保密工作规定文档格式.docx

1、3.2.3 外交和外事活动中的秘密事项以及对外承担保密义务的秘密事项。3.2.4 国民经济和社会发展中的秘密事项。3.2.5 科学技术中的秘密事项。3.2.6 维护国家安全活动和追查刑事犯罪中的秘密事项。3.2.7 经国家保密行政管理部门确定的其他秘密事项。3.3 企业商业秘密是指关系到企业的合法权益，经企业确定并采取一定的保密措施，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。3.4 XXX商业秘密涉密信息范围及管理要求参见XXX商业秘密管理办法。3.5 使用、保管和引用上级主管部门下发的带有密级的文件资料，按其标明的密级严格执行。3.6 凡载有秘密的文件、资料和其他物品，均应确定并标明密级和保

2、密期限。4 密级、定密、密级调整、保密期限和解密4.1 密级4.1.1 国家秘密的密级分为“绝密”、“机密”和“秘密”三级。4.1.2 绝密级国家秘密是最重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受特别严重的损害（其中包括国家级重要领导人、外国国家级重要外宾来访的出行信息等）；机密级国家秘密是重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受严重的损害（其中包括国务院级、省部级重要领导人、外国非国家级重要外宾来访的出行信息等）；秘密级国家秘密是一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害。4.1.3 商业秘密密级分成核心商密、重要商密、普通商密三级。核心商密是最重要的企业秘密，泄露会使企业安全和利益遭

3、受特别严重的损害；重要商密是重要的企业秘密，泄露会使企业安全和利益遭受严重的损害；普通商密秘密是一般的企业秘密，泄露会使企业安全和利益遭受损害。4.2 定密和密级调整4.2.1 定密就是各单位依照规定的程序和国家保密的有关规定，对各单位公务活动中产生的秘密事项及时准确地确定其密级、保密期限、知悉范围，并对秘密的载体作出标识。4.2.2 各单位应指定本单位定密责任人，负责本单位产生的国家秘密的确定、变更和解除工作。4.2.3 各单位在日常工作中涉及和产生的秘密事项，由该事项的承办人（拟稿人）提出密级、保密期限、知悉范围或变更、解除的具体意见，在发文稿纸、呈批单或审批单等文件上标明密级、保密期限、

4、保密提示等保密标识。以部门名义行文的，由部门领导批准确定；以公司名义行文或需报企业领导批示的，由本部门领导审核后，报企业领导批准确定。属国家秘密的，按有关规定或发文单位确定的密级执行。4.3 保密期限4.3.1 秘密的保密期限，应当根据事项的性质和特点，按照维护国家安全和企业利益的需要，限定在必要的期限内；不能确定期限的，应当确定解密的条件。4.3.2 国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年。4.3.3 商业秘密的保密期限由各单位自行设定。可以预见时限的以年、月、日计，不可以预见时限的应当定为“长期”或者“公布前”。未明确标明保密期限的，除

5、另外有规定外，核心商密不超过30年，重要商密不超过20年，普通商密不超过10年。4.4 密级和保密期限标注要求4.4.1 密级和保密期限一经确定和调整，须在有关载体上做出规范化的标识。4.4.2 书面形式的商业秘密应在其首页标注密级和保密期限。通知、通告、纪要、情况通报等公文按照公文格式在文件核心管控信息“密级”栏标注密级和保密期限，需要回收的秘密文件在其左上角第1行顶格标识份数序号；属于涉密范围的各类请示、报告等非公文类文件，应在文件首页左上角第用三号黑体字顶格依次标注密级和保密期限，其中需要回收的秘密文件在其左上角第1行顶格标识份数序号，第2行标识密级等。密级和保密期限之间用“”隔开，如标

6、“核心商密长期”、“重要商密年月日”、“普通商密公布前”等。企业书面形成涉及国家秘密的为:密级保密期限，如：“绝密30年”、“机密20年”、“秘密10年”。应标注密级标识的文件格式包括word、excel、ppt等格式文件。4.4.3 非书面形式的商业秘密用前项标识方式在易于识别的地方标注。4.4.4 对于不易标识的技术秘密应当用其他有效方法予以确认和明示。4.4.5 对于重要商密、核心商密文件或其他需要特别提示收阅人注意保密要求的秘密文件，还应在文件页眉处标注保密提示。保密提示在页眉居中显示，字体与文件正文一致，字号比正文小一号。涉密邮件或敏感邮件应在邮件正文上方显著位置标注保密提示等要求。

7、保密提示可视情标注为“涉密文件，严禁外传secret file, no disclosure”、“涉密文件，会后回收secret file,must be collected after the meeting”等内容。4.5 解密4.5.1 保密期限内的秘密事项，根据情况变化，有下列情形之一的，由确定密级的单位及时解密：4.5.2 该事项公开后无损于企业的安全和利益。4.5.3 从全局衡量，公开后对企业更为有利。4.5.4 工作过程中确定需要保密的事项，根据工作需要决定公开的，正式公布时即视为解密。4.5.5 对秘密载体划分保密期限的，保密期限届满的，自行解密；未到保密期限需要提前解密的或保

8、密期限需要延长的，由原确定密级和保密期限的单位或者其上级单位决定。4.5.6 商业秘密的密级、保密期限变更后，应当在原标识位置的附近作出新标识，原标识以明显方式废除。保密期限内解密的，应当以能够明显识别的方式标明“解密”的字样。5 保密守则5.1 不该说的秘密绝对不说。5.2 不该问的秘密绝对不问。5.3 不该看的秘密绝对不看。5.4 不该记录的秘密绝对不记录。5.5 不在非保密本上记录秘密。5.6 不在私人通信中涉及秘密。5.7 不在公共场所和无关人员中谈论秘密。5.8 不在不利于保密的地方存放秘密文件、资料和实物。5.9 不在普通电话、明码电报、普通邮政传达或传递保密信息。5.10 不携带

9、秘密文件、材料和物品参观、游览、探亲访友和出入公共场所。6 企业秘密文件（信息）管理6.1 秘密文件范围和秘密等级 6.1.1 凡不能公开的涉及企业秘密的文件、档案、图表、资料、图书、刊物、教材、音像，拟制文件和资料过程中形成的草稿和清样，复印废页、印刷余份等，均属本规定所指的秘密文件的管理范围。 6.1.2 企业秘密文件根据秘密程度的高低划分为核心商密、重要商密和普通商密3个秘密等级（“秘密等级”可简称为“密级”）。以下把秘密文件中的3个密级文件分别称为“核心商密文件”、“重要商密文件”和“普通商密文件”。6.2 秘密文件起草6.2.1 起草人不得与无关人员谈及文件的内容。6.2.2 起草、

10、修改、校对和打印时，不得有无关人员在旁边观看，应在保密的环境中进行。6.2.3 暂存的核心商密文件应设置文件打开密码（Microsoft office word 2003设置方法：文件打开状态工具选项安全性在“打开文件时的密码”栏中输入密码确定；Microsoft office word 2010设置方法：文件打开状态左上角“文件”信息保护文档用密码进行加密输入密码确定）。6.2.4 秘密文件起草时应在文件左上角第1行顶格用三号黑体字标识密级和保密期限，标识方法详见本规定4.2.4.1条。需要回收的秘密文件在其左上角第1行顶格标识份数序号，第2行标识密级等。6.2.5 不得在共享的计算机上起草

11、核心商密文件，办公计算机中的核心商密文件应在使用完毕后及时删除。6.2.6 国家秘密文件的处理应该符合国家秘密处理要求。6.3 秘密文件呈报6.3.1 核心商密文件，一般以纸质方式呈报，原则上不通过XXX公文流转系统呈报，特殊情况经有关领导同意后方可通过公文流转系统呈报；重要商密文件和普通商密文件可通过纸质方式呈报，也可通过公文流转系统呈报。通过公文流转系统呈报涉密文件时，应在系统中对应选择相应的密级。6.3.2 秘密文件通过纸质呈报时的保密要求：6.3.2.1 秘密文件必须指定专人按呈报范围传递，其他人员不得代替。6.3.2.2 传递时须使用信封密封并标注秘密等级或加盖秘密等级印章。6.3.

12、2.3 在信封封面上以箭头形式写明文件需经过的整个审批节点，每经过一个审批节点由审批者在信封封面相应处圈阅表示批过。6.3.2.4 传递过程中须在特定的文件登记本实行登记签收制。6.3.2.5 核心商密级文件在传递的过程中不得使用普通传真机、电话、短信等任何通讯工具。6.3.3 秘密文件通过公文流转呈报时的保密要求：6.3.3.1 以公文流转系统呈报秘密文件时，必须选择密级后呈报，严禁以默认“普通”的方式呈报。6.3.3.2 秘密文件在公文流转中要求“点对点”直接提交，不经过文秘中转，并尽量减少审批节点。6.3.3.3 秘密文件在公文流转系统中审批结束后，由企业机要秘书负责结束公文。6.3.3

13、.5 公文审批结束时，系统将自动把审批件分发给原始呈报人。原始呈报人可根据实际工作需要对重要商密文件和普通商密文件再次分发，在此过程中系统会提示“此为密件，是否分发”字样。核心商密文件原则上不分发。6.3.4 秘密文件在报批过程中一律不得复印、复制。领导在审批完公文流转呈报的公文时，应及时将临时修改保存的秘密电子文件从计算机中彻底删除。6.3.5 秘密文件通过邮件等方式传递的保密要求：秘密文件在通过邮件等方式进行沟通、请示、报批时需设置文件打开密码，打开密码通过电话等其他方式另行告知收件人和审批人。文件审批结束后，呈报人还应将打开密码告知本企业XX行政单位档案管理员，以便文件归档。秘密文件归档

14、及著录文档管理系统时不设置打开密码。Microsoft office word 2010打开密码设置方法如下：文件打开状态左上角“文件”信息保护文档用密码进行加密输入密码确定。6.4 秘密文件制发6.4.1 秘密文件制发部门应根据文件内容、秘密程度和工作需要，确定适当的印发份数、发送范围和阅读权限。6.4.2 秘密文件必须严格按照批准份数打印或由具备保密条件的印刷单位印制，核心商密文件应指定专人负责印制。6.4.3 严禁打印、复印或印刷超出文件上标识的共印份数。打印、复印或印刷废页、余份，应回收销毁。文件上无标识共印份数的，应做好印刷份数登记，以便于回收。6.4.4 核心商密文件禁止通过邮件和

15、上网发文，应采取密件箱或纸质文件等方式发文。6.4.5 重要商密文件和普通商密文件可通过纸质文件发文，也可通过密件箱或邮件发文，但原则上不得在网上发文。经文件签发人特别批示的，方可网上发文。6.4.6 秘密文件纸质发文时要指定专人负责并做好收文单位和份数序号的对应登记,以便监管和回收。6.5 秘密文件阅读6.5.1 秘密文件应由经管文件的人员拆封，领导亲启件应由领导本人或指定专人拆封，其他人不得自行拆阅。6.5.2 秘密文件要严格按照规定的范围传达、阅读，未经制文单位同意，不得自行扩大范围，也不得向无关人员泄露文件内容。6.5.3 传阅秘密文件，要由机要人员填写传阅单，统一传递。领导阅后要主动

16、退回，不要横传。对急办的文件，机要人员要及时催办。6.5.4 秘密文件应在办公室或阅文室阅读，不得带回宿舍或其他公共场所。6.5.5 秘密文件在阅读过程中未经制文单位同意一律不得自行复印、复制。确因工作需要必须复印时，须经制文单位同意，并要严格控制复印份数。6.6 秘密文件清退6.6.1 清退就是定期和根据需要对收到的上级单位的秘密文件和本单位下发的秘密文件进行清理和回收。6.6.2 发文单位要指定专人负责对秘密文件进行收回。6.6.3 核心商密文件应在阅完办毕后及时全部收回。对上级单位要求退回的文件，要在规定的时间内退回。6.6.4 需要送领导和有关部门传阅的秘密文件，要规定传阅时间，并及时

17、收回。6.6.5 对需要送几个部门征求意见、会签或送请领导审阅批示的秘密文件，要及时催退收回。6.6.6 各种会议印发的秘密文件、材料，应在会议结束时及时全部收回。会议组织单位准许与会人员带走的会议文件，与会人员返回单位后应将全套会议文件、材料交由本人单位档案管理人员统一保管，个人不得保存。6.6.7 对发文单位转出的承办秘密文件，承办单位要尽快办理，并在办理完毕后及时将文件退回。发文部门也要主动催退收缴。6.7 秘密文件归档和销毁6.7.1 公文流转系统呈报的核心商密文件在审批结束10天、重要商密文件在审批结束30天、普通商密文件在审批结束60天后正式归档。归档后的文件只有开通“归档查询”权

18、限的本企业档案管理员可查阅。6.7.2 不具备归档和保存价值的秘密文件，经过认真鉴别并经企业负责人批准后可以销毁。6.7.3 公文流转呈报的核心商密文件审批完毕后，公文流转中不需要归档的，经公司第一负责人批准后，由公文流转系统运维单位负责从公文流转系统中删除。6.7.4 从公文流转系统中打印出来的核心商密纸质审批件和文件需要归档的，交本企业XX行政单位档案管理员存档。6.7.5 销毁纸质秘密文件可以采取碎纸机粉碎销毁，数量较多的可以送往有保密条件的印刷厂以化纸浆的方式销毁，并派两名以上人员监销，确保不丢失、不漏销。6.7.6 任何单位或个人均不得私自销售或销毁秘密文件。6.8 秘密文件保管6.

19、8.1 文件经办人负责文件安全保管，文件办理结束后及时移交本企业XX行政单位档案管理员存档（包括纸质版和电子版），并做好文件移交单签字等移交手续；文件经办人调动、离职是应做好文件交接工作，及时将文件移交给接替工作的人员或本企业XX行政单位档案管理员存档。6.8.2 文件保管存放应符合安全要求，禁止存放在未上锁的文件柜或办公桌面不安全环境。秘密文件必须存放在有保密保障的库房或者文件柜内，对平时使用的秘密文件，应妥善保管，用后随手入柜加锁。6.8.3 XX 6.8.4 各单位及XX在办公场所搬迁过程中应做好文件清理及归档工作，避免文件遗失，防范泄密风险。6.9 秘密文件查询与利用6.9.1 如因工

20、作需要查阅秘密文件的，必须履行查阅审批手续。6.9.2 查阅本企业呈报的重要商密文件和普通商密文件，需报本部门负责人与秘密文件呈报部门负责人批准；查阅核心商密文件需报本部门负责人、核心商密你文件呈报部门负责人和本企业负责人批准。6.9.3 查阅公文流转系统呈报的秘密文件，由秘密文件呈报XX行政单位档案管理员负责提供，并在秘密文件查阅登记表（详见附件2）上进行登记（电子版即可）。需要借阅秘密文件的则在纸质的档案借阅登记表上登记，并在备注栏注明密级。6.9.4 借阅人对借出的秘密文件负有安全和保密的责任。秘密文件在查阅、借阅过程中不得涂改、损毁、丢失和转借他人，未经同意也一律不得自行复印、复制。确

21、因工作需要必须复印时，须经档案管理部门或制文部门同意，并要严格控制复印份数。秘密文件复印件管理等同原件。6.9.5 借阅人应自觉做到借阅按期归还，核心商密文件原则上不得外加，只可在保管部门查阅，查阅时不得拍照。档案管理员对借出的秘密文件应持续跟踪和追还。7 国家秘密文件（信息）管理7.1 国家秘密文件复制未经发文单位同意，严禁扫描、复印或拍摄国家秘密文件。如经发文单位同意复制，应在文件左上角标明份数序号，并应做好份数登记，以便于回收。复印废页应回收销毁。7.2 国家秘密文件（信息）传递7.2.1 国家秘密文件（信息）必须指定专人按呈报范围传递，其他人员不得代替。7.2.2 传递时须使用信封密封

22、并标注秘密等级或加盖秘密等级印章。7.2.3 在信封封面上以箭头形式标明文件需经过的整个呈报节点，每经过一个呈报节点由审阅者在信封封面相应处圈阅表示已阅过。7.2.4 传递过程中须在特定文件登记本上实行登记签收制。7.2.5 如领导出差在外地，专人无法传递，可选择以下方式传递：7.2.5.1 通过政府机要局密码电报传递（只能传递至领导出差地就近政府机要局，需要派专人去取）。7.2.5.2 通过邮局机要方式传递（为人工传递，速度较慢）。7.2.5.3 通过其他保密方式传递。7.2.6 严禁使用普通传真机、电话机、手机、短信、邮件、计算机网络、XXXXXX协作平台等任何无保密措施的通讯工具传递国家

23、秘密文件（信息）。7.3 国家秘密文件阅读、清退、归档和销毁等参照以上企业秘密文件管理相关条款执行。7.4 严禁使用任何互联网工具（包括公文流转系统、密件箱、腾讯通、微信、QQ等）传输国家秘密涉密文件。8 涉密会议及活动管理8.1 涉密会议及活动范围 涉密会议及活动泛指涉及国家和企业各种秘密的各类会议、会谈、活动等。8.2 涉密会议及活动密级 涉密会议及活动密级分为核心商密、重要商密和普通商密，主要分类如下：8.2.1 普通商密会议及活动8.2.1.1 XXX周例会8.2.1.2 XXX月（季）度生产经营情况通报会8.2.1.3 XXX年度（中）工作会8.2.1.4 XXX专题会8.2.1.5

24、 XXX经营团队领导召开的会议8.2.1.6 据会议内容确定的其他秘密级会议、会谈、活动8.3 涉密会议及活动保密要求8.3.1 事前保密8.3.1.1 重要涉密活动、会议（含会谈），应事先研究制定保密计划或预案，并做到有领导分管、有专门机构和人员负责保密工作。8.3.1.2 举办涉密会议及活动前，应先确定会议及活动密级，涉密会议及活动应在具备安全条件的场所进行，采取严格的保密措施，不得在公共场所召开涉密会议及活动。8.3.1.3 涉及国家秘密的会议、活动不得在接待外国人的宾馆、饭店进行。涉及国家秘密的会议、活动及企业涉及核心商密和重要商密会议不得使用视频会议召开。8.3.1.4 保障单位必须

25、对会议及活动工作人员提前开展保密教育，明确会议及活动保密工作责任人或保密官，严格执行保密纪律。8.3.1.5 涉密会议及活动举办前，会议及活动保密工作责任人应仔细检查会场保密情况。检查内容包括扩音或录音设备及会场隔音情况是否符合保密要求等。涉密国家秘密及企业核心商密会议及活动不使用无线话筒及无线扩音设备，具备条件的单位应配备移动通讯信号干扰器。企业重要商密和普通商密会议及活动也应尽量不使用无线话筒及无线扩音设备。8.3.1.6 保障单位要对涉密会议及活动与会人员严格把关，会前应将参会人员名单报会议及活动召集人审定。8.3.1.7 涉密会议及活动应严格控制会议通知发送范围，涉密国家秘密及企业核心

26、商密级和重要商密会议及活动通知均不得发送无关人员。8.3.1.8 如印发会议手册，应将会议保密要求加入会议手册。会议材料分发前必须妥善保管，拟回收的会议材料应编序号，并对应登记好序号和分发人员。会议保障人员及与会人员对会议材料应妥善保管，与会人员不得擅自复制、拍摄会议材料内容。8.3.2 事中保密8.3.2.1 不得由他人代替原指定人参加涉密会议及活动，如原指定人不能参加，应履行报批手续。严禁无关人员进入涉密会场。8.3.2.2 会议及活动正式开始前，会议及活动召集人、保密官或会议工作人员要以口头或文字方式向与会人员宣布会议保密纪律或保密守则，对与会人员进行保密教育。8.3.2.3 涉及国家秘

27、密和企业核心商密会议及活动召开期间，应启用移动通讯信号干扰器，与会人员移动通讯设备必须处于关闭状态，除工作人员外，与会人员不得擅自录制会议内容。8.3.2.4 涉密会议及活动召开期间，保障单位可根据需要采取集中保管与会人员手机等其他屏蔽手机信号的保密措施。8.3.2.4 涉密会议及活动召开期间，由会议及活动保密责任人、保密官或其指定专人负责巡视举办场所和与会人员住所，检查有无违反保密规定、保密纪律的行为和泄密隐患。8.3.3 事后保密8.3.3.1 要严格管理会议及活动印发的秘密文件、材料，要求回收的会议材料会后要及时收回，并在已分发记录表上对应标注已回收，对无需保存的会议材料必须及时销毁。严

28、禁向无关人员提供涉密会议材料。8.3.3.2 会议及活动结束后，工作人员须对举办场所进行保密检查，不得有文件、笔记本等遗漏。8.3.3.3 会议及活动工作人员要做好涉密文件、资料、电脑、录音笔和其他物品在起草、印制、分发和保管等环节的保密工作。8.3.3.4 会议及活动保障单位必须对存储在录像、录音及摄影设备上的涉密内容进行复制，并及时清除设备上的涉密内容。会议及活动的录像、录音、记录、讲话、纪要等内容须严格管理，按同等密级文件要求妥善保管，对外提供须严格履行审批程序并做好记录。8.3.3.5 涉密会议及活动的纪要、讲话稿报批时必须标明文件发送范围、发文形式，发文责任者必须严格按照标明的发文范围、发文形式发文。8.3.3.6 禁止参会人员向无关人员传播涉密会议及活动的内容，会议及活动内容传达应以获批的正式纪要、文件为准；参会人员如确因工作需要传达会议及活动内容的，应严控传达范围并对信息保密负责。严禁会议及活动工作人员、与会人员私自以任何形式对外泄露会议及活动内容。9 涉外活动管理9.1 未经XX商贸领导同意，单位、个人不得擅自接待境外人员。9.2 接待境外人员参观时，应当对涉及秘密的事项（部位）采取保密措施，并事前明确规定参观的范围、路线、项目及介绍内容。9.3 参加涉外活动不得携带秘密文件、资料，因工作需要携带的，需经公司领导批准，并采取严格的保密安全措施。9.4 出入外国驻