万科房地产档案管理制度标准范本.docx

1、万科房地产档案管理制度标准范本编号：QC/RE-KA2720万科房地产档案管理制度标准范本 In order to make the rules open, maintain the collective coordination, safeguard the interests, so as to give full play to the power of the group, and realize the legal basis of management.（规章制度示范文本）编 订：_审 批：_工作单位：_万科房地产档案管理制度标准范本使用指南：本规章制度文件适合在管理中，为使规则公

2、开化，让所有人保持集体的协调，维护集体的利益，从而充分发挥团体的力量，实现管理有法可依，内部运行有规则保障。文件可用word任意修改，可根据自己的情况编辑。万科房地产档案管理制度第一章 总则第1条 目的为加强企业档案管理，提高档案利用效率，特制定本制定。第2条 管理部门行政管理部是企业文书档案的管理部门，其主要职责如下。(1)制定或参与制定档案工作的规章制度。(2)对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。(3)做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。(4)做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。(5)提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。第二章 企业档案管理体制第

3、3条 归档范围(1)法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。(2)企业股东会、董事会、监事会形成的文件材料。(3)本企业的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。(4)本企业与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。(5)证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。(6)财务、会计及其管理方面的文件材料。(7)劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料。(8)仪器、设备方面的文件材料。(9)基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料。(10)

4、科研、技术引进、转让方面的材料。(11)声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。(12)本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。第4条 管理部门(1)企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。(2)企业设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理;人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理;财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理;行政管理部负责其他文

5、件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。(3)各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。第三章 平时归卷第5条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。第6条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的案卷类目。案卷类目的条 款必须简明确切，并编上条 款号。第7条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。第8条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照案卷类目条 款，放入平时保存文件卷夹

6、内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。第四章 立卷第9条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第10条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第11条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。第12条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷;没有复文的，放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对

7、的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。第13条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。第14条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。第15条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。第16条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第五章 档案借阅、利用工作第17条 企业内档案利用的方式(1)提供档案原件。(2)提供档案复印件。(3)提供

8、文献索引资料。第18条 借阅管理(1)凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。(2)案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。(3)借阅期限不得超过_天，到期归还;如需再借，应办理续借手续。(4)借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。(5)外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。第六章 档案销毁管理第19条 对已失效的档案，由

9、档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。第20条 经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。第21条 销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。第七章 附则第22条 本制度由行政管理部负责解释、补充，由总经理批准后实施篇2：山浦集团档案管理制度山浦集团档案管理制度为了加强公司档案管理，理顺工作流程，明确工作职责，杜绝资料流失，确保档案的完善和齐全,充分发挥档案的作用，结合公司的实际情况，特制定此制度，以加强对档案管理工作实务指导。1.档案管理职责:1.1档案管理室是负责公司档案的归档管理、档案

10、管理制度的贯彻与执行，加强对档案工作的实务指导。1.2档案管理员是公司设立专职管理档案的人员，在行政部的领导下，其管理的主要职责为：1.2.1制定或参与制定关于档案管理制度方面的规章 制度。1.2.2协助行政经理对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。1.2.3档案管理员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的新文件资料立即归档。1.2.4确认归档的文件资料完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。1.2.5档案管理员立档时应根据文件名称以及文件内容简洁地拟写好归档标题及编号把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后封存保管。1.2.6文件组成档案后,如有后续需立档的文件资料

11、，按立档原则进行插档，按相关规律进行排列，方便档案文件管理，做到查找方便。1.2.7档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。1.2.8档案管理员对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后，给复制件加盖公章 ，以示复制件不会有误编号入档。1.2.9档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分或经济处罚。1.2.10总结经验，改善工作方法，提高档案管理制度技能和工作效率，使公司档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。2.归档资料的内容及类别：2.1计划性文件资料包括公司战略规划、经营计划、各

12、职能部门的工作规划、计划。2.2批示性文件材料包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等;公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、人事任命调动记录等。2.3法规性文件上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件;公司内部档案管理制度的各类法律性规章 制度。2.4公司的重大决议包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。2.5总结性文件包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。2.6凭证性材料包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类产品销售、合同书、协议书等原

13、始记录和文本。2.7汇报性材料包括公司各职能部门向总部汇报的材料、统计报表;公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等2.8调研性资料包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。2.9声像制品资料包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。2.10证件性文书资料包括企业营业执照、卫生许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料房屋租赁合同资料、车辆的相关资料证明与证照等。2.11档案秘密级别档案管理员归纳档案秘密级别后，经行政部经理最后审核，确定秘密

14、级别方可存档。3.档案借阅流程及规定：3.1各部门工作人员查阅本部门工作范围内档案资料需经本部门领导批准、经行政部领导批准，即可查阅无密级档案。3.1.2各部门工作人员如需查阅非本部门的重要文件或有密级档案，须经部门经理批示、行政部经理、董事长助理批准，方可借阅。3.1.3重要档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。如有工作需要复制时需经公司行政部经理或董事长助理批准。3.1.4借阅文件者要保证档案的完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有违纪，酌情处罚。3.1.5档案一般不得借出档案管理办公室。如有特殊情况，须经有关领导批准并办理借阅手续。可做短期外借最多为三天，如延长借阅时间，须补办续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还并给予经济处罚。3.1.6借阅档案者须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。3.1.7企业在职员工调离公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。3.2档案借阅流程：3.2.1查阅非本部门的档案，由本部门经理申请，行政部经理审批方可借阅。3.2.3查阅本公司重要档案，由本部门经理申请;董事长助理签字审批;转行政经理签字，在档案处登记方可查阅。3.3查阅文件应注意以下方面：3.