OFFICE财务管理中的应用Word文件下载.docx

1、各种各样的文档编排软件及数据分析软件层出不穷，而OFFICE是系统自带的软件，不用像其它软件难于下载安装，其普遍性极强，且易学易用。在财务管理应用中通常会遇到余额调节表、财务收支审计、企业财务收支分析、会计科目表、记账凭证、日记账、总账的处理、员工工资管理、损益表、资产负债表、现金流量表、企业投资分析、收入、成本、费用、税金分析、固定资产折旧管理、财务预算及分析、企业筹资分析、财务和经营状况分析、企业货币资金管理系统等内容的编制与操作。那么此时OFFICE便为我们提供了文便，一方面因为OFFICE操作便捷，另一方面是OFFICE文件具有安全性（可加文便加密）与便携性（OFFICE占具的市场份额

2、相当的高，随处可见，即随处可打开文件）。在日常工作过程中，如何编排精美的财务报告，如何高效率地进行数据分析与数据整理，如果你能够熟练地使用OFFICE，那么这些问题都会迎刃而解。对于这些问题，我总结了半年来在会计师事务公司工作的经验，使用OFFICE相比使用其它类型文字处理软件及财务软件，OFFICE体现了它在财务管理中的重要地位。本文结合工作中遇到的实例来讲述OFFICE给我们带来的方便，重点介绍OFFICE在财务管理中的应用，内容包括财务报告、会计凭证、会计账薄和财务报表等财务管理中的核心内容，介绍公式、函数和图表等多项财务管理中运用的OFFICE技术。本文分三个方向讲解OFFICE在财务

3、管理中的应用。首先，讲解使用WORD以其强大的文字处理、图文混排来解决编辑财务报告这一繁琐、细致的工作。第二，讲解EXCEL以其强大的表格处理功能、图形分析功能和数据处理功能在财务管理领域得到广泛的应用，通过实例来证实EXCEL的数据处理及电子表格的强大功能，逐渐替代了传统的绝纸质账簿、凭证及各种印制的纸质报表。第三，讲解利用WORD和EXCEL相结合的方法来对大量数据进行批处理，从而提高工作效率。第2章 OFFICE特点概述2.1 财务管理中遇到的问题在日常的财务管理应用中，我们时常会碰到一些这样让人烦脑的问题，文本版式不够漂亮不够吸引人，数据杂乱、不易变通，频繁操作类似的数据，不能提高工作

4、效率，不能有效的显示数据的核心，不能在两份不同格式的文档中互换数据，财务软件中的数据不能合理地转换为我们想要的数据等等，OFFICE有哪些功能可能解决这些问题。2.2 OFFICE技术解决问题的方法2.2.1 简述WORD技术在财务管理中的应用WORD提供一健保存、打印、发送邮件等工具给我们带来的帮助，提高了工作效率，自动保存功能防止了停电给我带来的损失，它众多的排版格式使文本变得美观。图表功能使数据显示更加直观。文件版本工具让我们知道文件修改前的原始面目。WORD将很多文字排版软件的优点集于一身，并且还衍生出其它软件没有的优点。在很大程度上提高了我们编写财务报告的效率，并且保证了美观性，相比

5、其它文本处理软件，这些功能是远远达不到的。2.2.2 简述ELCEL技术在财务管理中的应用EXCEL同样提供一健保存、打印、发送邮件等工具。我们在日常管理活动中，经常会发生一些费用支出，为了更好地反映、控制这些日常支出，就必须通过适当方式将这些费用统计出来。由于EXCEL提供了强大的计算、统计、分析功能，所以在一个企业的日常费用管理中，可以借助EXCEL来提高工作效率。大家都知道小型企业在会计核算的时候是通过财务软件来完成费用的分类统计，但是这个往往不能满足我们的需求，在查询单据以及分类汇总的时候往往会很麻烦。在日常费用统计中，如果需要从中找出一些带有总结性的内容，如部门收入或支出的合计数，利

6、用财务软件肯定是做不到的，手工操作也是比较麻烦的，这个时候，可以利用EXCEL提供的“数据透视表”来完成此项工作。EXCEL函数功能的强大之处，并不局限于它能帮助我们更有效率地计算、数据分析，它还可以提取数据。在一般纳税人的账务处理过程中，有时会碰到需要分类核算企业的销售数据，而销售数据是通过销售发票信息分类汇总得来的。如果开具的发票是几张或十几张，这种情况手工核算是比较简单的，如果开具的发票是几十张，甚到几百张的时候，并且销售的商品种类繁多，这个时候如果要一张一张地将数据整理出来，是十分的麻烦，并且浪费时间。我们可以在防伪开票系统将开票信息导出，导出来的结果是文本格式，而通过EXCEL的函数

7、就可以将文本转化为数据表，最后通过数据透视表即可得到企业的销售数据。为了使销售数据表更美观更直观，我们还可以设置销售数据表的格式，从而达到理想效果。我们财务软件中显示的数据格式都是固定样式，不能随着我们的一些需要来提取数据，这时同样可以利用EXCEL来提取数据，然后进行汇总、分类、美化。因此在财务数据处理过程中，合理使用EXCEL是不可缺少的。第3章 详解OFFICE在财务管理中的应用3.1 OFFICE之WORD在财务管理中的应用3.1.1 WORD在财务管理中存在的必在性制作财务报告少不了要用文字编辑软件，市面上有很多文字编辑软件，比如WPS OFFICE、UltraEdit等等，这里我主

8、要分析WPS VS OFFICE，必竟这两款软件使用面比较广。单从实用够用来讲WPS是可以的。但WPS及后续版本BUG不少，在使用过程中遇到的一些问题，如：1.关于符号排版，在压缩格式下，前置的和特定词语中的就不及WORD好看；2.在图文排版，尤其是在压缩情况下最右边的一个汉字有时会超出，而有时又会空出半格来；3.时也会出现一行中最右边5、6个汉字稀稀拉拉的。4.在打开低版本可兼容格式的文件时，对字体重新格式，打开文字工具条上的字体，就会出现非法操作，但打开菜单上的字体或右击鼠标时就不会。可见WPS的稳定性不怎么好，而WORD不仅在这方面超越WPS，更重要的是WORD的普遍性非常大，毕竟WOR

9、D是随着微软系统同时存在的。3.1.2、巧用版本信息，保存所有修改前后文件的原始面目我们在编写审计报告等文字材料时，需要经过主审、组长等多次修改，WORD中虽然为“修订”提供了一些功能，却不能保留每一次修改后的记录，但为了保证电子文档修改前后的真实性，审计人员有时需要在每次修改后都保存一个文件并且还说明是什么时间谁修改的，其实这是一个很麻烦的事情。在WORD中“版本”功能，对上述问题迎刃而解，用一个WORD文件保存所有修改信息、保留所有修改文件的原貌。建好一个WORD文件后，首先选择一下“文件”“版本”“现在保存”,再在备注里面输入修改人和审及其它需要信息，然后进行文件处理，最后保存文件，至此

10、一个完整全面反映一个财务报告的修改、审定等全部电子文档集中在一个电子文档中，你可打开查看所有修改稿的前后情况。如图3.1.2.1所示：图3.1.1.13.1.3、使用WORD样式提高编写财务报告的效率以及美化财务报告在编排财务报告的时候，需要对许多的文字和段落进行相同的排版工作，如果只是利用字体格式编排和段落格式编排功能，不但很费时间，让人厌烦，更重要的是，很难使所有报告格式一直保持一致。使用样式能减少许多重复的操作，在短时间内排出高质量的文档。样式是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、题注以及正文等各个文本元素的格式。可以将一种样式应用于某个段落，或者段落中选定的字符上。所选

11、定的段落或字符便具有这种样式定义的格式。如果要一次改变使用某个样式的所有文字的格式时，只需修改该样式即可。例如，标题2 样式最初为“四号、宋体、两端对齐、 加粗”，如果希望标题2 样式为“三号、隶书、居中、常规”， 此时不必重新定义标题2 的每一个实例，只需改变标题2 样式的属性就可以了。可见WORD样式在编排财务报告时具有以下好处：1.可以使财务报告的格式更容易统一。2.可以构筑大纲，使文档更有条理，和修改更简单。3.可以用来生成目录。3.1.4 财务报告中页码打印的应用在打印审计报告或其他文件需要正反打印时，我们会先将1.3.5.7.9页码先编在右侧，先打这几页，然后再对反面的2.4.6.

12、8.10页的页编排在左侧，再进行打印，这样打印后页码就自然对映，如果搞错了，那就要浪费纸张了。不过你采用“插入-页码-对齐方式-页码-内侧”功能后（如图3.1.4.1），只要在打印界面上先打1.3.5.7.9页，然后将纸反过来再打2.4.6.8.10页，这样处理后页码自然对齐了。图3.1.4.13.1.5 标题行重复功能的应用 在制作工程决算审计表中难以实现每一页上都重复打印一个行标题，如果采用EXCEL表格功能，难以实现满页打印，并且不便于增加和删除行。如果你用一下Word中的“表格标题行重复”，就可以实现这个功能。方法：先复制Excel表至Word中用“粘贴”功能，再选择所需要设为标题行的

13、部分，点击“表格”“重复标题行”就完成了。3.1.6 插入对象的应用我们要将编写财务报告所需要的附表等Excel表格文件整合到一个WORD中，这样做有利于文件表格资料查找、修改、整理，不必在打印好财务报告后再到电脑中去查找所打印文件对应的EXCEL附件。光标移至己打开的WORD文件的最后，打开“插入”“对象”“由文件创建”，在“文件名”右侧“浏览”选择你需要插入的文件，然后在“显示为图标”上打勾就行了（如图3.1.6.1）。这时文档中出现了一个图标，双击即打开了该EXCEL附件，此文件己成为WORD文件的附件，保存了WORD文件即保存了EXCEL文件。同理在Excel中也可加载上一些Word文

14、件。考虑打印Word文件时会将Excel文件图标打印出来，此时可先删除这个图标，进行Word文件的打印，然后用“Ctrl+Z”，撤销刚才动作，即可恢复Excel文件图标。图3.1.6.13.2、OFFICE之EXCEL在财务管理中的应用3.2.1 EXCEL在财务管理中存在的必要性目前，我国企业解决会计核算问题大多是利用财务软件进行。利用财务软件解决会计核算问题应该说既简单又方便，但也有其一定的局限性。第一，由于企业的业务种类繁多，有时会出现财务软件解决不了的问题；第二，由于电算化软件的功能有限，也使其不能完全满足企业管理的需要；第三，财务软件的价格昂贵，一般中小企业负担不了，而EXCEL则刚

15、好可以减轻中小企业的经济负担。第四，一般购进来的财务软件都需要进一步调整以达到符合企业自身的情况，而EXCEL则没种麻烦。随着计算机应用的不断普及与深入以及会计人员素质的不断提高，应该让会计人员了解更多的处理会计数据的工具，而不应仅仅局限于财务软件。我国中小企业居多，很多企业如果购买大型财务软件，几十万元的花费不仅得不偿失，而且造成其中许多功能闲置；而另一方面，由于ERP、CRM等概念的引入，加上各单位业务情况的知差万别，大型财务软件必须要经过适当改造才能真正得到应用，而这个开发工作并非易事，即使完成这项工作，在大型财务软件上开发出来的软件也必须随着大型系统版本的升级而改造，如果企业达不到一定

16、规模，是不愿尝试这项工作的。基于以上原因EXCEL因为简单易学和具备基本开发功能而有了自己的用武之地。3.2.2 Excel在应收账款中的应用 1.应收账款的涵义及作用 应收账款是企业因销售商品或提供劳务而应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。应收账款是由于商业信用产生的应收债权，是企业流动资产的一个重要项目。企业采用赊销、分期收款等销售方式，可以扩大销售、减少库存，同时也增加了应收账款，也会带来坏账的可能。应收账款管理的基本目标就是在充分发挥应收账款功能的基础上，降低应收账款投资的成本，使提供商业信用、扩大销售、减少库存所增加的收益大于应收账款的各项成本之和。2.Excel在应收账款管理中的

17、应用 加强对应收账款的有效管理无疑对企业及时回收资金进而保障整个生产经营活动的顺利进行具有至关重要的作用。通过利用Excel建立应收账款管理模型，继而实现对应收账款的自动化管理。其具体内容包括相关基本信息的录入、自动计提坏账准备、应收账款的查询及比重分析、应收账款的账龄分析、查询到期应收账款等等。应收账款回收情况的监督主要通过编制账龄分析表进行，一般来讲，应收账款拖欠时间越长，款项收回的可能性越小，形成坏账的可能性就越大。通过账龄分析可以揭示每个客户的风险性和每笔应收账款产生坏账的可能性，并以此作为提取坏账准备的依据，因此对于客户众多、业务频繁的企业来说，运用Excel快速、准确编制账龄分析表

18、，并据此制定有效的收账政策，对于加强应收账款管理，提高资金回笼速度，降低经营风险具有非常重要的意义。（1）.账龄的确定 账龄的时间段一般根据客户的信用期，结合会计准则对计提坏账准备标准划分。划分账龄的时间段越细、间隔越短，坏账估计就越精确。通常情况下，对1年以内应收账款账龄划分较细，而对1年以上的应收账款则不能做太多区分。（2）.回收情况表的制作 为数据提取阶段，主要提取应收账款明细账的“科目名称”、“年初余额”、“借方发生数”、“贷方发生数”，将以上数据分别复制到回收情况表的“客户名称”、“年初欠款余额”、“本月发生应收账款”、“本月收回账款”等，然后制作成表格。要求每月单独制作一个工作表

19、（3）.账龄分析表的制作 为数据分析阶段，先从回收情况表提取有关数据，由于每月都有可能增加或减少应收账款客户，导致每月客户的顺序都不一样，所以要用较为复杂的Excel函数嵌套搜索同样的客户名并返回相应的数值，对于账龄和金额部分我们假设客户归还账款时按照应收账款发生的先后顺序收回账款，即归还的账款先冲销时间较长的应收账款。以下是利用Excel建立的应收账款分析模型 案例：应收账款信用期分析 A公司拟将信用期由30天放宽至60天，条件为按发票不给折扣，该公司投资的最底报酬率（资金成本率）为10%，有关数据见表1.1。项目单位信用期30天信用期60天销售量件80000100000销售额（6元/件）元

20、480000600000销售成本变动成本（4.5元/件）360000450000固定成本50000毛利70000估计的收账费用20003000估计的坏账损失40008000（1）计算应收账款占用资金的应计利息应收账款应计利息 =应收账款占用资金 资金成本率应收账款占用资金 =应收账款平均余额 变动成本率应收账款平均余额 =日销售额 平均收现期30天信用期应计利息 = 480000/36030 360000/480000 10% = 300060天信用期应计利息 = 600000/36060 450000/60000010% = 7500（2）计算净收益净收益 =毛利- 估计的收账费用- 估计的

21、坏账损失-应收账款应计利息信用期30天的净收益 = 61000信用期60天的净收益 = 81500（3）分析并利用Excel建立应收账款分析模型经过以上的分析得知，因为信用期为60天的明显收益要多于30天，所以信用期放宽到60天是可行的。建立分析区，如表1.2所示。净收益分析表 项目 单位 30天信用期 60天信用期 毛利 元 70000 100000 估计的收账费用 2000 3000 估计的坏账损失 4000 8000 应收账款利息 7500 净利润 61000 81500 3.2.3Excel在工资运算中的应用1.工资运算管理系统应付职工薪酬属于负债类帐户，用来反映和监督企业应付给职工的

22、各种薪酬，包括工资、奖金。补贴、职工福利和社会保险等。因种类繁多所以需设置工资运算管理系统以便科学有效的管理数据，方便查询和统计人员信息、历史数据等情况。它包括以下几种功能：一、数据备份与数据恢复；二、工资运算；三、退休员工的处理；四、企业机构调整；五、工资项目的改变；六、员工的调动；七、工资表的打印；八、自动缩排；九、汇总统计与打印；十、批量录入；十一、列运算器；十二、智能运算。本节主要讲述的是Excel在工资预算中的应用。2 .Excel在工资运算管理中的应用工资管理系统比较复杂而Excel可以克服以往的人工管理、统计与查询单一、管理效率低下等问题；它可以对所需要的数据以表格形式显示，以报

23、表形式打印，并为将来进一步扩充和发展工资管理系统奠定基础。通过设置企业工资管理系统，使企业的工资管理工作系统化、规范化、自动化，从而达到提高企业管理效率的目的。系统开发的总体任务是使办公人员可以轻松快捷地完成工资管理的任务。下面以工资核算作为实例来说明如何用Excel解决会计核算与管理中的问题。（1）.建立好部门代码和人员类型代码表。为提高工资表数据录速度做准备为了在输人工资表数据中的部门名称、类别名称时能够利用Excel提供的VLOOKUP（）函数加快数据的录入，预先建立代码表。在新建Excel的表3.1工作表的A1：D4区输入部门代码、部门名称、类别代码、类别名称的信息，并将工作表重命名为

24、“drab”。如图1所示：ABCDE1部门代码部门名称类别代码类别名称2办公室生产人员3财务科管理人员4一车间工程人员5（2）.建立工资表，输入基本数据。在表3.2工作表中的A1：M1区域输入工资项目：职工姓名、部门代码、部门名称、类别代码、类别名称、基本工资、津贴、奖金、应发工资、所得税、房租水电、扣款合计、实发工资。从Excel工作表的第2行起可以输入各项目的工资数据。首先输入各职工的职工姓名、部门代码、类别代码、基本工资、津贴、奖金、房租水电这些必须输入的数据。部门名称和类别名称通过函数自动生成，其方法是在第一个职工的部门名称项目输入公式：“=VLOOKUP（b2，dmb!$A$2：$B

25、$4，21”（b2为部门代码），利用向下填充的功能复制此公式，这样部门名称会根据部门代码自动形成。类别名称公式的设置与此雷同。表2.2FGIJKLM职工姓名基本工资津贴奖金应发工资所得税房租水电扣款合计实发工资（3）.定义公式计算工资项目中的其他数据，形式工资表。a应发工资此项目为基本工资+津贴+奖金。第一个职工此项目的计算公式为f2+g2+h2，然后利用向下填充的功能形成其它职工此项目的数据f2、g2、h2分别为基本工资、津贴、奖金）。b所得税所得税是根据应纳税所得额（应发工资一免征税额：2000）计算而得的。所得税税率和速算扣除数如下表所示：级次：应纳税所得额所得税税率速算扣除数表2.3级

26、次应纳税所得额 所得税税率 速算扣除数 1 ：500 5% 0 2 500-2000 10% 25 3 2000-5000 15% 125 4 5000-20000 20% 375 5 20000-40000 25% 1375 6 40000-60000 30% 3375 7 60000-80000 35% 6375 8 80000-100000 40% 10375 则第一个职工的所得税公式为：=IF（i2-2000=20000,IF（i2-2000=5000，IF（i2-2000=2000，IF（i22000=500，IF（i2-2000=0，0，（i2-2000） 0，05），（i2-20

27、00） 01-25），（i2-2000） 015-125），（i2-2000） 02-375），IF（i2-2000=40000，（i2-2000） 025-1375，IF（i2-200060000，（i2-2000） 03-3375，IF（i2-2000=80000，（i2-2000） 0，35-6375，IF（i2-2000=100000，（i2-2000）0，410375，（i22000）04515375）然后利用向下填充的功能形成其它职工此项目的数据（i2为应发工资），对此计算公式的说明：（1）此公式是利用IF（）函数的嵌套功能，其使用方法可参考Excel关于if（）函数的帮助功能。（2）因IF（）函数只能嵌套7层，而税率有9档，如果按正常的方法需嵌套8层，故该公式在第4档进行了分界，满足j2-1600=20000部分（即分界点前）进行了4层嵌套，满足i2-1600=20000部分（即分界点后）进行了3层嵌套。（3）扣款合计此项目为所得税+房租水电，用公式表示即为：=i2+j2，然后利用向下填充的功能形成其它职工此项目的数据（4）实发工资此项目为应发工资一扣款合计，用公式