行政后勤管理手册.docx

1、行政后勤管理手册 福建中节能新型材料有限公司FUJIAN CECEP NEW MATERIAL CO. LTD 行政后勤管理手册二O一五年三月行政后勤管理手册 编制: _ 审核: _ 批准: _管理事项 8行政后勤管理文件和制度管理公文处理公司发文公司收文台账登记签报管理制度管理制度的起草和审批制度的发布制度的执行和检查制度的修订与废止会议管理三会管理会议的申请及审批会议的召开与记录会议档案管理例会管理会议的组织与通知会议的召开与记录会议档案管理印章管理印鉴管理印鉴刻制的申请审批印鉴的保管和使用印鉴的废止、销毁、封存印鉴的台账管理证件管理证件办理证件借用接待管理接待权限设置接待用餐、用车、会议

2、、参观管理接待礼仪管理档案管理档案资料的归档档案的保管与复制档案资料的借阅和归还档案资料的清退销毁办公物资管理办公物资供应商管理办公物资采购管理申报采购需求编制采购计划询价议价供应商选择采购实施采购入库办公物资仓储管理物资的清点入库领用物资申请物资出库审批物资发放物资的盘点车辆管理公务车采购管理车使用管理车辆加油管理费用额度控制管理车辆事故应急管理员工宿舍、食堂管理员工宿舍管理入住管理与钥匙管理维修管理员工食堂投诉管理餐卡充值管理食堂日常管理接待用餐费用审核其它事物管理工装管理工装申请申购工装发放管理话务管理绿化保洁管理一、行政后勤管理概述 行政后勤管理是不涉及公司具体产品的生产，它是为生产(

3、或提供)产品(或活动、服务)过程提供相应的资源和服务，以及对过程中的人和事进行规范组织、监控。总体来讲，行政后勤工作就是：搞好服务、管好事务、参与业务。 福建公司行政后勤管理工作包括：文件和制度管理、会议管理、印章管理、接待管理、档案管理、办公物资管理、车辆管理、员工宿舍、食堂管理、及其它事务管理。二、工作模块 文件和制度管理工作模块输入条件责任部门/岗位输出结果公文处理公文综合管理部/文员公文 制度管理综合部主任制度会议管理工作模块输入条件责任部门/岗位输出结果 三会管理会议议案资料管理员会议决议、会议纪要例会管理会议室使用申请资料管理员会议室使用登记印章管理工作模块输入条件责任部门/岗位输

4、出结果印鉴管理印章刻制申请、交接单、用印申请单文员印章刻制申请、交接单证件管理证件办理申请、交接表文员证件、证件清单接待管理工作模块输入条件责任部门/岗位输出结果接待管理接待申请单后勤管理员接待总结档案管理工作模块输入条件责任部门/岗位输出结果档案归档及保管档案移交审批单资料管理员档案移交登记表、档案交接单 档案借阅使用档案借阅审批表资料管理员档案借阅登记表档案资料清退销毁档案销毁清册资料管理员档案销毁审批单办公物资管理工作模块输入条件责任部门/岗位输出结果供应商管理供应商调查表综合管理部主任合格供应商记录 物资采购请购单综合管理部主任采购订单、验收单仓储管理出库、入库单后勤管理员物资台账车辆

5、管理工作模块输入条件责任部门/岗位输出结果车辆采购采购申请综合管理部主任车辆登记证书、牌照车辆使用使用申请单车辆管理员使用登记表车辆加油加油申请单车辆管理员加油记录表费用额度控制充值申请单车辆管理员充值记录事故应急处理车辆管理员事故处理记录、事故报告员工宿舍、食堂工作模块输入条件责任部门/岗位输出结果宿舍管理宿舍入住申请表后勤管理员住宿登记表、钥匙发放登记表食堂投诉记录后勤管理员考核表其它后勤管理工作模块输入条件责任部门/岗位输出结果话务管理无综合部主任无工装管理工装需求汇总表后勤管理员工装领用表绿化保洁管理无后勤管理员无三、部门组织机构图及部门职责（主责部门）一、基本信息部门名称综合管理部部

6、门负责人岗位主任部门编号直接上级岗位部门经理二、部门使命综合管理部是协助公司领导处理日常工作，并负责劳动人事、薪酬分配、绩效考核、员工培训、综合协调、文秘、档案、法律和行政事务、党工团的综合管理职能机构三、部门岗位设置四、部门职责与工作内容序号职责工作内容1行政后勤管理1）文件和制度管理2）会议管理3）.印章管理4) .接待管理5) .档案管理6) 办公物资管理7) .车辆管理8) .食堂、宿舍超市管理9) .图书、话务、工装、绿化保洁等杂项管理2人力资源管理1）岗位管理2) .招聘管理3）新员工管理4）.劳动关系管理5) 离职管理6）培训管理7)考勤、请假、加班等其它日常管理3企业经营管理1

7、）.年度经营计划编制2）.年度预算编制3）预算的执行监控4) .企业经营分析5) .经营计划及预算的调整6）经营目标的考核7) .根据公司生产经营状况和发展要求，调查研究，提出组织机构的设计方案8) .针对现有机构状况，提出合并、撤销或增设某个部门、工作组的建议 4对外事务1）.组织各项内外宣传工作，负责与媒体和社会机构、公共慈善部门的联系，提升公司形象2）.负责对政府、上级部门的各种专项项目申报工作3）.负责与地方政府部门、周边社区关系的联系及协调5党群工作及其它事务1）.负责公司工、团、妇、武、纪检、党委等各项工作2）.负责企业文化建设的具体工作，3）.负责社会公益事业管理五、修订记录版本

8、修订时间修订内容修订者审核者审批者V1首次填写四、流程图及流程说明文件和制度管理发文流程流程目标本流程旨在规范公司的发文流程，明确发文的申请审批流程，审批权限，确保发文及时办理。流程输入条件公文发文稿纸流程输出成果公文稿纸风险点描述签发程序符合规定、校对、密级管理、用印流程环节描述01发文部门经办人拟写公文，填写发文稿纸经办人根据事由选择正确的文种拟写公文，做到观点明确、条理清楚、文字精炼，在OA系统中填写发文稿纸输入：公文输出：公文发文稿纸责任人：公文经办人期限：及时02发文部门主任审核发文部门主任对公文的合理、合规性及行文方式进行审核输入：公文发文稿纸输出：审核后的公文发文稿纸责任人：发文

9、部门主任期限：及时03相关部门主任审核相关部门主任地涉及到本部门的事物填写会签意见，有不同意见的写明原因和建议，签名后返回公文经办人输入：公文发文稿纸输出：会签后的公文发文稿纸责任人：相关部门主任期限：及时04综合部分管行政经理审核综合部分管领导重点审核文体是否使用正确，公文格式等是否使用相关规定输入：公文发文稿纸输出：审核后的公文发文稿纸责任人：综合管理部分管行政经理期限：及时05总经理审批总经理审核审批公文内容，指示是否可印制发文输入：公文发文稿纸输出：审核后的公文发文稿纸责任人：总经理期限：及时06资料管理员对审批后的公文编印、报送、存档输入：公文发文稿纸输出：审核后的公文发文稿纸责任人

10、：资料管理员期限：及时收文流程流程目标本流程旨在规范公司的收文流程，明确收文、传阅、催办的过程，审批权限，确保收文及时办理。流程输入条件公文流程输出成果公文公文传阅单风险点描述阅批分送传阅环节无遗漏、领导批示落实、密级管理、回文差错控制、事项处理及时、归档及时流程环节描述01收文登记，编写文件传阅单输入：公文输出：公文公文传阅单责任人：文员期限：即收即送02主任签署流转意见输入：公文输出：签字后的公文公文传阅单责任人：综合部主任期限：即时03行政经理签署拟办意见输入：公文输出：签字后的公文公文传阅单责任人：行政经理期限：即时04总经理审批公文拟办意见输入：公文输出：签字后的公文公文传阅单责任人

11、：总经理期限：及时05传阅至相关部门办理输入：公文输出：审批后的公文公文传阅单责任人：文员期限：及时06承办部门办理，综合部催办输入：公文输出：审批后的公文公文传阅单责任人：经办人、文员期限：及时07资料存档输入：审批后的公文公文传阅单输出： 责任人：资料管理员期限：及时签报流程流程目标本流程旨在规范公司的签报流程，明确签报的审批流程，审批权限，确保签报及时办理。流程输入条件签报流程输出成果签报签报登记表风险点描述事项模糊、审批环节把关不严格、密级控制、责任不落实易出现问题或风险流程环节描述01经办人拟写签报，填报签报审批表输入：签报输出：签报签报登记表责任人：呈报部门经办人期限：即时办理02

12、呈报部门主任审核输入：签报输出：审核后的签报责任人：呈报部门主任期限：及时03相关部门主任会签：对涉及到本部门的内容提出审核意见输入：签报输出：审核后的签报责任人：相关部门主任期限：及时04涉密文件部门文员自行编号输入：签报输出：编号后的签报责任人：呈报部门文员期限：及时05非涉密签报综合部文员审核格式并编号输入：签报输出：编号后的签报责任人：综合部文员期限：及时06行政经理审核：审核内容是否可行输入：签报输出：审核后的签报责任人：行政经理期限：及时07总经理审批:判定是否根据签报内容办理相关业务输入：签报输出：审批后的签报责任人：总经理期限：及时08经办人整理归档输入：签报输出：审批后的签报

13、责任人：呈报部门经办人期限：及时09资料管理员整理归档输入： 签报签报登记表输出：责任人：综合部资料管理员期限：及时会议管理流程三会管理流程流程目标本流程旨在规范三会的召开管理，提高会议质量和效率。流程输入条件会议通知会议议案会议议程等资料流程输出成果会议决议会议记录风险点描述会议事项、程序和会议决议合法性合规性检查流程环节描述01提议召开董事会临时召开的董事会由董事长、三分之一或以上董事、总经理根据公司经营需要召开董事会；董事、监事可提议召开临时股东会。输入：输出：责任人：董事长、三分之一或以上董事、总经理/董事、监事期限：提前一周02召集召开董事会董事长、三分之一或以上董事、总经理提议召开

14、董事会后，或非临时召开的董事会，由董事长/董事长指定的其他董事召集召开，股东会由董事长召集召开，监事会由监事会主席召集召开输入：输出：责任人：董事长或董事长指定的其他董事、监事会主席期限：提前一周03准备会议的召开综合部经办人拟办会议通知，会议议案、会议议程等资料输入： 输出：会议通知会议议案会议议程责任人：综合部经办人期限：提前一周04发布会议通知输入： 输出：会议通知责任人：综合部经办人期限：提前一周05召开会议董事长或董事长指定的其他董事主持会议，董事审议相关议案并表决，监事列席董事会会议，综合部经办人做好会议记录输入： 输出：会议记录责任人：董事长或董事长指定的其他董事期限：及时06整

15、理归档相关资料综合部经办人对会议纪要会议决议整理归档输入： 输出：会议纪要会议决议责任人：综合部经办人期限:及时07执行会议决议相关负责人执行会议决议输入： 会议决议输出：责任人：董事会期限：会议决议规定的期限例会管理流程流程目标本流程旨在规范公司的会议管理，提高会议质量和效率。程输入条件会议室使用申请表流程输出成果会议室使用情况登记表会议记录风险点描述会议时间与工作冲突的控制管理、会议事项落实流程环节描述01提报会议需求需求部门经办人提报会议需求输入：输出：责任人：需求部门经办人期限：提前一天02填写会议使用申请表输入：输出：会议室使用申请表责任人：需求部门经办人期限：提前一天03综合部主任

16、审核综合部主任审核申请部门递交的会议室使用申请表输入：会议室使用申请表输出：审核后的会议室使用申请表责任人：综合部主任期限：及时04分管领导审批分管领导审批申请部门递交的会议室使用申请表输入：会议室使用申请表输出：审批后的会议室使用申请表责任人：分管领导期限：及时05安排会议室输入：输出：会议室使用登记表责任人：需求部门经办人期限：及时06召开会议会议需求部门召开会议，做好会议记录输入：输出：会议记录会议决议责任人：需求部门经办人期限：当场07整理会议记录需求部门整理会议记录，恢复会议现场，综合部管理员协助会场整理输入：输出：会议室使用登记表责任人：需求部门经办人期限：及时08跟踪会议内容执行

17、情况输入：会议决议输出：责任人：需求部门经办人期限：会议规定的时间内印章管理流程印章刻制的申请审批流程流程目标本流程旨在规范公司的印章刻制的申请工作，明确印章刻制的申请审批流程，审批权限，确保印章刻制及时办理。流程输入条件印章刻制申请交接单流程输出成果印章刻制申请交接单风险点描述本流程是需要关注的高风险管理项目，特别对法人印章、行政公章涉及经济活动的用印风险要严格管理。重点：1.印鉴保管人责任落实2.用印按规定控制，审批程序清楚3.登记台帐管理流程环节描述01填写印章刻制申请相关部门提出用印申请后，由综合部印鉴管理员填写印章刻制申请，并注明“新刻制”、“更新”“遗失补做”输入：输出：印章刻制申

18、请责任人：印鉴管理员（文员）期限：及时02部门主任审核综合部主任审核印章刻制申请输入： 印章刻制申请输出：审核后的印章刻制申请责任人：综合部主任期限：及时03分管领导审核综合部主任审核印章刻制申请输入： 印章刻制申请输出：审核后的印章刻制申请责任人：分管领导期限：及时04总经理审批总经理审批印章刻制申请输入： 印章刻制申请输出：审批后的印章刻制申请责任人：总经理期限：及时05印章刻制综合部采购专员办理印章刻制输入：审批后的印章刻制申请表交接单输出：责任人：综合部采购专员（档案管理员）期限：7个工作日06印章交接部门印章交部门申请人，填写交接单输入：输出：交接单责任人：印鉴部门申请人期限：当场0

19、7公司类专用章交接公司用章交综合部主任输入：输出：交接单责任人：综合部主任期限：当场08备案存档由综合部资料管理员整理资料备案存档输入：输出：印章刻制申请表交接单责任人：资料管理员期限：及时印鉴使用的申请审批流程流程目标本流程旨在规范公司的印鉴使用、审核、审批的工作流程，保证印鉴使用的合规性流程输入条件用印申请单流程输出成果用印申请单风险点描述专人管理、责任明确、程序清楚、审批手续完整流程环节描述01需求部门填写用印申请单输入：输出：用印申请责任人：用印申请人期限：及时02部门主任审核部门主任审核用印申请输入： 用印申请输出：审核后的用印申请单责任人：部门主任期限：及时03分管领导审核分管领导

20、对非部门专用章用印申请进行审核输入： 用印申请输出：审核后的用印申请责任人：分管领导期限：及时04总经理审批总经理对非部门专用章用印申请进行审批输入： 用印申请输出：审批后的用印申请责任人：总经理期限：及时05用印部门印章由部门主任审核后用印；业务专用章由综合部主任/公司分管经理/总经理审核审批后用印输入：审核审批后的用印申请输出：责任人：印章保管员期限：当场印鉴废止、销毁、封存流程流程目标本流程旨在规范公司的印鉴废止、销毁、封存流程，明确印鉴废止、销毁、封存的申请审批流程，审批权限，确保停用印鉴及时处理。流程输入条件印鉴销毁、废止、封存申请表流程输出成果印鉴销毁、废止、封存记录风险点描述程序

21、和手续清楚、审批和记录完整、销毁现场有监督流程环节描述01印鉴保存部门填写印鉴销毁、废止封存申请输入：输出：印鉴销毁、废止、封存申请责任人：申请部门经办人期限：及时02部门主任审核部门主任审核印鉴销毁、废止、封存申请输入： 印鉴销毁、废止、封存申请输出：审核后的印鉴销毁、废止、封存申请责任人：部门主任期限：及时03分管领导审核分管领导审核印鉴销毁、废止、封存申请输入： 印鉴销毁、废止、封存申请输出：审核后的印鉴销毁、废止、封存申请责任人：分管领导期限：及时04总经理审批总经理审批印鉴销毁、废止、封存申请输入： 印鉴销毁、废止、封存申请表输出：审批后的印鉴销毁、废止、封存申请责任人：总经理期限：

22、及时05收回印鉴销毁或封存由综合部印鉴管理员负责收回印鉴销毁或封存输入：审批后的 印鉴销毁、废止、封存申请输出：印鉴销毁、废止、封存记录责任人：印鉴管理员期限：及时证件办理流程流程目标本流程旨在规范公司证件资料的办理申请、审核、审批的工作流程，确保证件资料办理及时合规。流程输入条件证件办理申请流程输出成果证件清单证件风险点描述证件所证事项的审批手续和程序、登记台帐和记录流程环节描述01填写证件办理申请需求部门经办人填写证件办理申请，申请原因须注明“新办”、“更新”或“遗失补办”输入：输出：证件办理申请责任人：需求部门经办人期限：及时02部门主任审核部门主任审核证件办理申请输入： 证件办理申请输出：审核后的证件办理申请责任人：部门主任期限：及时03分管领导审核分管领导对证件办理申请进行审核输入： 证件办理申请输出：审核后的证件办理申请责任人：分管领导期限：及时04总经理审批总经理对证件办理申请进行审批输入：证件办理申请输出：审批后的证件办理申请责任人：总经理期限：及时05备案登记资料管理员做备案登记输入：证件办理申请证件清单证件输出：证件清单责任人：资料管理员期限：及时06经办人证件办理输入：证件办理申请证件清单证件输出：责任人：经办人期限：及时07证件交接由资料管理员办理证件交接，在交接单上签字，更新证件清单输入：证件办理申请