开放空间会议操作管理守则简体版Word文档格式.docx

1、担任引导会议进行的引导师，扮演着不同于一般会议主持人的角色与权力，引导师领导力的展现，体现在打开空间与维持空间（Owen 称之为支持性的存在），以一种不存在的存在方式，支持着讨论空间，促进参与者成为议题讨论的主体。开放空间会议的运作层次与方式，是过去标准的引导训练或经验所忽略之处。重点不在学习一套流程，而是达到一种存在（being）的质量（吴咨杏等译，2006）。开放空间会议的特色：1. 体验一种丰富而有产能的会议方式2. 一个省钱而有效的凝聚团体的方法3. 是一个邀请热情和责任，迎接开放和信任的论坛4. 以充分的议程结构来释放创造力与自由5. 以新的方式看见领导、高绩效、和平共处，而重新活化

2、组织精神的机会二、开放空间会议可以帮我们做什么?开放空间会议的讨论过程可以让议题包容多元性的意见、或者是当议题是具有潜在冲突、急迫性且没有人知道正确答案时，可以作为有效运用团队智慧、引发热情与责任、寻找答案的开会方式。三、如何进行一个成功的开放空间会议？开放空间科技以一种看似无为的引导过程，试图唤起参与者以自我组织的方式进行参与与贡献。该方式基于两个基本原则而运作：参与者的热情与责任。参与者没有热情就没有兴趣，没有责任则无事可成。开放空间会议的运用，关键就在于会议能够卷动参与者的热情与责任，也因此主办单位（sponsor）最忌晦是为了用而用。最好的进行方式，是回到处理真实面临的课题来进行设计。

3、成功的第一要件，最好是以一个提问的方式，以具体的定义出要探究的课题。同时这个定义出来的提问，必须把焦点放在参与者有兴趣、有热情、真正的课题。只要能定义出希望邀请对象所热情与关切的课题，就能吸引到在乎这个议题的人们来参与（自发性的选择）。基于上述原则，开放空间科技的邀请，不论是藉由口头或是书面邀请，重点都在引发受邀人的想象，让他们感受到会议主题的适切性及吸引力。最好以勾起回忆的、想象的、开放式的字句作为基调，引发受邀者对于议题与参与过程的想象。好的邀请可以召唤受邀者对议题的关怀与重视，也才能卷动参与者的热情与责任，以自我管理的精神投入于汇谈讨论。至于会议进行时，外围协助的引导者只要能够扮演好打开

4、空间和维持空间的角色，护持一个鼓励与会者持续参与投入的空间，该会议便能有相当的产出成果。在会议结束之后，主办单位需将各议题讨论纪录与行动方案寄给与会的参与者，鼓励主办负责人与参与者继续关心与支持相关的后续行动。四、哪些情形适合运用开放空间会议？? 当参与者的背景非常不同且多元，并必须以创新有效的方式处理复杂且有潜在冲突的议题时 没有人知道答案 会议后，与会者持续地参与成功的要件 高阶领导人希望整个团队参与，一起找寻答案 事情非常急迫时 紧急状况，有一个实际的议题需要处理的时候 议题非常错综复杂时 有很多不同的关系人和很多不同的观点时 人们真的有热忱，且可能是有冲突的 大家想要改变时五、哪些情形

5、不适合运用开放空间会议？ 已经有了腹稿或答案时 高层或主负责人认为他们已经有腹案时 负责人有想操控一切的需要 主题模糊或无法引发关切热情与行动意愿时 会议时间少于 3 小时六、开放空间会议要召开多久？开放空间会议的重心，需要有足够的时间让与会的簪与者共同指认与定义出彼此需要的连结。在不同的时间条件之下，该方法能够产出不同的结果，而时间只有少于半天的情况，能引发出有意义与生产力的讨论是有困难的。 半天：可针对一个不太复杂的议题，发展出一些不错的讨论 一天：对于议题本身可发展到更为深度的讨论，同时也很可能可以产出一些下一步可以做的事 两天或两天半：针对错综复杂的情境和主题能有深入的探索，并可以产出

6、行动计划，以及为每个与会者准备一份会议产出的报告 三天：团体的互动因为完整的讨论时间，会有完全不同的质量。第一天设计让大家参与讨论，第二天延续参与讨论与纪录结果，第三天以排定议题的先后顺序、整合相关议题及创造行动计划。开放空间会议不建议规划三天以上的流程，因为通常团体动力在第三天会到达极限。若有超过三天的议程，团体讨论会因参与者的疲乏感而退却。七、开放空间会议和世界咖啡馆有何相同？有何不同？开放空间会议与世界咖啡馆汇谈方法有何相同与相异之处？二者最大的相同之处就是可以透过多人（平等与自由）的对话，让想法在组织中流通。而最大的不同，则是进行的程序、方式，与产出的结果等。中山大学系统思考与组织学习

7、研究室的李世珍曾经比较二者的差异。表 1、开放空间会议和世界咖啡馆之比较项目开放空间会议世界咖啡馆英文名称Open Space TechnologyThe World Caf创始人哈里森欧文华妮塔布朗、戴维伊萨克创始时间约 1983 年1995 年类别组织发展介入技术组织学习工具型式群体讨论强调多元参与引导师的角色中较弱易学程度（1-10）69使用前提一群需要寻求解答的人，当中没有人自认知道解答人们本身已具备足够的智慧和创造力，可以面对眼前最困难的挑战常见用途共识建立解决问题同时开会人数可达一千人以上讨论规则四大原则：1. 来的人就是对的人2. 发生什么就是当时会发生的事3. 何时开始就是最对

8、的时间4. 结束了就结束（没结束就没结束）一项法则：双脚法则提出想法、聆听和理解、连结各种想法、共同聆听模式、观点、及更深层的问题讨论主题的产出引导师邀请学员自由提出各组讨论与票选议题讨论方式自由选择、可随时更换、重组网络式：桌长固定其他则大风吹轮转会议产出行动方案规画书、蓝图对话与交流、集体心得、桌布（海报纸）记录硬件设计环境布置空间设计会前发邀请函海报纸、笔点心准备复印机投影机与屏幕不需要椅子要需要依人数准备讨论桌椅不要贰、开放空间会议会前筹备流程与相关须知筹备开放空间会议的前置作业攸关着是否能够引发参与者的热情与责任。前置作业的重点定义出邀请讨论的课题（issue）。一、开放空间会议该如

9、何进行筹备规划？在开放空间会议筹备过程，发起开放空间会议的主办负责人被称之为 Sponor，须从组织机构外部延聘一位熟悉开放空间会议的引导者来协助会议的筹备。引导者扮演着会议过程中，与其他与会参与者和 Sponsor 之间的桥梁。所以，该方法不建议 Sponsor 同时兼任打开空间的引导者的角色，而是鼓励 Sponsor 成为会议当中的参与者，融入讨论过程当中。引导者在会前所扮演的角色有： 确认工具是适合的不以推销开放空间会议的方式和主办负责人沟通，以确认开放空间会议是最好的选择 解释并确认主办负责人对开放空间有高度的信任对于没有接触过该方法的人，过多细节的描述反而使对方不易了解。建议引导者以

10、分享个人在开放空间会议的经验来让对方理解，并说明使用该方法的适切性范围，由主办负责人评估是否同意这是最好的会议进行方式 和主办负责人讨论出主题及负责人所关切的事务 和主办负责人共同定义出主题 讨论需要多少时间进行会议（手册第 7 页）、地点及空间、如何邀请与会者参与在开放空间会议技巧 Learning Workshop 学习工作坊中，列举了一些引导者于会前与主办负责人进行讨论的问题题库，可以参考这些问题库，发展成为最适合自己情况所需的问题（数据源：开放空间会议技巧Learning Workshop 学习工作坊手册，页 39）。 你为什么会找我来开这个会？ 开这个会得主要想法是什么？你期待什么样

11、的会议结果？ 你想要处理的这个议题，对你有多急迫？ 你的组织目前状况如何？ 至目前为只有哪些是是浪费时间的？ 最近有哪些决策会影想到同仁的工作？ 有什么将会影响的事要发生？事需要让大家先知道的？ 有哪些变量是需要先说明的？ 过去或往后的六个月有哪些重要的活动或事件？ 公司（组织）最近在这一部份有什么事情在进行吗？ 让你最焦虑而希望被重视的是什么？ 有什么可能有用的关于竞争者或市场状况的讯息？ 有什么是我们的会议讨论中不能讨价还价、没有商量余地的吗？（如 职权、法令等） 要邀请谁参加？谁需要被邀请？他们需要先知道什么？ 还有其他我需要先知道的事吗？二、开放空间会议该如何选择与定义主题？ 找出与会

12、者所热切关注的议题作为主题 简短且切入重点 可引领团体专注于他们想要前进的方向 好的问题会创造出让想象力滋长的空间 邀请一些人来创造主题，有助于大家的投入和期待三、开放空间会议如何进行与会者的邀请？ 主办单位可撰写一封信，内文表达让大家感受到能够开放性发起议题与交流讨论的邀请函。对于会议主题的讨论，以想象的、开放式或者提问式的方式，引发受邀请者的热情与关注。此目的在引发受邀者自我感受到自己与讨论主题的内在关系，可大幅促进参与者的主动参与意愿与想象力? 邀请函中需提醒，会议当中开放给参与者提出他所关心的议题，进行对话与讨论，且所有被提出来的议题，都会依大家愿意投入的程度被讨论。若会议时间长度有达

13、两天（或以上），参与者会于会议当中共同选择议题的优先顺序，并创造行动计划 主办单位需表明重视大家讨论贡献的想法，说明讨论过程中的小组纪录，会于会后送到每个参与者的手上 邀请函应由主办单位的最高负责人具名发出四、开放空间会议的会议引导者该注意哪些事项？引导者在开放空间会议当中扮演着独特与关键的角色，主要在护持两个重要功能：创造时间与空间及维系时间与空间。带领开放空间会议有经验的引导者，较不会采取一般会议引导开始所进行的破冰活动，而是带着相信开放空间会议与参与者的心情，引导大家从开始的圆圈中进入议题探索。如前面所述，开放空间会议引导者的修练，是扮演着一个存在的不存在，护持团体讨论的情境，以让参与者

14、能自我管理地投入讨论。这种以参与者为中心/主体的会议引导方式，非常迥异于其他赋予主持人或引导者流程与议题引导权力的会议形式。在会议开始的创造时间与空间，引导者在绕行参与者围坐的圆圈同时，一边邀请参与者进入开放空间会议的情境。引导者边强调这次聚会的主题，并介绍四个进行会议的基本原则（于后面将详细说明）以及一个法则。接着以15-20分钟的时间让参与者共同定义他们认为重要的、想要发起的议题。在打开时间与空间关键历程之后，引导者在维系时间与空间部分须尽可能的不存在（invisible），甚至要退于幕后（get out of the way）。基于自我管理的核心精神，在维系时间与空间的阶段，引导者所致力

15、的工作，是放手（letting go），以协助者的角色支持团体所开启的安全的时间与空间，使团体自由探索新的可能性。引导者越介入讨论，这样的协助只可能会造成干扰。如同下图的漫画，开放空间会议并不是引导者的舞台，而是参与者的舞台。如果引导者过于显着，不论是对于流程进行，或者是参与者都是不公平的。图 1、引导者的角色（作者 Simon Kneebone）引导者的工作不是让事情准时发声，而是促成安全时刻的创造。让参与者与他们所创造的时间和平共处，把对延迟与准时的评判，交回给团体（吴咨幸等译，1997/2006：80）在引导者手册一书中，提到维系时间与空间的引导哲学专注地存在（being）。作者强调引导

16、者需真诚的现身，并落实四个心法： 出现在场：引导者须身心投入在会议情境中，将平静感带入，打开汇谈空间 说出真话：引导者将成为真话的意涵本身，以言行如一的方式，展现重要、有力与良善的人性 活在当下：这是一种有力量的存在，给予周遭的人一种全然稳重、真实、坚定的感受 一切放下：不对任何事下定论，不执着于特定结果，这是一种关于放手的教学法（pedagogy of letting go）五、引导者如何引导参与者探索议题？引导者会于会议开始的打开空间阶段，一边绕行着参与者围坐的圆圈，一边提醒与会者参与开放空间会议的四大规则与双脚法则（移动法则）。事实上，开放空间会议的引导工具，具体行诸于文字的，也只有四大

17、规则与双脚法则。 四大规则1.来的人都是最适当的人即在场的每一个人都是关心这个讨论主题的人，也是能够找到这个主题答案的人。也因此，不论在场者的社会位置为何，不分高低，只要是进入会谈的圆圈者，就是讨论这个主题的最适当人员，有机会创造不同的讨论结果。2.不管何时开始都是最适当的时间开放空间会议虽然有一个默认时间进行的流程，通常会议流程表供参考用的功能会远大于对会议时间的掌控。所以，何时开始，便回到团体是否预备好进入主题的分享。决定何时是开始讨论的最适时机，交由主题的召集人决定。只要准备好了，就可以开始。3.不管发生什么，都是当时只能发生的事这个规则在提醒会议中所能发声的事，是属于这个团体、这个空间

18、、这个时间所能做的。带着活在当下的心情投入汇谈，鼓励参与者将觉得重要的想法，于浮现的第一时间分享出来。4.结束的时候就结束了任何的讨论没有预设何时需要结束，也不需因为特定长度的讨论时间而持续。只要参与者觉得讨论已经告一段落，就是可以结束主题讨论的时刻。 双脚法则（移动法则）参与者须为自己能否参与学习与贡献热情的质量负责，藉由自主评估自己如何投入参与团体讨论，使自己持续维持在高度热情的状态。开放空间会议提出了两种参与投入的意象，蜜蜂与蝴蝶，隐喻每位参与者可以有机地选择移动的身影。所谓的蜜蜂，指的是一种异花授粉的概念，即参与者辛勤地由游走在一个又一个的主题讨论，汲汲营营地扮演着传播信息的角色。蝴蝶

19、则是一种悠闲地穿梭在点心桌或新闻室（浏览至目前讨论汇整的会议纪录）。这样的角色有时是出现于参与者脑中装了太多的信息，需要片刻的沉淀；有时则也能扮演着招蜂引蝶的社交大使。蜜蜂与蝴蝶在促进各主题讨论间的穿针引线有着不可或缺的角色。不论是四大规则或双脚法则，重点都在强调唤起参与者内发的精神。其余的，就透过开放空间汇谈的元素（圆、呼吸、布告栏与市集），让参与者浸润于汇谈交流的情境当中。六、开放空间会议该如何招募与会人员？开放空间会议秉持着让在乎的人自发性地选择参与的精神，主办单位会进行个人化的邀请，也会将讯息开放给可能真正在乎的潜在对象。参与人数的数量并不是影响会议能否进行的要件，反而是参与者的真正在

20、乎与投入的程度才是关键。叁、开放空间会议会议进行流程一、开放空间会议该如何选择适切的会议场地？ 对于空间的需求，视参与人数为考虑而定。原则上，至少需要预约可以容纳 30 个人的会议空间，且该室内场地的桌椅是可以调整与挪动。因为，开放空间会议进行过程中，会有形成大团体与许多小组的设计，在场地空间使用的弹性越高越好。 若会议空间旁边也附加了一些如大厅、户外空间等非正式的场地，是开放空间会议小组对谈时不错的聚会场地。 会议空间当中须有可以使用的墙面（最好有两面至三面墙面），作为设置社群公布栏（主题墙）、新闻室与新闻墙使用。二、开放空间会议需要哪些会场安排？有了适当的空间，接着就需要进行空间的布置调整

21、。有几个开放空间会议必要的空间组成：1. 座椅围成圆圈首先先清除会场中摆设的桌子，将椅子排列成一圈同心圆。在圆周上保留三、四个进出通道（约几个座椅宽），以供人们进出。圆中心的场地必须是净空的，摆设 A4 空白纸张一迭、各种颜色的色笔。2. 设置每日时程表与场地/时间矩阵表开放空间会议需要大量空白的墙面，设置时程表，只需大略列出各时段的议程时间。在矩阵表旁列出场地/时间矩阵表，以方便参与者快速容易找到小组集会的时间与场地。矩阵表上需列出会议中有几个讨论时段，每一个时段依据参与者人数以每 8-10 人准备一个讨论小组，至少预备 3 个讨论小组。时段矩阵的编号，以数字来代表讨论时段，后面的英文字母代

22、表讨论地点。范例。表 2、时段矩阵表范例SpaceSessionABCDESession 11A1B1C1D1ESession 22A2B2C2D2ESession 33A3B3C3D3ESession 44A4B4C4D4ESession 55A5B5C5D5ESession 66A6B6C6D6E3. 主题墙先预留一块完整空白的墙面，作为汇谈过程中参与者发起主题时张贴的墙面。4. 新闻室与新闻墙通常建议在会场的一区开辟新闻室，让参与者能实时将小组讨论纪录腾打在计算机中输出。所需的配备建议在一张六尺长的桌子上放置两部计算机，计算机数量以每 8-10 人共享一部计算机的原则进行评估，并配置列表

23、机可供现场输出。除了设置新闻室之外，需再运用一个墙面作为新闻墙，将参与者成员将腾打好的纪录输出的报表陈列在新闻墙上。除以上配备需求外，主会场现场须配备的设备明细如表 3。表 3、开放空间会议会场设备清单器材数量Check备注前置作业会议室桌子、桌巾、椅子布置公民小组工作人员议程海报签到表工作人员/出席贵宾出席贵宾名牌工作人员名牌讲师出席费领据照相机1 台DV 摄影机场内DV 空白带3 卷铃1 只说话令牌1 件汇整用的小贴纸1 包额外的墨盒空白录音带2 卷/90 分钟会议纪录表数张行动计划表（两天以上会议）A4 白纸一迭（每百人 2 包）录音机录音笔原子笔/铅笔1 支/人尺1 把剪刀2 把延长线每台计算机一条白/黑板笔、板擦数个麦克笔：深色为主数支（每人/支）分组区域地图每时段 1 张海报纸数张（全开）可重复黏贴式便条纸数本