8会议期间服务.ppt

1、会议期间的服务n会议期间服务的准备n一、会议期间服务n1弥补会议计划中的疏漏n2解决会议过程中出现的新问题n(1)宾馆会议服务人员充分了解会议过程中的每一步所需的服务工作以至每个细节内容和要求n(2)每个部门的分工明确具体。每一次会议前进行必要的布置和检查n(3)对变更的事项进行及时的调整、跟进n3完善服务，提高会议服务质量1会议期间的服务n二、会议期间服务的准备n 1详细了解会议协议n 2周密准备、学练结合n 3明确分工、团结协作n 会议期间的服务n 一、礼仪服务与会议入场管理n 1入场管理n 2票证管理 n 3非控制性入场2会议期间的服务n二、录音、录像服务n1录音、录像的质量n2录音、录

2、像带的复制n3录音、录像带的保密工作n三、会议商务服务n1打字和复印n2电话服务：(1)直拨电话；(2)分机电话n3传真服务n4电脑服务3会议期间的服务n四、会议期间饮料服务n1.根据与会人数制定服务所需茶点的数量的预算n2.为了避免拥挤，应将茶点摆放区域内各个食品台分隔开来n3.用醒目的标志标明饮料的种类，方便客人取用n4.为了使客人取用方便，应按合理顺序摆放食品台上的物品n5.每75-100人设一张食品台n6.茶点通常是咖啡，茶及其他饮料。夏天可增加冰冻饮料n7.在提供完一天的饮料后要统计消耗量4会议期间的服务n会议车辆安排n(1)会议车辆安排的几种情况n接送演讲者、官员及其他特别邀请的重

3、要客人n(车站、机场)接站n到达或离开会场n旅行活动n采购用具和设备n安排特殊宴会和活动n另外，如有展览会，而又与会场不在同一地举行，还需安排来回接送参展人员5会议期间的服务n(2)车辆安排应考虑以下因素n会场到车站、机场的距离n飞机、火车到站时间n高峰时行车时间n演讲者或与会者到会场的距离n会议车辆的收费n(1)将本费用计算到登记费中n(2)与会者用车时支付n(3)车费计算到宾馆房费中n(4)为会议提供交通赞助6会议期间的服务n选择出租汽车公司的因素n(1)汽车公司的信誉n(2)车辆的种类和数量n(3)车辆的状况n(4)汽车司机n(5)租车费用n(6)特殊服务7会议期间的服务n会议派车n(1

4、)汽车应提前15-30分钟到达集合地点，等候与会者上车n(2)准备比较清楚、明显的车辆标志和上下车站牌n(3)如果遇有多个车辆同时使用，应让每位与会者了解所乘车号及车型等n(4)如果有两辆以上的车分别去不同地点，最好将乘车地点和时间分别于事先通知与会者并在集合地点做明显的标志。n(5)会议组织者要安排工作人员协助与会者有秩序地上下车，保证行车的方便和安全n(6)考虑影响会议团体到达或离开目的地的其他活动或因素。8会议期间的服务n六、会议票务服务n1票务工作通常由有在航空公司或旅行社订票经验的人来完成。n2票务服务首先要为与会者提供准确无误的车船航班时刻表n3提供有关信息服务，包括车站、机场的位

5、置n4票的预订n七、会议医疗服务9会议期间的服务n会议保密n一，会议内容与密级n绝密会议：会议主要内容涉及到与会者单位的有关能影响或改变其命运的重大方针，政策以及高精尖技术等n机密会议：会议内容涉及到与会者单位或组织的基本利益。n秘密会议：会议内容涉及到与会者单位或组织的某种利益n二，制定保密纪律n根据会议内容，议程和时间来制定保密计划，确保保密范围和保密的各个环节n建立保密制度，制定分工负责制，保证每个岗位和环节都应该有的机密保密责任10会议期间的服务n会议保密n三、技术保密n移动电话保密，有线电路保密，计算机保密n四、文件保密n控制会议文件的适用场合n建立严格的登记管理制度，保证文件在运送

6、中安全n加强对各个环境的检查n五、会场保密n窃听设备及可疑人物的盘查n六、新闻，宣传报道的保密11会议期间的服务n会议安全保卫n一，会议安全保卫n与会客人报失的处理n停电事故的处理n食物中毒的处理n二、会展防盗管理n配备安全设施n安全闭路电视监控系统n红外报警系统n楼层紧急报警系统n楼层电梯控制n其他控制12会议期间的服务n会议安全保卫n加强员工教育n加强内部管理n1.员工上班必须佩戴名牌n2.员工上下班须由员工通道出入，主动让门卫检查所携带出店的物品n3.楼层服务员发现有非住店客人在楼层徘徊，应主动上前询问，必要时报告安全部门n4.楼层服务员在清扫客房时，准确填写进出客房的时间n5.工程维修

7、人员进入客房内，须由客房人员陪同，并进行登记n6.安全部门加强对楼层及其他有关场所的巡逻n7.加强客人入店登记工作，注意验明客人身份n8.制定有关规章制度13会议旅游娱乐活动安排n娱乐项目的选择依据n自身的吸引力n令人忘记时间，忘记金钱，忘记自我n适合与会者的娱乐习惯n尊重个人传统习惯n遵守有关法律和政策n避免选择国家和地方法律不允许或者政府有关政策不提倡，不鼓励的n场地适应性14会议旅游娱乐活动安排n娱乐服务的流程设计n深入市场了解需求，根据与会宾客的需求设计娱乐服务内容和方式n服务过程必须最大限度地方便与会宾客，减少不必要的手续环节n娱乐服务过程不仅要方便与会宾客，使每项娱乐活动顺利进行，

8、而且应设计高标准的礼仪和周到的细微服务，提供尽可能多的舒适与精神享受15会议旅游娱乐活动安排n娱乐项目的服务n游泳池服务n桑拿服务n网球场服务n保龄球馆服务n台球室服务n舞厅服务nKTV服务n旅游服务16会议旅游娱乐活动安排会议旅游娱乐活动内容的选择n一、会议所在地旅游n1导购旅游n2观光旅游n(1)风景旅游地n(2)古迹旅游地n(3)疗养旅游地n(4)宗教旅游地n(5)体育旅游地n(6)科教旅游地17会议旅游娱乐活动安排n二、会议期间文娱活动n1社交娱乐活动n(1)交际舞会n(2)化装舞会n2音乐欣赏n(1)欣赏古典名曲n(2)欣赏民族音乐n(3)欣赏轻音乐n(4)欣赏广东音乐18会议旅游娱

9、乐活动安排n2戏剧欣赏n(1)欣赏歌剧n(2)欣赏话剧n3欣赏地方戏n4欣赏京剧n5舞蹈欣赏n(1)欣赏舞蹈n(2)欣赏现代舞19会议旅游娱乐活动安排n三、其他娱乐活动n1时装表演n2美容表演n3模仿性演讲n4品酒会n5其他n四、为与会者家属提供娱乐服务n1向与会者提供酒店小册子和图片，并邮寄包括菜单、酒店活动项目单以及城市景点等材料20会议旅游娱乐活动安排n2通过会议组织者向与会者成员寄发有关描述活动计划的个人信件，并根据气候提供衣着建议n3建议会议组织者指定专人负责安排配偶及小孩的活动n4会议承办单位可以通过广告宣传来说明携带配偶参加的益处n(1)文化活动n(2)娱乐活动n(3)儿童活动2

10、1会议旅游娱乐活动安排n 会议旅游娱乐活动的组织管理n一、旅游娱乐活动的组织n1制定文娱活动的组织日程n(1)首先要确定旅游目的地n(2)其次旅游中的时间掌握n(3)必在准备n2游览活动安排n(1)出发前的工作n(2)往途的沿途导游22会议旅游娱乐活动安排n3社交娱乐活动安排n(1)要统筹安排，避免重复n(2)避免格调底下的文娱活动n(3)在观看文娱演出前，要作简介绍，演出若有剧情，可简单介绍情节，演出结束后可帮助与会者回顾并回答他们的问题n(4)注意安全。在大型娱乐场所，应提醒与会者不要走散并注意他们的动向和周围环境的变化，以防不测23会议旅游娱乐活动安排n二、旅游娱乐活动的协调管理n(1)

11、主动争取各方的配合，力戒短视行为和本位主义n(2)尊重各方的权限和利益在平等的前提下本着互利的原则进行合作，切忌干预对方的活动，侵害他方的利益n(3)注意建立友情关系n(4)主动交流信息和沟通思想n(5)敢于承担责任24会议旅游娱乐活动安排n三，旅游娱乐活动的外部管理n1与娱乐部门的协调n2与参观游览部门的合作n3与餐饮部门的联系n4与旅行社的合作n四、旅游娱乐过程中的安全管理n1文娱过程中心理卫生n2保持文娱过程中的身心健康n3注意旅游中的卫生与安全25会议旅游娱乐活动安排n五、旅游娱乐活动的开支管理n(1)交通费n(2)景点门票或文娱活动场地费等n(3)途中的饮料、餐费(景点用餐或外出用餐)n(4)导游小费n(5)不可预见的费用26