行政管理知识行政费用管理.docx

1、行政管理知识行政费用管理行政管理知识-行政费用管理摘要：take it on _/ _/_.I promise to keep phone available during ( ) working time / ( ) 7*24 hours.，understood the Rules of using Company cell phone and Company SIM card，8.1-8.31 午餐费 2000 2500 3000 文具费 500 600 700 水费 400 600 800行政费用管理行政费用管理是为了有效管理和控制公司行政相关的费用，费用预算、费用支出的合理化、合理报销

2、等的管理方法。下面我们就来从几个方面来了解行政费用管理。一、行政费用的范围指因工作需要而发生的费用：1. 部门固定额度的办公成本：资料费、快递费、午餐费、办公用品耗用、耗材费、市内车费（指无报销额度的员工因工作需要发生的市内车费）。2. 个人固定额度的津贴成本：手机费、市内车费、加班饭费。3. 部门非经常性开支：除上述费用外，临时或突发产生的费用。4. 特殊费用：业务招待费、小车费用、差旅费。二、费用及审批权限部门固定额度的办公费用 1. 部门固定额度的办公成本：资料费、快递费、午餐费、办公用品耗用、耗材费、市内车费。由公司总裁室会同财务部门每年年初根据各部门工作的实际情况核定部门固定额度的办

3、公成本的月额度。实际报销时，属于部门月额度内的费用由总监审批后，凭原始发票按实报销。2. 审批人应根据实事求是的原则，本着公平合理的精神统一调配使用。超额度的情况，公司一律不予报销。个人固定额度的津贴成本费用 1. 手机费 凡公司内因业务需要而使用手机的人员根据不同的业务性质和级别予以一定额度的报销，或公司配备手机。各职人员可按月具有如下额度的手机费用报销：手机费的支付一般采取当事人先行垫付，然后由公司报销的方式。手机费如不足额度的按实报销。手机费定额发票一律不予报销。额度内的手机费由各部门经营层审批，超额度部分须在提供合理说明后予以报销。公司提供 SIM 卡的员工需填写领取手机及 SIM 卡

4、记录表。如：领取 手机及 及 SIM 卡记录本人_ 于年月日领取手机品牌，型号，数量，该手机购机款为。I take the phone with brand _, model number _, amount _. Costs _, and subsidy standard is _ minutes per month. 本人领取 SIM 卡号码为_, 月度话费标准为_分钟, 包括 1000 分钟V 网（即公司内部人员通话）和分钟/月普通通话时长。领用时间为年月日.要求开机时间（）工作时间/ （）7*24 小时 I take SIM card number as _, the subsidy

5、standard is _ per month, including 1000 minutes V net (can be used between Cintas TJ partners) and_minutes per month. I take it on _/ _/_.I promise to keep phone available during ( ) working time / ( ) 7*24 hours.您在公司的手机电话使用情况自2011年4月1日起调整为上述安排。From April 1 st , 2011, your cell phone using plan will

6、 change to the above one. 我已经阅读并知晓了公司手机及手机卡使用管理规定以及上述安排。I have read and understood the Rules of using Company cell phone and Company SIM cardand above arrangement.员工：Partner Name:Date:年月日 公司给员工配备手机和 SIM 卡好处：A公司业务便于管理； B当有员工离职时，业务管理和交接会更加便利； C设置企业手机彩铃可以起到宣传企业的目的。如：彩铃音内容：这里是 XXX 有限公司，请在音乐声中等待接听 This i

7、s XXX Co.Ltd, Please wait during the music.Background music 背景音乐:瓦妮莎的微笑公司应与电信部门沟通好资费优惠等问题。Package No 套餐类型 Cost费用 free call minutes 外网免费分钟 V net fee企业 V 网费 V net free call minutes企业网免费分钟 Package users 套餐使用者 Package User Position套餐使用者职位 A CNY29 190 CNY10 1000B CNY88 400 CNY10 1000C CNY188 188 CNY10 10

8、00D 0 0 CNY10 10002. 市内车费 凡公司内因业务需要发生市内车费的人员根据不同的业务性质和级别予以一定额度的报销。项目执行部门额度内的车费包括项目内所有员工的车费。额度内的市内车费由各部门总监审批，超额度部分需要有合理说明才予以报销。3. 加班饭费 加班超过两个小时，可在公司规定的额度下用餐，公司报销用餐费。部门非经常性开支的费用 总办、财务部的非经常性开支在 500 以下可直接报销，500 以上需报执行总裁核准后报销，其他部门的非经常性开支在 1000 以下可直接报销，1000 以上需报执行总裁核准后报销。特殊费用 1. 业务招待费 业务招待费月额度：项目事业总部总监、各事

9、业部总监 5000 元/月；研发事业总部总监、行政管理事业总部总监 2000 元/月；财务部经理 1000 元/月；总裁办主任 1000 元/月。担任监事的副总裁的业务招待费由总裁直接审批。额度内的业务招待费无需审批，可因业务需要直接报销。超额度的费用需事先填制业务招待费申请表，需由报销人写明费用承担部门及项目，由审批人合适批准，若跨部门须由对方部门的审核人核准批准后予以报销。2. 小车费用 总裁、执行总裁、副总裁配车的费用，包括汽油费、停车费、路桥费等，由本人签字实报实销，报销前此三项费用需向行政部备案。费用计入总裁、执行总裁、副总裁名下、由公司成本承担。3. 差旅费 凡赴日常工作处所以外的

10、其他省、自治区、直辖市处理公务，即为出差。（不包括长期异地工作的员工）员工出差在选用交通工具（两地间）时应遵循以下原则：（1）经营层副总裁及管理层员工可乘坐飞机； （2）执行层及操作层员工应乘坐火车或公共汽车，前往乘火车或公共汽车在 12 小时内不可到达的地区的，可以考虑乘坐飞机；处理紧急公务的，应乘坐飞机； （3）出差乘坐飞机应乘经济舱，经营层副总裁如遇 特殊情况可乘坐商务舱； （4）有关交通工具的费用如机票、来回回车站或机场的车票费用，出差路途中直接有关的如旅行保险费、机场税、行李超重费、停车费、过路过桥费，汽油费由公司负担，据相关票据实报实销；旅途中产生的其他费用由员工自理； （5）机票

11、或火车票由行政部统一预定购买。员工在出差的住宿标准应遵循以下原则：（1）经营层副总裁可住宿四星或五星级宾馆，住宿费不得超过 1000 元/晚； （2）管理层员工可住宿四星级宾馆，住宿费用不得超过 700 元/晚； （3）执行层、操作员工可住宿三星级宾馆，住宿费用不得超过 400 元/晚。员工在出差地每天所产生的费用（除住宿费外）不予报销，但享受一定额度的出差补贴，具体额度应遵循以下原则：（1）经营层员工出差补贴为 300 元/天/人； （2）管理层员工出差补贴为 200 元/天/人； （3）执行层员工出差补贴为 100 元/天/人； （4）操作层员工出差补贴为 80 元/天/人；各部门员工需事

12、先填制差旅费申请表并由其分管副总裁审批确认，按预计金额向财务部借出差备用金。由行政部代为购买的机票及火车票应在 1 个月内将发票交至财务部，逾期该笔费用将在工资中先行扣除，待发票取回后再行报销。所有报销费用，需由报销人写明费用承担部门及项目，由审批人核实批准，若跨部门须由对方部门的审核人核实批准后予以报销。三、各项费用报销付款细则 1. 填写付款申请/报销单 （1）首先要选择不同类型的付款申请/报销单 A 请款单 B 现金报销单 C 备用金请款单 D 支票付款凭单 如：（2）为符合法律和档案保存的要求，有效的付款申请/报销单须严格遵守下述的填写要求和附件（原始凭证）粘贴规定； A 请用黑色签字

13、笔填写 B 请勿涂改（包括涂改液）C 用中文填写，字迹清楚 D 附件必须整齐粘贴在费用报销凭证 纸上 E 然后将请款单和报销凭证粘贴在付款 申请/报销单后 （3）结合公司实际，以下是必须由申请人填写的要素 A 日期。应与实际申请日相符。B 金额。须注明币别：人民币-RMB 或 CNY。C 金额合计数。大小写必须一致。D 费用说明。E 收款人资料。需写明收款人全称。F 费用所属部门，如费用需要分摊，则 需要分摊部门的费用明细。G 付款方式。现金、贷款凭证及支票等。H 申请人签名。申请人必须是费用发生 的直接使用人或直接相关人，不得由 其他员工代签。2. 付款细则 （1）发票规定 A 所有发票应为

14、正本，有收款单位及税 务监制章。B 发票的抬头一般为公司的全称。C 发票开票人必须与收款人一致。D 发票内容必须清楚列明项目、单价 和数量等。E 车费发票背后需注明日期、起止点 和事由。F 业务招待费发票需写明费用的日期、 目的和参与者。G 住宿发票要附酒店打印的房费清 单。（2）收据收据一般不得作为正式报销凭证。唯以下收据视同普通发票：A 国家财政部门以及公共事业部门的托 收单据或行政事业单位盖有财政监制 章的专有正式收据。B 国外取得的收据（账单）。（3）差旅费申请表公司人员出差须征得副总裁的书面批准。申请费用时须填写差旅费申请表。A 应注明出差地点、目的、日期和每天 费用预算。B 费用预

15、算应根据公司的出差标准而 定。C 此表经批准后作为申请付款的正式原 始数据。D 出差人员须在出差结束后五个工作 日内报销实际费用。如实际费用与预 算相差超过 10%时由副总裁追加签字 确认。（4）业务招待申请表 公司人员招待客户须征得执行总裁的书面批准。申请费用时须填写业务招待费申请表。A 应注明业务招待目的、日期和费用预 算。B 此表经批准后作为申请付款的正式 原始数据。C 业务招待经办人员须在招待产生后 三个工作日内报销实际费用，如实际费用与预算相差超过 10%时由副总裁 追加签字确认。3费用入账费用产生后应及时交财务部入账，当月发票当 月报销，超额度部分不予报销。年末，各部门应将 尚未付款的发票交财务部以准确记录公司当期费 用及负债；在年度结束之前，各部门还应总结当期 费用已产生但尚未收到正式发票的项目，将相关单 据，如合同，供应商付款通知，交财务部入账。四、现金报销规定 现金报销每周一次。员工请于周三下午 16：00 以前将报销单交至公司出纳处。出纳应及时将收到的报销凭证核实，并在每周四下午统一进行现金报销。