3-2办公用品管理-3.ppt

1、办公用品管理办公用品管理事务管理复习指导要点办公用品与设备的使用与管理办公用品与设备的使用与管理 1.1.1.1.知识要点知识要点知识要点知识要点学习者应了解各类办公设备的分类与功能，理解各类办公设学习者应了解各类办公设备的分类与功能，理解各类办公设学习者应了解各类办公设备的分类与功能，理解各类办公设学习者应了解各类办公设备的分类与功能，理解各类办公设备的基本工作原理，掌握各类设备使用的注意事项。备的基本工作原理，掌握各类设备使用的注意事项。备的基本工作原理，掌握各类设备使用的注意事项。备的基本工作原理，掌握各类设备使用的注意事项。2.2.2.2.技能要点技能要点技能要点技能要点 学习者应能够

2、采购、接收、发放、管理办公用品与设备，能学习者应能够采购、接收、发放、管理办公用品与设备，能学习者应能够采购、接收、发放、管理办公用品与设备，能学习者应能够采购、接收、发放、管理办公用品与设备，能够操作各类办公设备并且进行简单故障的排除。够操作各类办公设备并且进行简单故障的排除。够操作各类办公设备并且进行简单故障的排除。够操作各类办公设备并且进行简单故障的排除。认认识识办办公公用用品品如果你是一家新公司的办公室主任，请你列出本公司需采购的办公用品清单，并进行分类。思考思考思考思考为什么要设置办公用品库存为什么要设置办公用品库存办公用品库存控制作用办公用品库存控制作用1、保证大量的资金不被不必要

3、的库存占用、保证大量的资金不被不必要的库存占用2、保证空间不被用来存储不必要的货物、保证空间不被用来存储不必要的货物3、监督个人和部门对物品的使用、监督个人和部门对物品的使用4、保持充足库存，以保证组织的顺利运作、保持充足库存，以保证组织的顺利运作5、监督任何偷窃和破坏造成的损失、监督任何偷窃和破坏造成的损失6、可利用准确的库存进行估价。、可利用准确的库存进行估价。获得办公用品使用权的方式购买购买租用租用直接购买直接购买电话订购电话订购传真订购传真订购网上订购网上订购办公用品采购流程选择供应商选择供应商选择供应商选择供应商订货单订货单订货单订货单交货单交货单交货单交货单入库单入库单入库单入库单

4、申购表申购表申购表申购表订货单订货单订货单订货单交货单交货单交货单交货单1 1、价格、费用、价格、费用、价格、费用、价格、费用2 2、质量、交货、质量、交货、质量、交货、质量、交货3 3、服务、位置、服务、位置、服务、位置、服务、位置 1 1 1 1、由需要购买货物的人填写公司内部的、由需要购买货物的人填写公司内部的、由需要购买货物的人填写公司内部的、由需要购买货物的人填写公司内部的采购采购采购采购申请单申请单申请单申请单，说明需要货物的理由和细节，经过部，说明需要货物的理由和细节，经过部，说明需要货物的理由和细节，经过部，说明需要货物的理由和细节，经过部门领导批准后交给采购人员门领导批准后交

5、给采购人员门领导批准后交给采购人员门领导批准后交给采购人员 2 2 2 2、由采购人员通过、由采购人员通过、由采购人员通过、由采购人员通过办公用品订购单办公用品订购单办公用品订购单办公用品订购单向供应向供应向供应向供应商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单商发出购买需求，各供应商会返回对应的报价单经过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并经过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并经过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并经过采购人员的比较、筛选，填写正式订购单并签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的签字

6、，说明订购货物的详细情况，发送给选定的签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的签字，说明订购货物的详细情况，发送给选定的供应商，该订购单需要公司高级主管签字批准，供应商，该订购单需要公司高级主管签字批准，供应商，该订购单需要公司高级主管签字批准，供应商，该订购单需要公司高级主管签字批准，并复制一份给财务部，做为付款的通知。并复制一份给财务部，做为付款的通知。并复制一份给财务部，做为付款的通知。并复制一份给财务部，做为付款的通知。办公用品订购单风光旅游公司风光旅游公司序号序号名称名称规格规格品牌品牌数量数量单价单价总计总计1 12 23 34 45 56 67 7合计合计制表人：制表人：审核：

7、审核：核准：核准：l l3 3、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的、当收到供应商的货物后，要对照供应商的交货单和自己的订货单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，将订货单检查货物，查明货物的数量、质量应当符合要求，将签收后的交货单送财务部签收后的交货单送财务部l l4 4、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人、采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库。员要签字表示货物进库。l l5 5、财务部收到发票后，对照、财务部收到发票后，对照交货单交货单、入库单入库单和和订订单单，三单货名、数量应当相符，经财务主管签字核准，总，三单货名、

8、数量应当相符，经财务主管签字核准，总经理批准后付款。经理批准后付款。l l6 6、接收的每一类货物的详情，应输入到、接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡办公用品库存卡的接收项目中。的接收项目中。l l7 7、接收后，要及时更新库存余额。、接收后，要及时更新库存余额。l l8 8、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好、将接收的货物按照办公用品存储规定存放好l l9 9、订立物品发放制度，确定物品发放人。、订立物品发放制度，确定物品发放人。办公用品管理与发放l l1、保证资金不被不必要的库存占用l l2、尽可能节省库存空间l l3、监督个人和部门的使用情况l l4、维持一定的库存以保证

9、组织的顺利运作l l5、如有办公用品方面的资产损失，可利用准确的库存估价l l6、监督任务偷窃和破坏造成的损失进行库存管理有什么作用？进行库存管理有什么作用？思考：如何更好对办公用品进行管理？l l1 1、储藏间或物品柜要上锁，保证安全、储藏间或物品柜要上锁，保证安全l l2 2、新物品置于旧物品下面或后，领用时遵守先进先、新物品置于旧物品下面或后，领用时遵守先进先出的原则。出的原则。l l3 3、各类物品要清楚地贴上标签，标明类别、各类物品要清楚地贴上标签，标明类别l l4 4、体积大、分量重的放置在最下面，减少从架上取、体积大、分量重的放置在最下面，减少从架上取物时发生事故的危险物时发生事

10、故的危险l l5 5、小物品，常用的物品应放在较大物品前，方便领、小物品，常用的物品应放在较大物品前，方便领用。用。l l6 6、储藏间要通风良好，保持干燥、储藏间要通风良好，保持干燥l l7 7、照明良好，便于查找。、照明良好，便于查找。办公用品入库清单物物 项目项目品品数量数量规格规格单价单价金额金额纸张纸张装订机装订机文件夹文件夹总计：总计：制表人制表人制表人制表人:制表时间制表时间制表时间制表时间:入库时间：入库时间：入库时间：入库时间：学会填写库存记录卡（一）学会填写库存记录卡（一）库存记录卡库存记录卡 库存参考号库存参考号 B4B4 纸纸最大库存量最大库存量 100100令令项目：

11、项目：A4A4白文件纸白文件纸 最小库存量最小库存量 （安全库（安全库存）存）1515令令单位数量：令（单位数量：令（1 1令令=500=500页）页）再定货量再定货量 2525令令日日期期 接接 收收 发发 放放数量数量发票号发票号供应商供应商数量数量领用领用人人领用领用部门部门余额余额1-1-1 13030S193S1933 3初萌初萌行政部行政部1010再定货量日用量再定货量日用量再定货量日用量再定货量日用量*运送时间运送时间运送时间运送时间+最小库存量最小库存量最小库存量最小库存量l l1、自2月18日发放物品后，库存控制卡上的剩余库存是多少包？l lA，12 B，56 C，30 D，

12、40l l2、当2月18日需要重新订购C6信封时，订购员应该订购多少包？l lA：30 B：12 C：40 D：28实战演练（接上页）实战演练（接上页）l l库存监督工作说明l l1 1、根据不同目的选择不同的监督类型、时间间隔，、根据不同目的选择不同的监督类型、时间间隔，并采用各种不同的库存监督行动并采用各种不同的库存监督行动l l2 2、监督中发现的库存问题，需缩短监督时间间隔，、监督中发现的库存问题，需缩短监督时间间隔，保证库存符合企业要求。保证库存符合企业要求。l l3 3、每月核查一次入库、出库和库存情况，了解物、每月核查一次入库、出库和库存情况，了解物品使用情况，防止物品过度使用。

13、品使用情况，防止物品过度使用。l l4 4、定期检查库存记录卡，并随时调整库存情况，、定期检查库存记录卡，并随时调整库存情况，减少浪费减少浪费领用流程l l填写领用申请表 发放用品 更新库存记录l l1 1、领用办公用品时，要填写、领用办公用品时，要填写办公用品领用登记办公用品领用登记表表，由领用人详细填写领用物品的名称、数量、，由领用人详细填写领用物品的名称、数量、用途、领用时间等项目，并在领用人一栏中签字，用途、领用时间等项目，并在领用人一栏中签字，做到做到“谁领用、谁签字、谁负责谁领用、谁签字、谁负责”l l2 2、专人发放、专人发放l l3 3、规定发放时间。可依单位办公用品管理规定办、规定发放时间。可依单位办公用品管理规定办理理l l4 4、用品发放可对重要部门实行倾斜、用品发放可对重要部门实行倾斜l l5 5、及时更新库存卡、及时更新库存卡文具用品文具用品领用用记录卡卡部部门工作内容工作内容分分类品名品名规 格格月月 份份合合计备注注1 12 23 34 45 56 67 78 89 9101011111212