综合管理部规范化管理工具箱完整版.docx

1、综合管理部规范化管理工具箱完整版综合管理部规范化管理工具箱目录第一节 综合管理部的职能与责权一、综合管理部的职能 5二、综合管理部的组织结构 第二节 综合管理部的责权 6一、综合管理部职责 6二、综合管理的权力 8第三节 综合管理部的岗位职责8一、高层管理岗位职责第二章 总经理办公室规范化管理14第一节 总经理办公室岗位职责 14一、总经理助理岗位职责 4二、总经理办公室主任岗位职责14四、办事专员岗位职责 6第二节总经理办公室管理制度 1一、公文管理制度 16二、印章管理制度第三节 总经理办公室管理表格一、发文登记表20二、发文处理单 三、来文登记表1四、来文处理单21第三章 人力资源规范化

2、管理22第一节 人力资源管理岗位职责2一、人事主管岗位职责 2二、招聘专员岗位职责 22四、绩效专员岗位职责 23第二节 人力资源管理制度 24一、人员招聘管理制度 2二、员工培训管理制度 3三、绩效考核管理制度 34第三节 人力资源管理表格 3一、人力资源状况统计表7九、员工外派培训申请表38十五、员工岗位调动审批单 39十六、员工离职面谈记录表4十八、作业人员加班申请表0第四章 日常事务规范化管理 42第一节 日常事务管理岗位职责 42二、监察主管岗位职责42三、行政助理岗位职责43四、行政专员岗位职责 4第二节 日常事务管理制度4一、文件管理制度 5二、档案管理制度 49四、会议管理制度

3、 3一、文件目录清单5二、文件发放清单59三、文件回收清单0四、文件作废申请单60五、档案存放备查表60六、归档案卷目录表 七、文件档案明细表6八、档案调阅记录单6第五章 总务后勤规范化管理6第一节 总务后勤管理岗位职责一、总务后勤主管岗位职责 62第二节 总务后勤管理制度 63二、环境绿化管理办法3六、安全保卫管理制度 65第三节 总务后勤管理表格 五、公司环境卫生检查表67六、员工宿舍分配申请表 6七、餐厅管理状况稽核表6第一节 车辆管理岗位职责70一、车辆主管岗位职责0二、司机岗位职责 0一、车辆使用管理办法1二、车辆维修管理规定3三、司机日常行为规范7四、车辆肇事处理办法77一、车辆管

4、理登记表9四、车辆派车说明单 0五、车辆作业点检表81六、车辆使用统计表 81七、车辆维修说明表 82九、车辆费用月报表82第七章 媒介公关规范化管理84第一节 媒介公关岗位职责84二、公关主管岗位职责三、媒介专员岗位职责85四、公关专员岗位职责 86二、媒体关系处理办法 1第三节 媒介公关管理表格93二、公关计划检查表 93三、公关接待日程表9四、公关宴请申请表 9五、危机调查报告表 七、媒体选择调查表95第八章 网络信息规范化管理97第一节网络信息管理岗位职责9一、网络主管岗位职责97二、网络专员岗位职责7第二节网络信息管理制度 98二、网络维护管理办法0二、计算机自查记录表3三、计算机故

5、障报修单0四、计算机维修记录卡 05五、机房出入证申请表105第九章 法律事务规范化管理 06一、法务主管岗位职责06第二节 法律事务管理制度7二、合同管理制度7二、法律事务登记表 114第一章 综合管理部组织结构与责权第一节 综合管理部的职能与责权一、综合管理部的职能综合管理部在企业内主要承担的职能是在总裁(或总经理）的领导下,积极贯彻本企业的管理方针与经营政策，负责本企业经营管理的整体协调与综合事务的运作,协调各部门之间和不同层级人员之间的关系，以提升企业内部经营管理效率,降低企业运营成本。具体来说，综合管理部主要负责本企业各类经营会议、固定资产和低值易耗品、后勤保障事务、公关接待事务理、

6、通讯网络事务、文书档案、人事劳资、法律事务、监察事务等综合性事务的组织开展与管理事宜二、综合管理部的组织结构综合管理部组织结构的设计受企业所在行业、企业规模、组建形式等的影响.1所在行业.企业所在行业不同,则对业务部门具体支持工作的内容就不同。如电力企业的综合管理部和房地产企业的综合管理部就存在较大区别.2企业规模。规模大的企业与规模小的企业相比,在综合管理部的职位设置和职能发挥上也存在较大差异。3组建形式。上市集团公司和一般单一股份公司的综合管理部承担的职能也不尽相同。（一)中小型企业综合管理部组织结构中小型企业综合管理部的组织结构设置如图1-1所示.综合管理部经理人事主管综合管理主管后勤主

7、管前台公关专员人事专员综合管理专员后勤专员公关接待主管图1-1 中小型企业综合管理部组织结构图(二)大型企业综合管理部组织结构大型企业综合管理部组织结构设置如图-2所示.行政总监行政助理行政秘书媒介专员公关专员法务专员人事专员监察专员后勤专员网络专员网站编辑综合管理部经理执行总裁行政主管公关主管人事主管监察主管车辆主管法务主管后勤主管网络主管司机绩效专员培训专员招聘专员总裁办主任总裁助理图1-2大型企业综合管理部组织结构图第二节 综合管理部的责权一、综合管理部职责综合管理部的主要职责是做好企业内部的上传下达沟通方面的工具,具有综合协调的职能。其具体职责如图13所示。职责1拟订本企业的总体发展规

8、划及其实施方案、各项计划及执行工作（政策），报总经理审批后组织执行职责3组织建立并完善本企业的工作程序和规章制度职责4提请本企业组织结构系统表、人员编制和工资总额计划，报总经理审批后执行职责5制定各项人事制度，包括员工手册、规章制度、福利薪金、各岗位职责等职责6向总经理提出企业年度经营状况和财务状况报告，接受质询，将决议事项转达所属人员，并执行该项决议职责7按制度规定做好人才招聘、录用、考核、培训与调整工作，做好薪资管理、考勤管理和员工社会保障工作职责8负责企业内部的文秘工作，做好有关文件、资料及制度的起草工作职责9负责报刊杂志的征订、图书资料购置及管理工作职责10加强文书档案管理，负责文件资

9、料的收发、登记、传阅、催办、立卷、归档工作，以及各种文件资料的打印、复印、发放及部分接待工作职责11承办董事会、经理层等有关会议，并形成、整理和发布会议纪要职责2协助财务部向总经理提出经营预算和费用预算，制定企业办公费用总开支计划职责12大型会议、庆典、公益活动及对外接待工作（包括内部单位、部门的接待工作）职责13负责办公用品、设施、设备、器材、耗材的购买、登记、发放和使用管理，按规定发放办公用品、劳保用品，搞好后勤保障工作职责14负责企业网络及计算机系统管理工作，会同相关部门做好收集、积累、整理、保管公司史、大事记等方面工作职责15搞好本企业的安全保卫、保密、卫生等管理工作职责16负责本企业

10、小车维护保管工作，负责小车调度工作，保证业务部门用车职责18负责企业文化建设、实施管理工作职责17企业营业执照等相关工商、税务证照的管理和年审，企业资质的管理、年审以及新资质申报，代表企业所有合法、有效法人身份的印鉴、证照的管理及检审职责19负责企业公共安全的管理，及时处置突发事件，负责与司法、公安部门的联络事宜职责20完成（或总经理）交付的其他事务图13 综合管理部的职责二、综合管理的权力综合管理部与本企业的各部门在相关业务上有协调、配合的关系,其在履行职责的过程中所享有的权力如图1-4所示.权力1权力3权力4权力5权力6权力7权力8权力9权力2情况发生变化时，有对综合管理部原订的工作目标提

11、出更改意见的权力有权对本部门员工有行使考核、对优秀员工有提出奖励意见、对不符合要求的员工提出处理意见对人员聘用、解聘、辞退、离职、薪金、福利等人力资源事务有审批权有组织企业各部门编写和修改各项规章制度的权力，对规章制度的执行情况有监督的权力，对违反公司规章制度的员工有提出处理意见的权力有权组织召开员工满意度反馈会议，要求相关部门制定整改措施并跟踪考核有权跟踪、考核企业经营管理计划中各项工作内容的实施和落实情况有向各部门催办上级限期完成的工作任务的权力有权统一指导、协调和管理企业各部门人力资源管理工作的落实情况对综合管理部各岗位的工作内容有分配的权力图1-4 综合管理部的权力第三节 综合管理部的

12、岗位职责一、高层管理岗位职责(一)执行总裁执行总裁在企业里主要全面负责本企业的生产经营及日常管理工作,组织、培养高效的管理和业务团队,实现企业经营管理目标和发展目标.其具体职责如图1-5所示。职责1协助董事长主持召开股东大会和董事会议，负责上述会议决议的贯彻落实职责3负责审批投资、营销、生产、人力资源、财务等各项经营决策和费用预算方案职责4定期审阅企业的财务报表和其他重要报表，全盘监控企业的财务状况和管理状况职责5根据董事长授权，代表企业签署对外合同、协议和参加重要外事活动职责6处理企业重大突发事件，并及时向董事会汇报职责7提名企业高层管理人员的聘用、决定高层管理人员的报酬、待遇以及解聘事宜，

13、并报董事长批准和备案职责2协助董事长召集和主持企业管理会议，组织讨论和决定企业的发展规划、经营方针、年度计划以及日常运营工作中的重大事项图1-5执行总裁岗位职责（二）营销总监在企业里，营销总监的主要职责是根据企业总体经营目标和经营方针，制定并推进实施本企业的市场营销战略,实现年度市场开发和销售目标。具体职责如图6所示。职责1协助总裁（或总经理）组织制定企业发展战略，负责组织制定和实施营销战略规划职责3负责审核各项营销规章制度和下属各营销部门的年度，季度、月度营销计划，并监督制度和计划的执行情况职责4负责重要市场营销方案和市场开发方案的审批、监督与执行职责5组织实施重要的营销谈判和合同签署工作职

14、责6组织编制营销费用预算，监督和控制营销费用的使用职责7负责下属市场经理和销售经理的绩效考核工作职责2负责监督、检查营销战略实施流程进度，负责组织、控制、分析、掌握市场行情和发展趋势，向执行总裁定期提供市场和营销发展重要信息职责8完成总裁（或总经理）交办的其他工作任务图1-6 营销总监岗位职责（三）生产总监生产总监的主要职责是根据企业总体战略,完成总裁(或总经理)下达的年度经营指标;在生产、安全、质量、能源、设备和技术改进方面,建立和完善管理体系,构建良好的沟通渠道，组织完成生产部门的工作目标和任务。具体职责如图1-7所示。职责1根据企业的经营计划，主持制定生产战略规划，制定年度、季度、月度生

15、产计划职责3组织制定和完善生产管理、车间管理等各项管理制度，并进行监督实施职责4参与审核新产品开发方案，并组织试生产工作职责5负责生产系统的空间和时间的组织、计划、控制与管理职责6负责生产部门的人员配置、组织管理、设备配备及工作进度安排职责8组织拟订生产部门内部机构设置和制定内部管理方案，提高管理效率职责9每月听取月度质量工作报告，指导产品质量控制工作，及时处理产品质量方面存在的重大问题，组织生产部参与全面质量管理体系、ISO管理体系的建立职责10组织实施生产成本控制工作，做好成本统计工作，配合财务总监实施成本考核职责10协调生产部内部的关系、生产部与企业其他部门的关系，保证生产流程的顺畅职责

16、2组织制定生产、质量、安全、设备与技术改进等年度工作计划、目标及任务职责7进行生产调度、管理的控制，负责生产能力与营销需求能力平衡控制职责12指导制定生产系统内部的工作绩效考核方案职责13完成总裁（或总经理）交办的其他工作任务图1 生产总监岗位职责（五）财务总监财务总监的主要职责是按照企业财务战略要求，对企业的财务活动和会计活动进行管理和监督，为企业经营战略提供财务决策支持，实现财务管理目标其具体职责如图9所示.职责1组织制定、调整企业年度总预算、季度预算和月度预算职责3审核下级部门上报的月度预算，召集并主持企业月度预算分析与平衡会议职责4审核企业财务收支计划、成本费用计划、信贷计划、财务报告

17、、会计决算报表、会签涉及财务收支的重大业务计划、经济合同、经济协议等职责5负责企业资金使用、调度、贷款担保、产权转让、资产重组等重大活动职责6主持对投资项目和经营活动的风险评估、指导、跟踪和财务风险控制职责7协调企业同银行、工商、税务等政府部门的关系，维护本企业的经济利益职责8完成总裁（或总经理）交办的其他工作任务职责2组织建立并完善本企业的财务管理各项管理制度和财务核算体系图1-9财务总监岗位职责（七)行政总监行政总监的主要职责是全面负责企业各项行政事务的处理，指导下属部门开展工作，为企业的良好运营提供服务支持和后勤保障。具体职责如图111所示.职责1参与制定企业年度总预算和季度预算调整，汇

18、总、审核下级部门上报的月度预算并参加企业月度预算分析与平衡会议职责3负责企业行政管理流程优化和人力资源规划工作职责4负责企业行政方面的重要会议和重大活动的组织筹备职责5负责安排企业后勤保障工作，并审批各项改善员工工作、生活条件的意见、建议职责6负责组织编制企业行政性财产、物资采购计划及预算，严格控制行政办公经费支出职责7审核、审批企业办公用车、基础建设、固定资产购买等的申请职责8掌握企业行政系统运作情况，适时向总裁（或总经理）汇报职责9完成总裁（或总经理）交办的其他工作任务职责2负责对各类行政管理制度的审核工作，并指导下属部门依照制度开展工作图1 行政总监岗位职责（八）人力资源总监人力资源总监

19、的主要职责是规划、指导企业人力资源管理与组织建设，保障企业人力资源供给,提高员工工作效率。其具体职责如图112所示.职责1根据本企业的发展目标，制定并实施人力资源战略规划职责3组织制定、审核企业各项人力资源管理制度，及时修订和完善职责4组织指导和监督下属开展各用人部门的人才招聘、员工培训、绩效考核、薪酬福利等工作职责5负责本企业高级管理人员的引进、培养和调配职责6监督企业人才库建设及人才储备管理，保证企业所需各类人才的及时到位职责7及时向高层决策者提供有关人力资源战略、组织建设等方面的建议职责8及时处理管理过程中的重大人力资源管理问题职责9完成总裁（或总经理）交办的其他工作任务职责2结合企业发

20、展战略，推动与之相适应的企业文化建设图11 人力资源总监岗位职责二、综合管理部管理岗位职责（一)综合管理部经理综合管理部经理的主要职责是负责规划、指导和实施日常行政人事管理、网络管理、后勤服务管理、法律事务管理及公关事务管理等事项,保证企业各项经营活动的顺利运行。其具体职责如图1-13所示.职责1组织制定综合管理部工作发展规划、计划与费用支出预算方案职责3组织协调本企业的员工活动、公关类活动及各类会议，负责外联工作及办理企业所需的各项证明职责4制定企业人力资源发展的各种规划，并监督各项计划的实施职责5主持企业重大经营决策的法律论证和法律保障活动，审核企业各类合同及制定标准的合同文书职责6规划、

21、指导企业网站及局域网的组建与调试工作，确保各项设施设备的顺利运行职责7指挥和安排部门员工落实上级要求的各项任务，提供相关服务和后勤保障职责8在行政总监的领导下，组织开展企业文化建设工作职责9完成行政总监交付的其他工作职责2组织制定、修订和完善部门相关管理制度，监督和检查制度执行情况图1-13 综合管理部经理岗位职责(二)综合管理部主管综合管理部主管的主要职责是协助综合管理部经理做好行政、后勤、网络等相关管理工作，协调各部门的合作关系,保证企业各项工作顺利运行。具体职责如图114所示。职责1协助部门经理制定、监督和执行部门相关管理制度职责3协助部门经理做好相关部门的人才招聘、培训与考核等人事工作

22、职责4组织企业办公费用计划制定、办公用品购买、保管和发放工作职责5协助管理企业的法律事务，组织做好知识产权管理、工商事务、仲裁诉讼等方面的法律事务工作职责6组织提供宿舍、办公区环境卫生、安全、车险等必要的后勤服务和后勤保障工作职责7职责8协助监督、策划及主持重要的公关专题活动，协调各方面的关系完成部门经理交付的其他任务职责2协助部门经理进行会议接待与安排、娱乐等各项活动图114 执行总裁岗位职责第二章 总经理办公室规范化管理第一节 总经理办公室岗位职责一、总经理助理岗位职责总经理助理的主要使命是协助总经理制定、贯彻落实各项经营发展战略与计划,实现企业经营管理目标，其具体职责如图2-1所示。职责

23、1协助总经理制定战略规划、年度经营计划及各阶段工作目标分解职责3协助总经理对企业运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系职责4配合总经理处理外部公共关系（政府、重要客户等）职责5参与组织公司重大活动职责7在公司经营计划、销售策略、资本运作等方面向总经理提供相关解决方案职责8撰写和跟进落实公司经营办公会议、专题研讨会议等公司会议纪要职责9协助总经理进行公司企业文化、发展战略规划，配合开展企业文化工作职责10完成总经理临时交办的其他任务职责2协助起草企业各阶段工作总结和其他正式文件职责6协调业务部门间的日常工作关系以及事务处理，召开业务沟通会议，跟踪公司经营目标达成情况，提供分析与改进意见图2

24、-1 总经理助理岗位职责二、总经理办公室主任岗位职责总经理办公室主任在企业里主要承担着上通下达、内外联系及相关的服务与管理职能，具有参谋、协调、综合、办文、督查、信息等工作职责,其具体职责如图22所示。职责1负责公司基本制度和总经理办公室相关制度的建立和完善职责3负责企业重要报告、（半）年度工作总结等综合性材料的组织起草工作职责4职责5职责6负责股东会、董事会、总经理层议定事项的督办工作职责7负责企业印章使用管理和档案管理保密工作职责8完成总经理临时交办的其他任务职责2负责总经理办公室费用预算的制定与执行负责监督文电、信函、请柬等外来文书的收取、送阅和分发，负责审核与印发以企业名义印发的公文负

25、责董事会、总经理办公会议以及年度（半年度、季度）工作会议等会议的组织和会务工作，负责起草会议有关文件图22 总经理办公室主任岗位职责三、行政秘书岗位职责总经理办公室行政秘书的主要职责是根据公司各部门的需要，通过行政性支持工作,为公司员工做好行政服务，支持和保障公司战略和发展目标的实现，其具体职责如图2-所示.职责1协助总经理办公室主任做好总经理办公室各项工作的管理工作职责3负责总经理办公室的各类文件、报告的收集、分类、打印、复印、装订、建挡职责4为总经理参加各种会议准备资料、会议报名、会议通知、会务联络、信息反馈等服务工作职责5协助了解市场，进行有关信息的搜集、翻译、反馈和处理职责6完成领导临

26、时交办的其他任务职责2负责来电来文整理、分类、登记和按领导批示分送有关部门并加以催办图2 行政秘书岗位职责四、办事专员岗位职责总经理办公室办事专员的主要职责是,在总经理办公室主任的领导下，负责日常办公事务的具体执行工作,包括办公用品、设备、档案的管理等工作，其具体职责如图2-4所示.职责1协助总经理办公室主任做好相关管理制度的草拟工作职责3统计汇总总经理办公室办公用品和办公设备需求职责4负责办公用品、设备的领取、登记、发放职责5根据领导安排，列席各种日常会议，起草会议文件，及时完成会议记录、纪要整理及下发等工作职责6对企业全体员工日常工作行为进行监督检查，保证日常办公管理规定的实施职责7完成领

27、导临时交办的其他工作职责2协助总经理办公室主任制订工作计划并贯彻执行图24 办事专员岗位职责第二节 总经理办公室管理制度一、公文管理制度公文管理制度第1章总则第1条 为规范公司公文管理,提高办事效率,特制定本制度。第2条 公司各部门公文收发相关事项均按本制度办理。第2章 公文保密管理第3条 公文保密等级分为绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。文件机密级数由发文部门负责人根据文件内容确定。第4条 绝密文件打印用专用磁盘,只能打印一份，由起草人呈送有阅文资格的人员。第条 机密文件打印用专用磁盘,按审阅人数打印,阅完后由起草人收回归档。第条 秘密文件由阅文人妥善保管。第章 公文收发管理第7条 部门

28、相关人员草拟公文应注意以下事项。(1）内容符合国家政策、法律、法令及地方性行政规章。（2)反映情况客观，实事求是。(3)文字准确、精炼,条理要清楚，层次要分明,结构要紧密，用语要规范。(4）人、地、物名、引文及时间要具体、准确.第条草拟的公文应经部门负责人审核后方可上报总经理办公室.第9条 总经理办公室及时登记公文,并报公司相关领导审批后打印签发。第10条 各级领导阅、批公文应仔细认真,阅完后要签名并注明日期,不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。第1条 各级领导对送来的公文要及时阅批,急件应当天给出批复，一般文件应于3天内给出批复。第12条 公司所有发文的发文部门应有存档，并将文件原稿

29、（经领导签字)审核稿件连同正本二份送总经理办公室存档。有领导指示的,还应附批复件。第3条 收文工作由总经理办公室统一负责。总经理办公室收文后,应先做好归类、登记,然后根据文件的内容，分送有关领导阅示.阅示完毕后,由总经理办公室收回归档。第4条 所有公文发放，一定要有登记、签收手续。第5条 公司发文,须由总经理办公室统一编号,具体如下所示。（1)以公司名义对外发文，一律字（年)号.(）公司监事会发文,用监字(年)号。（）董事会发文,用董字(年)号。(4）其他管理部门的发文,用字(年)号.第16条 董事会或相关经营管理部门在对外发布公文应按照以下方式办理。()董事会对外发文，须经经营办公会同意后，由总经理办公室向外发布。