中职计算机应用基础office文字处理软件应用教材知识点整理归纳.docx

1、中职计算机应用基础office文字处理软件应用教材知识点整理归纳中职计算机应用基础office2010文字处理软件应用教材知识点整理归纳功能区不同功能区名称对应不同功能区面板，每个功能区根据功能的不同又分为若干命令组（简称“组”），组中含有各种命令按钮（简称“按钮”）。功能区及命令组涵盖了Word的各种功能2.Word默认还有：开始、插入、页面布局、引用、邮件、审阅、视图、加载项八个功能区工作区单击实现功能区最小化或展开功能区水平标尺以下，状态栏以上称为工作区，它是提供用户录入文字的，进行编辑、排版等各种文字处理工作的区域“视图”按钮选择不同的方式查看文档。从左至右的视图按钮以依次表示：页面视

2、图、阅读版式视图、Web版式视图、大纲视图、草稿页面视图草稿大纲视图Web版式视图阅读版式视图显示比例更改正在编辑的文档的显示比例状态栏显示当前文档的各种编辑信息，提供页码、字数统计、语法检查等辅助功能在功能区右击，在弹出的快捷菜单中选择“功能区最小化”命令，所有的功能区将隐藏起来功能区最小化后，单击任一功能区名称，就可以像菜单一样将功能区调出，再次单击其他区域后功能区又自动隐藏如果想恢复功能区的原始展开方式，则在功能区名称范围的空白处右击，在弹出的快捷菜单中取消勾选“功能区最小化”命令即可1. 创建新文档启动Word的同时，系统创建了名为“文档1.Doc”的新空白文档。2. 输入文字Word

3、进行文字处理的第一步工作是在建立的新文档中输入文字。使用键盘改变插入点位置按 键功 能Home/End移至行首/行尾/上下左右移动一个字符Ctrl+/Ctrl+向左/向右移动一个单词Ctrl+/Ctrl+向上/向下移动一段Page Up/Page Down向上/向下移动一屏Ctrl+Page Up/Ctrl+Page Down向上/向下移至页的顶行Ctrl+Home/Ctrl+End移至文档开头/结尾Shift+/选中插入点至上/下一行对应的插入点处；向左/向右选中一个单词Ctrl+Shift+Home/End选中插入点处至文档开头/结尾的内容，3. 保存文档为防止文档数据丢失需要及时保存文档

4、。单击“文件”“另存为”命令，打开“另存为”对话框，（1）选择保存路径（2）输入保存文件名（3）确定保存类型（4）单击“保存”按钮保存文档后。Word窗口仍未关闭，可以继续对文档进行编辑。 【补充】Alt+F4：（退出Word） Ctrl+W（关闭当前的Word）4. 退出Word 完成文档编辑并且保持文档后可以退出Word、单击窗口右上角的“关闭”按钮 或单击“文件”选项卡中的“退出”命令即可退出Word。5. 打开已保存的文档打开已经保存的文档重新加以修改或打印，可以单击“文件”“打开”命令，打开“打开”对话框，1. 选择文档路径2. 选中文档3. 单击“打开”按钮 相关知识1. 文档保存

5、类型Word 2010默认将文档保存为格式是.docx的文件，这种格式在低版本的office软件没有安装office兼容包的情况下是不能识别的，因此，Word 2010提供了将文档“另存为”低版本office兼容的格式.doc。除此之外，Word文档还可以.xml（网页）、.rtf（跨平台）、.pdf（阅读）等格式作为保存类型，以便文档的其他用途。2设置自动保存文档在Word 2010中用户可以设置自动保存文档。单击“文件”“选项”命令，在打开的“Word选项”对话框中设置自动保存文档。（1）单击“保存”（2）选择自动保存文档的间隔时间（默认十分钟）（3）单击“确定”按钮3.加密保护文档在Wo

6、rd 2010中，还可以加密保护文档，单击“文件”“信息”命令，选择“权限”“保护文档”，就可以根据需要选择保护文档的方法。4. 输入符号的方法在输入文档时，有时需要输入一些键盘符号之外的特殊符号，例如，这时可以使用Word自带的大量符号。单击“插入”功能区“符号”组中的“其他符号”命令，在“符号”对话框选取符号后单击“插入”按钮。任务二 编辑操作初步1. 选取文档中的文字（1）在插入点处安装左键拖曳鼠标选取第一部分文字（2）按住Ctrl键选取第二部分文字2. 编辑文档基本操作编辑文档基本操作包括移动、剪切、复制、粘贴和删除。（1）在选中的文字中安装鼠标左键，移动到目标位置，然后松开鼠标左键完

7、成操作。（2） 将已经移动的文字还原，可以采用剪切与粘贴的方式完成。方法是：选取第一段文字，单击“开始”功能区中的“剪切”命令 ，然后将光标移至文字原来的位置，单击“开始”功能区中的“粘贴”命令 即可完成操作。相关知识1. 选取对象的操作方法选取对象的操作方法选 取 操 作方 法一般选取将鼠标指针移动到对象前，按住左键拖曳鼠标对象到结尾选取单词双击单词选取一行在行左侧的选定区（指针形状变时 单击）选取一个段落在段落左侧的选定区双击，或三击段落中的任何位置选取句子按住Ctrl键，单击该句中的任意位置选取矩形区域按住Alt键，同时按住左键拖曳鼠标选取多个不连续的文本块先选中一个文本块，再按住Ctr

8、l键拖动鼠标选中其他文本块选定对象单击对象，如图形、文本框等；使用Shift键可以同时选取多个对象选取全部文档在文档左侧的选定区三击，或按Ctrl+A快捷键，或单击“开始”功能区“选择”“全选”按钮（或按Ctrl+选定区单击）选取整页文本先在页的开始处单击，然后按住Shift键，再单击页的结尾处撤销选取的文本在选定区以外的任何地方单击操作方式说明操作方法移动将对象从文档一处移到另一处，原来的位置不再保留该对象按住鼠标左键将被选取的对象拖曳至目标处，然后松开鼠标左键剪切将对象转移到“剪贴板”中，原来的位置不再保留该对象单击“开始”功能区“剪切”命令，或使用快捷键Ctrl+X复制将对象转移到“剪贴

9、板”中，原来的位置仍然保留该对象单击“开始”功能区“复制”命令，或使用快捷键Ctrl+C粘贴将“剪贴板”中的对象放置在目标处单击“开始”功能区“粘贴”命令，或使用快捷键Ctrl+V删除将对象清除（没有转移到“剪贴板”中）按Backspace键删除光标前一个字符；按Delete键删除光标后一个字符如果选取了对象，按Backspace键或Delete键可以直接删除该对象2. 编辑文档的基本操作编辑文档的基本操作3. 剪贴板执行剪切和复制操作时，操作对象存储在名为“剪贴板”的缓存区中。执行“粘贴”等操作后，对象在“剪贴板”中还保留一个备份，如果需要还可以将对象继续粘贴。Office2010的“剪贴板

10、”可以以任务窗格的形式显示每个剪贴对象，最多可以保留24个剪贴对象。复制或剪切第25个对象时，会删除第一个对象，如此循环。用户可以在“剪贴板”窗格中选择剪贴对象，还可以清空“剪贴板”以删除所有剪贴对象。“剪贴板”不光可以在Word中使用，Windows7中的很多对象都可以存储在“剪贴板”中，因此在Word中也可以粘贴许多外部的对象4.2 格式化文档在对文档进行编辑时，为了使版面规范、美观，增加可读性，常常需要设置文档的各种格式，例如，字符格式、段落格式，这称为文档格式化。任务一 设置字符格式设置字符格式包括设置字体、字号、字形、颜色及其他效果等。除了通过浮动工具栏更改字体格式外，还可以通过“开

11、始”功能区“字体”组中的相关按钮来更改。1磅=0.03527cm 1cm=28.35磅一号字体：26pt1cm 初号=42pt小一=24pt 二号=22pt小二=18pt 三号=16pt相关知识字符格式（1）字体。字体就是指字符的形体。Word提供了很多种字体，常用的中文字体有宋体、仿宋体、楷体、黑体、隶书等，西文字体有Time New Roman等【补充：西文字体默认Calibri 】（2）字号。字号是指字符的大小，常用的有从初号到八号字，初号字比八号字大得多。也可以用“点数”作为半字符大小的计量标准。在通常情况下，默认使用的是五号字。（3）字形。字形是指加于字符的一些属性，如粗体、斜体、下

12、划线、空心字、上标、下标、着重号等，也可以综合使用8种属性。（4）字符颜色。Word默认的字符颜色设置为黑色，也可以把字符设置为红、黄、绿等各种喜欢的颜色。（5）字符间距。在“字体”对话框中的“高级”选项卡中，可以设置字符的缩放、间距、位置。（6）文字效果。通过更改文字的填充和边框，或者添加如阴影、映像或者发光之类的效果，可以更改文字的外观。任务二 设置段落格式【补充：Ctrl+Enter：分页符、Shift+Enter：手动换行符】在Word文档中，凡是以段落标记 结束的一段内容都称为一个段落，按Enter键后产生的新段落有与上段落相同的格式。段落格式包括对齐方式、行距、缩进以及段落前后的距

13、离等，要让段落更有条理，还可以加入项目符号。相关知识类 型格式名称及按钮作 用对齐方式左对齐段落以页面左边界对齐，此时段落右边缘可能不整齐居中段落以页面正中间位置对齐，常用于标题等右对齐段落以页面右边界对齐，此时段落左边缘可能不整齐两端对齐段落以页面左边界对齐，符合正常的排版习惯分散对齐段落以各行分别与页面左、右边界对齐，如果某行不是整行，则增加字距使其凑成整行缩进格式无缩进缩进量为0，系统默认的缩进方式。可以通过减少缩进按钮 和增加缩进按钮 来完成首行缩进段落首行的左边界移到缩进位置，其他各行保持与边界距离悬挂缩进段落首行的左边界不变，其他与各行保持与边界对齐左缩进设置整个段落左端距离页面左

14、边界的起始位置右缩进 设置整个段落右端距离页面左边界的起始位置。行距1.0倍行距设置为默认值1.5倍行距设置为默认值的1.5倍2倍行距设置为默认值的2倍最小值行距设置为最小值 【12磅】固定值行距设置为固定值，行距不可调整，如果字符过大行距不够，超出部分会被切掉多倍行距行距设置为默认值的3倍以上 4.3设置输出页面与打印日常生活中精美的海报、招贴画、广告单等让人赏心悦目，产生这样的效果，版式设计发挥了很大的作用。在Word中，除了可以设置字符和段落格式外，还可以对文档的页面进行设置，使文档整体效果更好，这些设置主要包括页面格式设置，插入页码、页眉和页脚、分隔符，进行分栏等。设置好页面后，一篇文

15、档基本成形，可以进行输出打印，在打印前还可以进行打印预览，查看打印效果，最后还要设置好打印参数。任务一 设置页面格式、页眉和页脚页面格式涉及文档内所有页面的外观，页面外观包括页面大小、方向、页边距等，要设置页面格式，可选择“页面布局”功能区的“页面设置”组和“页面设置”对话框实现。1. 页面设置组单击“页面布局”，可以看到“页面设置”组“页面设置”组按钮功能按钮名称功 能文字方向自定义文档或所选文本框中文字方向 【默认水平】页边距设置整个文档或当前段落的文本距纸张边缘的距离纸张方向设置当前编辑的文档的页面方向纸张大小设置当前编辑的文档的页面大小分栏设置将文档内容拆分成两栏或多栏效果分隔符在文档

16、中插入分页符、分节符或分栏符2. “页面设置”对话框单击“页面设置”组右下角的“页面设置”按钮，可以打开“页面设置”对话框。在“页面设置”对话框中也可以进行页边距、页面大小（“纸张”选项卡）、页面方向的设置。“页面设置”对话框“版式”、“文档网格”选项卡3. 插入页眉页脚当Word文档有多页时，给页面加上页眉页脚，显示文档的章节名、页码、页数、时间等，会使文档全篇更加完整，阅读起来也更加方便。相关知识1. “页面设置”对话框（1）“页边距”选项卡。Word文档中每个页面由版心及版心周围的空白区域组成，页边距是指页面四周的空白区域，在页边距区域也可以根据需要放置页眉、页脚、页码等。“页边距”选项

17、卡中已设有上、下、左、右页边距的默认值。用户可根据需要加以修改。加果打印的文档需要装订，还需要设置装订线的位置和边距。（2）“纸张”选项卡。在“纸张”选项卡中，可以设定打印纸张的纸型(即大小)、纸张来源等，常见的纸型有A4、A5、B5、16开、32开等，用户还可以自定义纸张大小。（3）“版式”选项卡。在“版式”选项卡中可以设置页面的页眉和页脚、行号、节的起始位置以及页面的垂直对齐方式等。（4）“文档网格”选项卡。在“文档网格”选项卡中，可以设置文字和绘图的网络，还可以设置页面的字体属性和文字排列方向等。文档网格用于设置每页的行数和每行的字数，或者精确的字符和行的跨度；绘图网格用于对插入的对象进

18、行精确的定位及对齐操作。2. “页眉和页脚”包含了多个命令组。“页眉和页脚”功能区命令组功能组 名 称功 能页眉和页脚用于创建和更改页眉、页脚以及页码插入在页眉和页脚中插入文字、日期、剪贴画和图片等内容【不可分栏/插入分隔符】导航实现页眉、页脚之间的转换选项设置页眉和页脚的选项，如文档每一页上有相同的页面、页脚；在文档的第一页上有一个页面、页脚，在所有其他页上另有一个页眉、页脚；奇数页上有一个页眉、页脚，偶数页上有另一个页眉、页脚等位置设置页眉和页脚在页中的位置关闭页眉和页脚关闭页眉和页脚的设置，返回到文本编辑区4.页面背景使用Word编辑文档时，用户可以根据需要时页面进行各种修饰，例如设置稿

19、纸格式、添加水印效果，设置页面颜色等。（1）设置稿纸格式。单击“页面布局”功能区“稿纸”组“稿纸设置”按钮，在“稿纸设置”对话框中，选择网格类型，设置行数、列数、网格颜色，设置页面大小、方向等，单击“确认”按钮即可将当前文档设置为稿纸格式（2）添加水印效果。经过淡化处理且压在文字下面的标语、图片，称为“水印”。单击“页面布局”功能区“页面背景”组中的“水印”按钮，选择水印样式。通过“自定义水印”可以自己设置水印样式或制作图片水印。（3）设置页面颜色。单击“页面布局”功能区“页面背景”组中的“页面颜色”按钮，可以选择一种颜色作为文档的背景色。通过“填充效果”设置，可以选择渐变、纹理、图案、图片等

20、样式填充到页面背景中去。5.页面边框使用Word编辑文档时，还可以根据需要对页面添加各种样式的边框进行修饰。单击“页面布局”功能区“页面背景”组中的“页面边框”按钮，选择边框样式，设置边框线条样式、粗细、颜色等即可为文档设置漂亮的边框。任务二 设置分栏和分栏符1. 设置分栏在报纸杂志上，一篇文章常常分成若干个小块排版，以便文档看起来层次分明、便于阅读，这种排版效果称为分栏。在Word中也可以方便地设置分栏效果。对文档进行分栏，还可以使用“分栏”对话框。单击“分栏”按钮，在下拉列表中选择“更多分栏”命令，还可以打开“分栏”对话框。2. 使用分隔符在对文档进行页面设置时，一般设置的参数套用于整篇文

21、档。但是有时候需要根据不同内容设置不同的格式，例如，在同一文档中不同页不同的纸张方向等。使用Word中的分节符可以将文档分成不同的节，再分别对每一节进行不同的格式化，从而实现复杂文档的格式编辑。相关知识“分隔符”下拉列表中的命令作用类 型作 用分页符（Ctrl+Enter）分页符【双实线】使插入点后的内容移到下一页（硬分页）Backspace/Delete可删分栏符在多栏式文档中，使插入点后的文字移动到下一栏自动换行符（Shift+Enter）使插入点后的文字移到下一行，但换行后的两部分仍属于同一段落分节符下一页插入分节符并分页，使新节由下一页开始连续插入分节符，使新节由插入点开始（同一页上中

22、间隔一行）偶数页插入分节符，使新节由下一个偶数页开始奇数页插入分节符，使新节由下一个奇数页开始任务三 浏览文档与打印输出1. 浏览文档Word为文档提供了不同的视图方式，以方便用户浏览。Word中默认的视图方式是页面视图。单击“视图”功能区“文档视图”组的不同按钮可以切换视图方式（单击文档状态栏右下角视图方式按钮可以快速切换视图方式）2. 打印预览Word文档打印效果可以采用打印预览的方式查看。单击“快速访问工具栏”的“打印预览和打印” 按钮，或单击“文件”“打印”命令，可以打开“打印预览”窗口，根据需要单击“打印预览”窗口右下角的显示比例调整按钮 可对文档打印预览窗口调整文档大小查看。在查看

23、打印预览时可以更改“页面方向”、“页面大小”或“页边距”等设置。3.打印文档用户在打印预览中对所打印文档的效果感到满意时，就可对文档进行打印了。注意，打印文档前应该先检查打印机是否连好，是否装好打印纸。相关知识1. 视图方式不同视图方式的特点与作用不同视图方式的特点与作用视 图 方 式特点与作用页面视图按照文档打印效果进行显示，实现“所见即所得”的功能，并可以在该视图中完成编辑排版、页眉页脚设置、多栏排版等操作【补充：有垂直/水平滚动条】阅读版式视图显示视图如图一本打开的书。便于用户阅读，能够显示背景、页边距、页眉和页脚、图形对象等效果【补充：有分页、无分栏】WEB版式视图设置页面背景或编辑网

24、页文档时自动切换到该方式【补充：无分页，分页符显示为 】大纲视图在编排长文档时，尤其是编辑书籍时，由于标题的等级较多，利用这种方式，不但可以使标题层次分明，而且还可以快速地改变标题的级别，或改变它们的相对位置。【补充：无/分页/标尺/图片/文本框/艺术字/分栏（分栏符显示为 ），若强行插入图片/艺术字/文本框，则自动切换至页面视图】草稿可以连续地显示文档内容，使阅读更为连贯。在输入大量的文字信息时，经常采用这种视图方式，适合于查看格式简单的文档，分页分栏时显示同上2. 打印参数“打印”窗口中的打印参数功能“打印”窗口中的打印参数功能参 数功 能打印机显示打印机名称、位置和状态，在这里可以选择打

25、印机份数输入打印的份数打印所有页可以选择打印的范围，包括所有页面、当前页、指定页、奇数页、偶数页页数输入要打印文档的指定页码或页码范围（用逗号分隔，例如，1，3，5-10）单面打印设置单面打印还是手动双面打印调整打印数量在一份以上时，每份按照文档顺序打印每版打印一页多版缩放打印功能，可以将多页Word文档打印在一页纸上，从而实现打印类似缩略图文档类型的目的4.4 制作Word表格表格在我们的办公中经常被用到，Word为制作表格提供浏览许多方便灵活的工具和手段，可以制作出各种满足各种要求的复杂表格，并且还能对表格数据进行简单的计算和排序。任务一 创建和编辑表格表格由单元格组成，横向排列单元格形成

26、行，纵向排列的单元格形成列。每个单元格都是独立的，可以对其进行格式化或调整大小。1. 创建表格使用“插入表格”对话框创建一个10行7列的表格1. 确定表格插入位置2. 单击“插入”功能区中“表格”按钮，单击“插入表格”命令3. 在“插入表格”对话框中输入行数、列数4. 单击“确定”按钮相关知识插入的表格行、列通常按实际需要进行编辑，包括合并、拆分单元格，插入或删除行、列、单元格好人拆分表格等操作。2. 插入或删除行、列、单元格要在表格中插入新的行或列，首先应将光标定位到需要插入的行或列中。在“表格工具”“布局”选项卡中选择“在上方插入”、“在下方插入”、“在左侧插入”或“在右侧插入”插入行或列

27、。同样，在“表格工具”“布局”选项卡中选择“删除”命令，选择删除行或列。【补充：选中一行/列/单元格/表格后，按Backspace可以删除一行/列/单元格/表格，按Delete键删除内容】【补充：在表格中，默认的对齐方式是靠上两端对齐】3. 拆分单元格拆分单元格是指将一个单元格拆分成几个单元格。4. 拆分表格拆分表格指将表格从某行截断分为两个表格，与拆分单元格是不同的操作。拆分表格的方法是将光标定位到表格的拆分处，再单击“表格工具”“布局” “拆分表格”命令后，原表格被拆分成两部分，光标被拆分到两表格之间。任务二 格式化表格格式化表格不仅包括修饰单元格文字，还包括设置文字对齐方式、调整表格的行

28、高和列宽，以及设置表格的边框和底纹。(1)输入文字。(2)设置单元格内文字对齐方式。(3)调整行高和列宽。Word表格的行高与列宽系统使用默认值，用户可在“表格工具”“布局”功能区“单元格大小”组中根据需要对表格的行高和列宽进行调整。相关知识1.表格调整的方法（1）使用鼠标或标尺改变行高和列宽。将鼠标指针移到需要调整行高或列宽的表格边框线上，使指针变为或 形状，按住鼠标左键上下或左右拖动，即可改变表格的行高和列宽(利用鼠标拖动表格的水平标尺或垂直标尺也可改变表格的高和列)（2）使用菜单精确设置行高与列宽。在“表格工具”“布局”功能区“单元格大小”组中的表格行高 设置为1cm即可，用同样的方法设

29、置其他各行的行高。设置列宽的方法与设置行高的方法相似。 单击“布局”“表”组中的“属性”命令，将会弹出“表格属性”对话框，选择“行”或“列”选项卡，输入相应的数值，也可以精确设置行高和列宽。（3）平均分布行、列。平均分布行、列通常用于鼠标手动调整表格行高成列宽的情况。由于使用鼠标调整是粗略的调整，调整后的表格的行或列会出现大小不一的现象，影响了表格的美观性，此时可以使用Word2010提供的平均分布行、列的命令将这些行、列的行高或列宽进行平均分布，使其整齐划一。操作方法是：选中需要平均分布的行或列，单击“表格工具”“布局”“单元格大小”组中的“分布行” 或“分布列” 命令。2.设置边框和底纹相关知识1. 标题行重复 如果表格跨页排（表转入下一页）需要显示标题行，则选中表格标题行，单击“表格工具”“布局”功能区“数据”组的“重复标题行” 按钮2. 选取单元格或表格在表格编辑过程中要先选取行、列、单元格或表格，才能进行下一步的操作，可以使用Word2010提供的“表格工具”“布局”功能区“表”组中的“选择” 命令进行选择3. “表格属性”对话框在“表格属性”对话框中可以设置表格、行、列以及单元