物业运营管理信息化项目建设方案书Word下载.docx

1、处理集团下属各项目的设备管理（设备台帐、设备保养、设备维修），及运维成本管理；支持多项目管理集团化、网络化管理。系统采用集中式的部署，实现数据的高度集中统一与共享，达到总部对各区域实时管理与监控；通过数据分析为总部以及区域公司提供决策支持，同时通过成熟的接口可支持物业管理系统与OA、呼叫中心、财务软件、安防系统、停车场系统、巡更系统、POS系统、PDA等等其他系统的数据衔接。2.3 项目建设目标2.3.1总体建设目标根据我们对XXXXX集团物业业务现在的理解，可以将XXXXX集团物业本次信息化项目的基本目标归纳为如下的几个方面：推动战略计划实施提高决策能力加强执行力度提升人员绩效和工作积极性促

2、进办公效率降低运营成本改善客户服务提高业务运作效率运行安全可靠2.3.2详细建设目标1）从不同的管理层级划分决策层为高层运营管理和运营决策者建立统一的运营决策平台，实现行业务决策、业务查询、业务管理、财务核算和监控的一体化办公桌面；通过一体化办公桌面，方便地查询各类业务信息、分析、财务信息和各类重大事件的预警报告；管理层通过统一的业务监控和管理的平台，划分不同的业务类型，规范化、标准化、模式化各类业务的模式和业务管理流程；通过统一的业务监控和管理的办公平台，实现各类业务按其业务流程的统一运作管理，使各项业务过程透明，信息完整、控制明确、流程规范；通过统一的业务监控和管理的办公平台，使各级各类业

3、务管理者，实时掌握所瞎业务范围内的各类财务业务信息和状态，及时获取各类业务报告情况；通过统一的业务监控和管理的办公平台，各级业务管理者依据各自的权限规定；建立各类业务的预警机制，通过各类业务的预警信息，控制业务风险。操作层为各类业务操作执行人员建立统一的业务处理平台，实现各类业务的标准化、规范化、模式化处理；通过统一的业务处理平台，分业务类型提供各类业务的不同处理模板，以提高各项业务的处理速度和处理规范化程度；通过统一的业务处理平台，预制各类业务控制规则和流程规则，以提示业务处理人员严格按流程和规则办事；通过统一的业务处理平台，提供分权限的业务查询机制，通过固定查询，分类查询，综合查询等方式，

4、为各类业务人员的业务处理提供相关业务的查询信息。2）从系统技术角度划分建立统一的网络管理中心，统一管理维护整体系统的运行，安全，权限，应用软件和系统数据；建立统一的安全管理机制，包括：统一的身份认证机制，统一的授权机制，统一的单点注册机制，统一的数据加密机制，统一的防病毒机制，统一的数据备份机制；2.4系统应用拓扑基于web方式的系统应用适用于跨区域多项目管理，面向集团化管理应用。2.5系统网络框架2.6系统总体功能结构2.7系统功能介绍2.7.1乐天集团报表管理系统乐天集团管理报表支持润置地物业总部区域公司物业管理处管理模式，根据权限不同提供分析和查询不同层次的数据统计，并且可分析全部或区域

5、项目的横向数据以及纵向查询具体到业户或者租户的详细资料。乐天表管理系统主要是针对集团型客户企业决策层以及管理层而量身定制的对多项目数据进行数据汇总、数据挖掘和统计的模块。目的是提供给XXXXX集团决策层以及管理层实时的统计分析报表以及准确企业运营数据。避免统计汇总工作量大、信息可靠程度差等问题的发生。系统除了具有管理的概念外，还应该涵盖对物业运营决策支持管理等方面的支持。系统集团报表管理系统，是针对集团型客户而量身定制的对多项目数据进行数据挖掘和统计的模块。集团收款情况报表、集团收款统计报表、集团应收统计表、集团实收统计表、集团欠收统计表、预收综合统计表、应收管理费统计表等。2.7.2资源管理

6、支持集团化管理，可设总部下属各大区域、公司、分公司、管理项目，可支持八级组织架构，亦支持XXXXX集团物业总部区域公司管理处模式。房产资料完成对XXXXX集团物业所管辖的房产基本资料的管理，如楼盘、房屋资料的新增、设计规划、验收、查询、增删、修改等操作。并能新增、删除各住（租）户的基本资料，亦可查阅有关市场发展商和代理商资料。1成批生成市场楼盘及房屋/物业的资料根据楼宇的属性，如楼层数、每层租户数、自动生成房屋，并可用“所见即所得”的方式，成批录入房屋/物业资料。方便地进行新增、修改、删除单个房屋/物业资料，对有特殊房屋数的楼层单个生成或删除房屋。2成批修改房屋/物业资料用类似Excel的风格

7、鼠标的拖拉操作，成批修改房屋/物业的基本资料。方便地进行新增、修改、删除业主资料。通过选定房屋，再录入和修改该房屋的业主资料。3房屋历史租户一览表由房屋可查询该房屋物业租户的详细资料以及曾入租过的所有租户名称，入租日期和退租日期。4房屋物业资料查询能通过房屋物业编号或租户名称精确查找或模糊查找房屋，能通过多种条件组合查找房屋物业资料，图纸均可通过扫描输入管理系统，用户可任意查询。5.其它功能介绍提供直接查费模块、片区设置模块租户资料完成租户入租档案登记、归档、查询以及退租处理等日常操作。1.租户基本资料、家庭成员资料、入租资料的新增、修改和删除。2.租户的兴趣爱好，职业状况，收入状况等资料的新

8、增、修改和删除。3租户的用户自定义资料。外协单位资料记载与管理相关的各单位（公安、供水、供电、装修等）的详细资料，并可以方便的查询。在收款管理中，可对外协单位进行收取临时费用的操作。2.7.3招商管理（CRM）对招商进程细节进行多维度管理,实现CRM体系的有效监控.意向客户登记、意向客户分析、意向客户资料、竞争对手资料、问卷调查2.7.4租赁管理实现对XXXXX集团商业地产项目租赁合同生命周期的全程管理,同时通过时间单价及计划应收实现和财务明细帐体系的无缝链接. 完全基于租赁合同进行管理，全程跟踪管理合同的各个状态，并提供退租、启用等功能更改合同状态。系统对已到期合同、空置铺位/租位/摊位/房

9、产等资源状态进行自动提醒。为XXXXX集团决策层提供实时项目电子地图,通过地图与租赁合同及财务管理模块的数据对接,使用者能实时的通过地图了解项目的资产运作情况.租赁合同管理租赁合同的基础资料，包括租赁日期、合同编号、租赁起止日期、起租日期、客户资料等、以及用户自定义的合同条款等。在租赁合同中，用户可直接添加临时费，周期费并可进行费表设置。通过系统设置，可以直接在收费部门进行费用收取。一份租赁合同可出租多个物业，同时全程跟踪管理合同的各个状态（当前、新签、历史、废弃），并提供退租、启用等功能更改合同状态。租务提醒根据日期设定，系统自动提醒已到期的合同，以及新签（已签订但未执行）应转当前（当前有效

10、）状态的合同。租赁统计用表格和图形的形式统计各种状态房屋的套数和面积。提供租控表查询功能。用色块的方式标识整栋或成片房屋的状态。对单一楼层用平面图的形式显示房屋的位置和状态。提供出租合约到期情况浏览、新入住客户情况浏览以及多条件组合查询。电子地图直观地将市场日常的运营状况（包括出租、空置、预定、认租、已售等物业状态）通过平面图形的方式表达出来，同时在电子地图上可以直接进行租赁管理的业务操作，包括签定租赁合同、转租、退租、违约等工作。2.7.5财务管理整个财务模块中主要通过三类单据进行对财务的管理及业务梳理，即收款单、付款单、转账单。流程清晰、严谨且易于管理。财务系统严谨，在系统的财务模块中所有

11、处理的业务都有单据可查，对系统中的财务数据可进行严密的监控，特别是对费用的更改、票据号的更改、票据断号的原因都是有痕迹可查的。 实现系统自动生成帐单，即系统成批自动生成应收应付明细；方便快捷的处理各种收款业务，同时对发票或收据进行自动复核，对多套单据进行有效个管理；对明细帐状态转换进行严谨而有效的管理，严格控制大量明细帐在系统中处理过程产生的错误；实现系统成批打印单据；实现方便的历史数据查询，自定义生成财务明细了帐（报表）。应收管理 1费表设置能设置各种独立表、公用表、总表、虚拟表，能为各种非虚拟表设置父表（共能设三级），能按表名、房屋、表间关系查看各种费表的安装情况。2费项设置设置收费项目的

12、名称（租金、管理费、工商费用、水电费、各类分摊费用、押金、预收款等等）、计算公式、单价、币种、滞纳率、计费起止日期和计算周期等属性。计算公式完全由用户自定义，提供几十种参数和函数供用户选择，轻松实现各种分摊的计算。能对每个房屋的每一种收费项目设置折扣的起止日期和折扣率，自动进行折扣的计算。能对每个租户房屋的每一种收费项目的单价设置成为能按用量和时间自动变化。能对不同租户和房屋的不同费项设置不同的滞纳率，同时设置是否划帐。3用户抄表录入每次抄表的行度，自动计算用量。能自动识别费表读数归0的情况，能根据设置，对过大和过小的读数，系统自动变色提醒。预留与自动抄表系统的接口。4计费管理A计算周期性费用

13、以向导形式带领用户完成周期性费用的计算。可选择任意费项或区域进行计算。B添加临时性费用能对任何房屋物业资料添加临时性费用。C滞纳金计算按预先设置的滞纳金比例及收款终止日期成批计算滞纳金。E单据格式自定义可以单个或成批打印多种样式的付款通知书和催款通知书，系统提供的单据编辑器能使用户方便快捷的编辑各种通知书格式。F查费以房屋物业资料为单位，快速查看各房屋的各种费用。G费用浏览综合多种筛选条件，浏览各种未收或已收费用。H分析统计快速统计各收费期间的应收、实收金额以及收缴率。5收款管理A现场收费系统模拟、商场、超市的前台收费环境，提供了强大的收款助手，模糊查找等功能，使管理机构能高效、准确地现场收费

14、。B自动冲帐针对预收款，系统提供冲帐向导，指导用户完成预收款成批冲抵应收款。C数据查询查询各收费期间的抄表及收费情况（包括应收、预收、应付款等）。6银行划帐管理A划帐管理系统自动生成供银行划帐的文件。并提供了划帐文件格式设置和帐号检查的功能。B对帐管理针对银行划帐，系统提供银行对帐向导，一步步指导用户根据银行返回的对帐文件进行对帐，自动生成收款单，同时系统还提供了对帐文件格式设置和对帐数据检查以及分费项对帐等功能。7票据管理A票据购入输入所购票据的种类和起止编号，系统自动生成票据记录。B票据领用输入领用票据的种类和起止编号以及领用信息，系统自动生成票据领用记录。C票据审核输入票据的种类和起止编

15、号以及审核信息，系统自动生成票据审核记录，并自动查找断号票据。8、转账管理将各种费用明细在系统中的转变（主要为冲抵各种费用，调整各种费用）转化为单据的形式，管理人员可对所有进行过的冲抵行为及各种费用调整的行为进行管理。应付管理1采购合同管理提供各种采购合同的集中管理。输入合同条款、付款期限和金额，系统自动进行应付款到期提醒。2应付款管理提供对应付款的集中浏览、添加、修改、删除等功能。3付款单管理提供对付款单的增加和删除功能。总帐接口系统的所有应收和应付数据均能自动生成凭证。并针对不同的财务核算制度，如收付实现制和权责发生制，均能生成满足总帐系统要求的各种应收和实收凭证。系统现已完成SAP，金蝶

16、K3，用友U8，新中大NGPower，金算盘5，灵狐78等多家国际国内主流总帐系统的接口。接口程序主要包含如下功能： 1接口设置设置各种应收和实收款对应的会计科目，并能设置各种辅助核算项目。 2凭证生成应收款自动生成应收凭证。单张或多张收款单自动生成实收凭证。2.7.7工程设备系统建立设备台帐；可设置保养计划，保存维修记录；通过系统派单，通过仓库管理模块实现对材料消耗的情况的监控；系统生成报表，方便对各种情况的统计、汇总。1设备资料用户可以对每一套设备的设备类别、设备资料、保养项目、保养周期及标准进行增删、修改并建立设备档案。2设备保养根据设备保养项目，软件可以自动对不同的设备按全年、季、月或

17、天制订保养计划，计算机自动按用户设定的日期提醒。软件可以自动对不同的设备的各保养项目按全年、季、月或天制订保养计划。计算机自动按用户设定的日期提醒。登记各项保养计划及保养记录的详细内容，同时每台设备的保养计划在开机时自动提醒。对每一份维修计划，能生成派工单。3设备维修系统通过维修单进行设备维修的管理，维修单会详尽的记录设备的损坏情况，维修内容、维修人、更换零配件等信息。系统可以根据各种条件对维修记录进行汇总、统计并生成报表2.7.8辅助功能工作预警提醒1、欠费租户：该功能列出了到今天为止，所有欠费租户的单元编号、租户名称、应收金额、实收金额、欠收金额；并可以成批地打印催款单。2、应计费租户：该

18、功能列出了到今天为止，在所选区段中，应该开始计费的租户名单，包括楼阁名称、楼层名称、单元名称、租户名称和收费日期3、设备保养：该功能列出了距今为止设备应该保养但仍没有进行保养的工作提醒，用户可以立即打印“派工单”安排工作人员对设备进行保养。4、合同到期租户：该功能列出了距今为止合同上列明应退租但还没有退租的租户名单及其合同、退租日。点击“显示租户资料”，可以看到该租户的资料。5、空置单元：该功能列出了距今为止所有的空置单元，包括该单元的名称，所属的楼层、楼阁以及楼盘的名称；点击“显示详细列表”，可以看到更加详细的资料。6、愈期维修单：该功能列出了距今为止的没有完成的维修单，包括该维修单的编号，

19、单元编号，单元名称，租户名称，预约服务时间，签发人，签发日期，服务内容，收单人，收单时间，维修人员，预计完成日期。小结：今日工作目的是提醒用户现有哪些工作需要完成或有哪些款项应该收取，但不是一天的工作的开始点。自定义报表系统能根据用户提供的报表样式及筛选方式完全自定义出用户需求的报表。数据审核中心系统集成接口软件提供与智能化系统的丰富集成接口，如：停车场系统、一卡通系统、门禁系统等、OA、POS等接口。案例：财务接口（可处理应付、实付、转帐、应付、实付等凭证）系统设置用户管理：设置用户组，用户的权限。操作日志：记录用户的操作情况。界面管理：可设置主界面所显示的子系统、模块以及报表。新建帐套：新

20、建帐套，通过它用户可以管理多帐套。数据结转：当数据量过大时可清理历史数据。数据备份：定期对数据库备份。网格设定：设定系统网格的字体、前景色、背景色和网格线色。使用单位信息：保存用户的使用单位信息。三、运行环境要求3.1.1硬件环境要求整个集中式物业运营管理系统的建立需要由两组服务器支持,即应用服务器组群和数据库服务器组群。具体每个服务器组群的数量由每个区域的项目数及每个项目所使用的License数量而定。根据乐天科技多年对行业的理解及经验，同时同类型客户使用情况作为参照，我们建议每个项目使用的License为2个。如对天津范围内的项目进行集中式管理，我们建议使用1至2台服务器。具体请见下表：1

21、）应用服务器配置：HP ProLiant DL360 G5备注服务器类型1UCPU英特尔四核至强5410 2.33GHz标配CPU数/最大支持数1/2内存（RAM）标准/最大2*1GB/32GB DDR2 ECC FB建议升级至4G硬盘类型/个数标配无/8个SFF SAS硬盘托架网络集成双NC373i多功能千兆网卡软驱/光驱可选 DVD、DVD/CD-RW 光驱或软驱服务3年现场保修说明：单个远程License需要占用应用服务器60MB至80MB内存。备注：应用服务器具体的实际配备根据项目数及License总量进行匹配。后期还可架构应用服务器阵列。2）数据库服务器配置：HP ProLiant

22、DL380 G5机架式/2U英特尔四核至强5405 2.0GHz1GB/32GB ECC DDR2-667 FB建议升级至2G标配0 GB/SAS/6个SFF热插拔硬盘托架嵌入式双NC373i多功能千兆网卡无3年有限保修该型号服务器需要一台。如后期数据量过大可通过升级磁盘空间或者升级至磁盘阵列达到对数据的高速处理。3）客户端电脑配置：对于使用乐天物业管理系统的客户端而言对硬件没有过多的要求。主要考虑到现行主流的操作系统，办公软件，杀毒软件会对客户端资源造成一些占用。建议客户端使用电脑配置要求：PC英特尔1.0GHz或1.0GHz以上内存（RAM）标准512MB或更高40GB或更高3.1.2系统

23、部署要求应用服务器：Microsoft Windows2003 server数据库服务器：Microsoft Windows2003 server，SQL SERVER2005客户端电脑：Microsoft Windows 98/2000/XP/20033.1.3网络环境要求以天津区域4个项目为例，如每个项目使用2个License。服务器机房带宽至少不低于商用1MB独享带宽，建议2MB商用独享带宽。同时要求至少有一个公网IP地址，建议采用固定IP模式。分支机构（外接项目）带宽：考虑到每个项目上日常办公对internet的需要，同时考虑到每个项目使用2个License，要求至少达到512KB独享

24、带宽，建议采用1MB独享带宽。外部项目通过登录一个固定的域名及端口号对总部服务器进行访问，客户端在登录后只需要下载一个2MB左右大小的安全控件，并在本机安装后重新登录该地址就可以使用乐天物业运营管理系统了。四、实施与服务4.1项目实施计划本次针对XXXXX集团对旗下所属项目的整体规划，同时根据乐天公司对XXXXX集团业务的了解和自身积累的集团化实施经验，预计整体实施工作日时间为25个工作日左右。一下为标准实施计划表：此次XXXXX集团针对其直管项目进行集团化部署，这对我们提出了更高的要求。在实施的阶段可能是同时对多个项目进行跟进。基于这些实际情况考虑，同时根据乐天科技多年对集团化客户的实施经验

25、，我们有如下建议：由合作双方成立项目组，对整个项目的实施进度及效果进行监控及督促。采用分步实施，即把项目分成几批，分批进行实施。这样即保证了项目组成员能有更多的时间在各个项目与具体的业务人员进行沟通。同时也加快了单个项目的实施进度。一个成熟的实施工程师一般情况下可同时对3到6个项目进行实施。采用多项目集中培训、集中答疑。由于基于每个项目的核心业务个体差异性不大，所以在对系统进行框架性培训的过程中可以把多个项目的操作人员进行分批及分层进行多次培训及答疑。4.2实施软件系统管理的要求乐天物业运营管理系统项目的实施是以协作思想为指导，实施过程是通过精确的控制方法进行，成功的实施是乐天给客户的保证，也

26、是和客户协同合作的很好体现，物业运营管理系统的实施覆盖面广，牵涉的部门多，实施的成功与否离不开领导的支持，双方的协同，通过系统管理控制方法和经验丰富的实施团队，我们在整个实施推进过程采取分阶段实施，每个阶段都有相关的里程碑标志和控制点。项目实施中有一个成功等式：企业系统的成功应用 = 有准备的企业 + 合适的软件 + 成功实施，三个条件缺一不可。对于乐天来说，客户企业的自身条件属于外部因素，乐天无法控制，只能通过合同和建议书来约束双方的责任和义务，减少项目风险；合适的软件是成功应用的基础，乐天需要做的是提供适合客户的成熟的产品；在前两个条件既定的情况下，项目能否成功，则取决于咨询实施顾问的实施能力。因此，乐天公司为了保证项目实施的成功，对实施工作进行规