财务报销管理规定.docx

1、财务报销管理规定 Document number【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】财务报销管理规定财务费用报销管理制度1.总则1.1为了加强公司内部管理，规范公司财务报销流程，规范费用报销程序，合理控制费用，特制定本制度。1.2本制度根据公司的实际情况，将财务报销分为业务招待费、礼品费、暂借款、差旅费、办公用品费、行政类办公费、市场费用、专项费用等。1.3本制度适用于公司本部，分子公司参照执行。2.报销审批流程及票据具体要求2.1报销审批适用于经办人先垫付资金并已取得相关发票，财务部后将资金支付给经办人的情况。2.2报销审批流程报销审批及流程金额权限申请人

2、填写支付审批流程单及报销明细表部门负责人审核董事长审批财务负责人审核财务部报销放款待定2.3任何费用报销，由当事人本人发起报销流程，并经直线领导审核。2.4票据的具体要求2.4.1报销的发票必须是国家有关部门批准的合法票据，票据的印章应齐全，报销的发票必须有税务部门统一印制的发票监制章，并加盖开票单位发票专用章或财务专用章；收款收据报销必须为政府机构或非营利性社会团体不能开具发票的单位提供的合法有效收据。如：军队招待所收据、红十会出具的财政专用收据、医院专用收据等；公司开票信息如下：企业名称:纳税人登记号:开户行与账号：2.4.3票据记载的各项内容均不得涂改。票据有错误的，应当由出具单位重开或

3、者更正，更正处还应加盖出具单位印章；票据金额记载有错误的，应当由出具单位重开，不得在票据上更正。对不真实、不合法的票据，财务部有权不予接受，对记载不准确、不完整的票据予以退回。2.4.4票据的内容包含：单位名称、经济业务内容、日期、品名、单价、数量、金额等项目，均应据实填写齐全、字迹清楚、金额正确、大小写相符。2.4.5报销单据粘贴要求报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴，并按金额大小排列；报销票据

4、在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；切不可将票据胡乱以钉书针、胶带纸等用品横七竖八粘贴，破坏美观并给财务装订带来不便。3.财务报销内容的规定3.1招待费3.1.1为加强对招待费的管理，严格控制业务招待费的发生，所有人员必须预估招待费金额，填写招待申请表经过事前审批，严格按照本制度执行，如在非常时期或特殊情况可以作相应的请示和说明。公司级招待费用原则上由行政部统一安排，统一结算。业务招待完成时需统一填写支付审批流程单，应事先填写招待申请表，完成招待费审批流程方可发生。招待申请审批流程金额权限主管级以上申请人填写招待申请表部门负责人审核董事长批准申请人安排招待事宜待定3.1.2招待费

5、报销原则招待费均应事先填写招待申请表，否则不予报销（紧急情况下可以向董事长手机确认事后补填）。行政方面的招待费用，每月实行额度控制。行政招待申请各分公司、支行行政部门要登记造册，报总部总经办汇总备案；3.1.3招待费报销要求招待费报销时应提供已获审批的招待申请表，并填写支付审批流程单上需写明以下要素：本次招待的事由、招待时间、招待场所、被招待方单位名称、被招待方人数、我方参与招待的人员等，招待申请表上内容不明确的，财务部可予以退回。招待费报销均需提供正规发票，发票上金额、出票单位财务章清晰、完整，凡与本次招待费无关的费用，一律不准夹在招待费中报销，如有弄虚作假行为，一经发现，公司将严肃处理。3

6、.2礼品费3.2.1为加强集团员工在经营活动中赠送礼品的管理，减少开支，避免浪费，所有礼品申领应严格按照本制度执行。因公司需要赠送礼品等，经办人需填写礼品申请单。申购单上需写清礼品的名称、数量、价格、用途等。总部行政部根据各部门、各公司上交的礼品申请单，统一采购、保管、领用发放，原则上各部不得自行采购礼品，特殊情况除外。3.2.2礼品采购经审批的礼品申请单由行政部负责采购到位，如需自行采购的，必须经行政部同意。3.2.3礼品领用礼品申购人凭已获审批的礼品申请单，至总部行政部领取所申购的礼品，礼品申请单审批不完整的严禁领用，一经发现，行政部礼品管理人将负全部责任。3.2.4礼品管理行政部负责礼品

7、的采购、保管和领用发放登记工作，及时做好日常礼品库存的台账，月末与财务核对库存礼品数量，提供礼品领用明细清单，以便财务更好地核算各部门的礼品成本。3.3暂借款3.3.1暂借款范围：暂借款是指因工作及业务需要，特殊用途的临时性借款，具体包括：（1）差旅费借款；（2）特殊事项的临时性借款等；3.3.2暂借单填写时必须写清具体事由、金额及归还日期。3.3.3暂借款归还与清理借款人必须在结清前期借款后方可预支本次的借款（前账不清，后账不借）借款人在销账时需填写支付审批流程单进行核销，通过报销审批流程，据实报销，并当场将暂借款余额交还财务部。3.4差旅费3.4.1出差申请3.4.1因公出差的员工必须事先

8、填写出差申请单，注明出差随同人员、时间、地点、事由、天数，完成出差申请审批流程后，员工自行订票（紧急情况下可以向董事长手机确认事后补填）。3.4.2行政部根据完成审批流程的出差申请单为出差申请人办理订票手续，预定人员将预定的详细信息，包括航班（车次）、日期、起飞（发车）时间、落地（到站）时间填写在出差申请单的背面，复印一份留底作为考勤使用，原件退还申请人。若无事先审批的出差，出差费用不予报销。3.4.3出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认。3.4.4所有出差员工（长期驻外员工除外）按员工职级可享受误餐费（每天的餐费按照标准实报实销，不可累积）。如已有统一的会议或应酬安排，则不

9、得另行报销误餐费。餐费标准如下：（单位：人民币元/天）序号职级境内境外（含港澳台）1董事长实报实销实报实销2部门经理/总监200待定3普通员工/主管100待定3.4.4境内交通飞机飞机适用于长途、远距离的出差，如乘坐飞机，应选择乘坐飞机经济舱，并应尽量提前三天预定折扣机票。火车火车适用于短途、近距离的出差，若有动车或高铁方便直达，时间不超过5个小时的行程，普通员工应选择火车二等座或经济座出行，厉行节约。长途巴士如乘坐长途巴士，必须凭长途车站机打发票报销，手撕票不予受理。其他无论采取何种方式，报销交通差旅费时必须填写每日的详细行程，包括往返起始及目的地（明确到县级市或地区）。3.4.5境内住宿住

10、宿首选经济型连锁酒店。住宿标准（长期驻外员工除外）（单位：人民币元/晚）职级住宿标准国内一线及省会城市二线及以下城市董事长实报实销实报实销部门经理/总监300300普通员工/主管150150特殊情况下的费用标准，需上报批准。住宿费用超过公司规定标准的，超出部分由员工自行负担。同性别人员共同出差的，需合住双人标准间，住宿标准不叠加。酒店的小冰箱、零食、软饮料的消费不予报销；酒店网络和电话费用不予报销。原则上业务人员差旅费不予以报销，除公司安排或特别审批。住宿费用报销需附上原始发票和住宿消费清单。3.4.6随同出差人员交通及住宿标准可采用从高原则，即与主要出差人员安排在同一航班、车次或酒店。3.4

11、.7境外出差员工应于出差前10个工作日发起出差流程审批，在获得审批后方可出差。因境外出差而发生的签证申请费、签证办理费、签证续签费等应提供原始凭证进行报销。境外出差乘坐飞机时间在1-10小时之间的，部门总监以上人员可选择头等舱，部门经理人员可选择商务舱，基层员工选择经济舱；超过10小时的，基层员工可选择商务舱。员工因公外出在市区间办理公务首先应选择地铁、公交车辆等常规性公共交通工具作为出行载体，确因特殊情况无法或者不便乘坐常规性公共交通工具时，方可改乘出租车等其他交通工具。3.5办公用品费3.5.1为加强和规范对行政类物品的采购、发放、领用、报废注销等环节的管理，使之既能满足员工工作需要，又可

12、以达到有效控制、压缩公司行政费用开支，特制订本规定。3.5.2总部行政部负责办公用品的采购工作，定期根据各部办公用品需求，进行集中采购，分发，每月末盘点库存。各分公司行政部收到分发，或自行购买，也按此规定执行。3.5.3行政部负责日常办公用品的领用登记工作，并做好办公用品台账。原则上各异地分公司所有办公用品均由总部行政部进行集中采购，以降低成本，自行采购时，需在物品采购申购单中注明“自行采购”以及采购的渠道，并进行比价，比价单位应不少于三家。报销办公用品费时，需提供发票、购货清单、入库单、分发至异地公司的签收单等单据、票据；如之前有借款的，填写支付审批流程单进行核销。3.6行政类办公费用3.6

13、.1为加强各部门、各分公司、各支行在经营活动中行政类办公费用的管理与规范，规范开支，避免浪费，特制订本规定。3.6.3私车公用时，按里程数（每公里1元）报销加油费，过路过桥费则据实报销。各类费用在约定付款期之前进行流转申请审批。原则上业务员不得报销市内交通费。因公市内交通费仅限各职能端后台服务部门因公司需要在同城的交通费用，出行方式以时效、节约、合理为标准选择地铁、出租车、公交车等。3.7市场费用控制费用合理开支，避免浪费，实现费用管理的规范化和程序化。3.7.2公司品牌运营中心是各分公司、各支行市场费用的管理与责任部门，负责对预算制订、费用申请、标准设置、支出范围、合同审批市场活动的审批备案

14、、制度规则的设定修改、市场费用的提取核销等进行事务管理。3.7.3市场费用包括总部品牌运营中心、各公司市场部、各支行市场部因市场营销活动而产生的营销、宣传、推广、媒体等相关的费用，为维护客户关系赠送的小礼品、物品与奖品或项目活动等相关的费用。市场项目常见事项:区域性小型广告投放、路演活动、客户答谢宴、会务活动、旅游活动、物业居委活动等。品牌运营项目专项事项：涉及品牌推广全局性大型广告投放、媒体推广见面会、赞助活动、APP终端宣传、品牌推广项目、企事业公关接待、特大型活动项目的组建与安排、特大型媒体广告宣传活动、其他大型活动等。3.7.4额度管理与使用范围公司总体市场费用当月总量不得超过上月FN

15、G的1%，实行限额管理。（专项事项不在此范围须特别申请报批），其中50%为分行机构市场活动费用，50%留用总部。分行机构市场费用额度内，65%以对公形式支付，35%以备付金形式计提发放至分行公司账户，如该分行暂无公司账户，该费用发放至机构最高负责人，负责人发生变化，市场部监督办理备付金的交接。使用范围市场费用主要包括（但不仅限于）市场活动、礼品、招待费用等,费用范围如下:市场费用使用范围市场活动场地租赁费、赞助费、咨询费、物料搬运费、加班餐费、交通费、数据库营销费、搭建费、异业合作费、演出费、服务费、培训费、会务费、团队建设费（不能以现金或消费卡形式）物料宣传资料印刷费、广告制作费（易拉宝制作费、海报制作费等）、设计费、打样费、服装费、快递费礼品关单礼品费、随手礼品费、市场活动礼品费、食品费招待费客户公关餐饮费、渠道公关费等与市场推广有关的招待费用，例：单独客户招待费、团队聚餐费等备注：市场费用使用以市场活动为主要支