采购管理职位工作手册采购供应链管理资料Word文档格式.docx

1、一、供应商选择工作知识准备 32（二）选择供应商的步骤 32二、供应商选择管理工作模板 34（三）供应商调查开发方案模板 34（四）供应商评估管理办法模板 37三、供应商选择管理工具表单 39（一）供应商调查表 39（二）供应商现场评审表 40（三）合格供应商名录表 41（四）特殊承诺供应商列表 42第三节 供应商考核工作细化执行 43一、供应商考核工作知识准备 43（一）供应商考核关键指标 43（二）促进供应商绩效改进的方法 44二、供应商考核管理工作模板 44（三）供应商质量保证协议模板 44（四）供应商绩效改善方案模板 46三、供应商考核管理工具表单 48（一）供应商考核评分表 48（二

2、）供应商考核汇总表 49（三）供应商月度评估表 50（四）供应商绩效改进对比表 51第四节 供应商关系维护工作细化执行 52一、供应商关系维护工作知识准备 52（一）供应商关系分类 52三、供应商关系维护工具表单 53（一）供应商互访记录 53（二）供应商登记变动申请表 53（三）供应商不良行为记录表 54第五章 招标采购管理 55第二节 招标准备工作细化执行 55一、招标准备工作知识准备 55（一）招标文件的内容及编写注意事项 55二、招标准备管理工作模板 57（二）招标文件模板 57（三）招标公告模板 60（四）招标邀请书模板 61（五）资格预审公告模板 62三、管理工具表单 63（一）投

3、标报名表 63（二）招标采购委托申请表 64（三）招标文件发售登记表 65（四）资格预审基本信息表 65第三节 开标评标管理工作细化执行 66一、开标评标工作知识准备 66（三）评标过程常用的方法 66二、开标评标管理工作模板 67（三）招标开标会议议程模板 67三、开标评标管理工具表单 69（一）采购开标记录表 69（二）标书评审记录表 69（三）投标文件评审结论表 70第四节 中标管理工作细化执行 71一、中标管理工作知识准备 71（一）确定中标人的程序 71二、中标管理工作模板 72（二）中标通知书模板 72三、中标管理工具表单 72（一）中标结果备案表 72（二）中标候选人业绩公示表

4、73（三）中标候选供应商排序表 73第六章 采购价格与合同谈判管理 74第二节 采购价格管理工作细化执行 74一、采购价格管理工作知识准备 74（一）采购询价准备工作 74（二）比价采购的方法及其注意事项 75二、采购价格管理工作模板 77（二）采购底价确定方案模板 77（三）采购报价邀请函模板 79三、采购价格管理工具表单 81（一）采购询价单 81（二）采购询价记录表 82（三）比价、议价记录表 83（四）采购价格审议表 83第三节 采购谈判管理工作细化执行 84一、采购谈判管理工作知识准备 84（三）制定谈判方案的方法 84三、采购谈判管理工具表单 85（一）采购谈判计划表 85（二）谈

5、判事项计划表 85（三）谈判人员考核表 86（四）谈判僵局分析表 87第四节 采购合同管理工作细化执行 87一、采购合同管理工作知识准备 87（一）采购合同应包含的内容 87三、采购合同管理工具表单 89（一）采购合同记录表 89（二）采购合同评审表 90（三）合同签订审批表 91第七章 采购作业与进度管理 92第二节 采购订单管理工作细化执行 92一、采购订单管理工作知识准备 92（一）采购订单的制作依据 92（三）采购订单异常的类型 92三、采购订单管理工具表单 94（一）物资订购单 94（二）采购订单跟踪表 95（三）订单变更申请表 96第三节 采购进度管理工作细化执行 96一、采购进度

6、管理工作知识准备 96（二）采购交期定义与构成 96（四）交期延误的补救方法 99二、采购进度管理工作模板 100（五）供应商交期保证书模板 100三、采购进度管理工具表单 101（一）采购进度控制表 101（二）采购催交通知单 102（三）采购交期变更联络单 103（四）采购交期延迟分析表 103第八章 采购质量管理 104第二节 采购质量管理工作细化执行 104一、采购质量管理工作知识准备 104（一）采购物资检验的内容 104（四）特采处理作业注意事项 104三、采购质量管理工具表单 107（一）采购认证计划表 107（二）采购物资检验清单 108（三）采购检验结果报告单 109（四）特

7、采处理作业申请书 109（五）供应商退换货清单 110第九章 采购结算管理 111第二节 采购结算管理工作细化执行 111一、采购结算管理工作知识准备 111（二）采购结算的主要方式 111三、采购结算管理工具表单 112（一）预付款申请表 112（二）采购付款申请表 112（三）现金采购申请表 113（四）委托付款申请表 114（五）采购结算请款表 115（六）采购付款通知单 116（七）采购结算计划表 116第十章 采购成本管理 117第二节 采购成本核算管理工作细化执行 117一、采购成本核算管理工作知识准备 117（一）采购成本核算的范围 117（二）采购成本核算控制措施 117三、采

8、购成本核算管理工具表单 118（一）采购支出登记台账 118（二）采购成本汇总表 119（三）采购成本计算表 120（四）成本差异汇总表 121二、采购成本控制工作模板 122（三）订货批量控制方案模板 122（四）库存成本控制方案模板 124三、采购成本控制管理工具表单 127（一）采购成本年度预算表 127（二）采购成本季度预算表 128（三）采购成本分析比较表 129（四）采购费用分配明细表 130第十一章 采购信息管理 131第二节 采购信息管理工作细化执行 131一、采购信息管理工作知识准备 131（三）采购信息分析报告的内容 131二、采购信息管理工作模板 132（四）采购信息调研

9、问卷范例模板 132（五）采购信息调研报告编写模板 133三、采购信息管理工具表单 135（一）信息系统权限设定表 135（二）采购信息档案索引表 136（三）采购档案借阅申请单 136第一章 采购部职能描述第一节 采购部职能、工作目标与职责一、采购部的职能采购部由企业采购系统最高负责人领导，在相关职能部门的配合协助下，严格制定并执行采购制度与采购工作流程，确保企业生产、经营活动顺利进行。采购部在企业中行使以下职能。1. 建立采购部组织结合企业实际情况和发展需求，建立健全采购部的组织结构设计，明确职责分工，优化人员配置，提高采购工作绩效。2. 建立健全采购管理制度体系根据企业管理要求及部门任务

10、，制定并严格执行采购规章制度，规范采购作业。3. 采购计划管理在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，编制采购计划与采购预算，指导采购活动。4. 供应商管理根据采购计划进行市场调研，对供应商进行选择、评审和考核，建立并完善供应商档案。5. 采购价格管理建立并更新重要物资及常备物资的价格档案，指导采购作业与价格谈判，提高采购绩效。6. 采购合同管理组织合同评审，签订采购合同，建立采购合同台账并分类管理，监督合同的执行。7. 采购进度控制监督采购合同的签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管理，严格控制采购进度，确保供应及时。8. 采购质量控制建立采购认证体系，对供应商及采购物资的质量进行

11、检验和认证，确保采购物资符合企业质量要求。9. 采购成本控制严格执行采购预算，监督采购询价、议价、订购过程费用的使用情况，开展成本分析，有效控制采购成本。10. 采购绩效管理定期对部门采购作业及各采购人员进行绩效考核，并根据采购结果实施奖惩，分析采购过程中的薄弱环节与问题，制订改进计划，提高采购绩效。三、采购部的工作职责采购部的具体工作职责如表1-1所示。表1-1 采购部工作职责一览表1建立与完善采购制度（1）依据企业管理制度制定采购部门规章制度，以规范采购人员的工作行为（2）制定采购管理制度体系，确保部门内各个环节的工作有章可循2采购流程设计（1）根据企业采购特点及各部门分工情况，建立科学的

12、采购流程（2）监督采购流程的执行情况，确保采购作业的规范化、流程化3采购计划的制订（1）根据企业战略目标和年度经营重点，制订年度采购计划及部门目标（2）根据年度采购计划编制采购预算，确保采购计划顺利执行4供应商开发管理（1）确保认证供应商数量每年增加三家以上，并且保持稳定（2）定期对供应商进行考核，解除不合格的供应商（3）维护和管理现有供应商，与其保持良好的合作关系5采购价格管理（1）建立采购价格管理流程，确保价格管理工作有序的开展（2）组织实施价格调研分析以及询价、议价等工作，以获取物料的最优价格6采购招标管理（1）制定评标规则和评价指标的权重，以明确目标供应商的资质（2）对招标工作各环节实

13、施监控，确保整个过程公开、公正7采购合同管理（1）建立合同管理流程，统一采购合同范本，实现合同管理的规范化（2）签署合同并监督合同的执行情况，及时规避合同履行风险8采购质量管理（1）制定各类采购物资的质量检验标准和规范，并监督落实情况（2）妥善处理采购过程中出现的物资质量问题，确保入库物资全部合格9采购成本管理（1）制定采购成本控制目标和计划，确保采购成本控制工作的有序开展（2）监督下属人员采购成本控制计划的实施情况，有效控制采购成本10采购结算管理（1）协调、管理并监督采购日常结算工作（2）及时处理采购结算过程中出现的问题，确保采购结算工作及时、准确11采购风险管理（1）建立完善的采购风险防

14、范机制，有效防范和控制采购风险（2）严密监控采购各环节，预防并及时规避采购风险12采购人员绩效管理（1）依企业绩效管理制度和采购部门目标，制定合理的采购绩效标准（2）定期实施绩效考核，有效应用考核结果，以促进员工绩效的提升第二节 采购部主要岗位工作职责一、采购总监的岗位职责岗位名称采购总监所属部门采购部上 级下 级任职资格1学历、专业知识：大学本科及以上学历，采购类、管理类、物流类及相关专业2工作经验：从事8年以上大中型企业采购或供应链管理工作，并担任本职位5年以上3业务了解范围：具备现代企业采购管理实操经验；熟悉招标流程，熟悉原材料期货市场运作；能够根据企业发展制订出相应的采购计划；具备系统

15、的采购和供应链管理理念以及较丰富的管理实践经验；熟悉各种原材料的供应渠道；精通采购原理及成本控制工作职责职责细分1企业总体战略规划（1）参与企业目标规划、规章制度、重点工作计划的制订，并组织贯彻执行（2）根据企业经营目标制定采购战略规划，为重大采购决策提供建议和信息支持（3）组织制定采购部相关规章制度、工作规范和工作计划，并监督检查其执行情况2部门组织管理（1）规划采购部的组织结构，规划下属人员的工作职责（2）负责筛选并任用采购部主管级及以上的工作人员3采购计划管理（1）审核采购工作计划的制订、分解、实施及考核工作（2）负责准确传达和执行企业的采购计划安排4采购预算管理（1）汇总、审核下级上报

16、的月度预算，参加企业月度预算分析和平衡会议（2）审查部门预算外的临时采购需求，审核临时采购计划5供应商管理（1）组织建立物资采购供应系统（2）多方面开拓供应渠道，并对供应商进行管理6采购部人员调动管理（1）负责采购管理人员的招聘工作（2）指导、监督、考核采购管理人员，根据工作需要提出人事调整建议，控制部门人事费用和人员编制二、采购部经理的岗位职责采购部经理大学本科及以上学历，采购类、管理类、经济类、物流类等相关专业从事过5年以上大中型企业采购管理工作，并担任本职位3年以上熟悉招标和采购流程，熟悉供应商评估、考核流程，熟悉合同法、国际贸易规则以及货物进出口流程，熟悉相关质量体系标准1制定采购战略

17、规划（1）分析内部采购需求和外部市场供需信息，根据企业战略规划情况制定采购战略（2）根据采购战略制定采购部门工作方针和目标2建立采购管理制度体系（1）依企业管理要求和采购战略，建立健全企业采购管理制度（2）贯彻各项采购管理制度，并监督其落实情况3建立并规范采购工作流程（1）根据采购业务模式和各岗位职责分工情况，制定科学合理的采购流程（2）根据企业发展和市场变化需要，及时调整并优化采购各项工作流程4制订采购计划（1）根据采购战略和部门目标制订阶段性采购计划（2）根据采购计划编制采购预算（3）审核采购部门内部各岗位工作计划，并监督落实5控制采购成本（1）审核采购成本控制目标和成本控制计划，并监督其

18、落实情况（2）审核采购订单和物资调拨单，严格控制成本费用6供应商管理（1）负责指导下属做好供应市场调研，开发合格的供应商（2）定期组织对供应商的考核、评估工作（3）选择新的合格供应商，并对其进行审批（4）指导下属做好供应商维护工作7采购谈判与合同管理（1）监督并开展大批量订货业务的洽谈工作，监督采购合同的执行和落实情况（2）主持采购招标、合同评审工作，签订采购合同，监督执行情况，建立合同台账8采购交期管理（1）整体负责采购进度控制，指导下属开展采购监督跟单、催货工作（2）进行采购交期管理，确保货物及时供应9采购质量控制（1）指导下属认真检验采购货物质量（2）负责采购货物的废料、质量事故的预防与

19、处理工作，并定期编制采购报告呈上级领导审阅10部门日常管理（1）负责本部门的日常管理工作，并与其他部门进行工作协调，完成领导交办的任务（2）负责采购人员的考核、指导等管理工作第二章 采购部组织管理第二节 采购部组织管理细化执行二、采购部组织管理工作模版（二）不同规模企业采购部组织结构设计模板1中小型企业采购部组织结构中小型企业采购部组织结构如图2-3所示。图2-3 中小型企业采购部组织结构示例2大型企业采购部组织结构大型企业采购部组织结构如图2-4所示。图2-4 大型企业采购部组织结构示例（三）不同行业企业采购部组织结构设计模板1超市采购部组织结构超市采购部的组织结构如图2-5所示。图2-5

20、超市采购部组织结构示例2酒店、宾馆采购部组织结构酒店、宾馆采购部的组织结构如图2-6所示。图2-6 酒店、宾馆采购部组织结构示例3工程项目采购部组织结构房地产、建筑施工企业的工程项目采购包括项目承包、分包招标采购和工程材料采购。同时，工程项目采购可分为企业统一采购、项目采购、统一采购与项目采购相结合三种采购方式。工程项目采购部的组织结构如图2-7所示。图2-7 工程项目采购部组织结构示例三、采购部组织管理工具表单（一）采购管理职务权限表业务内容经办单位权 限备注承办人采购总监总经理董事长1年度采购计划拟订企会同会有关单位2中长期采购目标拟定3部门内业绩评价4部门管理流程拟定5部门业绩评分6部门

21、经营成效分析7营业目标拟定8服务目标拟定9各项账务检查业务稽10各项事务的检查业务11财务账务检查业务12采购账务检查业务13各项检查问题点呈报会有关单位填写说明：“”审核；“”核定。（二）采购部工作分析表部门科室直接上级直接下属岗位要求工作目标主要职能工作内容职位互动关系（三）采购部工作岗位列表预计岗位人数实际在岗人数采购部采购助理采购计划主管采购预算主管供应商主管招标采购主管采购合同主管采购质量主管供应商管理专员采购专员采购跟单员采购稽核员第三章 采购计划与预算管理第二节 采购计划管理工作细化执行一、采购计划管理工作知识准备（一）采购计划的基本要求1采购计划应符合企业客观需要企业应严格按照

22、企业的实际情况制订采购计划，尽量避免采购计划过于保守或理想化。2企业计划的可行性和预见性在采购计划编制过程中应考虑企业年度目标达成的可能性，并对企业年度销售和生产计划进行可行性预测分析。3核对物资库存企业在制订采购计划时，应严格审核物资清单和库存状况是否与实际相符，并判断物资需求是否合理。4保持消耗与库存的平衡企业在制订采购计划时，应考虑保障生产与降低库存之间的平衡。5采购计划要具有灵活性采购部应时刻注意物资采购价格和市场供需的可能变化，并根据市场变动及时对采购计划进行调整。（三）采购计划的编制准备企业进行采购计划编制主要包括准备认证计划、评估认证需求、计算认证容量、制订认证计划、准备订单计划

23、、评估订单需求、计算订单容量以及制订订单计划八个环节。1. 准备认证计划准备认证计划是采购计划的第一步，主要分为以下三个步骤。（1）确定能够保证企业生产经营活动正常进行的最低库存水平，并据此得出采购需求。（2）通过开发新供应商或扩大与供应商的合作，解决企业物资需求与当前采购供给间的差距。（3）制定认证计划说明书，说明采购计划中的物资项目名称、需求数量、认证周期等信息，并附上各部门需求汇总和认证环境资料等。2. 评估认证需求评估认证需求是通过分析采购需求和因市场或采购环境变化而产生的余量需求，来评估采购需求的合理性，并确定认证需求。3. 计算认证容量采购部应通过分析供应商认证资料计算总体认证容量

24、和承接认证量，最终确定剩余认证容量。物资认证容量计算公式如下:物资认证容量=物资供应商群体总体认证容量-承接认证容量认证容量不仅是采购计划中的重要指标，同时也是企业维持持续发展的关键。4. 制订认证计划制订认证计划，首先需要进行认证总需求与供应商对应的认证容量的对比，当需求小于容量时，直接按照认证需求制订认证计划;当需求远超出容量时，则需要从全局出发，综合考虑生产、认证容量、物资生命周期等要素，判断认证需求的可行性，对采购需求或计划进行调整。采购计划人员对于采购环境不能满足的剩余认证需求，应提交采购认证人员分析并提出对策，共同商讨确认采购环境之外的供应商认证计划。5. 准备订单计划准备订单计划

25、首先需要确定企业年度销售和生产计划以及订货物资的供应商的信息，明确订单比例和订单周期等信息后，制定订单计划说明书，其中包括物资名称、需求数量、订货和到货日期等信息。6. 评估订单需求评估订单需求是通过评估市场需求和生产需求两个重要方面，以及市场要货计划的可信度来确定的。采购部需要研究市场订单的变化趋势，并与历史要货数据进行对比，保证市场要货计划的严谨性;同时，根据市场要货计划分析生产需求，最终，根据二者的分析结果确定订单需求。7. 计算订单容量订单容量计算包括三项内容，具体内容如下所示。（1）总体订单容量一般包括可供给的物料数量和可供给物料的交货时间两个方面的内容。（2）承接订单量是指某供应商在限定时间内已签订的订单量。（3）剩余订单容量是指某物资所有供应商群体的剩余订单容量的总和，公式如下:物资剩余订单容量=物资供应商群体总体订单容量-已承接订单量8. 制订订单计划采购部通过对比总需求与订单容量，确定是否产生剩余物资需求，对于产生剩余物资需求的采购计划，应根据市场情况、生产情况以及订单容量等要素，进行订单计划调整，使订单容量尽可能满足剩余订单需求，并最终制订订单计划。