阜阳市市直事业单位文秘类专业科目笔试备考资料Word下载.docx

1、第六，主持日常行政事务（包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决议的执行等事项）;第七，掌管机关事务工作。因此，文秘长和办公厅主任的工作任务，可以总结为“既要参与政务，又要掌管政务”两个方面。而其中第一至第五项工作是需要协助首长完成的，具有明显的参与政务性质;而第六、七项工作则主要是掌管机关日常事务，具有明显的事务性特色。政务院的这些规定，虽然是针对我国文秘工作高层领导者和领导机构而言的，但是却为全国文秘部门应当承担的主要工作内容确定了基本格局。（二）文秘工作的主要内容1.拟定、办理公文拟定公文是指根据领导者意图和领导班子的决定精神起草公文或在领导者主持、指导之下，起草领导讲话稿。拟定公文是文

2、秘工作的传统职能。现代社会，拟定公文更成为文秘工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是一项非常严肃的工作，文秘人员应该以高度的责任心对待。办理公文简称办文，是围绕公文的形成、处理、管理所进行的全部工作，反映了公文在机关内部处理的全过程。办理公文是文秘工作中一项最基本的工作内容，大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中，发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节;收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中，文秘人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例

3、、法规和标准办理，做到分工合理、责任明确，确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效，为公文发挥应有的效能创造条件。2.办理组织会务办理组织会务简称办会，是指机关文秘部门或临时设立的会议文秘机构办理与会议有关的各类具体事务，目的是为领导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合辅助性服务。办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安排，应与各方面协调联系，将会上讨论决定的事项预先整理形成文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，决定是否提交会议讨论;二是会议的统筹安排，即从整体上安排好会议的各项方面事宜，如会议时间、地点、议程、参加人员、会场布置等;三是会议文件材料的印发、传递、清

4、退、立卷、归档等;四是会议期间的各项服务;五是会议善后工作，如整理会议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。3.调查研究工作调查研究工作是指围绕中心工作，针对当前领导关心和急需解决的有关问题，调查了解相关情况，并进行分析研究，写出调查报告呈交给领导机关或领导人。这是发挥文秘工作的参谋、助手职能，直接为领导决策服务的一项重要工作。每一项调查研究均应做好调查准备、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中，准备阶段应根据领导工作的需求确定调查题目，拟制提纲;实施阶段要注意选准调查研究对象，采用多种方式，广泛搜集、认真整理、深入研究调查得来的材料;总结收尾阶段就是对调查研究工作进行整

5、体分析，在以前阶段工作的基础上，写出调查报告。4.信息处理工作文秘信息处理工作是指按照党政领导机关工作的要求，采集与处理信息，为领导正确决策和实施决策服务的一项工作。凡是领导工作中要掌握的各种动态、情况以及实际工作领域中带有苗头性、倾向性的问题，都需要收集并及时反馈给领导部门。开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络，这是搞好信息处理工作的基础;其次要建立一支德才兼备、思路开阔、反应敏捷，具有较强的观察和分析问题能力的信息员队伍;最后要实现信息处理工作手段的现代化，以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的收集、加工、存储、输出、反馈等基本环节的工作质量。5.沟通协调工作对文秘工作而

6、言，沟通协调工作的内容极为广泛，依据协调对象划分，有对上的协调（即对领导者之间和领导机关之间的协调）、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等，而其中最常见的是业务工作的协调，如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之，凡是与领导决策和指导工作有关事项的协调，均属于文秘工作的业务范围。开展文秘协调工作时，可以利用的方式有电话协调、送文上门协调、请人进门协调、登门拜访协调、召开会议协调等。6.信访接待工作信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称，是各级党政机关、企事业单位、社会团体的文秘工作的一项经常性的重要工作。收到群众来信，要及时拆封，认真阅读

7、，做好摘记，准确交办，按“分级负责，归口办理”的原则妥善处理或转交有关部门办理。有群众来访时，要热情接待，认真听记，恰当处理。7.监督检查工作监督检查工作的主要内容分为三个方面，即对党的路线、方针、政策和党政机关工作部署落实情况的督促检查;对领导人批办事件承办情况的督促检查;对文件和会议事项的督促办理。监督检查工作的具体做法主要包括催办检查、实地调研、日常查办、综合反馈等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情况，向上反映情况。8.公务接洽工作公务接洽工作是指办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺少的一项工作，是作为机关“

8、窗口”的文秘工作经常性的重要工作内容，主要包括：承办处理各机关单位直接派人或通过电话形式来本机关商洽或联系的公文事宜，有协助联络公务，安排领导人接见，答复询问，落实承办单位，解决来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺利进行，文秘人员应做到忠于职守、认真执行交接班制度和请示报告制度，做好值班日记和电话记录。同时，还应熟悉领导者情况，与有关部门保持密切联系。此外，还应善于处理人际关系。除上述之外，文秘工作还包括管理日常事务、机要保密、文书立卷与归档、领导公务活动安排、领导临时交办事项等。在日常工作中，文秘工作人员均应以认真负责的态度，保质保量，切实做好领导交办的各项工作和任务。二、文秘工作

9、的作用文秘工作在领导机关和机关工作中，只有负责管理日常事务的责任和义务，没有决定权和指挥权。但是，由于其所处的特殊地位及其所承担的重要工作，决定了其具有下述作用：（一）建议参谋作用这方面的作用主要表现在领导决策的过程中。首先，文秘工作人员需要在决策的准备阶段做好调查研究工作，整理相关信息和资料，为领导决策提供科学可靠的依据;其次，在进行实施方案的选择过程中，文秘人员可以根据所掌握的信息和资料进行分析研究，并凭借自己的经验，为领导者提供有参考价值的材料、建议或方案;最后，在领导制定决策后，对于如何实施决策以及决策实施过程中产生的一系列新情况、新问题应如何处理，文秘人员也可提供参考意见或反馈信息。

10、除了为领导者的决策发挥建议参谋的作用之外，文秘人员在拟写文件、提供办事和办会预案、提供办事的建议、综合处理信息等工作中，也需要充分运用自己的聪明才智，努力发挥为领导者提供建议和参谋的作用。（二）事务助手作用文秘人员所起的事务助手作用更多的是指文秘人员辅助领导做好决策工作以外的具体事务性工作，使领导者有更多的时间和精力主抓大政方针问题，做好科学决策事项。文秘工作的助手作用主要体现在下列各方面的工作：一是做好日常的文书处理、会务和档案管理工作;二是做好文件信息的加工筛选工作;三是做好领导临时交办的工作;四是做好公务接洽、信访接待和领导活动安排工作;五是做好领导人某些必要的生活服务工作等。此外，文秘

11、人员还应当充分发挥主动性，积极做好各方面的服务工作，争取成为领导的得力助手。（三）中心枢纽作用每一个机关、团体、企事业单位都拥有一套指挥管理系统。而文秘工作部门则正处于这套系统的中枢位置，发挥着其他职能部门不可替代的中心枢纽作用。领导集体或者领导者个人的决策、指示，都要通过文秘工作传递给实施单位。因此，文秘工作是否健全完善，其工作是否运转自如，直接关系到机关工作能否正常运转。因此，必须充分发挥好文秘工作部门的中心枢纽作用，真正做到“上情下达，下情上达”。（四）统筹协调作用统筹协调工作是文秘工作中的一项重要内容，也是文秘工作的一项重要职能，主要体现在三个方面：第一，在领导决策中发挥协调作用。决策

12、前，领导者大都责成文秘人员对于要决策的问题组织或协同有关部门进行调研论证;决策后，文秘人员还要协同相关部门做好信息反馈工作，调查各有关实施单位对于决策的具体落实情况，保持工作运行的畅通。第二，对于日常工作中难以解决的重要问题，文秘人员还要秉承领导思想同时协调各方力量，抓紧解决和落实。第三，在日常办文、办会、办事过程中，哪些环节出现矛盾，一般均需要文秘人员按照领导的指示同各方协调关系，促进决策的落实。（五）形象窗口作用在日常工作和各种交往中，文秘人员需要经常代表机关或领导人出面，例如内外联系、洽商公务、群众信访、迎来送往等事宜均需要由文秘出面完成。而对外行文、组织会议、安排领导人的公务活动，更是

13、文秘形象窗口作用在工作上的反映。因此，一个机关的形象及其工作面貌、工作作风、领导者的形象等都与文秘工作的形象窗口作用有着非常密切的联系，文秘人员在日常工作和生活中要坚决抵制“门难进、脸难看、话难听、事难办”的官僚主义作风和习气。文秘工作的性质和地位决定了文秘工作是机关工作中各种信息的主要集散地，因此，文秘工作成为方便领导工作和机关工作的“信息库”和“资料库”，随时向领导者提供信息咨询和服务。因此，文秘人员常常需要主动进行调查研究工作，及时地采集和收录各种有用信息，向领导提供需要了解和掌握的各种动态信息，做好领导的各项辅助和服务工作。第二节文秘工作的性质和职能一、文秘工作的性质文秘工作是因领导工

14、作的需要而存在的，属于机关工作的一部分。要想准确理解文秘工作的性质，需要将其放在领导工作和机关工作的领域来观察和认识。（一）文秘工作的辅助性文秘工作的辅助性是指文秘工作在领导工作中所具有的辅助性。文秘工作的产生具有必然性，它是由于统治阶级和领导群体为了满足其自身工作运转需求而产生的。这就决定了文秘人员在处理解决任何问题的时候，都需要根据领导者的意图和需求来做，而不是代替领导者作出决定。即使文秘人员对某些问题提出了解决方案，这些方案也需要经过领导机关权衡确定后才能执行。文秘工作机构或文秘人员只能站在辅助的位置上行使职能，既不能缺位，也不能错位，更不能越位。文秘工作人员需要对自身进行准确定位，努力

15、发挥好文秘工作在领导工作中的参谋辅助作用。（二）文秘工作的枢纽性文秘工作的枢纽性是指文秘工作在机关工作中具有枢纽性作用。由于文秘工作部门是整个机关工作正常运转的必要条件和组织保障，因此只有文秘工作井然有序，高质量、高效率地运转，才能够实现整个机关工作的各项职能，做到上情下达、下情上达、左右协调、步调统一，并带动职能部门同步运转。这种枢纽与核心地位决定了文秘工作的重要性。（三）文秘工作的机要性文秘工作是一项机要性很强的工作，这点主要是针对文秘工作的具体内容而言的。汉语中“文秘”一词，包含有“秘密”的意思，而英语中的“secretary”（文秘）一词中的词干“secret”，意思也是“秘密”。因此

16、，单从“文秘”一词的字面意思就可以反映出文秘工作的机要性。由于文秘工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机密核心。文秘部门是各级领导中枢的综合办事机关，文秘人员在领导身边工作，必然要接触到各种机密。特别是重要部门领导人的文秘，由于掌握更多的重要情况，其机要性更强。（四）文秘工作的政治性文秘工作的政治性是针对文秘工作人员本身而格外强调的。这是因为文秘部门处于核心要害部门，文秘人员在领导身边工作，接触到工作中的机密核心文件也会很多。这就需要在对文秘工作人员的选拔和任用上要格外慎重，要求其能够做到政治上绝对忠实可靠，有高度的保密观念，严格遵守保密纪律，严守各种机密。此外，我们党和国家对文秘人员的选

17、用条件还专门制定颁发了机要文秘工作的规定，其中，任用前要进行政治审查，任用后要经常进行保密教育，都是出于文秘工作的客观现实需要。二、文秘工作的职能（一）事务性助手职能协助领导处理各种事务文秘部门的一个重要职责就是协助领导处理各种日常事务，保证领导机关与领导活动能够高效运转。事务性工作是任何机关都无法回避的。比如公务往来或会议上使用的大量文稿需要有人撰写和处理;工作中的许多问题需要通过采集信息和调查研究才能解决;推进工作的过程中有许多环节出现矛盾，需要有人进行协调处理;还有接待信访、机要、交通、接听电话、值班等工作，这些工作均需要耗用大量的时间和精力，但是这又属于文秘部门的基础性工作，也是文秘部

18、门最频繁的工作内容，因此，文秘部门要为领导办好这些工作，使其可以从琐碎的日常办公事务中脱身，集中更多的时间和精力处理全局工作或者研究解决重大政策性问题。（二）智能性参谋职能帮助领导制定正确决策在新时期下，文秘工作除了要做好日常各项事务性工作外，更要大力加强和发挥好参谋作用，加强信息调研和监督检查工作的力度，为领导决策的科学化提供有效的服务。文秘工作的参谋职能是在办理包括各类事务性工作的过程中体现出来的，尤其是在调查研究、信息处理、公务督查、综合协调等工作过程中，文秘人员需要根据了解和掌握的有关情况，及时向领导提出工作建议，提供决策的参考信息和依据，或者回答领导提出的相关问题，为领导机关的决策活

19、动提供信息服务。文秘工作的参谋和助手职能是从文秘工作的整体性而言的，渗透并体现在文秘人员为领导办文、办会、办事这“三办”的大量具体事务性的工作过程中。脱离具体的工作，文秘工作的参谋和助手职能也就成为“空中楼阁”。因此，文秘工作需要切实当好领导的参谋助手，脚踏实地地做好为领导服务的工作。第三节文秘工作的特征与规律一、文秘工作的特征（一）文秘工作的本质特征文秘工作与其他工作的本质区别在于文秘工作从属于一定的领导机关或领导者，并为领导工作提供综合辅助性服务。因此，综合辅助性服务是文秘工作的本质属性。其具体体现为：（1）所有文秘工作都要围绕领导工作展开。领导工作涉及哪里，其工作范围就要扩展或延伸到哪里

20、。（2）能够参加领导班子的各种会议并共同研究问题，并提出各种解决问题的方案，但是只有发言权而无表决权，更无决定权。（3）文秘人员在处理任何问题时，一般只能根据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主张。（二）文秘工作的一般特征文秘工作除了具有综合辅助性服务这一本质属性外，还具有政治性、被动性、综合性、全面性、事务性、灵活性的特点，这些特征是由其本质特征所决定的、为各类文秘工作所共有的特征，具体体现为：（1）政治性。由于我国的文秘工作是为人民政权服务的，与党和国家的根本利益密切相关，因此，文秘工作具有强烈的政治色彩。（2）被动性。主要体现为两点：一是文秘的工作根据领导的需要来安排;二是

21、凡是无法分解到具体部门的工作都由文秘工作来承担。（3）综合性。这是由于文秘部门作为综合性服务部门的性质所决定的。（4）事务性。这是由文秘部门所处理的工作内容来决定的。（5）灵活性。这是因为文秘工作经常会遇到突发情况，要求文秘能够具备很强的变通能力，从而灵活处理问题。二、文秘工作的规律（一）文秘工作的基本规律1.领导工作对综合辅助性服务的需求是文秘工作存在的客观基础文秘人员提供的综合辅助性服务与领导者对综合辅助性服务的需求之间，本质上是一种供求关系。其中，领导工作的“需求”居于支配和主导地位，而文秘人员的“供给”则处于服从和次要地位。因此，领导工作的“需求”是文秘人员的“供给”，即文秘工作赖以存

22、在的客观基础。2.文秘工作高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件由于领导工作对综合辅助性服务的需求是严格限定在公务活动的范围之内的，主要是指领导者在实施领导行为的过程中，需要文秘人员辅助完成的公共事务。随着新时期的发展，领导工作所面临的矛盾和问题渐趋复杂化，因此，文秘人员高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件。3.不断满足领导工作对综合辅助性服务的需求是推进文秘工作的根本动力设立文秘部门是领导工作对综合辅助性服务的客观需求。随着这种需求的日渐强化，将会对文秘部门的服务水平提出更高的标准和更严的要求，这必然推动文秘工作向新的水平迈进和发展。所以，不断满足领导工作的需求是推

23、进文秘工作的根本动力。4.领导者对综合辅助性服务的满意程度是检验文秘工作水平的主要标志领导者对于综合辅助性服务的期望是“没有最好，只有更好”。而从文秘工作的价值角度来看，一切活动均是为了确保领导职能的正常运转。领导对文秘人员提供服务的满意程度越高，领导工作绩效越明显，文秘工作的价值就越大。因此，领导对综合辅助性服务的满意程度是检验文秘工作水平的主要标志。文秘人员要深刻认识文秘工作的普遍规律，正视文秘工作的服务水平与领导工作的服务需求之间的矛盾，明确文秘工作的重要价值，更好地为领导做好综合辅助性服务。（二）文秘工作的具体规律文秘工作具体规律实质上是文秘工作基本规律的具体表现，其主要体现为下述三点

24、：1.文秘参谋活动的规律所谓文秘的参谋活动是指以出谋献策为手段，以辅助领导决策为目的。文秘部门在行使参谋职能时应当注意以下规律性认识：（1）将文秘参谋职能寓于具体工作中。（2）文秘参谋方向必须与领导决策目标保持同一性。（3）文秘参谋内容必须与领导决策需求相一致。（4）文秘参谋方法必须与领导决策特征相适应。2.办公室日常运转的规律办公室作为文秘工作的主要场所，处于中枢地位。办公室的工作既有程序性、稳定性的一面，又有随机性、灵活性的一面。在日常运转工作中，应注意以下规律：（1）区分办公室工作的轻重缓急。（2）增强办公室工作的质量和效率意识。（3）优化办公室环境氛围，塑造健康的办公室文化，增强办公室

25、工作人员的凝聚力和向心力。3.文秘写作活动的规律写作作为文秘人员的一项经常性工作，体现了文秘人员发挥参谋和助手作用的重要职能。在文秘写作实践中，经过人们逐渐总结和摸索，形成了以下一些规律性的认识： （1）文秘人员的知识、能力、素质水平，要与“以文辅政”的职能相适应。（2）文秘人员的思想观点，要与领导者的思想意图相统一。（3）文秘写作的内容，要与领导工作的要求相合拍。（4）文秘起草文稿的风格，要与领导者风格、个性相协调。（5）文秘起草文稿的表达，要与领导立意相吻合。文秘的写作行为和文稿质量，必须以符合领导工作需求为本质。高质量的公文文稿，对于推动领导工作，实现领导职能起着举足轻重的作用。此外，在

26、文秘调研、公务督查、综合协调、会议服务、信息服务等文秘专项活动中，均包含着各自的规律性。文秘人员要透过纷繁复杂的工作内容，不断摸索和掌握文秘工作的内在规律，并自觉用于指导实践活动。第四节文秘工作的基本原则与要求一、文秘工作的基本原则文秘工作的基本原则是指文秘人员在工作中必须遵循的规范和准则。这既是由文秘工作的特点决定的，也是由长期实践积累所形成的。只有遵循文秘工作的基本原则，才能使文秘工作沿着正确的方向健康发展。（一）准确周密原则准确周密是对文秘工作的质量要求。因为文秘工作是直接为各级党委和人民政府以及企事业单位、社会团体的领导工作服务的，它与领导工作活动有着密切的联系。所以，文秘人员必须以高

27、度负责的精神，尽最大努力高质量地完成工作任务。要保证文秘工作质量，最根本的就是要使文秘工作的各项内容及工作过程始终保持最佳状态，避免产生紊乱现象。比如，在撰写文稿的过程中，起草之前应深入进行调研工作，准备掌握第一手资料，摸清相关情况，认真领会领导意图，把必要的准备工作做得扎实细致;正式起草阶段，则要准确体现党的方针政策、准确领会领导意图，准确反映实际情况，准确揭示问题的本质，不与党的方针政策和国家法律规范及领导意图相违背、相矛盾，更不捏造事实。在行文语言方面，更要做到概念准确，符合语法和逻辑准则，准确表达时间、空间、数字、机关名称，规范使用标点符号等。草稿完成后，还应认真做好加工修改工作，确保

28、文件的准确性和严密性。同时，在文件的处理过程中，收发、登记、分文、拟办、缮印、审核等工作，都应该做到小心谨慎，避免错漏和失误。文秘人员在办理调研、信息、协调、信访、接待、值班、电话等各项具体工作时，应该秉持严谨认真的工作态度和扎实细致的工作作风，最大限度地减少差误，保证工作质量。要确保文秘工作质量的全面优化，首先要树立预防为主的思想。重视平时协调、事先预防，注意抑制和及时消除容易造成质量事故的因素。其次要实行全面质量控制。从文秘部门领导至一般文秘人员，都应注重质量控制，对文秘工作的全过程和文秘工作各个方面要进行全过程质量控制，同时也应对文秘人员的自身素质进行全方位控制。最后要严格实行岗位责任制

29、，强化树立文秘人员的质量责任意识，制定并严格执行文秘工作的各项规章制度。只有这样才能创造出全面优质的文秘工作。（二）迅速及时原则迅速及时是对文秘工作的时效性要求。文秘人员在现实工作中，必须讲求时效，力求以最小的投入、最少的时间，取得最好的效果。迅速及时的原则应体现在文秘工作的各个方面。从公文起草工作来看，文秘人员在接到任务后，应抓紧时间进行承办。如果遇到特殊紧急事项需要拟写公文时，应优先办理，以免耽误工作。对于没有明确时间要求的文件，也不应随意延缓，公文文件都具有现行效用，在优先办理紧急文件的前提下，对普通文件也应该及时进行处理，防止积压。总之，办文工作应该统筹安排，区别轻重缓急，尽量缩短文件在机关内的运转周期。由于文秘工作处于从属地位，其工作往往呈现被动性的特点，因此这就需要文秘人员在解决问题或处理工作时，更要注重时效性。例如，从领导决策的要求来看，文秘人员应在决策之前提供有关信息;待决策形成之后，根据领导要求立即着手公布实施，及时发挥决策的作用;若部门之间产生矛盾和工作掣肘现象时，文秘部门应当及时进行沟通协调。而在实际工作中遇到突发事件时，领导者需要迅速作出反应，此时则需要文秘部门及时提出处理建议，直接办理一