商场超市POS系统方案建议书文档格式.docx

1、系统应在合理的性价比下，至少满足系统性能的需求；安全性：系统应当在技术和管理上确保系统的各个环节的安全；基于面向对象的设计原则：系统在设计中应遵循面向对象的系统分析和设计思想；基于RUP规范设计：系统的分析和设计应基于Rational Unified Process规范，采用面向对象的设计思想进行系统的设计。2.2 主体设计要求xxxxx连锁超市管理信息系统分为总部管理系统，配送中心管理系统、门店POS系统。其模块应包括品类管理、供应商管理、加盟商管理、采购管理、促销管理、POS管理、库存管理、结算中心、会员管理、连锁通讯管理等主要功能。门店系统采用高集成、低功耗、易操作的方案。连锁超市管理信

2、息系统应帮助公司实现四个关键目标：1. 实现行业领先的业务运作模式，提高运行效率；2. 实现总部与所有分店有效的管理，帮助企业不断扩展新市场和业务；3. 借助高级分析、报表和灵活的查询能力，改善企业的决策支持；4. 满足行业不断发展变化的需求，提供迅速而持续的改善能力。连锁超市管理信息系统具备如下特征： 采用C/S多层架构（适当辅助B/S）； 支持xDsl/Internet / Intranet 接入； 支持拨号接入用户； 支持TCPIP/XML/SOAP协议； 可提供7*24小时，365天全天候服务； 提供多个管理员维护系统的不同部分； 各系统实现系统集成、减少人工管理； 支持公司各管理主体

3、协同工作； 规模上可扩张性、可随时添加管理及业务主体； 数据可以生成Excel格式报表； 系统具有线性扩展或近似线性扩展能力； 支持组织机构的平移、升级、降级； 操作响应时间小于3秒； 可扩充性好，可不影响原有系统前提下，方便地实现新业务新功能； 系统应是可稽审的；2.3 主要功能要求连锁超市管理系统必须具备如下基本功能：总部子系统品类管理：包括：类别层次结构管理（大、中、小类等）、类别毛利率控制管理、类别部门责任人管理、品类结构管理，商品品类的分配、商品陈列与规划管理、品牌管理、商品档案管理、商品状态标志管理（门店可订货、门店可促销、门店可改价、门店可议价/折扣等）、商品审核管理、商品包装结

4、构定义、一品多属性定义（一品多商、一品多价、一品多码等）、商品ABC管理、商品有效性检查、类别商品浏览、商品资料引入引出等同时系统还提供其它基础档案的维护，如门店档案、付款方式档案、币种及汇率档案等等。供应商管理：供应商档案管理、合同管理、供应商费用管理、供应商商品管理、供应商等级管理、供应商送货日期管理、供应商信誉额度管理、供应商销售排行、供应商退厂管理、供应商资料浏览与EXCEL关系等。加盟商管理：加盟商档案管理、 加盟商合同管理、加盟商费用、试销商品管理、加盟商退货管理、加盟商次品换货管理、加盟商信誉额度管理、加盟商销售返利管理等。采购管理：快讯定单、 永续定单、普通定单、自动建议定单（

5、OPL定单）、定单更正单、定单审核与批打、调进价单、厂商补差价单、采购员业绩考核管理（含指标设置、指标达成率），在途商品管理、定货满足率分析、采购报表及分析、供应商销售报表及分析等。促销管理：快讯档期设置、促销计划（含促销方式、促销档期/时间设置、促销品种、促销条件设置等）、DM促销、店内促销、固定时间段促销、促销效果评估（促销前后的整体销售额、促销商品销量、促销商品所在大组销量、关联商品促销、客单量、客单价的变化等）、促销费用及损失分摊管理、促销报表等。POS管理：收银员档案、收银机档案、营业员档案、调零售价、调会员价、前台销售监控、POS机状态监控、收银总收对帐、POS销售数据校对、实时销

6、售查询及分析、收银报表、销售报表等。库存管理：供应商收货管理、赠品入库管理、收货商品检查、商品移库管理、店间调拨管理、盘点管理、报损报溢管理、领用管理、商品有效期管理、条码打印管理、库存查询及分析、商品库存报表、商品出入库报表等。结算中心：供应商对帐管理、供应商结算管理（含购销、代销、联营等）、加盟商结算、供应商费用管理、发票管理、应付款管理、往来帐管理及帐龄分析、财务管理程序控制、财务接口管理、报表查询和打印等。会员管理：会员类别管理（定义级别、折扣、有效期等）、会员档案管理、制卡管理、发卡管理、换卡与补卡管理、挂失与注销卡管理、会员积分管理、会员储值管理、会员消费综合查询（年至今、月至今）

7、、会员消费报表和打印等。连锁通讯管理：连锁分店层次结构定义、分店通讯授权管理、通讯方案配置、通讯参数设置、数据通讯管理（含数据上载、数据下载）、数据通讯辅助管理（系统管理员特殊情况下使用，如断电等）、远程登录管理、传输进度进控、通讯日志管理等。门店子系统商品管理：商品结构浏览、类别毛利率控制浏览、商品档案管理（部分总店放开权限的商品）、商品ABC管理、类别商品浏览等同时系统还提供其它基础档案的浏览，如门店档案、付款方式档案、币种及汇率档案等等。供应商档案管理（部分总店放开权限的供应商）、相应合同管理、供应商商品管理、供应商送货日期管理、供应商销售排行、供应商资料浏览与EXCEL关系等。要货管理

8、：要货申请单（手工）、自动建议申请单、要货单状态查询、要货报表及打印等。本部分功能和总店功能相仿，但门店可单独定义的促销商品，是总店授权的商品，否则门店不可单独定义促销计划及商品。收银员档案、收银机档案、营业员档案、调零售价（经总店授权的商品）、调会员价（经总店授权的商品）、前台销售监控、POS机状态监控、收银总收对帐、POS销售数据校对、实时销售查询及分析、收银报表、销售报表等。直配收货管理（适用供应商直接送货到门店的情况）、统配收货管理（适用配送中心统一配货到门店的情况）、赠品入库管理、收货商品检查、店间调拨管理、盘点管理、报损报溢管理、领用管理、商品有效期管理、条码打印管理（可适当在区域

9、中心店布置条码打印机，辐射周遍店）、库存查询及分析、商品库存报表与打印（权限控制）等。支持会员卡、积分卡及储值卡多卡合一功能，会员档案管理（适用门店发卡情况），支持主、附卡消费；支持跨店、异地消费；支持密码软件加密，可选用IC卡或磁卡、条码卡；换卡与补卡管理、挂失与注销卡管理、会员积分管理、会员储值管理、会员消费综合查询（年至今、月至今）、会员消费报表和打印等。通讯参数设置、数据通讯管理（含数据上载、数据下载）、数据通讯辅助管理（特殊情况下使用）、远程登录管理、传输进度进控、通讯日志管理等。配送中心子系统要货申请管理：门店要货申请单查询、要货申请汇总（汇总各门店的要货情况）、补货作业、采购订单

10、计划（要货 + 库存 安全库存时生成要货计划）。配货拣货作业：自动配货管理、手工配货管理、拣货（按货位拣货、调拨至分店）、生成送货单（区分直配货与统配货）、麦箱门店标识打印（如一箱或可能多门店共有，则在麦箱上注明门店号及配送数量）。收货上架管理：供应商送货收货管理、收货上架管理、收货状态查询与打印、商品上架位置查询（根据商品，查询商品所在的库位及存量）。盘点管理：盘点初始化、盘点缩库、打印货位盘点表、盘点数据采集、盘点单录入/导入、复盘单录入/导入、生成盘点差异、生成漏盘商品、打印盘点差异、盘点上报审批，盘点结束。接口管理：盘点机的数据采集器接口设置（如端口、波特率等）、接口文件格式、导出导入

11、文件等2.4 技术框架要求2.4.1 IT集中管理IT集中管理是目前的发展趋势，在xxxxx连锁超市管理系统的规划中，建议xxxxx将尽可能集中系统服务器进行统一管理和维护，减轻各业务、管理部门的压力，使它们的精力能集中在xxxxx业务发展和管理水平的提高。目前，xxxxx集中精力进行业务重组及连锁系统切换，也应当注意到稍长一段时间所要面对的问题，如成都等中心城市拓张，是否建立区域的物流中心及IT维护中心等。如果xxxxx成功实施了系统，并将该系统在企业范围内推广，可以在总部设置集中的服务器，对财务，物流配送进行统一的管理。在不同的区域分公司/区域中心城市，适当设置二级区域服务器（考虑数据流量

12、、联网费用等综合因素），让其单独管理必要的部分数据（区域中心数据全部复制到中心备用服务器中）。2.4.2 C/S结构在连锁超市POS业务及总店管理系统中，采用C/S结构模式，能较好的解决用户要求的响应时间快，稳定性高、操作方便等特点，它是目前信息系统建设的主流技术及应用模型，将极大的提高工作效率，节省营运费用，同时也便于维护。2.4.3安全构架信息系统安全体系是一个涵盖面广泛、专业的体系。动态、科学地掌握信息系统设计思想及原则，明确着眼点，有的放矢，无论从行政管理层面到系统底层原理的掌握对待，有层次、有内容、有方法、有理论基础、有前瞻性，才能使信息安全达到真正的全面、专业。系统的安全规划是一个

13、合理、科学的网络安全体系，它包括： 通讯数据包加密传输 病毒防范 网络访问控制和防火墙 实时安全监控 系统和网络安全扫描 系统备份方案 安全系统管理 整体安全框架设计应分层次，全面保护整个网络系统的安全。3 各子系统主要功能设计3.1总店子系统主要功能设计3.1.1品类管理模块品类管理作为现代零售渠道的高层面管理理念，是提升KA管理水平，密切合作关系的有效手段，品类管理是一种综合性的财务管理办法，它能大大加强整个公司的财务控制、数据收集、信息集取和财务报告等工作。类别层次结构管理提供用户灵活的类别层次结构定义，延展性强。如定义类别层次结构如：1-2-2-2或2-2-2，图示如下；类别毛利率控制

14、管理在类别（尤其是大类）的定义结构表中，可定义类别的毛利率控制范围，这样在调价，促销等环节就可以较好的控制人为因素的错误，导致毛利率偏低甚至负毛利出现。序号大类控制毛利率范围超过审核级别备注105休闲食品10%13%5%上部门经理；0%5%总监；负毛利副总/总经理206香烟5%8%同上类别部门负责人管理将类别/部门与负责人挂钩，做到责-权明确，便于绩效考核。品类结构管理品类结构管理，是品类管理的核心内容，由采购总监或副总定义连锁专卖的商品结构图，便于相关采购人员目标明确，方向感较强的完成管理层制定的计划，如图所示：中类小类单品数目直线陈列米数库存万元销售毛利费用价格带单品数部门占比米占比金额库

15、存天数销售金额毛利率毛利额通道费用最低价最高价食品饮品可乐1808%100m12%501510020%69%6.222.0商品陈列与规划管理提供商品的陈列布局图管理，营运人员可以设置多套标准陈列样板库，方便新开店的商品陈列。通过标准的商品陈列，既提高的品牌形象，有可以定期检查，稽核，防止店员私自更改商品布局及排面。商品陈列规划可以采用图形化界面操作，方便直观。品牌管理定义商品品牌信息，便于品牌信息的统计。商品档案管理提供多达300个属性的字段供用户进行商品档案管理，如商品编码（货号）、条码、品名、规格、零售单位/装箱单位等，提供快速检索与查找商品的功能，对商品业务的控制通过商品标志完成，其主要

16、状态标志有： 审核标志，确人商品是否可用还是备用； 新品标志，自建档审核确认后的三个月内为新品标志； 暂时禁下单标志，一般适用季节性商品在非季节销售期使用； 暂时禁退货标志，防止在结算纠纷中退红处理； 禁止销售标志，特殊情况下使用，如错误价格等； 作废标志，此状态表示商品处于停止进行任何业务中； 门点可订货标志，适用于门店营采合一的情况下，采购本地商品； 门点可改价标志，不易在总部控制的时令商品（或本地竞争性强）； 其它控制标志；商品包装结构定义本功能适用在进货与销售环节出现多种单位的业务模式，如香烟改包装、节假日礼篮组合等。一旦定义了这种包装结构，则系统自动处理大小单位的商品在销售、库存、成

17、本核算、结算等方面的处理，避免了每次组合或拆分时人为做单的烦琐工作，或遗忘此项工作，造成月末盘点差异较大。一品多属性定义提供商品的如下特殊属性处理功能：一品多码；适用同一个商品（品牌、品种、规格、单位等完全相同的商品），如可乐，有广州和海南产之分，规格一样时条码不一样。一品多商；适用因同一商品的供货渠道不稳定中途变换，或经销方式不一的多供应商情况的商品，系统建议少出现这种情况。一品多价；在连锁便利系统中，这种情况经常出现，因地域的差异，消费水平的差异等因素，都可能造成不同门店当地的售价不一。商品ABC管理根据商品的交叉比率，计算商品的ABC级，此结果将极大的帮助业务人员及管理人员确定店面的重点

18、商品、形象商品、利润商品、淘汰商品，从而为商品陈列、订货、结算等提供科学的依据。ABC的具体计算方案，参见科脉手册文档。商品有效性检查此功能帮助排除商品资料录入过程的人为错误。类别商品浏览此功能按类别层级浏览商品，操作方便、直观。商品资料的引入引出提供数据接口，方便与外部应用互通，如EXCEL等。3.1.2 供应商管理作为连锁超市业态中的上游单位，供应商管理是整个企业信息管理重要一环，供应商管理的好坏，直接关系到企业的供货渠道是否稳健、送货是否快捷、质量是否有保障。供应商档案管理提供多达100个属性的字段供用户进行供应商档案管理，如编码、名称、地址、电话等，系统提供快速检索和查找功能。合同管理

19、本模块维护供应商的合同资料，如合同编号、合同明细条款、商品标的详述、商品质量保障条款、结算方式、帐期、保底金额、扣点比例（可定义多阶段扣点比例）、返利方案、费用收取方式及费用明细等，合同的审批需要高级经理/总监权限。供应商等级管理将供应商分等级管理，定期考核业绩，为财务等决策提供重要依据，供应商等级分类一般遵循如下原则： A类供应商他们手中控制了企业不得不做的品牌/品项，其贡献主要在销售现金流、销售返利，店面形象等； B类供应商他们的品牌/品项会随着门店扶持粒度的强弱而变化，是最有合作诚意的群体是公司重点扶持对象，其贡献主要在销售与通道费用并重； C类供应商商品结构性补充性供应商，其贡献主要在

20、通道利润，卖场形象。供应商送货日期管理供应商送货日期，对配送中心的集中订货，供应商有效送货有比较大的帮助，一般在定义供应商时，就定义其订货日期与送货日期，参考如下：供应商订货送货标志周日周一周二周三周四周五周六0001供应商订货日期送货日期供应商信誉额度管理为杜绝人情原因造成的某个供应商库存积压过大，在供应商档案中，可以用信誉额度来控制，供应商的应付款一但达到或超过信誉额度的范围，则不能对此供应商下定单、收货等业务，代结清货款或部分货款后才能继续进行业务。供应商销售排行此模块可根据一定条件范围，如日期跨度，将供应商的销售进行排名，升序降序都可。供应商退场管理此模块是供应商清场时的业务处理的必经

21、流程，他能有效控制供应商是否有库存商品在卖场/门店，如有则做供应商退货处理等，只有供应商清场标志为0时，财务才能为退场的供应商结清余款（可能几月之后了）。供应商资料与EXCEL关系考虑开放性，此模块提供供应商资料与EXCEL互通的导入导出处理。3.1.3 加盟商管理作为连锁超市业态中的重要一环，先期考虑的功能主要有：加盟商档案管理、 加盟商合同管理、加盟商费用、试销商品管理、加盟商退货管理、加盟商次品换货管理、加盟商信誉额度管理、加盟商销售返利管理等，具体功能需求需要可xxxxx相关部门协商后处理。加盟商档案管理提供多达100个属性的字段供用户进行加盟商档案管理，如编码、名称、地址、电话等，系

22、统提供快速检索和查找功能。本模块维护加盟商的合同资料，如合同编号、合同明细条款、提供商品标的详述（如品名、规格、加盟价格等）、结算方式、帐期、销售保底金额、扣点比例（可定义多阶段扣点比例）、返利方案、试销方案、换货方案、加盟费用收取方式及费用明细等，合同的审批需要高级经理/总监权限。加盟商费用本模块参看加盟商合同条款。加盟商试销商品管理本模块为加盟商试销商品提供管理手段，包括试销商品的品项，试销价格、换货有效日期等，超过换货有效期的试销商品，不能换货。加盟商退货管理本模块提供加盟商的退货功能，满足加盟商合同的退货条件的，可以办理退货业务，单据需要相应权限人员审批。加盟商次品换货管理本模块提供加

23、盟商的次品换货功能，满足加盟商合同的换货条件的，可以办理换货业务，单据需要相应权限人员审批。加盟商信誉额度管理为杜绝人情原因造成的某个加盟商调拨货物金额过大，在加盟商档案中，可以用信誉额度来控制，加盟商的调货款一但达到或超过信誉额度的范围，则不能对此加盟商调货等业务，代结清货款或部分货款后才能继续进行业务。加盟商销售返利管理根据加盟商合同的返利方案，根据指定时间段的销售金额，自动计算某加盟商的返利金额，一般返利处理每季度/或月份处理。3.1.4 采购管理采购系统是一套完整的采购解决方案，它可以帮助快捷高效地处理快讯订单、永续订单、普通订单、自动建议订单（OPL订单）等工作，以能够集中精力发展重

24、要的供货关系并驾驭整个采购过程。强化战略重点采购系统能够使常规的采购自动化、简单化，提供更多宝贵的时间给您处理重要的战略性工作，例如洽谈更好的合约、管理供货商和进行价值分析等等。KM-Web应用系统的供应商订单查询和供应商库存查询的配合使用，会使广大的高端供应商可以方便地和采购系统形成互动，及节省资源，又强化高战略价值的A类供应商。丰富的订单类型，快速响应采购系统提供四种类型订单：快讯订单、永续订单、普通订单、自动建议订单（OPL订单），他们分别适用不用场合，方便供应商区分对待： 快讯订单适用快讯档期商品的订货，此类订货，供应商应该高度关注，切实保障快讯期间的货源充足，其快讯期间复订货一般需要

25、即刻相应。其采购时间一般遵循前7后3原则（可在系统中设置）， 永续订单适用订货周期稳定，品种比较固定商品的订货，此类订单也可每月一次性的下单（单上注明送货日期及品种、数量），到指定时间，供应商按时送货，不用电话另行通知。 普通订单一般情况下使用的订单，注明送货有效日期、品种、规格、单位、订货数量等订单要素。 自动建议订单（OPL订单）它是电脑系统，按照一定原则，如日均销量（DMS），安全库存、当前库存、库存天数、送货日期、送货金额等，在每晚日结后自动生成的订单，生成的初始状态未审核，第二天有相关采购人员负责确认。从请购单（未审核采购订单），到采购定单，再到接受（验收入库），发票校验等完善清晰的

26、流程控制，使采购能透明化的进入可控环节。更高的效率在订单系统中，提供按供应商快速检索此供应商全部商品的功能，避免死记商品条码（货号）；使用订单系统中的商品按钮，可以直接调出选定供应商的所有商品（其它条件可自由设置，如库存不等于零，畅销品等），选择商品后，批量导入到单据中，使制作订单效率倍增，同时订单商品有多状态显示与提示功能，如促销商品用全行红色显示，不能下单商品不允许录入，订货数量不是装箱数量的整数倍时提示处理等等个性化的提示，为您制作订单提供丰富、重要的助手。联机审批与安全保密采购系统的联机审批与安全选项保证您的特殊业务需要。例如，您可以确定有资格的人员才能够批准订单。您还可以设定相关商品组的人员，只能下他相关联的商品订单。供应商评估系统中除有供应商地址，电话，月结天数，交货地点等参数外，还要能根据供应商交货的到货及时性、数量准确性、品项准确性等参数进行打分评估，为日后供应商评估表提供重要参数。订单更正、审核和批打考虑人工操作的失误，系统提供订单更正功能；订单的审核和打印提供批量审核和打印功能。调进价与厂商补差价管理商品调进价需要有严格的流程控制（参见科脉流程文档）；厂商补差价主要处理供应商中途变价或促销损失分摊的处理。3.1.5 促销管理促销系统是一套完整的促销解决方案，它可以帮助企业适应瞬息万变的市场，把握终端市场的消费趋向。高效的促销事后效果评估，为每次