现代秘书应具备的知识素质研究Word文件下载.docx

1、关键词： 现代秘书，知识素质，培养途径，重要性ABSTRACTAlong with the science and technology and the development of knowledge economy,the demand for more and more,and playing a communication enterprise top and base bridge role.Enterprises Secretary of the knowledge quality requirements are increasingly high,to the modern e

2、nterprise secretary to compound talents development,theknowledgerequiredforsystematic, comprehensive,but how to let the Secretary in the market competition to improve their own knowledge quality and ability, to do a successful business secretary,and there are many issues worthy of further discuss. M

3、odern secretary should not only have excellent office software knowledge and do the office will be knowledge, must also have a strong learning ability and innovation ability,improve their overall quality level. Therefore, to study the secretary should have the knowledge of quality issue has importan

4、t practical significance.This paper discusses four aspects of modern secretarial knowledge quality, first, modern secretary should have the knowledge and ability;second, modern secretary should have the quality; third, how to cultivate the modern secretarial knowledge quality; fourth, the Secretary

5、of the modern knowledge quality importance and practical significance.KEYWORDS： modernsecretary,knowledgequality,training method, importance目录摘 要 i引言 - 1 -1现代秘书应具备的知识和能力 - 2 -1.1基础理论知识 - 2 -1.2专业技能知识 - 3 -1.3相关知识 - 3 -1.4秘书应具备的能力 - 4 -2现代秘书应具备哪些素质 - 5 -2.1职业道德素质 - 5 -2.2业务素质 - 6 -2.3心理素质 - 7 -3如何培养现

6、代秘书的知识素质 - 9 -3.1认识秘书工作的重要性 - 9 -3.2建立秘书队伍成长机制 - 10 -3.3加强内在素质提升 - 10 -3.4积极发挥参谋作用 - 11 -4现代秘书知识素质的重要性和现实意义 - 11 -4.1适应社会发展的客观要求 - 11 -4.2促进商务文秘工作的迫切需要 - 12 -4.3加强商务文秘自身建设的重要保证 - 13 -5结论 - 14 -参考文献 - 15 -后记 - 16 -引言随着经济社会的跨越式发展，特别是改革开放以来各种性质企业的大批涌现，职业秘书的社会需求量越来越大，考察当前我国各类组织的经营运行模式，秘书的主要职责通常是沟通组织高层与基

7、层的“桥梁”，并为领导决策及其实施提供服务的人员。其活动的主要对象是领导者，根本职能是辅助管理，基本工作方式是处理信息和事务，他们对推动组织工作的顺利、高效开展具有不可替代的作用,这一工作的重要性对从业人员也提出了较高的素质要求。从当前市场上的人力资源供求分析情况看，一方面大量的秘书人员由于经验缺乏、技能单一，以及对现代企业秘书工作认知和执行上的局限，以致无法满足企业运作的需要；另一方面市场对高素质的企业秘书需求极为迫切。因此，企业秘书要适应当前面临的新形势、新要求，就必须与时俱进，紧跟企业和专业发展的步伐，努力提高个人的知识素质。既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的

8、情况，把“上情”与“下情”有机地结合起来，运用现代化办公手段，创造性地开展工作，做好综合服务，才能适应时代要求，充分发挥秘书职能，成为领导的好帮手，为企业创造最大价值。1现代秘书应具备的知识和能力1.1基础理论知识（本段把所有英文的引号改成中文的引号）基础知识和基本理论是秘书必备的本领，是秘书人员思维飞向更高的翅膀，也是秘书人员成长过程中的阶梯。基础知识越充足，融会贯通的能力就越强，也越容易学会新知识，掌握新理论。因此，渊博的基础知识这根“万年桩”，对今后从事秘书工作十分重要。秘书的基础理论知识主要包括马克思主义哲学、政治经济学、科学社会主义以及现代科学方法论知识。这部分基础知识是帮助秘书人员

9、解决政治方向和思想方法问题。学习这部分知识，就是要使秘书人员树立正确的世界观和方法论，能运用马克思主义的立场、观点和方法去分析问题、解决问题，从而提高秘书人员政治觉悟和看待以致分析问题的客观性，科学性。文化基础知识，如语文、历史、物理、化学、生物、历史、地理是从事秘书工作最起码的知识。培根也说过：历史使人明智；诗歌使人灵秀；数学使人周密；自然哲学使人深刻；伦理使人庄重；逻辑学使人善辩。而这些我们上小学、初中乃至高中时就已学了这些基本方面的知识。当然，我们还需要不断更新、扩展这些知识。需知秘书工作的综合复杂性很强，这就要求秘书人员的知识要具有综合、广泛性，进而达到能得心应手地应对日常工作中纷至沓

10、来的各种问题和挑战。法律政策知识包括宪法、法律、法规、政策。秘书工作政策性很强，秘书人员如果没有较高法律政策方面的知识修养，就会给领导工作帮倒忙、添乱子，严重的还会造成法律后果。现在是法治社会，任何社会活动都要在宪法和法律的框架内进行，秘书人员只有具备了一定此类知识，才能够在宪法、法律、法规、政策的框架内去发挥智慧，为领导出谋划策。因此，秘书人员学习和掌握必要的法律政策知识尤为重要。由于我国的法律政策体系规模庞大，秘书人员应当根据工作需要，在掌握一般的法学和政策理论基础上，有针对性地学习有关的法律政策知识。重点有两个方面：一是同秘书工作有关的法律、法规、规章、政策；二是同服务单位的业务活动有关

11、的法律、法规、规章、政策。1.2专业技能知识精深的专业知识是秘书知识结构中具有职业特点的主要部分，是形成秘书专业特长的主要知识。没有精深的专业知识，就不是专业秘书人员，也不可能做好秘书工作，秘书的专业知识主要包括以下内容：1.秘书学知识。秘书人员对秘书学要有较深的研究。秘书学不仅对秘书、秘书部门、秘书工作等一系列理论构建有较全面科学的论述，而且对秘书专业的实践具有重要的指导作用。因此，秘书学知识就成为秘书专业知识中的核心部分。2.基本写作知识。秘书必须精通公文写作和各类应用文体写作，写作知识同秘书学一样，是秘书专业特长的标志，是从事秘书工作的重要技能。3.档案管理知识。文书档案工作是秘书工作的

12、重要组成部分，秘书人员必须熟练准确地掌握运用这项工作的有关知识。要在文书档案管理的综合分析、开发利用上下功夫，以便更好地为领导者和群众提供各类有价值的信息资料。4.调研知识。秘书人员经常调查研究，组织会务，处理来信来访，向上下左右各方人士打交道，不掌握有关知识是开展不好工作的。1.3相关知识企业秘书工作涉及面广，不论哪个方面的知识都要懂一些。因此，在日常工作和工作闲暇时博闻强记，尽可能掌握、熟悉专业以外的有关知识，如法律、公共关系、文学、艺术、数理、统计、科学方法等。1.外语知识。在企业中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们

13、要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。2.办公技能知识。熟悉电脑操作和办公自动化设备使用，极大促进了现代秘书人员发挥领导“千里眼、顺风耳”的作用，首先应快捷地获取各种信息，这就需要熟悉电脑，才能让繁杂的办公事务向办公自动化、办公信息化发展。随着办公自动化的发展，以数据库为中心的办公自动化系统的运用引起了办公方式的新变化。一些企事业、政府部门办公室陆续使用计算机、传真机、复印机、多功能电话机动性及光学符号阅读器，缩微机、录相机等等，这些现代办公设备的使用，有效地改变秘书人员传统手抄手写的手工劳动方式，极大地提高了办公效益和管理水平。3.礼仪知识。秘书应懂得基本的礼仪知识，比如迎宾

14、礼仪，餐饮礼仪，拜访礼仪，送客礼仪，会议礼仪，基本的礼仪知识能够树立企业良好的形象，具备核心竞争力。4.驾驶技能。现代秘书要会驾驶，随时为领导的需要做准备。当然秘书所从事的企事业单位、政府部门可能有专门的司机，但如果发生突发事件需要处理，而司机刚有事出去，加上时间紧迫，这时，如果秘书会驾驶，就刚好派上用场，可以使事件顺利得到解决。1.4秘书应具备的能力能力构成属于办公室人员素质结构的中间层次，技能和知识仅仅使人们掌握了科学的工作方法，而能力能使人们能够在某种状态下做出一种自然而然的反映，会帮助人们更好的运用知识和能力。具备某种能力的人，会把与之相关的工作做得更好。1沟通能力2人际交往能力3管理

15、能力（计划、组织、控制、协调、领导、激励等）2观察能力3分析判断能力4学习能力5时间管理能力6解决问题的能力（执行能力）8环境适应能力2现代秘书应具备哪些素质2.1职业道德素质秘书人员要搞好本职工作，一定有具有高尚的职业道德。所谓职业道德，是指担负不同社会责任和服务的人员应当遵循的道德准则。它通过人们的信念、习惯和社会舆论而起作用，成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度。一个秘书人员，如果不能把“德”放在首位，即使有“满腹经纶”、“张良之才”，也不能算是一个合格的秘书。提高秘书人员自身的职业道德素质，应该注意以下几点：一、踏踏实实，做好本职工作。做秘书，最根本的一条就是实事求是、尽心尽责地工作

16、。邓颖超同志曾为秘书工作杂志写过一篇文章，说秘书的高尚可贵之处，恰恰在于他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计报酬待遇的精神。秘书不为名，不为利，任劳任怨，甘当无名英雄。经常拟稿，但自己不署名，也不拿稿费；经常组织会议，但自己从不上主席台；经常熬夜，但白天还得正常工作；节假日他人可以逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐，但自己还得值班，不能休息；其他人员受了委屈还可以说几句，而秘书必须以绝对服从为天职，等等。秘书人员责任重大，要求秘书人员在工作中要诚实，不能弄虚作假，不能越权或滥用职权。二、辅助领导，当好参谋。有人提过这样的问题：当秘书，按领导意图办事与当参谋有时会产生矛盾，若是领导人

17、的意见是错的，他又不采纳我的意见，怎么办？这里要注意以下三点：首先不要指望领导人采纳秘书人员的一切建议；其次不要以为自己的意见就是对的；最后要明确认识，领导人是决策者，秘书无权强要领导者采纳自己的意见。邓小平同志说过：“我们的组织原则中有一条，就是下级服从上级，”“对于上级的决定、指示，下级必须执行”。不自以为是是秘书人员职业品德的一个重要因素。三、为人正直，人格高尚。秘书在领导人身边工作，随时随地需要向领导人汇报情况，提供对事物的看法。这种工作条件要求秘书必须公正、客观、超脱。涉及人事，决不可借工作之便假公济私说别人的坏话，这是一条美德，也是一条纪律。四、谦虚谨慎，平易近人。秘书的工作性质决

18、定秘书人员应服从领导和上司，关心体贴下属。如果秘书人员自恃有才干而不服从领导或因为自己有地位而不尊重下属，那他就缺乏了最起码的职业品德修养。最终将是三国时祢衡的例子。此人很有才能，很会写文章，但是性格怪异。在曹操那嫌礼遇不厚而大骂曹操；转到刘表那里，又多次冒犯刘表；再到江夏太守黄祖处当秘书，黄重用他，很佩服他的文采，但终究在下棋时又把黄祖骂了，导致不可收拾的后果。五、实事求是，恪尽职守。秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事

19、上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作的质量和水平。如果秘书人员在工作中不负责任，办事拖拉，得过且过，势必会给工作带来损失，给单位带来影响，同时也是缺乏道德素养的具体体现。2.2业务素质秘书人员的业务素养集中体现在工作能力和工作方法上，一个秘书人员只有在平时工作中勤于学习、勤于钻研、勤于调查、善于总结，才能不断提高自己的政治水平和文化水平。政治水平指的是马克思、列宁主义理论修养，认识问题的能力，对现行政策的理解和掌握。文化水平指的是基础知识、文字能力等等。这是秘书业务素养的土壤和肥料，也是业务素养的构成部分。那么，秘书人员的业务素养在工作中是如何加强的呢？下面是必须学习

20、的几点：第一，必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。第二，要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。第三，秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。第四，作为一名成功的文秘人员，能让领导满意放心是天职，要想做到这些，必须得具备过硬的业务技能，必须具备秘书人员要具备的各方面的能力。如：对问题的理解、分析和处理能

21、力，应变能力、社交能力，在实际生活中表现为替领导出谋划策，排忧解难。在顺境中，能让领导更借东风，在逆境中能帮领导力挽狂澜。秘书的办事才干有许多方面，如领会能力、语言表达能力、组织协调能力等。秘书与领导人共事，经常接受任务，汇报工作。领导人说话各自有不同的特点：或简或详、或快或慢、或直或曲，千差万别。有时，他说了，就认为秘书懂了。而事实上，秘书听到的与领导人头脑中想的总有一定差距。这就全靠秘书领会了。只有把意图领会了，把握准确了，才能很好地执行。秘书的表达能力在发挥办事职能方面起着重要的作用。在日常工作中，对上对下，都不能说话过快、过慢、啰嗦、冗长，词不达意。而应简练明白，富于感染力，忠于事实。

22、只有这样，在上传下达过程中才能协调好、组织好。而协调、组织的能力要在平时的工作中不断地学习、积累和总结。由此可见，秘书人员应该具备一定的“谋略”，应是足智多谋，善于谋划，是文秘者必备的素质，倘能谋划得当，受到领导的嘉奖，定能在文秘路上绽放异彩。2.3心理素质心理素质是秘书人员基本素质的基础。面对纷繁复杂的日常工作和社会上一些人士的世俗偏见及一些心术不正的秘书利用职务之便进行一些不法行为，不道德交易以获得自身利益。给社会，人们造成了极坏的影响，带给人们对这一职业的偏见，给秘书带来极大的心理压力。一个秘书如果没有良好的心理素质，是难以胜任这项工作的。要想成为一个成功的文秘人员，必须学会调整自己的心

23、理平衡保持良好的心态，坚定信心和意志，完善个人的乐观、豁达的性格。要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。首先，平衡心态，情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。其次，坚定信心，超强的自信，坚韧的意志是秘书人员心灵的护卫和保障。一种披

24、荆斩棘、破釜沉舟、不惜任何代价、任何牺牲都要达到其目标的决心、恒心、信心，是秘书用以克服、解除一切困难的钥匙。具有坚韧的意志，不但是一切成就大事业的人们的心理特征，而且也是平凡岗位上默默无闻，不是“红花”而甘为“绿叶”者的一种典型心理特征。做一件事，完成某项工作，能否有不达目的不肯放手的劲头和毅力，是评判秘书是否具备坚韧的意志力的一个标准。一般情况下，许多人都能随众而向前，顺利时也肯努力奋斗。可是，在别人都已退出，或者都已向后转的情况下，对于一个既要参与政务，又要管理事务的秘书，如果不具有这种始终如一的信心和意志，他的工作就会虎头蛇尾，有始无终，难以令人满意。有了这种贯穿始终的信心和意志，他就

25、能兢兢业业，满怀信心，胜利到达理想的彼岸。最后，完善性格，性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。性格内向的，要多看到工作中有利条件，增强自强，自信、自爱，千方百计地完成工作任务。不同性格的上级，待人处世的方式往往不一样；有些人眼中的可爱，会成为另外一些人心中的忌讳，性格的差异造成了不同的相处状态。有些领导眼中的可爱，会成为另外一些领导心中的忌讳，性格的差异也同样造成了不同的相处状态。秘书工作的特殊性，对秘书人员的性格要求是豁达开朗、意志坚强、敏

26、捷应变、幽默风趣和友爱合作。所以说秘书是一个富于挑战的职业，必须在情感的基础上，上升为意志，才能激励秘书在到达目标的山路上攀爬。作为秘书，要想在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须放弃以往保守被动的心理，而以积极的进取心来迎接一切。在建设有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，其秘书心理素质不能不增强，不能不控制。有良好的心理素质，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书的心理素质。总

27、之，秘书素质的三个方面之间是相辅相成，缺一不可的。时代对秘书人员提出了更高的要求，各行各业从事秘书工作的人员只有不断地加强自身的职业道德素质、业务素质和心理素质，才能克服思想及行为上的偏差，才能在本职岗位上得心应手并取得更大的成绩。3如何培养现代秘书的知识素质3.1认识秘书工作的重要性 秘书工作是一项十分重要的工作，也是一项十分具体的工作，秘书队伍的建设已迫在眉睫。就领导层来讲，需要提高认识，解放思想，大胆培养文秘人才；就秘书人员来说，要努力使自己成为懂经营、会管理、能写作、有思路的复合型人才，才能在职场竞争中展现秘书工作的价值。秘书工作是一门学问，秘书是一个以服务领导决策和领导工作为宗旨，以

28、办文、办会、办事为主要内容并为领导提供参谋作用的角色。秘书工作是一项十分重要的工作，秘书工作提供的信息是否准确，提供的依据是否充分，直接影响领导决策。秘书工作也是一项十分具体的工作，既有大型文字材料的写作把关，又要处理大量锁碎的具体事务，还要负责文件处理，秘书工作非常繁重。一是要认识到秘书工作不单纯就是文字工作，参谋助手作用、督促检查作用、信息反馈作用才是秘书角色的应有体现。二是要认识到秘书岗位是综合性岗位，相比其他岗位更能掌握单位全面工作动态，把握领导工作思路，更能锻炼复合型人才，秘书不是从属于领导、从属于业务工作的。三是要认识到秘书工作体现单位整体工作形象，高质量的文字真实反映单位工作状况

29、，文件体现单位决策的权威，需要秘书具有较高素质和责任心。3.2建立秘书队伍成长机制一是建立评价机制。结合国家秘书职业资格认证，建立秘书等级评价机制，按照评价资格等级享受相应待遇。既便于对秘书人员的科学管理, 又有利于激发和调动他们工作的积吸性，真正做到优者提升，平者培训，劣者淘汰。二是开展秘书节活动。秘书节也称为国际秘书日，安排在每年4月最后一个完整星期中的星期三，目的是为肯定秘书行业在职场上的贡献，并鼓励人们投入此专业生涯发展。给“杂家”、“出气筒”、“老黄牛”的秘书们一个放松的机会，让秘书们以拥有自己的节日而倍感荣耀。三是多岗位交流。有针对性的对秘书进行岗位交流，从而多方面提高他们的业务素

30、质，增强秘书队伍活力，“流水不腐，户枢不蠹”，始终保持秘书队伍是一池活水。四是建立交流平台。采取内培外训等多种形式，不定期组织秘书进行业务交流。3.3加强内在素质提升现代秘书的内在素质具有十分丰富的内涵，能够产生对他人吸引力的内在素质和外在表现。一个人只有具备了在性格上有个性、气质上高雅、能力上突出、思想上开放、道德上高尚、情感上亲和、学识上渊博的形象，才能具有人格魅力。秘书工作处在承上启下、沟通内外、协调八方的中枢地位，是领导决策的参谋助手，是联系群众的桥梁纽带。因此，秘书作为职场中的特殊群体，注重内在素质的提升显得尤为重要。3.4积极发挥参谋作用所谓“身在兵位，胸为帅谋”，秘书要有敏锐的触觉、清晰的头脑、长远的目光，胸怀大局意识，立足长远，着眼当前，要善学、善思、善写、善言，努力提高自身综合素养。要超前思维主动服务，深入分析公司安全生产过程的各种问题、数据资料，结合公司管理重心，总结提炼出自己对安全生产、经营管理等方面的个人观点，供领导决策，从而有效发挥参谋的作用，为企业的发展作出贡献。秘书要保持既积极进取、又淡泊名利的人生态度，以如履薄冰、时不我待的精神，勤勉工作，无愧人生。当然，不能指望每一份