文件管理制度.docx

1、文件管理制度文件管理制度发布日期：2021年01月01日 实施日期：2021年01月01日深圳*股份有限公司 发布第一章 总则第1条 目的。通过对公司内部文件控制流程进行管理，使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效，以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件，提高工作效率。第2条 适用范围。本制度中的“文件”包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书等。根据公司各类文件的性质进行纵向层级划分，可分为下列五级文件。具体如下表所示。公司内部文件各层级内容范畴文件等级文件内容一级文件公司章程、基本法、质量手册等体系文

2、件、公司营运资质证照等二级文件公司核心的业务流程和管理流程等三级文件公司日常工作流程和制度四级文件各部门、车间内部文件五级文件各类记录第3条 管理职责划分。（1）各级主管副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作，其中，总经理（或管理者代表）还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责。（2）总经理办公室主要负责公司一级文件的组织编制、审核，以及二级文件的会审组织工作。（3）综合管理部负责本制度的编制、解释与修订工作，并由其行政专员负责公司营运、资质类文件资料的保管；其中，综合管理部下辖体系文件管理室，并由其文控员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。（4）各

3、职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本保管工作。第二章 公司内部文件编码细则第4条 公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成。（1）第一部分：公司代号，代码为。（2）第二部分：层级分类代码，代码分别为1、2、3、4、5。（3）第三部分：大类代码，代码分别为综（综合管理类）、制（生产制造类）、市（市场营销类）、研（研发类）、其（其它类）等。（4）第四部分：小类分类代码，代码分别为目标（目标计划类）、人力（人力资源类）、办公（办公类）、总务（总务后勤类）、保卫（保卫类）、生产（生产类）、质管（质管类）、项管（项目管理类）、产研（产品研发类）、其（其它类）等。（5）第五部分：文件

4、流水号，代码为001999。第5条 公司内部各级文件编码示例如下（以综合管理部文件为例）。（1）一级文件：1001。（2）二级文件：2综001。（3）三级文件：3综行政001。（4）四级文件：4综行政001。（5）五级文件：5综行政001001。第三章 公司各级文件编制、审核、审批规定第6条 公司一级文件，由公司总经理办公室组织相关人员进行编制。一级文件编制完成后，需经总经理办公室主任审核后，交由公司总经理审批。第7条 公司二级文件，由各业务归口部门协同流程协同作业部门共同编写。二级文件编制完成后，由总经理办公室组织相关部门及人员进行会审。经会审后，二级文件需交总经理审批。第8条 公司三级文件

5、，若其覆盖范围超过2个（含2个）职能部门，其编制工作由各归口管理职能部门组织，并交主管副总审核后，交总经理审批。具体分工如下。（1）目标类、计划类三级文件由总经理办公室负责组织编制，交分管运营副总审核。（2）人事、行政、总务类三级文件由综合管理部负责组织编制，交分管行政副总审核。（3）财务类三级文件由财务部负责组织编制，交分管的财务副总审核。（4）生产制造类三级文件由生产部组织编制，交分管的生产副总（或厂长）审核。（5）市场营销类三级文件由营销部及相关部门组织编制，交分管的营销副总审核。（6）供应类三级文件由采购部及相关部门组织编制，交分管的运营副总审核。第9条 公司四、五级文件的编制、审核、

6、审批规定如下表所示。公司四、五级文件的编制、审核、审批规定表文件类别覆盖范围编制主管部门审批人员部门发文分管业务线的专业性文件，如设备部的设备操作保养卡及各类机械图纸、技术部的工艺作业指导书、生产部的各工序生产作业指导书等归口职能部门分管各部门的主管副总部门、车间内部文件仅限于本部门、本车间，此类文件的内容应保证与公司各项流程和制度不相冲突各部门、各车间内安排部分管副总各类记录参与质量体系文件中的记录控制程序第10条 除部门、车间内部文件外，其它公司内部文件在内容审核后，必须交综合管理部或体系文件管理室进行有关文档格式、文件内容重复性与冲突性的二次审核。二次审核合格后，各文件编制部门方可送交相

7、关批准人批准。第四章 文件发放管理规定第11条 所有公司内部发布的文件均需由综合管理部制定分发号，加盖“受控”章才能发放。每份文件不同的复印件必须注明不同的分发号，以便追溯。第12条 体系文件需由体系文件管理室文控员负责发放管理工作，其它内部文件的发放由综合管理部行政专员负责实施。第13条 根据文件发放批量划分，文件发放主要两种情况：大批发放与零星发放。（1）大批发放时，应建立公司内部文件配置、发放与回收登记表，并报各文件归口职能部门的分管副总审批。（2）零星发放时，应建立公司内部文件发放与回收登记表。第14条 文件领用人应在公司内部文件配置、发放与回收登记表或公司内部文件发放与回收登记表上签

8、名后，方可领取注有分发号和“受控”状态标识的文件。第15条 领用部门领到文件后，应及时建立收文登记表。第16条 文件发放完毕后，综合管理部行政专员或体系文件管理室文控员应及时对文件进行分类、归档保存，并更新公司内部文件清单。第五章 公司内部文件使用与借阅规定第17条 文件使用部门应及时向相关人员进行文件内容宣贯、培训，将文件放置在适当的位置（场所），确保相关人员能够及时、正确地使用文件。第18条 当出现以下情况时，使用部门可填写文件领用、借阅申请表，申请更换或增发。（1）文件破损严重影响使用时。（2）根据使用需要须新增、改版时。（3）文件丢失需重新领用时。第19条 文件领用、借阅申请表需经综合

9、管理部审批后方可实施更换或增发。更改或重新领用时，使用原文件分发号；增发时，应按原分发号顺序新增一个分发号。第20条 公司内部文件借阅规定如下。（1）当其他公司或个人需借阅文件时，应填写文件领用、借阅申请表，经综合管理部或体系文件管理室批准后，行政专员或文控员方可办理借阅手续，并负责催讨。（2）借阅时最长时间不得超过半个月。（3）公司内部各部门、各车间需借阅文件时，应经综合管理部或体系文件管理室审批和登记后，方可办理借阅手续。借阅时，行政专员或文控员要负责明确借阅期限与催讨工作。第六章 公司内部文件更改、回收、作废与评审规定第21条 公司内部文件在使用时若遇到下列情形之一的，应进行修改。（1）

10、公司现行文件与有关国际标准、国家标准、地方标准和法规及行业标准相冲突时。（2）文件内容与客户的需要相矛盾或不能满足客户的要求时。（3）文件的内容不正确、不适合或操作性不强时。（4）有更合适、更先进的或更具可操作性的产品标准、操作方法、管理手段时。第22条 文件修改程序规定如下。（1）公司一级文件修改或其它各级文件大批修改时，公司应专门成立文件修改小组进行运作，修改完后的审核、批准、发放使用以及旧文件回收均按本制度的相关条款执行。（2）文件需要更改时，由文件编制部门填写文件变更审批表并附具体修改内容，交文件原审核人审核、原批准人批准后方可进行文件更改。（3）文件更改由综合管理部行政专员或文控员按

11、文件变更审批表负责组织实施。更改可采取划（改）或换页等方式，同时要做好修改状态标识的更改，在修改处加盖“更改”章，更改应覆盖该文件发放的所有场所。如采取换页的形式，应将原未更改的页面回收。第23条 文件回收与作废规定如下。（1）当文件改版或修改时，会产生大量的作废和失效文件。行政专员或文控员应做好作废文件的回收、登记和标识区分工作。（2）作废文件应进行定期处理。行政专员或文控员应填写作废文件审批表交部门主管批准后方可处理，将作废文件保留一份，并另加盖“作废存留”标识，归档保存一年备查，其他的进行销毁。第24条 文件评审规定如下。（1）综合管理部经理应定期组织行政主管、行政专员等相关人员做好文件

12、评审工作。（2）文件评审的时间可与体系文件的管理评审相结合，评审内容包括现有文件的充分性、适宜性和有效性，确定文件修改清单和文件新增清单，以持续改进文件的可操作性和科学性。第七章 附则第25条 本制度由综合管理部编制，解释权归综合管理部所有。第26条 本制度经行政副总审核、总经理审批后，自发布之日起开始执行。一、文件目录清单文件标题文件类别规范类 规格类 标准类文件号文件名称版本页数日期备注123二、文件发放清单日期文件编号文件名称版次数量领用人领用部门补发经手人备注三、文件作废申请单文件名称文件编号作废页数申请作废部门作废原因申请人日期申请部门主管日期需回收数量分布部门数量文件管理部门主管日期备注四、文件回收清单文件名称文件编号回收页次/全部经办人回收部门数量/页次回收日期人员签字