员工入职申请表的实务操作指引.docx

1、员工入职申请表的实务操作指引员工入职申请表的实务操作指引王荣洲律师入职申请表是招聘单位提供的，供应聘者在入职之前填写的反映其信息状况的一种人力资源表格。在企业招聘环节入职申请表和录用通知书是比较常用的，录用通知书根据其表达的内容和详细程度不同，可能构成要约邀请，也可能直接构成要约，应聘者一旦承诺，双方劳动合同就成立，即使双方还没有签订正式的劳动合同。因录用通知书操作不当风险较大，导致一般企业没有寄送录用通知书这一环节，如果录用就直接电话联系来签订正式的合同。但入职申请表企业在招聘环节是一定有的。入职申请表作为企业在招聘环境最为重要的人事表单，其内容只有经过精心设计，才能最大限度控制企业用工风险

2、，从而降低用工成本，增加企业用工自主权。1. 入职申请表与其他人事表单的区别入职申请表是员工信息的披露，但简历和员工信息登记表都可以披露员工信息，那为什么还需要入职申请表？1.1入职申请表和简历的区别简历一般在面试之间就已经通过各种途径向企业投递了，企业根据简历反映的信息来决定是否给应聘者面试的机会。入职申请表一般是应聘者面试时才让其填写的。简历是应聘者想让用人单位知道的信息，主要反映其各种信息情况，一般反映的都是对其有利的信息，而入职申请表是用人单位想了解的应聘者的信息，两者之间的信息内容是有差别的。入职申请表除了反映应聘者信息外，还会通过设定一定条款来规避企业的用工风险，这方面功能是简历所

3、不能承载的。1.2入职申请表与员工信息登记表区别入职申请表是员工在录用之前填写的，不仅反映用人单位希望了解的有关员工的信息，而且还有规避用人单位用工风险的内容。员工信息登记表是员工在被正式录用后填写的表单，一般不具有规避用工风险的内容。实务中，如果入职申请表够详细的话，是可以取代员工信息登记表的。有些员工在入职面试时，觉得只是面试没必要告知那么多信息，填写入职申请表时并没有填写全，但等到员工正式被录用后，要让员工把面试时没有填写的内容填写完整。2. 入职申请表的作用用人单位对劳动者与劳动合同直接相关的信息是有知情权的，入职申请表承载了劳动者信息披露的义务，但入职申请表不仅是劳动者信息披露的一种

4、表现形式，还有其他作用。2.1用人单位知情权入职申请表首先满足了用人单位的知情权。用人单位在招聘一定岗位时，或多或少都会有一定的招聘条件，如学历、职业资格、工作经验等等。入职申请表反映的信息，是用人单位考察应聘者是否符合招聘条件，从而觉得是否录用的重要依据。2.2防范用工风险入职申请表不仅包括用人单位想知悉的应聘者信息，还会设计一些内容来防范用工风险。如，要求应聘者提供联系地址，这样能免除相关法律文书不能送达的法律风险；入职申请表中一般都会有如果提供虚假信息，用人单位可以解除劳动关系的声明，这样就为用人单位解除劳动关系提供了依据；要求应聘者提供离职证明，用以证明已经离职，避免因双重劳动关系给其

5、他单位造成损失，从而导致赔偿责任等等。2.3证据作用入职申请表对用人单位来说还是维护其合法权益的重要书面证据，因为入职申请表固定了劳动者的相关信息。用人单位在不予录用劳动者、解除劳动关系、送达相关法律文书时做到有章可循。不予录用可以说劳动者反映的信息不符合招聘条件；解除劳动关系可以说劳动者提供了虚假信息；相关法律文书的送达本应当采用到达主义，而用人单位却采用了发送主义，有何依据？依据就是在入职申请表中应聘者有这样的声明，同意这样操作。3. 入职申请表的主要内容及相关注意事项在劳动合同的订立过程中，用人单位和劳动者都应当遵循诚实信用原则。诚实信用原则的重要体现就是双方在订立劳动合同时相互享有知情

6、权。对用人单位知情权而言就是有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，但对基本情况的具体范围法律并没有作出明确规定。实务中，用人单位根据其实际需求、防范法律风险的意识、甚至是企业文化的不同，所制作的入职申请表的内容会有所差异，但都会包括一些基本内容。3.1身份审查身份审查主要包括对年龄和户口性质审查。年龄审查是为了防范用人单位违法用工。根据法律规定，用人单位只能招收年满16周岁的劳动者，否则，构成违法用工。除了文艺、体育和特种工艺外，对于未满16周岁的未成年人是不得录用的。还有些用人单位在招聘岗位时对年龄会有一定具体要求，如，要求应聘者年龄在30周岁以下等等。用人单位对年龄的审查会要求应聘者

7、提供身份证予以核实。户口性质审查主要审查是农村户口还是城镇户口，双方享受的福利待遇可能会有所区别，这样就会导致用工成本会有所差别。如，上海现在的政策是外地的农村户口可以只缴纳三险，其他的得缴纳五险。用人单位对户口性质的审查会要求应聘者提供户口簿予以核实。身份证复印件及户口簿复印件都得归入员工档案。3.2婚育状况审查婚育状况审查包括结婚状况审查和生育状况审查。用人单位对婚育状况的审查涉嫌就业歧视，主要是对女性就业的歧视。虽然宪法和相关的法律都赋予了女性的平等就业权，用人单位不得对女性就业歧视，但在用工市场中这样歧视还时有发生。在对女性的就业歧视中比较普遍的就是对已婚未育女性的歧视。主要是考虑到女

8、性“事多”，女职工有“三期”，孕期、产期和哺乳期。三期的女职工不能解除劳动关系，正常出勤的不得降低工资标准，还有各种福利待遇的保障，一旦修产假了，用人单位势必需要重新招人，等修完产假重新上岗时，人员又会过剩，所以用人单位认为招聘这类员工会影响用人单位工作的连续性， 增加用工成本，从而产生对一些女性的就业歧视。3.3联系方式联系方式主要包括联系电话、联系地址和电子邮箱。联系电话为了方便联系，有的还需要提供家庭座机电话。联系地址送达相关法律文书或物品之用，当员工不辞而别时，有了联系地址就能尽量防范送达不能从而导致违法解除劳动关系的风险。电子邮箱也是非常重要的，一来联系之用，二来也能用作证明送达相关

9、法律文书的证据使用。3.4紧急状况联系方式紧急状况联系方式包括紧急状况联系人、联系电话、联系地址。紧急状况的联系方式一般都是至亲密友的联系方式，提供该联系方式就是确保遇到紧急情况联系不到本人时，则可以通过紧急状况联系人予以联系。这种情况虽不常遇到，但作为不时之需还是非常有必要的。紧急状况联系方式还有一个作用就是相关法律文书的送达。用人单位为了防范员工不迟而别从而导致相关法律文书无法送达，会要求其提供紧急状况联系人的联系方式，以确保相关法律文书的送达。3.5家庭主要成员家庭主要成员主要包括父母和配偶的基本情况。用人单位通过家庭主要成员的情况来更加深入了解应聘者。人是环境的产物，是要受到身边环境的

10、影响的，家庭成员是农村的还是城市的对应聘者的成长会不一样。实务中，有些用人单位会要求提供家庭成员的工作单位信息，其家庭成员所从事的职业对应聘者在用人单位心中的看法都有可能产生影响。有些企业出于企业文化的考虑，也会要求提供家庭主要成员的信息，如用于逢年过节寄送祝福卡片，相关家庭活动的联系等等。3.6资质审查资质审查主要包括对学历、学位证明和各种资格证书的审查。用人单位招聘某一岗位时会对学历、资格等有一定要求，所以应聘者得提供相关证明文件，以备用人单位对其真实性进行审查。如果应聘者提供的是虚假证明文件，那就属于劳动者以欺诈的手段骗得录用，将导致劳动合同无效，用人单位可以单方解除劳动关系，这样会增加

11、用人单位的用工成本，所以用人单位不应忽视对相关证明文件的真实性审查。3.7离职证明审查离职包括主动的离职（跳槽）和被动的离职（解雇）。用人单位审查离职证明，一来想知道员工离职的理由和在原用人单位工作多少时间就离职了，从而更深入认识员工；二来是想了解员工当前的劳动关系状况，避免对其他用人单位承担赔偿责任。劳动合同法并不禁止双重劳动关系，但是如果用人单位招聘了与其他单位尚未解除或终止劳动合同的劳动者，给其他单位造成损失的，用人单位是要承担连带赔偿责任的。因此，招聘时，用人单位会要求应聘者提供已与原用人单位解除或终止劳动合同的证明，如劳动合同解除通知书或劳动合同终止通知书。在员工无法提供的情形下，如

12、有必要，用人单位会要求员工提供原单位的联系方式，以便对其进行背景调查，或者聘请专业机构进行应聘者背景调查。3.8竞业限制审查按照劳动合同法的规定，竞业限制的主体限于用人单位的高级管理人员、高级技术人员和其他负有保密义务的人员。实务中，企业可能会与所有员工都签订保密协议，但并不会和所有员工都签订竞业限制协议，因为签订竞业限制协议是要支付经济补偿的，所以企业一般只会跟掌握企业核心商业秘密的高管签订竞业限制协议。因此企业在招聘高管时，一定要注意审查其是否与原单位签订有竞业限制协议，防范用工风险。企业在招聘竞业限制员工时，没有注意到审查义务，或知道其为竞业限制人员，而披露、公开或使用其所掌握的商业秘密

13、，企业与竞业限制人员则会共同侵犯他人的商业秘密，构成了共同侵权，应对受害单位承担侵权赔偿责任。因此，企业在招聘高管时，应询问应聘者是否与原单位签订有竞业限制协议，落实该员工在本企业工作，是否构成对相关协议的违反，必要时还可以联系原单位进行求证，或者对拟招聘人员进行专门的背景调查。3.9备注很多企业的入职申请表是没有备注信息的，说明在制作入职申请表时没有认识到这一人事表单的重要性。可以从是否有备注以及备注的具体内容来判断入职申请表的专业程度。备注信息主要是防范法律风险。备注信息主要包括无欺诈承诺、无竞业限制声明及通知条款。3.9.1无欺诈承诺所谓欺诈是指一方故意制造假象或隐瞒事实真相来欺骗对方，

14、诱使对方形成错误认识而与之订立劳动合同。如果劳动者以欺诈手段使用人单位在违背真实意思的情况下订立劳动合同的，将导致劳动合同无效。实务中，劳动者常用的欺诈手段有，伪造学历、伪造从业资格证、虚假工作履历、隐瞒尚未与原单位解除劳动关系、以虚假身份证入职等等。是不是员工在入职申请表中只要提供了虚假信息就可以认定为欺诈，从而用人单位可以单方解除劳动关系呢？并不必然是这样的，司法实践中还得结合虚假信息的内容、招聘或录用条件中是否明示、具体岗位的要求等等来综合考虑员工提供的虚假信息是否能够构成解除劳动关系所要求的欺诈标准。无欺诈承诺的范例：“本人承诺上表所填事项均属实，愿意接受公司对表内内容的核实，如有虚假

15、或隐瞒导致公司与本人签订劳动合同的，公司有权解除劳动合同。”3.9.2无竞业限制声明无竞业限制声明主要是防范用人单位侵犯他人商业秘密，从而承担责任的风险。应聘者与原用人单位签署有竞业限制协议，但在应聘时声称没有签订相关协议，而在工作中违反约定，披露、使用其所掌握的商业秘密，此时，如果用人单位确实已经履行了审查义务，主观上没有过错，则由竞业限制人员承担损害赔偿责任，用人单位不承担法律责任。无竞业限制承诺就是用以说明用人单位已经尽到了审查义务，主管上并没有过错。无竞业限制声明的范例：“本人声明自己与原用人单位无保密协议或竞业限制协议，如侵犯原用人单位商业秘密等权利，一切不利后果自行承担。”3.9.

16、3通知条款设定通知条款的目的就是便于相关法律文书的送达。用人单位做出解除或终止劳动合同的决定，应当送达给员工才能产生法律效力。但员工如何不认可用人单位解除或终止劳动合同的决定，就可能会拒收，或不辞而别导致无法送达，这时通知条款就显示重要性。通知到达对方时生效，这就要求用人单位就员工是否已经收到通知承担举证责任。但在实务中，存在找不到员工，或员工拒绝签收等情形。针对这些情况就要在通知条款中明确说明如果按照员工指定的地址寄送相关法律文书几日内即视为送达，以降低举证不能的法律风险。通知条款的范例：“本人确认上表的本人联系地址和紧急联系人的联系地址为送达地址，如未填写的以身份证载明住址为送达地址，同意

17、公司以快递等形式寄送文件或物品等，自寄送之日起第四日视为送达之日。如果联系方式发生变更，应当于3日内通知公司，否则因此产生的一切不利后果自行承担。”4. 入职体检的问题入职申请表中一般都有健康状况的事项，健康状况就涉及到入职体检的问题。用人单位都希望招聘健康的员工，这样事少，用工成本和用工风险较小。入职体检如果操作不当会导致就业歧视或违法解除等用工风险。4.1入职体检的时间实务中，用人单位常在发出录用通知书，劳动者入职报到时，甚至已经签订了劳动合同以后才安排劳动者进行入职体检。如果体检出现用人单位不想接收的情况时，用人单位往往以不符合要求为由不予办理入职手续，或解除劳动合同。这种情形下，如果以

18、健康状况为由不予办理入职手续，或解除劳动合同，就会涉嫌就业歧视，违法解除劳动关系，从而招致用工风险。正确的入职体检时间：如果在面试环节应聘者就带着体检报告那是最好的，通常情况是在面试以后发出录用通知之前。这个时候用人单位掌握主动权，可以根据体检结果决定是否录用拟聘用的人员。当然，如果用人单位体检违反就业促进法等法律有关就业歧视的相关规定，也可能带来法律风险。如，用人单位要求劳动者进行乙肝项目测试，然后以以此为由不予录取，这个是法律禁止的。法律明确规定了用人单位在就业体检中，不得要求乙肝项目检测，不得因劳动者是乙肝病原携带者而拒绝予以招用或辞退。实务中，用人单位通常都是隐性歧视，用人单位也知道如

19、果以健康状况为由不予录取或解除劳动关系，可能招致风险，所以用人单位一般不会以健康状况为由不予录取，会说综合考虑应聘者的条件，其他应聘者更符合招聘要求。4.2入职体检的费用承担实务中，用人单位要求应聘者提供体检报告，那入职体检的费用由谁来承担？如果是入职后体检，那费用自然由用人单位承担，如果是入职前体检，费用由谁承担？如果用人单位很牛的，应聘者很多，岗位有竞争优势的，如果要求应聘者承担体检费用，那应聘者会愿意的，如果用人单位一般，薪酬待遇也一般的，岗位也没什么竞争优势的，你再要求应聘者支付体检费用，岗位自然没有吸引力，这时就得用人单位支付体检费用了。5. 就业歧视的问题其实入职申请表中的信息如果

20、设计不当，就会导致用人单位滥用知情权，造成就业歧视，如性别歧视、年龄歧视、户籍歧视、对“乙肝病者携带者”的歧视等等。现在用人单位不会明着在招聘条件或入职申请表中进行歧视，一般都是隐形歧视。如，用人单位如只想招聘男员工，他们不会直接在招聘广告中明确说不招女员工，而是只通知男性应聘者面试；或在面试之后，再由内部掌握淘汰女性等等。 用人单位为了降低用工成本、防范用工风险的考虑，加上就业歧视一般都是发生在招聘环节，很多应聘者还没有正式的入职，应聘者申请劳动仲裁的可能性很小，而且维权成本过高，但处罚力度却较小等原因，导致用人单位即使知道违法也会依然就业歧视。本文详细的介绍了入职申请表中的主要事项，并详细说明了其注意事项。每个企业的入职申请表根据其实际需求会有所不同，但都会包括一些基本内容。一般企业的入职申请表只有员工信息的内容，并没有防范法律风险的内容，这样的入职申请表的功能就会打折扣。在招聘中，应聘者要么没有法律意识，要么即使有相应的法律意识，知道用人单位提供的入职申请表存在违法情形的也无能为力。企业有专业人士给它设计入职申请表，并指导如何操作，员工很难维权，或维权成本过高，从而放弃维权。【作者简介】王荣洲，上海峰京律师事务所副主任，复旦大学硕士。作者博客：王荣洲的思维田地。 （注：可编辑下载，若有不当之处，请指正，谢谢!）