《九段秘书》.ppt

1、湘西公司-九段工作九段秘书目录 一、工作困境 二、概念 三、事例 四、人力资源经理（HR）2工作困境1、人员更换频繁，育人成本高。2、工作事务繁杂，执行效果差。完成任务结果，执着于结果，将带来质的不同。任务只是一个执行的假象，是因为我们绝大多数的人在实际工作中，当你认为自己是在执行的时候，其实是在完成任务，而不是执行，因为没有结果。3、管理要求增高，应无为而治。员工的脑子中都有这样一个思想，你安排我做这件事（任务），我就做了这件事（任务），我只对任务负责，而不去对为什么有这样一个任务，做这件事（任务）要的结果是什么？4、自我价值要求，应按质取酬。为什么辛苦工作老总还不满意？买西红柿的故事。3概

2、念1、什么是九段秘书？本质上讲就是提高执行力的思路。4事例（会议组织）2、一段秘书 发通知用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。5事例（会议组织）3、二段秘书 抓落实发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。6事例（会议组织）4、三段秘书 重检查发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。7事例（会议组织）5、四段秘书 勤准备发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工

3、作正常，并在会议门上贴上小条：系会议室明天几点到几点有会议。8事例（会议组织）6、五段秘书细准备发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。9事例（会议组织）7、六段秘书做记录发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。10事例（会议组织）8、七段秘书重检查发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总

4、经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。11事例（会议组织）9、八段秘书定责任将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。12事例（会议组织）10、九段秘书做流程把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以按照这个流程把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。13事例（会议组织）11、手册要点（1）、标准流程说明。（2）、标准会议议程。（3）、标准会议通知。（4）、标准会议需知。（5）、标准欢迎欢迎辞、节目单、桌号牌、责任状、会议纪要等。（6）、

5、标准会议预算清单。（7）、标准实物检查清单。（8）、标准追踪流程。（9）、标准报帐样本。（所有资料齐全、注意事项、会议费用结算清单等）（10）、专人负责事项。14事例（湘西中心支公司会议组织湘西中心支公司会议组织“九段秘书九段秘书”工作手册工作手册）段位段位项项 目目工工 作作 标标 准准备备 注注一段发通知用电子邮件、黑板发通知。准备相关会议用品电脑、投影、笔、笔记本、黑板、黑板笔、黑板刷、水果、卫生、座号牌、欢迎辞、节目单、附件一事项等、二段抓落实在一段基础上，打电话与参会人确认，保证每人都通知到。三段重检查在二段的基础上，在会前30分钟提醒参会人参加会议。对于临时不能参加人员，立即向主持

6、人汇报，由主持人确定拟缺席人应参加会议。四段勤准备在三段的基础上，会前测试会议设备，并在会议室门上留条：此会议室什么时间有什么会议安排。落实视频、声音等五段细准备在四段的基础上，了解会议性质、议题，向与会者提供相关资料。资料提前摆放或固定地点自由取用。六段做记录在五段的基础上，做好详细会议记录（在取得主持人许可的情况下做一个录音、录像）。记录本分为公司会议记录本、总经理会议记录本、经理会议记录本、综合会议记录本。七段理记录在六段的基础上，整理好会议记录交主持人，按主持人要求发各人员。样本:湘西2008年12月21日经理会议纪要八段定责任将会议中确定的工作，一对一地落实到相关责任人，经责任人确认

7、后，形成书面备忘录，交主持人与当事人，并追踪完成情况报主持人。利用公司论坛做好责任人确认和追踪。九段流程化将会议组织工作流程化，让每一位新手用九段秘书工作手册就能完成各类会议。附件1：15测试16HR九段九段九段HR：“做流程、做传承做流程、做传承”。一段一段HR：“发信息，等消息发信息，等消息”。二段二段HR:“紧跟踪，做分析紧跟踪，做分析”。四段四段HR：“做标准，严考核做标准，严考核”。三段三段HR：“凭经验，做判断凭经验，做判断”。五段五段HR：“做交底、给推荐做交底、给推荐”。六段六段HR：“做培训、做监督做培训、做监督”。七段七段HR：“做文化、做推动做文化、做推动”。八段八段HR

8、：“做战略、做梯队做战略、做梯队”。17一段一段HR经理做的事情是经理做的事情是“发信息，等消息发信息，等消息”。把招聘信息发出去，然。把招聘信息发出去，然后等待应聘的简历或消息，发布的渠道也许是网站、也许是人才市场，后等待应聘的简历或消息，发布的渠道也许是网站、也许是人才市场，也许是猎头公司，反正是发出去了，把发出去当成结果，那么，这样也许是猎头公司，反正是发出去了，把发出去当成结果，那么，这样的的HR经理一个月你给多少钱？经理一个月你给多少钱？1000元差不多了。所以，发出信息不元差不多了。所以，发出信息不是结果，有效简历或消息的回复才是结果。是结果，有效简历或消息的回复才是结果。一段HR

9、：“发信息，等消息”。18二段二段HR经理发出信息，还要经理发出信息，还要“紧跟踪，做分析紧跟踪，做分析”。每天搜索网上应聘。每天搜索网上应聘的简历，注意收集来的招聘信息数量多少，质量高不高，以判断招聘的简历，注意收集来的招聘信息数量多少，质量高不高，以判断招聘渠道的有效性，如果投递简历的很少，质量不高，就应当立即采取措渠道的有效性，如果投递简历的很少，质量不高，就应当立即采取措施，立即做出调整。同时，要主动出击，亲自到人才市场调查，与人施，立即做出调整。同时，要主动出击，亲自到人才市场调查，与人力资源专家、同行了解人才招聘的特定渠道，直到找适合本公司、本力资源专家、同行了解人才招聘的特定渠道

10、，直到找适合本公司、本岗位的快速渠道，最大程度地获得高质量的应聘信息；对公司重要人岗位的快速渠道，最大程度地获得高质量的应聘信息；对公司重要人才的招聘，要到这些人才聚集的地方或通过与猎头公司合作，亲自去才的招聘，要到这些人才聚集的地方或通过与猎头公司合作，亲自去招聘招聘,二段二段HR经理将高质量的应聘量作为自己的结果。所以，回复不经理将高质量的应聘量作为自己的结果。所以，回复不是结果，高质量、有速度的回复才是结果。二段是结果，高质量、有速度的回复才是结果。二段HR经理给多少月薪呢经理给多少月薪呢？3000元可以了。元可以了。二段HR：“紧跟踪，做分析”。19三段三段HR经理经理“凭经验，做判断

11、凭经验，做判断”。没有标准、没有方案、没有流程，。没有标准、没有方案、没有流程，大致有个面试提纲或领导的要求，然后就去面试应聘者，与应聘者大致有个面试提纲或领导的要求，然后就去面试应聘者，与应聘者随心所欲地聊天、谈话，然后凭借自己丰富的经验，做出是否可以随心所欲地聊天、谈话，然后凭借自己丰富的经验，做出是否可以推荐的结论。面试过程本身成了结果，面试的质量却无法保证，面推荐的结论。面试过程本身成了结果，面试的质量却无法保证，面试的方法也不可能传承。所以，面试本身不是结果，保证质量并且试的方法也不可能传承。所以，面试本身不是结果，保证质量并且质量稳定才是结果。三段质量稳定才是结果。三段HR经理给多

12、少月薪呢？经理给多少月薪呢？5000元不少了。元不少了。三段HR：“凭经验，做判断”。20 四段四段HR经理经理“做标准，严考核做标准，严考核”。根据岗位要求，与用人部门共同。根据岗位要求，与用人部门共同制定岗位应试标准、招聘方法和流程，提出资格、文化与业务考核制定岗位应试标准、招聘方法和流程，提出资格、文化与业务考核操作方案，当有一定数据积累时，组织开发出本公司人才招聘信息操作方案，当有一定数据积累时，组织开发出本公司人才招聘信息化系统，做招聘的工业化。但是，这样做的结果是用人部门见到的化系统，做招聘的工业化。但是，这样做的结果是用人部门见到的只是一张看上去很合格的报告，而对应聘者了解并不深

13、刻。所以，只是一张看上去很合格的报告，而对应聘者了解并不深刻。所以，提交报告不是结果，让下一道程序的考核人了解应聘者才是结果。提交报告不是结果，让下一道程序的考核人了解应聘者才是结果。四段四段HR经理月薪经理月薪8000元蛮可以的。元蛮可以的。四段HR：“做标准，严考核”。21五段五段HR经理经理“做交底、给推荐做交底、给推荐”。对于通过面试的应聘者，特别是。对于通过面试的应聘者，特别是特殊人才或重点人物，特殊人才或重点人物，HR经理在提交面试报告之后，要向用人部经理在提交面试报告之后，要向用人部门领导做面对面门领导做面对面“招聘交底招聘交底”，对，对面试报告面试报告中记载的事实与数中记载的事

14、实与数据，做一个细致的讲解，结果是让部门领导对要参加复试的人员有据，做一个细致的讲解，结果是让部门领导对要参加复试的人员有一个更加深刻的了解，提高下一步招聘考核的质量。对于特别重要一个更加深刻的了解，提高下一步招聘考核的质量。对于特别重要的应聘者，的应聘者，HR经理应当参加部门经理或公司领导主持的复试，并经理应当参加部门经理或公司领导主持的复试，并在复试后结合初试结果提出参考意见。但是，新员工入职不是结果，在复试后结合初试结果提出参考意见。但是，新员工入职不是结果，新员工成为公司需要的人才，通过试用期才结果。五段新员工成为公司需要的人才，通过试用期才结果。五段HR经理月经理月薪薪12000元相

15、当可以了。元相当可以了。五段HR：“做交底、给推荐”22六段六段HR经理经理HR经理的结果不是把人送到部门就算完成了，通过开经理的结果不是把人送到部门就算完成了，通过开展系统性的培训，让新员工尽快地适应公司的文化、业务、工作节展系统性的培训，让新员工尽快地适应公司的文化、业务、工作节奏，帮助新员工能够经受住试用期的考验，努力成为正式员工；同奏，帮助新员工能够经受住试用期的考验，努力成为正式员工；同时，要把培训当成重点的考核机制，把定期监督新员工在各部门的时，要把培训当成重点的考核机制，把定期监督新员工在各部门的表现当成平时考核机制，对于试用期间不合格、不合适的员工，要表现当成平时考核机制，对于

16、试用期间不合格、不合适的员工，要建议用人部门立即采取措施，尽快解除劳动合同，以避免公司与员建议用人部门立即采取措施，尽快解除劳动合同，以避免公司与员工最后的结果是双输。所以，员工培训与考核不是结果，通过培训工最后的结果是双输。所以，员工培训与考核不是结果，通过培训与考核留下合格的员工才是结果。六段与考核留下合格的员工才是结果。六段HR经理经理18000元不为过。元不为过。六段HR：“做培训、做监督”。23七段七段HR经理经理“做文化、做推动做文化、做推动”。七段。七段HR经理不是将自己定位于招聘经理不是将自己定位于招聘主管，陷入具体的招聘业务之中，而是要将自己定义为公司文化的主主管，陷入具体的招聘业务之中，而是要将自己定义为公司文化的主要推动者之一，协助总经理或主管领导做公司文化的建设与推动，把要推动者之一，协助总经理或主管领导做公司文化的建设与推动，把员工的成长放在首位，帮助员工做个人战略规划、提高职业化水平的，员工的成长放在首位，帮助员工做个人战略规划、提高职业化水平的，树立公司提倡的价值观，为团队输入强大的精神动力等。所以，留下树立公司提倡的价值观，为团队输入强大的精神动力等。所