程部限时录入并审核，确保及时交货。