1、档案室工作制度一、 收集、整理、保管单位的文书、财会、科研、人事、 声像等所有档案。二、 收集、整理、保管与档案有关的内部书刊等参考资 料、证件。三、 修裱、复制字迹退色、纸张老化和损坏的文件材料。四、 对档案的收进、移出、保管、利用等进行登记和统 计。五、 定期会同有关业务人员根据档案保管期限表,对全 部档案进行鉴定,将通过鉴定拣出确无继续保存价值的档案, 经主管领导批准后到保密局指定地点进行销毁。六、 根据各项工作需要,积极为领导和机关提供档案信 息,为党、政及管理工作服务。七、 根据工作需要,积极汇编文件资料和编制各种专题 目录、索引、卡片等检索工具。档案材料归档规定一、 档案的归档范围
2、:文书档案、财务档案、教学档案、 人事档案、声像档案等。二、 单位办理完毕的具有保存价值的文件材料,按各类 档案的整理方法,装成数盒,在翌年的上半年内向档案馆移 交。三、 归档的文件材料应按它们自然形成的规律,保持它 们的内部联系,根据具体情况装成数盒,使归档的档案能正 确反映本单位各项工作活动,并且便于查找利用。四、 单位在整理档案时必须把党群和行政的文件材料分 开整理归档。五、 具有永久和长期保存价值的档案,盒内文件要逐张编号,备有文件目录,并附上“备考表” 。六、 向档案馆归档的档案,应编有档案目录。档案馆接 收档案时应查对清楚,并由交接双方在移交目录上签字。档案管理人员岗位职责1、 依
3、照档案法认真学习档案专业知识,不断提高专业水 平。2、 认真贯彻落实上级档案管理机关有关规章制度和管理办 法,严格执行档案分类管理标准。3、 负责全年文书档案管理及归档工作。4、 负责制定业务管理办法,对文件收发工作进行指导。5、 负责定期对办公人员进行业务培训。6、 按月对文件及时归档整理。7、 认真及时地进行各类档案的收集、整理、统计工作及时立 卷归档。&全年工作结束后,负责全部档案资料的接收和移交工作。文书档案归档制度一、 单位在各项活动中形成的有价值的材料由专职档案人员 负责收集整理,立卷后向区档案局按时归档。二、 文件材料归档的基本要求1、 归档的文件材料必须齐全完整。2、 归档的文
4、件材料必须准确地反映本单位党群、行政、技术 等项活动地真是内容和历史过程。3、 归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。三、 归档案卷必须做好下列几项1、 必须按中华人民共和国国家档案局发布的有关文件执行。2、 归档的文件材料,应按照其自然形成规律分类、整理,使 其准确、系统、完整地反映本单位的管理活动。3、 归档文件材料采用 A4木浆亮白纸,格式统一,必须做到 线条、字迹清楚,书写端正,严禁使用易变色、褪色的墨水 书写。4、 向档案局归档的档案,必须有移交目录,清点无误后双方 厉行签字。5、 归档时间随办随归,最迟不超过第二年三月三十日。6、 各类文件材料,一般要求归档一式一份,比较重要
5、的或利 用频繁的文件材料,可适当增加归档份数。档案借阅与利用制度一、 为了保护国家秘密,维护档案的完整与安全,必须严格 档案的借阅制度,遵守档案法的规定。二、 工作需要,借阅一般档案材料者,可直接与档案室联系 借阅,借期为 3-6天,要按期归还,不能转借或复印给他人 利用。不得向外单位提供。三、 借阅党的核心机密(如党总支会议记录,纪检工作等) 有关案卷、借阅密集的档案材料、重要的财务档案必须经主 管领导同意,经有关领导审批后才能借阅,只供在单位内部 查阅,不能外借,需要时经领导批准可复印需要部分页码材 料,用后要归还复印件注消。科技档案中的原始资料不外借, 只供在阅览室查阅需要时可借阅复印件
6、。凡离开本单位一个 月者应提前把档案归还。档案室有权调回急用的科技档案。四、 所有档案材料、图纸,借阅时不论任何理由都不能涂改、 增删字,圈划档案材料,抽拆画线,剪裁,保持档案的完整 与整洁。五、 如有损毁、丢失或擅自毁掉档案现象者按档案法有 关规定处理,直至追究法律责任。六、 借阅档案人员离职,或调离本单位,所借阅的档案材料 一律要还清,不准带走,否则档案室及上级部门有权不在调 动清单签字。七、 任何个人不得代外单位人员借阅档案材料,不得向外单 位人员提供一切档案材料,不得私带外单位人员到档案室查 阅。外单位人员借阅档案,须持本单位介绍信,未经领导批 准,不能复印任何档案材料。凡与本单位需借
7、阅档案时,须 经有关领导同意并下达通知由接洽人员按规定办理借阅手 续。八、 借阅档案必须办理借阅登记手续,借阅归还时应当面点 收清楚,完善注销手续,并填写档案利用效果登记表声像档案管理规定一、 归档范围1、 本单位大型会议声像主要材料:照片、录像、录音带。2、 上级领导检查工作及作指示、讲话的声像材料。3、 必要的技术会议,有重大意义的活动照片、录像带。4、 反映单位重大检查、验收活动的录像带。5、 与其他载体档案有密切联系的,以及其他有保存价值的照 片、录像带。二、 归档的基本要求1、 底片、照片说明要齐全,字迹工整。2、 底片与照片和影像要相符。3、 文字说明的成分主要包括事由、时间、地点
8、人物、背景、 摄像等六要素要填写齐全。三、 保管和利用1、 声像档案是特殊的载体材料, 要比其他档案更应注意保管, 要保存在温度 14-24 C,相对湿度 40-60%的库房内,为了避 免磁带磁化,要使用防磁柜,长期保存的磁带,每季度要倒放一次。2、 珍贵的照片、录像带、录音带要复印一套备用。底片要注意防潮。3、 档案人员应做好声像档案保管和提供利用。档案的鉴定、销毁档案室应认真做好档案鉴定,即归档前对文件材料的鉴 别保管期限划分和对已到期的档案存毁的鉴定。一、 先由档案人员进行初步鉴定后,由分管领导负责进 行案卷的审阅,从而确定保管期限和存毁的意见。二、 鉴定应定期进行,原则上在本年度上半年
9、一次,下 半年一次。三、 档案通过鉴定,要求达到划分保管期限正确,如发现案卷中文件材料不齐不完整或其它缺陷时应及时补充修 改。四、 经鉴定销毁的档案材料,必须经主管领导审定批准,并编制销毁注册备案。五、 经鉴定销毁档案材料必须送保密纸厂进行销毁,并有档案人员监销档案保密一、 严格遵守中华人民共和国保守国家秘密法 和中华人民共和国档案法,维护档案的机密和安全。二、 按规定办理借阅手续,未经许可,不得擅自外借、 转借。三、 档案管理人员必须遵守以下保密守则:1、 不该说的秘密不说;2、 不在私人交往和通讯中泄露有关内容;3、 不将档案材料提供给无关人员阅看;4、 不私自录制、复印、拍摄、摘录、收藏
10、档案。四、 档案人员调动时,必须办理档案移交手续。档案管理检查制度一、 安全检查方式1、 定期检查:每季度一次。2、 不定期检查:根据当时安全工作情况针对某种倾向性问题 进行检查。3、 节假日检查:针对“五一”、“十一”、元旦、春节期间安 全意识淡化的问题,进行强化落实安全防范措施检查。二、 安全检查主要内容1、贯彻安全方针、政策、法规、决定、制度等执行情况。2、 各类防护装置是否完好。3、 档案库房是否保持清洁。4、 防潮、防蛀、以及设备安全运行情况。5、 隐患整改情况。三、报告与反馈1、 对检查出来的问题,要积极自治整改,并及时上报,保证 档案的安全保管。2、 检查中发现问题在未解决之前必
11、须采取可靠安全防范措 施,防止事故发生。3、 对检查的问题要求积极整改而造成后果的追究其责任。消防安全为了确保室藏档案资料的安全无损, 有效利用。根据档案法等有关规定,特拟定如下消防安全规定。一、 认真学习贯彻执行有关消防、安全的法律法规,并 将安全消防工作纳入档案管理的工作范围。建立相应工作小 组。二、 档案室是保存、管理档案资料的机要重地,消防安 全工作除明确分管领导之外,另确定专人负责,非本室人员,未经同意不得进入档案库房。三、 档案库房区域内禁止吸烟,严禁动用明火,并实行 严格地监督、检查。每年要定期检查、保养安全灭火设备。 如发现消防器材缺少、失效时,要及时添置、调换。四、 每天下班,须对档案库房进行防火、防盗等安全检 查,关闭所有电器和门窗,节假日前进行一次全面检查并指 定专人贴好圭寸条和做好启圭寸检查。五、 档案室出入口处,严禁堆物,并保持库内过道畅通
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