建设工程资料归档规范Word格式.docx

1、2.0.4 建设工程文件（construction project document） 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件.监理文件,施工文件.竣工图和竣工验收文件,也可简称为工程文件2.0.5 工程准备阶段文件（seedtime document of aconstruction project） 工程开工以前,在立项.审批.征地.勘察设计招投标等工程准备阶段形成的文件2.0.6 监理文件（project management document） 监理单位在工程设计.施工等监理过程中形成的文件2.0.7 施工文件（constructing document） 施工

2、单位在工程施工过程中形成的文件2.0.8 竣工图（as-bui1d drawing） 工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样2.0.9 竣工验收文件（handing over document）建设工程项目竣工验收活动中形成的文件2.0.10 建设工程档案（project archive） 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字.图表.声像等各种形式的历史记录,也可简称工程档案2.0.11 案卷（file） 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位2.0.12 立卷（filing） 按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷亦称组卷2.0.13 归档（put

3、ting into record） 文件形成单位完成其工作任务后,将形成的文件整理立卷后,按规定移交档案管理机构3 基本规定3.0.1 建设.勘察.设计.施工.监理等单位,应将工程文件的形成和积累,纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围3.0.2 在工程文件与档案的整理立卷验收移交工作中建设单位应履行下列职责:1 在工程招标及与勘察设计施工监理等单位签订协议合同时,应对工程文件的套数.费用.质量.移交时间等提出明确要求2 收集和整理工程准备阶段,竣工验收阶段形成的文件,并应进行立卷归档3 负责组织监督和检查勘察设计.施工.监理等单位的工程文件的形成,积累和立卷归档工作,也可委托监理单位

4、监督检查工程文件的形成,积累和立卷归档工作4 收集和汇总勘察设计.施工.监理等单位立卷归档的工程档案5 在组织工程竣工验收前应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收,未取得工程档案验收认可文件,不得组织工程竣工验收6 对列入城建档案馆（室）接收范围的工程,工程竣工验收后3 个月内,向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程移交3.0.3 勘察设计.施工.监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交3.0.4 建设工程项目实行总承包的,总包单位负责收集汇总各分包单位形成的工程档案,并应及时向建设单位移交,各分包单位应将本单位形成的工程文件整理,立卷后及时移交总包单位建设工程项

5、目由几个单位承包的,各承包单位负责收集,整理立卷其承包项目的工程文件,并应及时向建设单位移交3.0.5 城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督.检查.指导,在工程竣工验收前,应对工程档案进行预验收,验收合格后,须出具工程档案认可文件4 工程文件的归档范围及质量要求4.1 工程文件的归档范围4.1.1 对与工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档4.1.2 工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A 的要求4.2 归档文件的质量要求4.2.1 归档的工程文件应为原件4.2.2 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程

6、勘察设计.施工.监理等方面的技术规范.标准和规程4.2.3 工程文件的内容必须真实准确,与工程实际相符合4.2.4 工程文件应采用耐久性强的书写材料如碳素墨水.蓝黑墨水.不得使用易褪色的书写材料,如:红色墨水.纯蓝墨水.圆珠笔.复写纸.铅笔等4.2.5 工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备4.2.6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4 幅面（297mm 210mm） 图纸宜采用国家标准图幅4.2.7 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大耐久性强的纸张,图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图,计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件4.2.8 所有竣工图均应加盖竣

7、工图章1 竣工图章的基本内容应包括: 竣工图.字样.施工单位.编制人.审核人.技术负责人.编制日期.监理单位.现场监理.总监2 竣工图章示例如下（图4.2.8）:3 竣工图章尺寸为:50mm 80mm 4 竣工图章应使用不易褪色的红印泥应盖在图标栏上方空白处4.2.9 利用施工图改绘竣工图必须标明变更修改依据,凡施工图结构工艺平面布置等,有重大改变或变更部分超过图面1/3 的应当重新绘制竣工图4.2.10 不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法（GB/10609.3 89） ,统一折叠成A4 幅面（297mm 210mm） 图标栏露在外面5 工程文件的立卷5.1 立卷的原则和方法5.1

8、.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用5.1.2 一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷5.1.3 立卷可采用如下方法:1 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件.监理文件.施工文件.竣工图.竣工验收文件5 部分2 工程准备阶段文件可按建设程序.专业.形成单位等组卷3 监理文件可按单位工程.分部工程.专业.阶段等组卷4 施工文件可按单位工程.分部工程.专业.阶段等组卷5 竣工图可按单位工程.专业等组卷6 竣工验收文件按单位工程.专业等组卷5.1.4 立卷过程中宜遵循下列要求:1 案卷不宜过厚,一般不超过40mm2 案卷内不

9、应有重份文件,不同载体的文件一般应分别组卷5.2 卷内文件的排列5.2.1 文字材料按事项专业顺序排列,同一事项的请示与批复,同一文件的印本,与定稿,主件与附件不能分开,并按批复在前,请示在后,印本在前,定稿在后,主件在前,附件在后的顺序排列5.2.2 图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列5.2.3 既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前图纸排后5.3 案卷的编目5.3.1 编制卷内文件页号应符合下列规定:1 卷内文件均按有书写内容的页面编号,每卷单独编号页号从1 开始,2 页号编写位置:单面书写的文件在右下角,双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角,折叠后的图纸一律在右下角3 成套

10、图纸或印刷成册的科技文件材料自成一卷的原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码4 案卷封面.卷内目录.卷内备考表不编写页号5.3.2 卷内目录的编制应符合下列规定:1 卷内目录式样宜符合本规范附录B 的要求2 序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1 依次标注3 责任者:填写文件的直接形成单位和个人有多个责任者时选择两个主要责任者,其余用等代替4 文件编号:填写工程文件原有的文号或图号5 文件题名:填写文件标题的全称6 日期:填写文件形成的日期7 页次:填写文件在卷内所排的起始页号.最后一份文件填写起止页号8 卷内目录排列在卷内文件首页之前5.3.3 卷内备考表的编制应符合下列规定:1 卷内备考

11、表的式样宜符合本规范附录C 的要求2 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数,各类文件页数（照片张数） ,以及立卷单位对案卷情况的说明3 卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后5.3.4 案卷封面的编制应符合下列规定:1 案卷封面印刷在卷盒卷夹的正表面,也可采用内封面形式案卷封面的式样宜符合附录D 的要求2 案卷封面的内容应包括:档号档案馆代号案卷题名编制单位.起止日期.密级.保管期限.共几卷.第几卷3 档号应由分类号.项目号和案卷号组成,档号由档案保管单位填写4 档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号,档案馆代号由档案馆填写5 案卷题名应简明，准确地揭示卷内文件的内容，案卷题名应包括工程名称.专业

12、名称.卷内文件的内容6 编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者7 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期8 保管期限分为永久长期短期三种期限各类文件的保管期限详见附录A 永久是指工程档案需永久保存，长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命,短期是指工程档案保存20 年以下,同一案卷内有不同保管期限的文件。该案卷保管期限应从长。9 密级分为绝密机密秘密三种同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级5.3.5 卷内目录.卷内备考表,案卷内封面应采用70g 以上白色书写纸制作幅面,统一采用A4 幅面5.4 案卷装订5.4.1 案卷可采用装订与不装订两种形式,文字材料必须装订,

13、既有文字材料,又有图纸的案卷应装订,装订应采用线绳三孔左侧装订法要整齐牢固,便于保管和利用5.4.2 装订时必须剔除金属物5.5 卷盒.卷夹.案卷脊背5.5.1 案卷装具一般采用卷盒.卷夹两种形式1 卷盒的外表尺寸为310mm 220mm 厚度分别为20.30.40.50mm 2 卷夹的外表尺寸为310mm 220mm 厚度一般为2030mm 3 卷盒卷夹应采用无酸纸制作5.5.2 案卷脊背案卷脊背的内容包括档号，案卷题名，式样宜符合附录E 6 工程文件的归档6.0.1 归档应符合下列规定:1 归档文件必须完整准确系统，能够反映工程建设活动的全过程文件，材料归档范围详见附表A 文件材料的质量符

14、合4.2 的要求。2 归档的文件必须经过分类整理并应组成符合要求的案卷6.0.2 归档时间应符合下列规定:1 根据建设程序和工程特点归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。2 勘察设计单位应当在任务完成时施工监理单位应当在工程竣工验收前将各自形成的有关工程档案向建设单位归档6.0.3 勘察设计施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位和监理单位应根据城建档案管理机构的要求，对档案文件完整准确，系统情况和案卷质量进行审查，审查合格后向建设单位移交。6.0.4 工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆（室） 6.0.5 勘察设计，施工，

15、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字，盖章后方可交接6.0.6 凡设计施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和本规范附录A 的要求单独立卷归档。7 工程档案的验收与移交7.0.1 列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收，建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收7.0.2 城建档案管理部门在进行工程档案预验收时应重点验收以下内容:1 工程档案齐全系统完整2 工程档案的内容真实准确地反映工程建设活动和工程实际状况3 工程档案已整理立卷立卷符合本规范的规定4 竣工图绘

16、制方法图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁盖有竣工图章5 文件的形成来源符合实际要求单位或个人签章的文件其签章手续完备6 文件材质幅面 书写 绘图 用墨 托裱等符合要求7.0.3 列入城建档案馆（室）接收范围的工程建设单位在工程竣工验收后3 个月内必须向城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案7.0.4 停建缓建建设工程的档案暂由建设单位保管7.0.5 对改建扩建和维修工程建设单位应当组织设计，施工单位据实修改补充和完善原工程档案，对改变的部位，应当重新编制工程档案并在工程竣工验收后3 个月内向城建档案馆（室）移交7.0.6 建设单位向城建档案馆（室）移交工程档案时应办理移交手续填写移交目

17、录双方签字盖章后交接附录A 建设工程文件归档范围和保管期限表序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆工程准备阶段文件一立项文件1 项目建议书永久2 项目建议书审批意见及前期工作通知书永久3 可行性研究报告及附件永久4 可行性研究报告审批意见永久5 关于立项有关的会议纪要领导讲话永久6 专家建议文件永久7 调查资料及项目评估研究材料长期二建设用地征地拆迁文件1 选址申请及选址规划意见通知书永久2 用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书 永久3 拆迁安置意见协议方案等长期4 建设用地规划许可证及其附件永久5 划拨建设用地文件永久6 国有土地使用证永久三勘察

18、测绘设计文件1 工程地质勘察报告永久永久2 水文地质勘察报告自然条件地震调查 永久3 建设用地钉桩通知单（书） 永久续附录A 表4 地形测量和拨地测量成果报告永久永久5 申报的规划设计条件和规划设计条件通知书 永久长期6 初步设计图纸和说明长期长期7 技术设计图纸和说明长期长期8 审定设计方案通知书及审查意见长期长期9 有关行政主管部门（人防环保消防交通园林市政文物通讯保密河湖教育白蚁防治卫生等）批准文件或取得的有关协议 永久10 施工图及其说明长期长期11 设计计算书长期长期12 政府有关部门对施工图设计文件的审批意见 永久长期四招投标文件1 勘察设计招投标文件长期2 勘察设计承包合同长期长

19、期3 施工招投标文件长期4 施工承包合同长期长期5 工程监理招投标文件长期6 监理委托合同长期长期五开工审批文件1 建设项目列入年度计划的申报文件永久2 建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表 永久3 规划审批申报表及报送的文件和图纸永久4 建设工程规划许可证及其附件永久5 建设工程开工审查表永久6 建设工程施工许可证永久7 投资许可证审计证明缴纳绿化建设费等证明 长期8 工程质量监督手续长期六财务文件1 工程投资估算材料短期2 工程设计概算材料短期3 施工图预算材料短期4 施工预算短期七建设施工监理机构及负责人1 工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单 长期2 工程项目监理机构（

20、项目监理部）及负责人名单 长期3 工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单 长期监理文件1 监理规划监理规划长期短期监理实施细则长期短期监理部总控制计划等长期短期2 监理月报中的有关质量问题长期长期3 监理会议纪要中的有关质量问题长期长期4 进度控制工程开工复工审批表长期长期工程开工复工暂停令长期长期5 质量控制不合格项目通知长期长期质量事故报告及处理意见长期长期6 造价控制预付款报审与支付短期月付款报审与支付短期设计变更洽商费用报审与签认长期工程竣工决算审核意见书长期7 分包资质分包单位资质材料长期供货单位资质材料长期试验等单位资质材料长期8 监理通知有关进度控制的监理通知长期长期

21、有关质量控制的监理通知长期长期有关造价控制的监理通知长期长期9 合同与其他事项管理工程延期报告及审批永久长期费用索赔报告及审批长期长期合同争议违约报告及处理意见永久长期合同变更材料长期长期10 监理工作总结专题总结长期短期月报总结长期短期工程竣工总结长期长期质量评价意见报告长期长期施工文件一建筑安装工程（一） 土建（建筑与结构）工程1 施工技术准备文件施工组织设计长期技术交底长期长期图纸会审记录长期长期长期施工预算的编制和审查短期短期施工日志短期短期2 施工现场准备控制网设置资料长期长期工程定位测量资料长期长期基槽开挖线测量资料长期长期施工安全措施短期短期施工环保措施短期短期3 地基处理记录地

22、基钎探记录和钎探平面布点图永久长期验槽记录和地基处理记录永久长期桩基施工记录永久长期试桩记录长期长期4 工程图纸变更记录设计会议会审记录永久长期长期设计变更记录永久长期长期工程洽商记录永久长期长期5 施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告砂石砖水泥钢筋防水材料隔热保温防腐材料轻集料试验汇总表 长期隔热保温防腐材料轻集料出厂证明文件 长期砂石砖水泥钢筋防水材料轻集料焊条沥青复试试验报告 长期预制构件（钢混凝土）出厂合格证试验记录 长期工程物质选样送审表短期进场物质批次汇总表短期工程物质进场报验表短期6 施工试验记录土壤（素土灰土）干密度试验报告长期土壤（素土灰土）击实试验报告长期砂浆配合比通

23、知单长期砂浆（试块）抗压强度试验报告长期混凝土配合比通知单长期混凝土（试块）抗压强度试验报告长期混凝土抗渗试验报告长期商品混凝土出厂合格证复试报告长期钢筋接头（焊接）试验报告长期防水工程试水检查记录长期楼地面屋面坡度检查记录长期土壤砂浆混凝土钢筋连接混凝土抗渗试验报告汇总表 长期7 隐蔽工程检查记录基础和主体结构钢筋工程长期长期钢结构工程长期长期防水工程长期长期高程控制长期长期8 施工记录工程定位测量检查记录永久长期预检工程检查记录短期冬施混凝土搅拌测温记录短期冬施混凝土养护测温记录短期烟道垃圾道检查记录短期沉降观测记录长期结构吊装记录长期现场施工预应力记录长期工程竣工测量长期长期新型建筑材料长期长期