会务分工及职责.pptx

1、会务组分工及各部门职责,会务的三要素,WPS,物料:物资准备，会场布置,A,流程:魔鬼藏在细节中,B,分工:职能职责定位,C,司机组,场 内 总 监,场 外 总 监,签到组,会务总指挥,会务总监,会议接待,安保组,酒店接待,会议路引,门神,入场路引,应急组,贵宾接待,嘉宾入场,讲师组,主持人组,流程衔接人,音控、DJ,灯、温控,场内秩序,场内礼仪,节目组,物料组,摄影组,财务组,助教组,临时医护,场外秩序,负责会议整体运营 筹划，至少提前一个月策划并制定会议事项（时 间、地点、规模、主题内容）与公司联系到当地相关部门进行报备，并邀请讲师，以及在会议前组建会务组，制定会议流程、并组织召开 会前会

2、。会议期间观察会场全局，随时安排会务组成员应付突发事件。,会务总指挥：,适合人选：有非常强的责任心、思维清晰，大家比较信服的领导人；配合会议总指挥制定流程和分工，联系酒店负责人对接（时间、人数、用餐桌数，住宿）；会议中对会务组人员名单进行确认并分组分配工作；同时对会议场内、外总监的管理、会务组工作人员工作整体协调、调动、分配.应随时游走在各个工作小组岗位上，尤其是在会议的各关键节点上 要监督各小组工作的完成进度以及完成质量，如工作小组有工作上 的疏漏要及时指出并帮其解决；,会务总监：,服从会议总监安排工作、与内场总监配合、对接工作。二、负责统一对接场外各岗位的分工及职责定位工作；负责对会议外场

3、实时监控，处理突发事件及客户疑问，对特殊情 况及时向会务总监汇报；负责协调场外各小组及相关部门的关系；督场外各岗位工作，并 充分发挥各小组长的能力。负责保障场外会务工作的正常进行；,场外总监职责：,严格执行认票不认人的制度；入场收票，中途离场分发票根，避免漏检；会议之前确保所有的门可以随时打开，以确保出现火灾等紧急 状况时人员的及时疏散；会议进场期间助教组应合理分配人员配合安保组，及时维护 好现场秩序，这样才能保证检票人员的效率，避免误检和漏检；会议期间不能擅离职守，必须保证门口有人在岗，严禁陌生，无票的人进入会场，随时观察现场情况。,安保组：（门神）,会前要与会务总监对接各团队票数，并提前与

4、物料组进行对接门 票（门票背面盖上日期章）；提前针对各大领导人分发门票，根据票数，对参会人员住宿、用 餐进行安排、做到现场不售票。用餐安排，照顾到少数民族。,签到组：,配合内/外场总监、负责会议期间会议财物管理（备好POS机，及 收据）、做好会议收入支出记录及管理、同时重要物资不离身。,财务组：,提前对接广告公司进行会场布置；会前要认真确认会议所需的所有物资，如有物资缺失的应及时购 买或制作，并做出详细购买记录，保留好购物发票;会议进入正常流程时要对每一个小组所需物资进行交接，对数量 和质量都要有记录，并让小组组长签字；领用物资必须由各组的组长来领取，或由组长指定专人领取。会 议结束后对物资做

5、清点，清点完毕后做好交接工作并与负责人签字确认。,物料组：,新闻/摄影组：,前期会议宣传，现场摄影采编，收集珍贵素材，会后报道,通过与会务总指挥和会务总监的对接，提前知晓外地讲师的全部行 程，如：接机、送机、用餐、布置房间等；与主持人、音控组及时对接，提醒讲师的讲课时间；会议期间负责照顾并安排和准备讲师所需物品。,接待组：,准备,XIAOMISHOUHUAN,陪同,迎接,对接,接待,迎送,在得知有讲师及领导人要到当地讲课或召开会议时，需第一时间 了解到所接待人的电话号码或其它联系方式（如：微信），直接 致电或发送信息询问其航班或车次，并计划安排住宿和用餐情况 等，随后与会务组或会务总监汇报，然

6、后申请车辆以及备用金;,接待流程：,接待名单：,通电用语：,在致电被接待人时需用如：“总”“老师”等尊称，多用“请”“谢谢您”“您辛苦了”等字眼交谈，主动告知你的姓名及联系 方式，并强调你是对方本次行程的接待人员；,在被接待人即将到达的前2天，发送短信慰问，并告知你的名字，同时要将当地近几天的天气预报编写进信息内容中，然后提醒对方 所需衣物以及防晒等各项措施；,在被接待人抵达前30分钟到达机场或车站，并发送消息，告知你 已经到达，请对方及时给你回电，你将会在什么地方等待迎接对方；接机时需要事先配备好以下物资：鲜花、饮用水、雨伞、打火机，水 果，食物，其它物资可根据被接待人不同而准备；,同时安排

7、好酒店开房布置：舒适、方便，安静，能上网，水、水 果，零食，欢迎卡等适当安排。（房间一定要提前检查）,在送入酒店时需询问对方是否有其它行程安排和变动，以便于后 面提前做出安排和车辆接送；提前询问对方何时离开，进行车辆安排。,如时间刚好在用餐期间，接机人应第一时间做出问候，并询问对 方是否用餐，如果需要用餐征求对方的口味，及时做出安排，并汇报 会务总监或者签到组；,A,B,接待的一些注意事项：,接待车辆房间布置陪同时的礼貌礼仪接待时你只服务于被接待人,服从会议总监安排工作、与外场总监配合、对接工作，是会议 场内负责人。负责统一安排场内各岗位的分工及职责定位工作；负责对课程现场实时监控，处理突发事

8、件及客户疑问，对特殊 情况及时向会务总监汇报；负责及时对接场内所需物品，安排广告公司及助教进行布场；五、负责协调场内各小组及相关部门的关系；负责保障会场内会务工作的正常进行；负责监督场内各岗位工作，并充分发挥各小组长的能力。,场内总监职责：,了解会议整体流程；配合场内总监工作、负责场内纪律管理、配合现场工作。会议前期中期后期助教组都要保证会场的内外有一个良好的 会议秩序，做到会前配合布场，会后整理会场。会议期间负责维护会议的秩序和气氛。监督参会人员对公共设施的爱护,助教组：,了解会议整体流程；并做好主持词的梳理工作；应和会务总监和音控组、讲师有会前详细的 沟通，对会议的整体效果有一个把控；对会

9、议各个环节要熟知，带动会议的气氛。,主持人：,音控组：,提前和老师对接会议所需相关课间/视屏/音乐,会前调试好会场音响/话筒/投影并确认会场布置,对会议各个环节要熟知，配合主持带动会议的气氛。,了解会议整体流程，控制灯光与窗帘。对场内温度的调控，清楚知道空调开关的位置及使用方法，随时注意大部分学员的反应，以便及时作出相应的调整。,灯/温控：,熟悉会议流程，按照会议流程提前准备好各环节所需物资，并按 时递送;负责嘉宾上、下台迎送，为嘉宾送花、递麦、递水、递纸巾等 事宜（跑麦人员需兼守舞台，未经老师许可麦克风不可随便给学员);时刻注意言行举止，使用礼貌用语.,礼仪组：,一定要了解会议的目的和目标，对会议内容提前做好充分准备会议前把课程所需的PPT，及相关视频等课程所需资料给到 音课程品质，提升会议质量，做一个合格的讲师精神状态、职业形象,讲师组：,熟悉节目流程，起到桥梁及提醒工作。及时与场内总监，主持，礼仪，演员，音控等各部门进行配 合，提前对演员及嘉宾进行候场提醒。负责节目的收集和次序的编排、舞台布置，以及节目的催场 工作，保证节目演出的流畅。,节目组：,A,知道是没有力量的 相信并做到才有力量,感恩家人的付出,