机关应用文的起草和修改Word格式文档下载.docx

1、尽可能多地搜集材料，是写作前准备工作的第一步。“韩信将兵，多多益善”。材料搜集得越充分、越全面，从中提炼归纳出的观点就越可靠，越实在，下笔时选择应用材料的余地就越大，写起来就越顺手。这里要注意的一个问题是，在搜集材料时，一些零碎的不完整的东西，往往容易忽视。特别是对一些看起来无足轻重的材料，常常轻易放过。写作时，一旦使用这方面的材料，又要重新查找，费时费力。有些材料，在动笔之前看，可能用处不大，但写作过程中，随着思想的深化，对某些问题有了新的认识，很需要这方面的事例去证实，如果手头现成，就可随手拈来。同时，在搜集材料时要十分注意核实，绝不能想当然。特别是一些细节，要尽量搞得清清楚楚，不然一个细

2、节上出毛病，与事实不符，就会造成很大的失误。材料齐备以后，还要精心选择。即从与主题有关的大量材料中，筛选出典型的、能充分说明主题的事例，这样，动笔时就不必费时费力地重新查找典型事例。当然，事前选择的典型事例，在行文时，有些可能用不上，有的还要补充，但有准备总比没有准备好。在这里我个人观点是建议大家可以多一点利用网络进行搜集材料，但是要注意核实。也就是说，可以借鉴，但不能照抄。网络上有很多材料中的部分对于我们所要起草的材料是有帮助的，也是能够应用的，但是起草一个材料要注意前后衔接，也要注意搜集到材料是否切合主题，因此在网络上搜集到的材料在应用到实际起草过程中时，一定要注意调换好角度，使之既符合实

3、际需要，又能做到前后衔接。2.思想观点的准备。主要是指明确写作的目的性，针对性，文章的主题和中心，多种不同观点的比较和认定等等。这个准备，不仅仅是执笔者自己分析研究，深入思考，更重要的是按照领导的指示，认真听取、研究。这是因为，领导一般来说对工作涉及到方针政策了解得多一些，透一些，对全局性的问题观察得也比较敏锐。他们的意见应当是更全面、更深刻，动笔前必须了解他们对文件的想法和对一些问题的看法，把握住他们意见的主旨。3.思路格局的准备。也就是我们所说的列提纲。有了材料，又有了明确的主题，就应当考虑这些材料和观点如何围绕主题安排布局，这需要一个清楚的思路。一篇文章分几个部分，每个部分包括哪些内容，

4、先写什么，后写什么，哪些内容为主，哪些为辅，使用哪些材料，哪些该详，哪些该略，如何突出重点，上下左右如何连接等等都要想好。最好先写个提纲，有了提纲就像盖房子有了草图，有助于动笔写作时掌握全局。这样，既可提高写作质量，也可加快写作速度。当然，不同的文体，不同的情况，在写提纲时，也有粗细之分。一些大型的会议讲话、总结报告、调查报告、汇报提纲等，由于文章较长，头绪较多，就应有较详细的纲目。除了大的格局、层次以外，每个层次的主要观点和材料都应列出来。一些小型的文件，比如工作计划等等，提纲可粗一些，有个大架子就行。还有一些要求急、容量小的文件，像通知等，下笔前有个腹稿也就可以了。提纲如何写，并没有一定之

5、规，可按文章长短、 每个人的写作习惯、写作前对观点材料的熟练程度不同来确定。以上三方面的准备，互相关联，缺一不可，又往往是同时进行的。搜集整理材料、挑选典型过程，也是综合归纳、 提炼主题的过程。这些工作做完了，腹稿或者提纲也就有谱了。机关应用文能不能写好，与这三方面准备得充分不充分关系极大。（二）结构布局1.确定主题主题是文章的灵魂，选准、选好主题，是写好文章的关键。各种类型的机关应用文都有其确定主题的不同方式。例如，会议纪要的主题就是会议的中心议题；工作总结的主题就是要抓住工作的主要成绩，主要经验这一核心思想；请示的主题，就是要求上级解决的问题的本身；调查报告的主题就是依据调查研究的目的和调

6、查情况确定的主题。无论哪种形式，主题的确定，都是根据工作的需要。这里要注意的是：一个材料只能有一个主题，不能多中心。2.拟定标题首先，应根据不同的格式拟定标题，使读者从标题中一眼便可看出文件的种类、主要内容、制发单位以及文件的重要程度、使用范围和需要解决的问题等。其次，要充分研究和掌握所起草的文件的基本内容和要解决的主要问题。第三，要避虚就实，尽可能实写，防止抽象化、一般化。所谓实写，就是把文件的特点标出来，这样，标题才能具体、 醒目，有吸引力。第四，要尽可能选择精炼贴切的词语，做到简明扼要。3.文章的开头和结尾（1）文章的开头万事开头难，写文章也不例外。经常起草材料的同志都有一个体会：就是在

7、主题确定以后，开头总是翻来覆去地思索，很费周折，往往一次不行，需要两次、三次。而一旦找到比较满意的开头，心就放下了一半，思路也就来了。因此，掌握开头的写作规律，对文章的好坏与写作速度关系极大。最常见的机关应用文的开头，大致有以下几种：一是“起因”式开头。一开始先讲问题的缘起，即为什么要写这篇公文，一般使用“由于”、 “鉴于”或“随着”等开头。二是“目的”式开头。开宗明义第一句就说明本文的目的，一般使用“为了”、 “为”。三是“根据”式开头。一开始先说明制作公文的依据，一般多是用“根据”、 “遵照”、 “按照”等开头，即根据某文件要求，遵照上级某指示精神，按照某会议的决定等。四是“时间”式开头。

8、一开始就先点明某事、某情况的时间，有的是一开始直接写年、月、日；有的是用“近日来”、 “近来”、 “最近”等比较模糊的时间开头；有的则用“之后”句式开头，例如“文件下发”。五是“引文”式开头。一开始先引用文件或领导指示中的一段话作为引子或点明主题。以上五种开头的方式，是仅就一般情况而言的，只是个人的体会，并不是规定的公式。机关应用文的开头，由于文种不同，内容不同，所以也都各有不同。但无论哪一类文种，无论什么内容，在写开头的时候，都要考虑两条：一是紧扣主题，二是吸引读者。只要能够根据内容的需要，服从主题，引出主题，吸引读者，就是好的开头。就机关应用文的种类而言，不同的文件也有些习惯性的开头。比如

9、请示，一般应首先陈述请示的原因、理由；通知一般是以“根据”、“兹定于”等开头；会议纪要的开头则有比较固定的格式，即依次写出会议时间、地点、主持者、出席者、列席者，有的座谈会纪要还写明开会的原因和目的；批复多用“引文开头式”；调查报告开头使用最多的是先介绍调查对象的基本情况，有的也用议论式开头。总之，机关应用文的开头都离不开根据，目的、原因、事件、时间等要素。（2）文章的结尾文章的结尾也是十分重要的，好的结尾会给人留下深刻的印象。机关应用文的结尾大体可分为自由式和比较固定式两类。一是“自由式”，即随着文章的自然发展，该讲的问题讲完即收。比如：汇报提纲，把该汇报的内容讲清楚就可打住。二是“比较固定

10、式”，即有些文种的结尾有一定的格式或习惯用法。请示，结尾要提出肯定式要求，多用 “当否，请批示”等；通知，结尾一般要提出落实的要求，如“望各地各部门按照执行”。总之，机关应用文究竟用什么方法结尾，还是依内容而定。此外，文章的开头和结尾是密不可分的，有什么开头，必须有相应的结尾，才可以构成完美的整体。（三）动笔起草明确了写作目的，有了一定的素材，确定了主题思想，构思了一个大纲，就可以动手起草了。1.主题拟定之后，就必须坚定不移地按照主题去组织文章。写作提纲就是按主题而设想的思路，一般来说，如果提纲比较成熟，设想的文章脉络比较清楚，写起来也顺当，那就按提纲写下去。但是在写作中经常碰到原先设计的提纲

11、并不完善，有漏洞，或思路不畅，需要调整、充实，甚至推倒重来，这是在写作实践中思想进一步深化的结果。这都是很常见的，但恰恰是在这个时候，要注意紧扣主题去变动。2.初稿最好一气呵成。每个人的写作习惯不同，有人喜欢字斟句酌，从头到尾一步步写下来，初稿出来就差不多了。有人则比较粗放，一落笔就不愿打住，总是尽快搞出草稿，然后再修改。还有的作者把篇幅较长的文稿分成几部分，哪一部分成熟就写哪一部分，然后凑成一篇。很难说哪一种办法就绝对的好。每个人都可根据自己的习惯和所写文件的特点去做，但就多数情况来说，初稿最好一气呵成。一气呵成既可争取时间，给修改审定在时限上留了余地，又使文章有可能通达顺畅，首尾一气。对起

12、草者来说，一旦草稿完成，就有一种放下重负的轻松感，导致心理的稳定和精神的愉悦，可以进一步激发写作欲望，增强把文件修改得更好的信心。与此相反，如果提起笔来，在某些字句和个别材料上，前思后虑左顾右盼，过多地费功夫推敲斟酌，就有可能截断已经理顺了的文思，让某些完全可以超越的小型障碍绊住了“进军”的步伐，最后拖延了时间，扰乱了文气，因小失大。要做到初稿的一气呵成，最重要的是事前的充分酝酿，力争使观点材料烂熟于心，融会贯通，同时要排除一切干扰，静下心来。如果遇到重大障碍需要翻阅某些资料或找人请教时，也要紧扣问题，不要被资料中某些新奇的但与需要无关的内容迷住，分散了精力。在向一些同志请教时，也要避免东拉西

13、扯，尽可能引导对方和你共同思索解决难题，边议边构思边联句，议完了，这一段也等于写完了。3.材料的修改。文章很少有一稿就成功的，所以需要修改，具体包括：改立意、改观点、改材料、改结构、改语言。那么这五个方面如何修改呢？一是要冷处理。初稿写成后，如果有时间，不必急于修改，可以先放一放，一方面征求意见，另一方面作者也冷静冷静，看看有关的参考材料。因为人们写文章时总是处于兴奋状态，思想一钻进某些问题，很难出得来。一些主观片面的东西，当时不易发现，一旦冷静下来，就能够客观地去分析研究问题。这样，文件可以修改得更全面深刻。二是要自己读几遍。有些文章，初稿写成后，还可以自己试着读几次。有时写的时候认为通顺易

14、懂，一旦念了一遍，就会发现许多问题。有的是思路不畅，文气不顺；有的是思考不周，忽视了应当表述的思想内容；有的则是语句不通。只有认真加以修改，才能取得比较满意的结果。三是听取意见。一方面是在初稿写成后，请有关同志提意见。这是因为一个人的思想总有局限，对问题也不可能考虑得那么周到。即便是思想水平较高，文字能力较强的人，或者是集体写作，也不可能把文章写得那么十全十美，毫无修正、 提高的余地。所以广泛征求意见，才能使材料写得比较完善。另一方面是要对领导修改后的材料进行认真研究，要同自己的初稿进行对比，从中找出自己的差距和不足，今后的工作中也就有章可循，也就能够提高自己的文字综合能力。五、常用机关应用文

15、在实际工作中，我们涉及到通知、报告、请示、函、实施方案、汇报提纲、会议讲话的时候比较多，今天主要谈谈这几种。（一）通知1、通知的标题通知的标题一般由发文机关主要内容文种组成。转发文件的通知，一般来说所转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号。有的通知是涉及到法律、法规等规章制度的，一般应使用书名号。另外，转发性通知的标题中可直接转发 “发文字号”。2、通知的正文一般由通知缘由、通知事项和执行要求组成。（1）通知缘由发布指示、安排工作的通知，这部分的写法主要是表述有关背景、根据、目的、意义等。如：为了；根据转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表达转发对象和转发决

16、定为开头，无需说明缘由。现将文件转发给你们（2）通知事项这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。（3）执行要求发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。3、通知的写作要点（1）事务性通知写作要点：这类通知在行文时重点要把握好通知内容和执行要求，要做到：情况要吃透，问题要抓得准，措施要符合实际，可操作性要强，便于落实。（2）会议通知明确会议名称、主要内容、参加人员、时间地点、会议承办单位联系人和联系方式、会议要求（包括是否携带汇报材料、是否自带交通工具、人员着装等）。此外，还有转发性通知和

17、印发性通知，这两种就不做赘述了。（二）报告我们工作中涉及到的也非常多一是报告是典型的上行文，必须有明确的受理机关，原则上应只报一个直接上级机关或主管部门，必要时可抄送有关单位。除特殊要求外，报告原则上不直报领导者个人。二是报告要文风平实，反映情况要客观。三是报告中不得夹带请示事项。四是报告的结构。开头要有“现将情况报告如下”正文第一部分：要报告的情况；第二部分：存在的问题（如不需要，可不写这部分）；第三部分：下一步安排或实施意见。结尾，视具体情况而言，有的报告可省略。但呈转性报告要写上“以上报告如无不妥，请批转各地参照执行。”（三）请示请示一般由标题、主送机关、正文、发文机关、日期五部分组成。

18、请示的正文，主要由请示的原因、内容、要求三部分组成，请示时应将理由陈述充分，提出的解决方案应具体，切实可行。1、正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。（1）开头：主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。（2）主体：主要说明请求事项。它是向上级机关提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。这部分内容要单一，只宜请求一件事。另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确批复。（3）结语：应另起一段，习惯用语一般为“当否，请批示”。2、要点（1）不越级请示，不横向请示。越级请示这里就不多说了。工作中，有很多时候涉及到要请求平级职能部门审批的事项，

19、不应该用请示，而应该使用“函”这一文种。（2）请示的主送机关只能有一个，如涉及其他机关单位，可用抄送的形式。（3）请示应一文一事，也就是一事一请示。（4）紧急请示，要说明具体情况，并提出时限。（四）函函是平行机关、不相隶属机关之间相互商洽工作，通报情况，询问和答复问题，征询意见，向有关部门请求批准事项时使用的公文文种。要点：函作为文种的使用，其实质不在于内容上，而在于形式上。函的形式多种多样，如：申请函、建议咨询函、商洽函、照知函、答复函等，内容应一文一事，篇幅一般较短。关于申请*经费的函、关于*人大*届*次会议第*号代表建议的答复函等等。（五）实施方案1、开头一般为目的式开头，如：“为了，特

20、制定本方案”2、正文：（1）指导思想（2）工作重点（3）工作阶段、完成时限（视情况需要）（4）保障措施（六）汇报提纲内容要针对汇报对象的要求来确定。1、开头一般应为“基本情况”。基本情况的内容也要视情况具体确定，如对省级汇报，则要详细说明我市林业的基本情况；如对市级汇报，则要简略叙述。2、汇报内容（1）汇报的主体内容，如工作开展情况、工作完成情况、建设发展情况等。主要是突出成绩，做法，先进经验等等。（2）存在的主要问题并分析原因（3）针对问题，提出解决办法，并就下一步工作做出安排。（七）会议材料我们工作中涉及到的会议材料一般为会议上的领导讲话以及主持词1、会议讲话 会议讲话的称谓一般使用“同志

21、们：”。内容上要简明扼要、条理清晰；语言可较多地使用口语化语言。开头：一般为会议召开的目的，提出几点意见正文：（1）对前段时间的工作进行总结，肯定成绩（2）指出存在的问题，并对其进行分析（3）阐述所面临的形势和开展好此项工作的重要意义（视情况需要）（4）安排部署下一步工作，包括要突出抓好的工作重点和保障措施。工作重点就是要视具体情况来确定了，这里提以下保障措施：在保障措施中的第一条一般都是要加强领导。另外，在我们林业工作上的措施，一般都包括加强领导、强化督导以及广泛宣传，其他措施视具体情况来确定。结尾：以“同志们”开始，然后提出号召，为实现什么样的目标而奋斗。2、主持词我们林业工作会议上的主持

22、词一般来说，有较为固定的形式，大体分以下几个部分（1）宣布开会（2）说明会议的主要任务（3）说明参加会议的人员（4）说明会议日程（一般都有领导讲话）（5）领导讲话之后，会议结束之前，要对会议进行总结（我详细说一这部分的起草）例如：在之际，我们召开这次非常有必要，也很及时。对于有重大作用。会议开的很圆满，主题很突出，达到了总结工作、明确任务、推动落实的目的。*同志的讲话总结回顾了，指出了问题，分析了形势，阐述和强调了重大意义，明确了重点，提出了要求，具有很强的指导性和可操作性，全市上下要进一步提高思想认识，增强自觉性和主动性，抓好贯彻落实（6）提出贯彻落实意见第一，要迅速学习、传达、贯彻会议精神。（此处，如不是党、政主要领导参会，就要提出与会人员会后要及时向党、政主要领导汇报）第二，抓紧制定方案（视情况需要）第三，强化组织领导第四，加强督促检查。（7）最后，宣布散会。