行政部日常接待管理.docx

1、行政部日常接待管理行政部日常接待管理一.接待计划制定所谓接待计划，指的是接待方对来宾接待工作所进行的具体规划与安排。企业接待计划的制定可按照以下步骤进行。一.1.收集来宾信息企业在制定接待计划前，应尽快掌握来宾的背景资料，这是做好接待计划的基础。来宾的背景资料包括来宾的具体人数和个人情况，来宾抵达的时间以及乘坐的交通工具，来宾来访的目的、任务和行程等。一.2.确定接待方针接待方针即接待工作的指导方针，是接待工作的总体要求和指导思想。为保证接待计划的合理性，企业相关工作人员应首先确定接待方针。一.3.制定接待计划（插注：本文档适用所有相关企业或单位或个人，文字表格可根据您实际情况而做进行随心更改

2、，可删减或增加内容。本文档版权所有，只可使用，不可售卖，望遵守，不便之处请见谅。本段文字您可自行删除。）完整的接待计划应包括接待规格、接待日程安排、接待经费开支等信息。一.3.1.确定接待规格。接待规格是指主陪人与主要来宾职位高低比较的规格，针对不同的来宾采用不同的接待规格。企业接待规格有高规格接待、对等接待、低规格接待，详情如下。一.3.2.拟定日程安排。接待日程安排是接待计划的重点内容之一，企业相关工作人员在拟定接待日程安排过程中需注意以下3个要点，如下。应根据接待工作需要和来访目的、要求等拟定日程安排表，包括：日期、时间、地点、活动内容、陪同人员等接待日程安排应当制定周全，尤其是接待活动

3、的重要内容不可疏漏，比如安排迎接、拜会、宴请、会谈、参观、游览、送行等事宜接待日程安排还要注意时间上的紧凑，上一项活动与下一项活动之间既不能冲突，又不能间隔太长一.3.3.拟定接待经费开支。接待经费开支的项目主要有：工作经费、住宿费、餐饮费、劳务费、交通费、娱乐费用、纪念品费用、宣传公关费用、其他费用等。二.接待费用预算接待费用是指企业内部因工作关系，招待公司有关客户、供应商、融资方、及其他外部关系者所发生的费用。为保证接待费用使用的规范性，企业通常将接待费用纳入预算管理，使之公开透明，并接受员工监督。二.1.接待费用预算项目接待费用预算的主要项目有6项，详情如下。二.2.接待费用预算拟定要求

4、为保证接待费用预算合理，企业相关工作人员在预算接待费用过程中，应严格遵循以下3点要求，详情如下。1必须注意接待费用支出项目与接待用途及目的的一致性2接待费用预算的制定必须符合企业相关规定，做到合情合理，节约、经济3拟定的接待费用预算必须经相关领导批准后，相关人员才能按财务手续领取经费三.接待方案制定接待方案是接待工作的依据，是参与接待工作的有关部门和人员应遵循的基本规范。三.1.接待方案制定准备工作为保证接待方案切实可行，企业相关工作人员在制定接待方案前，必须必须做好如下。领受任务通过接收来访者的传真、电话或领导批示等途径领受任务沟通衔接掌握来宾基本信息，包括来宾负责人及随行人员名单、出发时间

5、、交通工具、来访目的、住宿和餐饮要求、初步日程安排和参观点等预订住地在制定方案同时，要预先联系相关部门，预留接待任务需要的客房、餐厅、会议室、宴会厅等，以保证方案制定后可以得到落实拟定参观点与有关单位及人员沟通，按来宾要求有针对性地选择符合访问要求的参观点拟定主陪人根据来宾的考察内容和领导分工，与企业相关领导的秘书进行沟通协调，拟定主陪人准备材料按照接待要求，提前通知相关部门起草、收集整理材料等三.2.起草接待方案（1）方案制定依据。接待方案的制定依据包括：来访者的来访目的、活动时间、来访者基本信息、领导要求及企业实际情况等。（2）方案的具体内容。接待方案具体内容需包括：导语（来宾的基本信息）

6、、考察活动（时间、地点、内容、陪同人员、任务分工）、食宿安排和会见、座谈会、宴请安排（时间、地点、双方参加人员、会议议程）、新闻报道、附属材料（主宾简介、来访单位简介）等。三.3.接待方案制定注意问题接待方案的制定工作应注意以下4个问题，具体如下。必须弄清来宾人数、国籍、性别、习俗以及访问人员个别要求等接待方案中各项工作都应有专人负责安排，并明确各自职责范围对接待过程中某些具体情况的变化，事前应有充分的考虑和准备某些重要接待方案属保密文件，不应向无关人员泄露接待方案四.前台接待管理前台接待的方式包括电话接待与来访接待两部分。热情周到、规范有序的前台接待工作，有利于帮助行政部获取各种信息、扩大对

7、外影响、树立良好的企业形象。四.1.电话接待管理电话接待，即前台人员负责前台电话的接听和转接，做好来电咨询工作，对重要事项进行记录并传达给相关人员，做到不遗漏、不延误。电话接待管理的主要工作及相关礼仪规范如下。四.2.来访接待管理来访者接待，即前台人员对进入办公室区域的来访者进行接待、基本咨询和引见、并礼貌送客，期间须严格遵守企业的前台接待规范，保持良好的礼仪礼节。来访接待管理的主要工作及相关礼仪规范如下。五.重要接待预案对于重要接待任务，如贵宾或特殊来宾来访，要在制定接待方案的基础上，制定重要接待预案。重要接待预案中除应有接待方案中包括的内容外，还应增加参观行进路线和工作人员通讯方式等内容。

8、五.1.关于接待总公司领导检查工作的预案五.1.1.目的为做好总公司领导莅临检查的接待工作及安全保障工作，保证接待工作顺利完成，特制定本预案。五.1.2.接待时间20 年 月 日至20 年 月 日。五.1.3.接待来宾本次重要接待的来宾共3人，即总公司董事长，技术部主管，董事长秘书一行三人。五.1.4.接待地点1接送机地点：2下榻酒店：3参观地点：4参观地点简介（略）五.1.5.接待负责人本次接待工作负责人由分公司副总、行政部经理共同担任。五.1.6.接待分工（一）接待组组 长：（联系方式： ）副组长：（联系方式： ）、（联系方式： ）成 员：（联系方式： ）、（联系方式： ）、（联系方式：

9、）（二）后勤组组 长：（联系方式： ）成 员：（联系方式： ）、（联系方式： ）（三）宣传组组 长：（联系方式： ）成 员：（联系方式： ）、（联系方式： ）（四）保卫组组 长：（联系方式： ）成 员：（联系方式： ）、（联系方式： ）五.1.7.接待准备工作（一）预定宾馆、餐厅提前10天预定宾馆及餐厅。（二）预定机票至少提前3天预定返程的机票，必须是商务高等舱。（三）会场确定及布置1确定接待场所为贵宾会议室2必须提前45分钟清洁并布置会场，保持会场整洁有序，空气清新3会场应布置“热烈欢迎总公司董事长莅临我公司检查”横幅4正确摆放会场所需物品，调试会场所用到的设备（如投影仪、音响、话筒等）（四

10、）联系陪同人员根据总公司领导检查的内容及目的，确定陪同人员并及时告知其准备事宜，以便顺利沟通。检查开始前1小时，再次提醒相关人员做好接待准备。五.1.8.行程安排接待工作的行程安排如下表所示。五.1.9.经费预算接待费用预算如下表所示。五.1.10.来宾接待（一）迎宾1接机人员提前半小时到达接机机场2接机人员确认董事长身份，准确地接到公司董事长一行3公司董事长一行到达公司前10分钟，提醒相关人员做好迎宾工作（二）安排住宿接到来宾后，接机人员尽快将董事长一行带到酒店房间，并将确定的日程表、相关参观证等交给董事长秘书，并告知下一项活动的时间、地点等。（三）座谈会安排座谈会主要需开展以下5项工作。1

11、宣讲（介绍近期运营情况）2技术经验交流（技术人员PPT讲解、互动）3会场服务（每20-30分钟添加茶水或视情况而定）4拍照（进行拍照留念）5会后会场整理（四）安排参观娱乐活动确定游玩时间，游览路线，根据游玩景点的内容，提前与相应景点的负责人做好相关接待准备与安排，并注意做好董事长一行娱乐活动的保密及安全工作。（五）应急事件处理1若出现临时事件，接待人员应及时向上级领导汇报，不得擅自定夺2若发现安全隐患或出现安全事故，接待人员应立即带领董事长一行离开原地，保证董事长的安全五.1.11.送别来宾1提前安排好送别的人员及车辆，车辆要提前1小时到达董事长一行住宿的据点，并将其安全送至返程机场。2送别时将准备好的礼品赠送给董事长。3估计董事长一行已抵达目的地，由副总打电话问候，表示关心，并征求其对接待工作的意见和建议。五.1.12.善后总结（一）物资整理及时清还租借物品，整理会场物资（除特殊情况外1小时内完成）。（二）满意度调查通过参加此次接待工作人员的反馈，了解董事长一行及公司人员对本次接待工作的满意度及改进建议。（三）总结提升接待完毕后，组织总结大会，以改善不足，提炼经验。（四）宣传报道宣传人员及时制作相关文件及内部报刊，在24小时内对此次检查工作进行宣传报道。（五）费用结算接待过程中产生的费用，如礼品费、住宿费、交通费等必须索要发票并及时结算。