版记由主题词.docx

1、版记由主题词版记由主题词 作者： 日期： 版记由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等要素。一、主题词主题词指经过规范处理的用来标引中心内容的词语。作用：方便检索和存储以及办公自动化。位置：抄送机关上方。要求：按照国务院公文主题词表（1994年4月修订），选择最能反映公文中心内容的词语。一般不超过5个。顺序：先标类别词，如农业、工业、能源、邮电等。再标类属词，分两部分，一是反映文件内容的词，如水土保持，二是反映文件形式的词即文种，如通知。例如：国务院关于做好1998年普通高等学校毕业生就业工作的通知（国发199816号）的主题词是教育 学生 就业 通知。二、抄送机关抄

2、送机关指需要了解公文内容但不负责处理和执行的机关。办法第14条规定：向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。如撤换下级主要领导、增设机构等事情的行文应抄送。办法第20条规定：受双重领导的机关向上级机关请示应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。三、印发机关和印发时间前者一般是机关的中枢办公部门。位置：抄送机关下方。后者指该公文送印或发出时间。位置：在印发部门右边。四、印数印数指公文印制总数。位置：印发时间正下方，向右不顶格。主体由公文标题、公文正文、附件、成文时间、公文公文生效标识（单一发文印章和联合行文印章）、附

3、注等要素组成。一、标题公文标题，是公文内容和作用的高度概括。字体略大于正文。位置：间隔横线下方适中位置。组成：包括发文机关+事由+文种3要素。形式有：1 规范式：3部分，即发文机关事由文种用于重要、庄重的公务。2 灵活式：（1） 两部分：一是发文机关文种。以上标题下面可加题注（用以注明法规性公文、经会议讨论通过的公文或重大的、周知的公文产生的法定程序和时间）。带发文机关的标题下面如写题注，则须用圆括号。这里要特别注意：一是不再写主送机关，二是文后不再写发文机关及发文时间。二是事由文种。三是转发+始发机关及原通知标题（如转发国务院关于费改税的通知）或者转发+始发机关及原文件标题+通知（如转发国务

4、院关于费改税的决定的通知）。（2）一部分：只有文种。常常是不大重要的公务，带周知性。书写：移行时词或词组要完整，不要硬性拆开跨行排列；单行或多行都要居中排列，匀称美观。二、主送机关主送机关，指负责处理、执行公文的机关单位。位置：标题左下方，顶格书写，后面用冒号。上行文一般只写一个主送机关，其中请示、批复和函等文种只能有一个。下行文，一般写给直属下级。普发性下行文，主送机关多，一般使用泛称，如公司直属各部门。面向机关全体人员或者社会群体的，或者公务是周知的、重大的公布性公文，常常不写主送机关。这里需要掌握前面所述的公文行文规则。三、正文 在正文写作之前，有一个提炼和确立主旨的构思及提纲的前提。主

5、题，是文章四要素（即主题、材料、结构和语言）中的第一要素。文章都有内容和形式，内容包括主题和材料，形式包括结构和语言。主题是最重要的文章内容，常常称为思想内容（其实应是中心思想内容，而思想内容则应包括主旨即文义、观点即层义、意思即段义和看法即独立的句义）。古代没有这一术语，称主题为意、义、旨、主脑等。现代主题也有不同叫法，在记叙文中称为中心思想，在议论文中称为基本论点，在说明文中称为中心认识，在文学作品中称为意蕴（包括主题、副主题及审美意向等）。而在说明文的一种体裁-公文中我们认为称为主旨比较恰当。对主题正确的认识应该是从它的本质属性出发的。主题的本质属性是抽象性，也就是说它是抽象思维的成果，

6、是作者对于文章中心事物进行总体抽象分析所产生的一个基本思想认识。对事物会有多个思想认识，主题是其中最主要的认识，其他思想认识则表达为围绕主题的层义、段义和观点句子。而在公文中，主旨即主题，是撰写者通过公文的全部内容表达出来的一个中心思想认识。主旨的地位和作用非常重要。如果说材料是血肉、结构是骨胳、语言是细胞，那么主旨则是一篇公文的灵魂。换言之，主旨在公文中的地位和作用是核心。人们还将主旨比喻为军队的统帅。构成公文的材料、结构和语言等因素，都受主旨制约、指挥，为主旨服务。主旨是决定公文写作水平的最重要的因素。公文起草之前必须首先确立主旨，正如古人所说意在笔先。在公文四要素中，只有主旨是作者自己产

7、生的。主旨是作者对公务提炼出来的整体性集中认识。其他文章要素不是这样：材料是客观存在的个别事物，结构是具有历史性、规范性的公文外在形式，语言是公文形式的基本建筑材料。作者对它们只是按照需要进行选择和运用而已。这样一来，主旨确立就是作者的第一步而又有整体性的工作。主旨确立后，其他要素就有了安排和使用的依据。主旨的本质是难以把握的深层思想认识，是务虚的，但是，它又是最为重要的公文要素，实实在在地制约着全部公文。那么，就必须明确地认识主旨在公文中的表达形式。在公文中，主旨的具体表达形式是一个逻辑判断句。即，正确的主旨写法是一个有主语（可以省略）、谓语和宾语（也可以单独省略）的判断句。谓语成份是一定要

8、有的。如一篇工作报告的主旨可以是我单位今年工作大见成效。又如一篇调查报告的主旨是某公司财务管理相当薄弱。一般的行政公文如请示、通知、通告等不需要多么高深的认识，主旨往往只是简单的公务要求意向。如请批给某物，又如通知学习，再如报告清理整顿工作。在写出的公文中，主旨表达存在着不同情况，特别是因文种而异。一种情况是，在说明表达方式为主的行政公文（公文整体来说属于说明文体）如命令、请示和通知中，主旨简单明了，常在标题中的事由和文种部分表达出来。一种情况是，在议论表达方式为主的公文如报告（讲话）、指示、意见中，以及以记叙表达方式为主的公文如调查报告、总结中，主旨实际上是中心论点，层次要求较高，但是作为一

9、个判断句的形式来说还是非常明晰的，并且往往在标题以及双标题的正标题中直接表达出来。如讲话稿标题实践是检验真理的惟一标准和反对本本主义等。还有一种情况，在议论为主或者记叙为主的公文中主旨在标题中往往采用诗词的整齐形式或者艺术手法来表达，如加强安全教育，健全安全制度-厂开展安全生产教育活动的总结。这就需要作者在心目中准确地把握主旨，将艺术形式的标题转换为只能有一个谓语的规范句式。上例就可以转换为主旨句我厂总结安全教育活动的要点是健全安全制度。还需要进一步说明主旨句在一篇公文中的位置。主旨是公文的核心，可以作为红线贯穿全文，指导全文，这是尽人皆知的。但是，究竟怎样主导就有一些人不甚了了，尤其是对主旨

10、句在公文中的位置更不能清醒地认识。著者认为，主旨句在公文中的位置应是明晰的。一般地说，主旨句表现在公文标题中。在行政公文中，主旨句表现在事由和文种两部分之中，可以有这样的公式主旨=标题中文种（动名词）+事由。如关于教育经费的请示，主旨可以转换为（省略主语即发文机关）请示批给教育经费。这也就是说，在公文中主旨句大都是简明清晰的。仅有发文机关和文种甚至只有文种的公文标题，则只是揭示了主旨。如通知，主旨一定是通知某公务。而在正文中，大多公文的主旨贯穿着全文，在原由（或称开头）、事项（或称中间）和结尾都有主旨的指导作用。仅就以表达方式说明为主的请示和以记叙为主的报告中的主旨句位置解说如下。请示（正文结

11、构最为规范）主旨句的位置：标题 规定至少写出事由和文种，即主题=文种（动名词）+事由。原由 一般要在这部分的段尾强调主旨：现（将）请示如下。事项 主要采用并列法-分出条项来，说明主旨怎么样。结语 重申主旨，是公文体式用语以上请示如无不妥，请批复。报告主旨句的位置：标题 规定标题要由事由和文种组成，即主题=文种（动名词）+事由。原由 提示或显示主旨句，一般在开头的后方。事项 在高潮部分或者即将近结束的地方要强化（强调）主旨句。结尾 重复主旨句。一般来说，像其他结构完整的科学文章一样，公文不但要围绕着而且要穿插着主旨来写作，要有一个提出-强调-重申主旨的三段式过程。一般来说，在公文写作的构思阶段就

12、一定要提炼出主旨来。要写下主旨句来，进一步提炼，并指导全篇公文的写作。这是一项最为重要的第一步的工作。这一工作是在以抽象思维为主导的构思过程中进行的。当然，在公文写作的其他阶段如起草、修改中也可以继续锤炼主旨。不过，在构思阶段主旨一定要基本确立，最好一次性完成。确立主旨，有一定的方法、原则和层次方面的要求。首先，谈谈确立主旨方法。公文主旨来源于人们办理公务的社会实践，是对公文涉及的公务并要选择进入公文的特定公务材料的抽象认识。那么，确立公文主旨就是一项科学思维活动，采用分析研究方法。分析研究，是科学的基本方法。这种方法，表现在作者头脑中，就是运用抽象思维，认识事物的本质及其特点和规律，简单地说

13、就是将整体模糊的事物深入地细致地分成部分来认识。毛泽东哲学名著实践论把这种方法具体地阐述为：将丰富的感觉材料加以去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作工夫，造成概念和理论系统，就必须从感性认识跃进到理性认识，经过内外、前后等各个部分的分析，作者形成了一系列能够反映公务的本质的、具有内在联系的思想观点。在这些思想观点中选取一个最为重要的，就是确立主旨。分析研究的具体方法去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里，需要结合具体写作进行简明的阐述。对某单位的财务管理问题进行调查后，收集了10条材料。首先要对这些材料进行分类整理，可以分为基础管理混乱、资金管理混乱、利润结算不实、费用审核不严等方

14、面。然后还要深入地分析研究。一是去粗取精，就是摒弃公务材料中那些不能反映本质的粗糙现象，而保留反映本质（最终表现为公文主旨）的精华。结合上例，去粗取精就要抛弃某单位财务问题调查材料中不属于财务问题的一般性工作问题的材料，而留下属于财务问题的材料。如个别青年没有大专会计专业学历，担任了基层商店的主办财务工作。这一材料，显得粗糙。这些青年，可能经过中专学习或培训，或者财务工作时间较长能力较高，当然可以根据单位实际情况而担任主办财务工作。再如某基层商店派人到外地采购商品，用去旅差费3000元，却只买到6000元的货物。这一材料，可能只是工作实际情况的反映。二是去伪存真，就是舍弃公务材料中那些与整体公

15、务本质真实违背的虚伪现象，而保存符合本质真实的材料。如上述对某单位财务问题的调查材料，就要抛弃这些材料中好象是财务问题实际上却是其他问题甚至是成绩的材料，而留下属于财务问题的材料。如全单位办公费用比往年降低百分数以及金额，就是如此。粗的、伪的材料去掉，就能留下了精的、真的材料。如上述某单位财务管理问题的调查材料中，个别商店领导私分小金库的材料，个别经理找三陪报销大量费用的材料，以及挪用公款、手续紊乱、虚报收支等等。这些好材料，都说明了某单位存在财务问题。三是由此及彼，就是从公务材料彼此的联系去找寻公务的内在联系。如上述对某单位财务问题的调查材料，就要在分别弄清它们的实际意义后，探寻它们之间的本质即能证明一个主旨的内在联系。四是由表及里，就是透过所有公务