office办公软件使用技巧大全Word文档格式.docx

1、菜单栏中的“格式”菜单，选中“拼音信息/设置”项，在弹出的对话框中的“设 置”和“字体”选项中，分别选择拼音的对齐方式和字体，最后选择“拼音信 息”子菜单中的“编缉”，即可以在单元格中输入拼音了。要查看拼音，可通过 “拼音信息”子菜单中的“显示和隐藏”项显示注释的拼音。7.取消“自作聪明”的超级链接当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超 级链接，如果不小心在网址上按一下，就会启动 IE进入超级链接。但如果我们 不需要这样的功能，就会觉得有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢？在 Word中单击“工具-自动更正选项”，单击“键入时自动套用格式”选项，将“Intern

2、et 及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“自动套用格式”选 项，将“ In ternet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“确 定”。这样，以后再输入网址后，就不会转变为超级链接了。8.巧设Word启动后的默认文件夹Word启动后，默认打开的文件夹总是“我的文档”。通过设置，我们可以自 定义Word启动后的默认文件夹，步骤如下：（1）单击“工具”菜单中“选项” 命令，程序将会弹出“选项”的对话框；（2）在对话框中，选择“文件位置”标 签，同时选择“文档” ；（3）单击“更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在 “查找范围”下拉框中，选择你希望设置为默认文件夹的文件

3、夹并单击“确定” 按钮；（4）最后单击“确定”按钮，此后 Word的默认文件夹就是用户自己设定 的文件夹。9.在Word中快速输入汉字偏旁部首作为语文老师，在用 Word编制练习时，常常需要输入汉字的偏旁部首。执 行“插入-符号”命令，打开“符号”对话框，在“符号”标签下，将字体选 定为“标准字体”，“子集”选定为“ CJK统一汉字”，你就会发现下面的汉字是 按偏旁部首排列的。每一类汉字都是以该类汉字的偏旁部首开始的，选中你需 要的（如扌、攵、氵等）偏旁部首，按“插入”按钮就行了。10.改变WPS Office 2000启动后的默认纸张和字号1.进入 WPS Office 2000 ,选择“文

4、件-页面设置”，将“纸张规格”设置 为16开或B5,并根据需要设置好纸张边距，回车确定。2.字体字号可根据自己的写作习惯定义一下，比如“宋体、四号” 。3.选择“文件-存为模板”，在左面模板类型中选择“通用”型，在右面“模 板名”中输入模板名称，单击“确定”。然后退出WPS Office。4.再次进入WPQffice，选择“文件-新建”，单击“通用”模板，单击你刚才输入的模板名称，单击对话框右下角的“设为默认模板” ，单击“确定”，大功告成。这样，当你每次进入 WPS Office后，纸张就变为16开或B5、字体 字号也变为你所需要的了。11.将 Word表格巧妙转换为 Excel表格先打开带

5、表格的Word文件，接着选中整个表格，先将光标放在表格的任一 单元，在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。把光标移到上 面再单击，整个表格的字会变黑表示全部选中，单击右键，在出现的菜单中选 择“复制”；然后打开Excel，再单击右键，在出现的菜单中选择“选择性粘贴”， 在出现的对话框中有6项菜单可选，选择“文本”并确定就行了。12.巧存Word文档中的图片有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的 Word文档，想把文档里的所有图片 全部保存到自己的电脑里，可以按照下面的方法来做：打开该文档，选择“文 件”菜单下的“另存为 Web页”，指定一个新的文件名，按下“保存”按钮，你 会发现在保存

6、的目录下，多了一个和 Web文件名一样的文件夹。打开该文件夹， 你会惊喜地发现，Word文档中的所有图片，都在这个目录里保存着。13.在金山表格2002中为数值自动添加单位在使用金山表格 2002时，因工作需要，笔者常常需要在输入的数字 （如“2310”等）后面添加单位如“平方米”等。其实只要稍加设置一下，就可以让 系统自动添加：选中相应的单元格（区域），打开“单元格格式”对话框，在“格 式”标签中，选中“格式类别”下面的“数值扩展”选项，再在下面“格式编 码”的方框中输入“ #平方米”，先后按“添加”和“确定”按钮退出。以后 在上述单元格中输入数字，按下“ En ter ”键后，即可将数字后

7、面自动加上所设 置的单位。14.PowerPoint的特殊播放模式在实际使用Powerpoint演示文稿的过程中，往往需要与其他程序窗口的数 据配合使用以增强演示效果。而用 Powerpoint演示文稿时，一般会处于全屏放 映模式，在这种模式下，必须使用 Alt+Tab组合键或Alt+Esc键与其他窗口切 换。其实我们可以这样操作：按住 Alt键不放，依次按下“ D、“V”键而激活 播放操作，这时启动的幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式，这样 就可以将此时的幻灯片播放模式像一个普通窗口一样操作，如最小化和自定义 大小。15.在Word XP中巧输分数启动WordXP选择“插入”菜单下的

8、“域”命令，出现“域”对话框，在“请选择域类别”的下拉列表中选择“等式和公式”，“域名”项选中“ Eq”，然 后单击“域代码”按钮，单击“选项”按钮，在“开关”中选择“ F（,） ”，按 下“添加到域”，在下面的“域代码”中添加上分子和分母，如 EQF（1,2），连 按两次“确定”回到 Word编辑窗口，这样分数制作就完成了。16.快速输入大写数字由于工作需要，经常要输入一些大写的金额数字 （特别是财务人员），但由于大写数字笔画大都比较复杂，无论是用五笔字型还是拼音输入法输入都比较 麻烦。后来偶然发现，利用 Word2000可以巧妙地完成：首先输入小写数字如“ 123456”，选中后从“插入”

9、菜单中选择“数字”命令，接着会出现如图所示的对话框，选择“壹，贰，叁”项，点击“确定”即可，或者你也可以直接在“数字”对话框中输入数字。17.巧设WPS Office的表单域外形WPS Office中的表单域虽然可以自由设置填充色和边线，但是却不能修改 外形。为此笔者找到一个方法，可以对几种表单域外形进行设置，只是方法略 为麻烦了一点。插入一个单行文字型表单域，点击表单域工具栏中的保护文档图标，确定 使文档处于保护状态，单击该表单域使它进入输入状态，可以看到文字输入的 光标在表单域中闪烁，然后点击表单域工具栏中的保护文档图标解除保护状态。 请注意此时文字输入的光标仍处于表单域中，马上右击该表单

10、域，在弹出的右 键菜单中就会有一个外形选择项。现在只要在外形选择项中选择喜欢的外形就 可以修改表单域的形状了。当然并不是所有的表单域都可以采用以上方法设置。经笔者试验，单行文 字型、多行文字型和日期型的表单域都可以设置外形。18.在Excel中快速输入特殊符号报表中常用的“二OO二”中的“O” 。很多人都是将就地打印为“二 00二”、“二OOC”或“二零零二”。其实这都是不正确的，“ 00”是数字键，“0O 是英文字母“ 0”的大写，“零零”是中文数字的大写，而“二”是中文数字的 小写，它们之间都不匹配。经过仔细摸索，笔者发现被忽略的中文输入法中的“软键盘”可以轻松地输入常用符号。打开中文输入

11、法，先输入“二” ，在中文 输入法状态下，用鼠标右键单击输入法的“软键盘”标志，这里选“单位符号”， 这样输入法的软键盘就被打开且定位到中文数字上，按键盘上的 Q键或用鼠标 点击“软键盘”上的Q键，中文小写的“O”便被录入进来。19.WPS Office中用文字框巧分栏在工作中，经常会用到页面分栏设置， WPS Office能够将栏间距设为0100mn之间的任何数值，基本上能满足工作的需要。但有的时候可能需要将栏间 距再加大或左右不对称，这时系统设置就无能为力了。其实利用文字框就能解 决这个问题。1.首先设置好分栏数，然后打开“插入”下的“文字框”，这时鼠标变为十字形，用鼠标在分栏的中间拖出一

12、个文字框2.用右键点击文字框，在弹出的菜单中选择“对象属性”，然后在“边线端 点”中将“边线风格”设为空线。3.再到“位置尺寸”框中根据需要设定好文字框的大小与位置。这里需要注意的是，文字框应该与栏中的文字等高。4.最后将右键弹出菜单中的“绕排方式”设为“左右绕排”。20.幻灯片播放速度随意设用PowerPoint2002制作幻灯片时，“自定义动画”的“速度”只有 5个选 项，其中最快为0.5秒，最慢为5秒，但有时播放动画需要更快或者更慢的速 度，在“速度”框中又不能直接修改，怎么办呢？这时可以先在“自定义”动 画的任务窗口中选中所定义的动画，点击右侧的小三角，选中“计时”项，然 后在弹出的对

13、话框中找到“速度”项，将它修改为合适的速度即可 （最长不能超过60小时）。21.在Excel中快速输入大写数字在“智能ABC输入法”状态下，按住Shift键，再按下“ i”键（不含引号）， 松开Shift键，然后输入任一数字键，就得到相对应的大写数字了。另外，财 会人员常用的单位词，如“个、拾、佰、仟、万”等，同样可以借助于 i键加上单位词相对应的汉语拼音第一个字母方便地得到（具体可查看“智能ABC输入 法”的“帮助”菜单）。22.在Word文档中插入MP3文件在Word文档插入声音文件，一般采用“插入”菜单下“图片”选项中的“剪贴画”，从“剪贴库”中选取插入。但是，这种方法插入的声音文件只限

14、于 WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的声音文件，可打开 Word文档，把光标移到你 要插入声音文件的位置，选择“插入”菜单下的“对象”选项，在打开的“对 象”对话框中，选择“由文件创建”活页卡片，点击“浏览”按钮，从打开的“浏览”对话框中找到准备插入的 MP3文件，并确定。当“浏览”对话框自动关闭后，点击“由文件创建”活页卡片中的“确定”按钮，稍等一会儿，插入 点就会出现MP3文件的图标，双击它即可播放。但必须说明，在此操作之前必 须在Windows中使MP3文件与你的MP3播放器建立关联。23.让Excel启动时自动打开工作簿用户可自定义默认工作簿，以便每次启动 Excel时，均可自动

15、打开此工作 簿。方法是：自定义一个新工作簿，然后将它保存在 XLStart文件夹下。在用户名 Application DataMicrosoftExcel 或C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice10 下就可以找到 XLStart 文件夹。 具体路径还要视你的系统安装盘符而定。24.在英文状态下快速输入中文标点符号在输入中文过程中，经常会遇到一些英文单词或句子，此时许多人会将中 文输入法切换为英文输入法来输入英文。这样一来，标点符号也成英文的了， 输入标点符号时，还要再将输入法转为中文，十分麻烦。有没有简便的方法呢？ 当然有。0ffice2000为用户提供了

16、 12组输入中文标点符号的快捷键（详见附表）， 不管在任何输入法状态下（当然包括英文），只需按下快捷键，即可输入中文标 点符号，省去了来回切换的麻烦。需要请大家注意的是： “等标点符号的中英文方式看似一样，其实是有区别的。25.为Word添加小助手我们在使用Word2000进行文档处理时，经常使用工具栏中的“字数统计” 功能来了解当前文档的字数、字符数、行数等信息，非常方便。可是很多时候 我们需要了解文档的更加详细的信息，这时可以通过在工具栏上添加“属性” 的方法，来快速查看文档的详细信息。1单击“工具”菜单，从其下拉菜单中选择“自定义”命令，打开自定义 设置窗口。2.在自定义设置窗口中，选择

17、“命令”项。在其下面的“类别”中 选择“控件工具箱”，然后在右边的“命令”中选择“属性”项。3.双击“属性” 项并将它拖动到工具栏上。这样在 Word的工具栏上，就出现了 “属性”项。当我们在Word中需要查看某个文档的详细信息时，只要单击工具栏上的“属 性”项，那么文档的创建时间、修改时间、文档大小、创建人等详细信息就会 出现了，也可以根据自己的需要，添加、修改文档的主题、作者、备注等信息。26.找回Word中的菜单栏首先，在工具栏右击，在弹出的菜单中单击“自定义（C） ”命令。再单击“命 令（C） ”选项，然后在“类别（G）”列表框中拖动滚动条，找到“内置菜单”单 击。这时我们就可以在右边

18、“命令（D） ”列表框中看到我们熟悉的“文件（F） ” “编 辑（E） ”等菜单了。既然找到了，就动手一个个地把它们拖回去吧！当然，这些 菜单既然能被拖到菜单栏中去，当然也能把它拖回对话框。27.彩色Excel表格显示打印两不误如果将Excel工作表中的数据设置为彩色格式，而打印机为黑白打印机， 那么工作表中的彩色区域打印出来的效果可能会不理想。在不更改工作表颜色 设置的情况下，可以进行如下设置：1.在“文件”菜单中，单击“页面设置”命令。2.单击“工作表”选项，然后选择“打印”框下的“单色打印”项。如果 使用的是彩色打印机，选择该选项可减少打印所需时间。3.单击“确定”按钮。现在，你的Exc

19、el工作表在屏幕上看起来仍是赏心悦目，打印出的黑白稿 也能称心如意，感觉不错吧！28.在演示文稿中使用绘图笔利用Powerpoint进行文稿演示时，当演示者需要对某部分内容进行讲解标 注时，可单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“指针选项”中的“绘图笔” 鼠标将变成小笔形状，拖动鼠标即可在演示文稿中书写或绘画。通过“指针选 项”中的“绘图笔颜色”改变笔的颜色。利用“绘图笔”书写的内容会在再次 演示时自动擦除。29.Word也能“自动求和”编辑Excel工作表时，相信大家对常用工具栏中的“自动求和”按钮情有 独钟。其实，在 Word2000/XP的表格中，也可以使用“自动求和”按钮呢！当 然，这

20、需要你事先把该按钮请出来，其方法是：1.在“工具”菜单中，单击“自定义”命令。2.选择“命令”选项，在“类别”框中，单击“表格”；在“命令”框中， 找到并单击“自动求和”，然后用左键将它拖放到常用工具栏中的适当位置。3.关闭“自定义”对话框。现在，把插入点置于存放和数的单元格之中，单击常用工具栏中的“自动 求和”按钮，则 Word将计算并显示插入点所在的上方单元格中或左方单元格中 数值的总和。当上方和左方都有数据时，上方求和优先。30.WPS Office 2002 配置工具有妙用安装完 WPS Office 2002后，在开始菜单中的“ WPS Office 2002 ”项中, 有一个“配置

21、工具”的快捷方式，可能大家并没有太注意它，其实它还挺有用 的。点击它后弹出配置工具的对话框，里面有三个按钮：第一个是“设置文件关联”它用于设置是否默认使用 WPSOffice来打开Word Excel、Powerpoint文件，是否设置金山邮件为默认邮件系统；第二个是“恢复系统默认设置” ，它用于取消 WPS Office打开Microsoft Office 文件的关联，恢复成原来的关联；第三个是“修复 WPS Office ”用于修复软件或其他一些不正常的情况。31.巧用“选择性粘贴”使行列互换假如A1-A10单元格中有不同的内容，现在需要将这些内容分别排列在 A1、B1、C1、D1.J1单

22、元格中，即将原来在同一列中的内容重新排列在一行中。难 道要一个一个单元格去复制粘贴吗？完全不用。首先，选中 A1-A10单元格，单击右键，在弹出的菜单中选择“复制”命令；接着单击 B1单元格，再单击右键，在弹出的菜单中选择“选择性粘贴”命令，弹出对话框，选择其中的复选项“转 置”点击确定。这时你会看到 B1、C1.K1单元格中已有了 A1-A10单元格中 的内容，将A列选中，在右键菜单中删除，此时行列转换工作就完成了。32.在窗口中播放PPT幻灯片通常PowerPoint2000/2002使用全屏方式播放幻灯片，如果你想在播放幻 灯片的过程中与其他窗口进行配合，以增强演示效果，那么你可以使用

23、PPT的窗口播放模式。启动该模式的方法是：打开 PPT文件，按住Alt键，然后依次按下D键和V键。此时，幻灯片将在 PPT窗口进行播放，这样你就可以拖动、 最小化和改变这个窗口的大小了。33.预览时可编辑文档当你使用 Word2000/2000的预览功能时，如果还要编辑文档，这时候不必 回到视图模式，只要点一下放大镜图标，这时候就会自动进入编辑模式，你可 以对文档进行任意编辑。这个技巧对编辑文档非常有用！特别是调整封面、拖 动一些表格等。可以边预览，边编辑，既方便又准确。34.在 WPS 2002中调用 Word公式编辑器要在WP2002中调用Word公式编辑器，前提是你的电脑中已经安装了 W

24、ord 软件，且加载了“公式编辑器”。打开WPQ002,点击“插入”菜单，选择“ OLE 对象”命令，打开“插入对象”对话框，选中“新建”选项后，在“对象类型” 中选择“ Microsoft Equation 3.0 ”，按下“确定”按钮，即可直接调用 Word中的“公式编辑器”输入公式。35.轻松保存Office XP的用户个性化设置在“开始/程序”中找到“ Microsoft Office 工具”，启动其中的“用户设 置保存向导”。再点击“下一步”按钮，程序立即搜索已安装 Office组件。然后选择“保存本机的设置”，再点击“下一步”按钮。接着程序提供给你两种保 存方式：“将设置保存到 W

25、eb和“将设置保存到文件”。选择后一项，并用“浏 览”按钮选择保存的路径。最后点击“完成”按钮，程序在保存路径中生成一一 个后缀名为OPS的文件。这个文件包含的就是用户的设置信息。要恢复设置时， 启动软件，选择“将原先保存的设置恢复应用到本机上”，接着指定设置信息文 件的路径，点击“完成”就恢复了。36.在Word中快速“粘贴”在Word 2000/2002中要进行粘贴操作时，最常用的是按“粘贴”或按快捷 键Ctrl+V。其实还有另一种方法更方便。执行菜单命令“工具-选项”，在打开 的对话框中单击“编辑”选项，单击“用 INS键粘贴”前的复选框，之后再单击“确定”按钮来关闭该对话框即可。以后再

26、需要执行粘贴操作时，只要按一 下键盘上的INS键（即Insert键）就能快捷实现粘贴了。37.快速转换英文字母的大小写在Word 2000/XP中编辑文档时，如果需要将以前输入的英文单词或句子由小写转换为大写，或由大写转换为小写，遇到这种情况大家可能都是先将原来 的单词或句子删除，然后用大写字母或小写字母重新输入一遍。其实不用这么 麻烦，只要把光标定位到句子或单词的字母中，然后同时按下“ Shfit+F3 ”快捷键，此时如果原来的英文字母是小写的，就会先把句子或单词的第一个字母 变为大写，再按一次快捷键，现在可以发现整个句子或单词的字母都变为大写 了，再按一次就变回小写，每按一次快捷键字母的变

27、化依此类推。38.在Excel中快速输入小数利用Excel处理数据时，经常会要输入一些小数，有时一整列都是小数， 这样对输入速度有很大影响，大家不妨来试试这个办法：点击“工具 /选项”，在弹出的的“选项”对话框中选择“编辑”选项，然后选中“自动设置小数点” 的复选框，并在“位数”框内设定小数点的位数。这样当你输入小数时就不用 再输入小数点了，它会将你输入的数字根据设置的小数点位数自动转化为小数！ 如设置位数是1位，输入123就自动变为12.3 了。39.锁定Word表格标题栏Word2000/XP提供给用户一个可以用来拆分编辑窗口的“分割条”，位于垂 直滚动条的顶端。要使表格顶部的标题栏始终处

28、于可见状态，请将鼠标指针指 向垂直滚动条顶端的“分割条”，当鼠标指针变为分割指针即“双箭头”后，将 “分割条”向下拖至所需的位置，并释放左键。此时， Word编辑窗口被拆分为上下两部分，这就是两个“窗格”。在下面的“窗格”任一处单击，你就可对表 格进行编辑操作，而不用担心上面窗格中的表格标题栏会移出屏幕可视范围之 外了。要将一分为二的两个“窗格”还原成一个窗口，可在任意点双击“分割 条”。40.给Access数据库文件瘦身当你用Access 2000/XP建立数据库文件时，会发现还没录入多少数据，数 据库文件的体积已经达到了数百 KB我们能否给它减减肥呢？答案当然是肯定 的。请选择“工具”宀“

29、选项”命令，在弹出的“选项”窗口中选择“常规” 选项，将“关闭时压缩”复选框勾选，然后点击“确定”按钮即可。这样，在 录入数据后，保存并退出 Access时，你会发现文件的体积会减少许多。41.快速打印Word XP的快捷键列表单击“工具”菜单，选择“宏”子菜单中的“宏”命令。弹出宏设置窗口， 在“宏的位置”下拉框中，选择“ Word命令”项。在“宏名”框中，单击 “ListCommand命令。单击右边的“运行”按钮。这时弹出“命令列表”对 话框，单击“当前菜单和快捷键设置”单选钮，单击“确定”按钮。你会看到 Word XP自动创建了一个新文档，里面就是所有 WordXP的快捷键信息。最后只 须单击“文件”菜单中的“打印”命令即可打印出来以备查询。42.公式