办公家具分析报告Word文档格式.docx

1、3.近两年,我部份在管理上做出了如下改变：i.为了加强管理,修订了家具管理法子,其中再次明确了各部份职责.ii.形成了家具标准的初稿,根据员工的反应情况,对家具标准进行静态管理.iii.为了规范推销流程,将家具（固定资产部份）申购通过OA的形式完成.提高了审批效率.iv.为了简化申购流程,将家具维修和家具推销统一改为年度开口合同,改为定单式管理.二、目前所内办公家具管理现状我所家具主要分为会议桌、办公椅、更衣柜、文件柜、保密柜、沙发、工作台、其他办公家具.管理流程包括从申购处处理,具体流程如下图所示：1.账目管理i.目前我所办公家具台帐分为三级台帐管理,分别是财政账、家具主管部份台帐、各使用部

2、份台帐.其中家具主管部份台帐主要依赖于固定资产管理软件佳克软件进行日常增、删、查、改管理.财政账主要是通过入库单的形式进行入库.各使用部份台帐主要是各部份通过自己领用的家具情况进行日常管理.ii.以上三本账,财政账和主管部份台帐可以坚持一致.可是各使用部份台帐与财政账、主管部份台帐收支较年夜,甚至有些部份未建立部份台帐.iii.为了更好地管理,家具主管部份台帐包括固定资产家具与低值易耗品家具,而且在入库过程中,均纳入佳克软件进行统一管理.对在日常工作中因家具申购、借出、报废等情况而需要进行账目调整的情况,均通过佳克软件进行家具的静态管理.2.库房管理i.目前家具仓库根据家具类别、使用状态进行区

3、别（如待维修、待报废等）,共有6个仓库（老区地下室3个、新区地下室3个）,均由家具主管部份进行管理.ii.仓库的收支库静态管理,根据收支库情况调整账目.3.申购管理i.目前申购工作分为2种,固定资产家具申购通过网上OA流程进行规画；低值易耗品申购通过纸质临时申购单的形式进行规画.ii.我部份对申购内容的具体情况是通过EXCEL的形式进行记录的,其中包括申购人、申购内容、具体家具尺寸规格等各字段.如为纸质申购单,我部份会对申购单及相关家具图纸进行复印存档备查.4.入库管理i.物资部根据推销合同和发票填写家具入库单,入库单年夜概会在家具实际到位后12个月送达我部份,这期间包括了使用部份试用时间、厂

4、家开票时间、合同流程时间.ii.我部份在收到入库单之后于12周内规画入库手续,期间包括了去现场核查该家具是否在现场使用并完好、张贴固定资产标签、挂号固定资产台帐的时间.在审核无误后,我部份会在入库单上签字确认.iii.物资部凭确认后的入库单至财政部规画报销流程.iv.在入库过程中,对年夜型家具（如屏风工位、会议桌等）将会依照部份资产进行入库,记为部份资产；对小型资产（如员工转椅、小沙发等）将会依照员工个人资产进行入库,记为个人资产；对公共区域的家具（如一号楼年夜厅家具）将会依照公共区域资产入库,记为综合管理部资产；对根据项目申购的家具（如试验台、防静电椅）将会依照项目申购部份进行资产入库,记为

5、申购部份资产.5.维修管理i.我部份于今年组织了年度家具维修招投标,确定了人工和相关配件的单价.ii.我部份根据各部份直接报修或通过新事业公司报修作为工作输入,为了不影响员工的正常使用,具体维修工作以优先备货置换为主.置换下来的破损家具暂时寄存在库房中,待数量到达一定水平后,统一通知新事业公司进行维修,如新事业公司无法维修,将通知厂家进行维修工作.6.报废流程i.严格执行固定资产管理法子中对资产报废的相关要求.7.退库流程i.我部份在修订家具管理法子的过程中,新增了家具退库表,用于因家具损坏无法使用和暂无使用需求的家具进行记录,而且该表也作为修改账目时的依据.8.家具标准化工作i.在初,为了员

6、工在申购过程中更加便利,加强家具定单式管理,形成了一份家具标准的初稿并进行了试运行.在今年八月份,根据员工的反应、家具的款式、集团公司的文化等多方面考虑,制定了一份新的家具标准,同时把这份家具标准作为家具年度推销合同的家具清单.最新的家具标准包括3个年夜类（板式家具、椅凳类家具、铁质类家具）,_15_个小类,而且对每一项家具进行了细化,标明了主要部件的材质.在日常的管理工作中,我部份根据家具的申购频率、新颖水平、质量情况等进行静态化管理,对长期没有申购或者款式已经淘汰的家具,即使剔除标准；对款式新颖的家具,经过讨论后列入家具标准.三、目前所内办公家具管理存在的问题经过不竭的改进,在管理和把持中

7、有所提升,可是仍有改进空间,主要体现在以下方面：1.账目问题i.由于历史原因及多年管理不严,招致目前我所家具账目不清晰.ii.在,为了摸清家底,原经营计划部组织过一次全所资产盘点,那次盘点是近几年较为全面的一次资产盘点工作,其中涉及了固定资产与低值易耗品、财政账、实物账、部份账.可是那次盘点在最终数据汇总的时候,由于账目的丧失、部份的合并,招致未能有任何结果.自此之后,未能在组织起如此全面的资产盘点工作.iii.在一些老式家具使用过程中,尤其是老区,有很多虽然在财政账以折旧为0,可是实际还在使用的情况.这批家具因长年使用的原因,在加之昔时的管理不规范,会呈现很多账目虽然存在,可是现场家具无标签

8、或无法匹配的情况,招致在今天进行账目比对的过程中造成很年夜困难.iv.随着各项管理制度的公布,随意抛弃家具的情况有所减少,可是至今仍有员工破损的家具未经报修就扔到地下室,特别是员工转椅,由于体积小不容易发现,经常被员工私自处理,在盘点过程中很难进行对账.2.申购问题i.家具的申购是根据固定资产和低值易耗品的分歧而分为OA申购和纸质申购两种.可是在实际把持过程中较为繁琐,经了解,年夜部份员工的反馈是在老区办公的同事来新区送纸质申购单不方便,在相互交收的过程中还存在丧失的风险.而且纸质申购单在付家具图纸上不太方便,还需要独自打印在粘贴.3.供应商管理问题i.根据制度分工,综合管理负责家具的招投标工

9、作.可是在实际招投标过程中,前来应标的厂家越来越少,经常会呈现求着他人应标的情况.经了解,发生该问题主要是我单元付款速度非常缓慢,最快的付款流程需要三个月,可是在实际的付款过程中,早已超越三个月.4.入库问题i.整个家具入库流程,只对由部份申购的家具进行入库,其他家具不包括在内.可是随着所内业务量增加,基建与家具相结合的环境改造项目增多,许多基建改造项目内的家具不包括在入库范围.5.管理问题i.自从上次家具盘点账目丧失以后,没有进行过资产盘点.招致目前家具台帐混乱.6.员工认识方面i.我所员工缺乏对资产的重视和认识,受到传统观念的影响,年夜部份员工对资产管理没有充沛的认识,在家具管理方面,资产

10、的奖惩与实际工作没有相结合,这也是很多员工会私自把一些不用的家具抛弃至地下室的主要原因.四、对存在问题的改进建议1.开展资产清查,摸底家具实物状态,实现账物一致i.确定基准日,明确本次盘点目的是摸清家底,实现账物一致,因此本次盘点不因账物纷歧致而做动身.ii.本次盘点采用无账目形式,进行现场实物的盘点.对各部份的盘点情况应就地进行签字确认.iii.在部份确认签字后的三个工作日内进行实物账、财政账的比对,将比对结果由各部份领导再次确认后留存作为部份账.iv.各部份盘点结束后,对呈现的盘亏情况,依照年代、破损情况进行统一处理.对盘盈情况,核实原因后统一入账.v.对因基建改造而推销的家具,根据改造地

11、址的分歧进行盘盈工作.因各部份需求进行改造的,资产纳入各部份资产；因公共区域需求进行改造的,统一纳入综合管理部资产.vi.将现有家具资产中部份名下的资产尽可能转移到员工个人名下,用以增强员工责任心,以到达减少家具丧失的目的.2.将固定资产申购和低值易耗家具申购均采纳OA流程进行,提高工作效率.经了解,虽然没有制度要求固定资产和低值易耗家具必需要分开申购,可是为了防止呈现申购一个椅子也需要所领导审批的情况,才会呈现两种申购方式.经过和固定资产主管的沟通,认为在今后的工作中有需要合并为一个OA申购流程,而且需要优化流程,对固定资产和低值易耗家具进行筛选.该工作计划在今年年底的信息化工作预算上提出,

12、相信明年可以完成优化.3.对供应商管理问题,具体解决办法如下：i.为了提高供应商积极性,协调相关部份修改付款制度,加强欠款的付款工作,同时在标书上明确我方付款方式.ii.在日常工作中,通过家具展览、兄弟企业推荐等形式,不竭新增供应商,开拓视野,增加供应商可选性.iii.根据服装推销和基建推销的付款流程,同时参考过往项目的付款经验,赋予综合管理部家具推销付款的权利,由综合管理部直接推销签订合同并付款.这样既可以解决家具付款慢供应商不配合的情况,又可以解决家具推销过程中对款式、材质、颜色等主要信息的丢包现象.4.加强员工宣传,提高对私自抛弃资产严重性的认识.在实际把持过程中需要做到以下2点：i.根

13、据之前对账目问题的分析和解决方案,首先明确各部份的账目,做到部份账、实物账、财政账一致.ii.在账物一致的前提下,严格执行固定资产管理制度中奖惩的相关规定,在日常工作中,一旦发现私自抛弃家具的情况,就应该依照制度进行惩罚.五、后续准备开展的工作1.制定家具标准 i.将目前现有的家具标准不竭扩充、修订.对需求量年夜的家具列入家具标准；对不经常使用或者已经淘汰的家具款式,及时剔除.2.进行全年家具清查i.主要工作内容是盘点每个部份的实物情况,与财政账进行比对.对盘盈、盘亏的家具进行统一处理.最终,将可以转移的到个人名下的家具进行统一转移.3.待报废资产管理i.目前新区老区地下车库均有分歧水平的家具聚积情况,对已经破损无法使用的家具优先处理.4.家具管理的降本增效工作.i.有些家具虽然在财政帐面显示净值已经为0,可是现场实物还部份完好,对这类家具应该经过以下两个过程后,进行重复利用：1.多合一.用几个部件损坏的家具进行重新组合成一个家具的形式,节约推销新家具的费用,还防止了员工因为新家具有气味感觉不适,实现降本增效；2.账目记录和调整.对上述这一类家具需要做好台帐挂号和管理,明确记录这些家具的装置位置,同时对已经分离的家具做报废处理.以免在今后的盘点过程中进行盘盈.