财务控制制度的相关政策Word文件下载.docx

1、如果其中任何控制标准都不切实际或 不可行，如在小规模或偏远地区的业务经营或合资企业经 营，管理人员必须从下列备择方案中作出选择：通过加强监察和审计改善现行管理；制定替代或补偿性控制措施；和/或接受薄弱控制所固有的风险。4.过程此文件中的控制标准，正如内部控制盘所表明，不应被视为 “孤立的”。内部控制标准，工作程序准则，财务和人力资 源政策以及摩托罗拉行为准则均应被视为建立、维护和改进摩托罗拉内部控制制度过程的组成部分。内部控制的过程，如下文所述，必须以我们的六个西格玛质 量和缩短循环作业周期的创意为推动力，发布反映我们授权 于员工和不断进取的宗旨。所有各级组织必须全力支持。过 程本身应包括经营

2、分析， 制定控制程序和技术，交流及监测。 经营分析要求对风险作出评估和确定适当的控制目标。还必 须对经营环境（例如自动化水平，就地授权和资源）予以考 虑并进行成本一效益分析，以确保控制成本不超过其效益。根据经营分析，可以选择专门的控制技术或程序。这些技术 或程序可以包括批准，授权，调整帐目，职责分工，审查以 及文件记录。在整个过程中，必须通过培训，意识和反馈的 形式达到广泛的交流。内部控制一俟就绪，应受到监测和评 价。这一点可以通行自行审计，内部审计及外部审计在一定 程度上的结合来完成。得到的反馈可以用来进一步改进内部 控制制度。五、责任所有摩托罗拉员工都有责任遵循内部控制标准。每一事业总 部

3、，集团，分部单位，子公司以及设施的总经理、财务经理 或财务总监都要“身先士卒”，为遵守内部控制创造合适的 环境。他们必须保证本手册所提出的控制准则在其组织内得 以确立，适当地形成文件和贯彻执行。 这些标准的执行情况, 将由公司审计部的定期审查以及，如果可能的话，以自行审 计来监督,并将纳入各事业总部和集团呈交公司财务管理部 门的报告书。六、舞弊舞弊是有意的盗窃、挪用、侵吞摩托罗拉公司的财产。摩托 罗拉公司的财产包括，但不限于；现金、产品、原料、设备、 用具、废品、残品、维修服务、软件和知识财产。公司员工， 客户，供应商等其他人员均可能有舞弊行为。调查表明，因 舞弊给公司造成的损失已占年收入的0

4、 . 0 5 %至U 2 %,其 中大多数事件或举报的舞弊行为是业务关联单位所为。舞弊 行为已发展到被认为是一种可乘之机或可以接受的合理行 为。在登记和报告公司帐目中也会发生舞弊。财务报告全国监察 委员会对报告舞弊有如下定义：财务报告舞弊属于有意或疏忽行为，无论是否有意或者疏 忽：结果都是产生有重大误导的财务报表。财务报告舞弊涉 及许多因素，以许多形式表现出来，可以是蓄意、严重地歪 曲公司记录，例如盘存标签，或者是虚假的业务事项，例如 虚假的销售和订单数字，可以是滥用会计原则。公司任何一 级的员工，上至最高级管理人员，到中层管理人员，下至最 低层员工均有可能牵涉到舞弊事件中。”对舞弊的威摄和预

5、防摩托罗拉的每一位经理都有职责创造一个控制体制和环境， 它能够防止员工、供应商、客户等其他人员所处的地位不同 时具备舞弊的方法和机会。摩托罗拉的管理当局已经建立了 一种结构，通过推行内部控制，将其作为良好的商业行为， 防止公司存在舞弊的机会。这一结构包括：摩托罗拉行为准 则，内部控制标准的培训、工作程序准则，财务准则，电子 资讯安全标准和公司的其它标准和政策。舞弊的检查和报告摩托罗拉每一位员工都有职责协助预防舞弊的发生。如果员 工发现可能发生舞弊的情形，应向其管理部门报告。如果员 工怀疑已经发生舞弊行为，必须向当地财务总监和保安经理 报告。所有实际发生的舞弊行为，必须向总公司保安部部长 报告。

6、对于怀疑的舞弊行为，员工不应试图进行个人调查。调查工 作将由保安部、法律部和审计部进行舞弊报告热线电话如果员工怀疑有舞弊行为，应使用美国电话8 0 0 - 5 -ETH I C S报告。七、 修订根据需要，将对内部控制标准加以修订。修改建议通过摩托 罗拉内部控制委员会提出。所有有关标准的修订，均将由公 司总监办公室审查和认可。八、 控制标准的例外在极少数情况下，从成本的观点出发，或对规模较小的机构 和偏远场所，内部控制标准的某些部分可能不切实际，在这 类情况下，该组织应请求准许遵循不同的控制程序。要求采用替代控制程序，应按照各事业总部/集团的政策予 以审查和批准。内部控制标准导论本文件中的基本

7、控制目标是按业务周期的模型分别阐述的， 以便于实施，参考和后续评估。业务周期的定义是一系列相 关的事件或过程。通常，一个周期包含一项业务从开始到完 成的全过程。例如，一项业务的收入周期包括；接受客户定 单，装运材料，为客户开具票据，保持应收帐款记录，以及 记录客户的支付。每一周期内部的控制准则，旨在符合我们内部控制制度的基 本目标和外部要求，其中包括公认会计原则以及适用的法律 和规定。然而控制标准之根本是：（i）按照管理部门一般或特定的授权处理业务事项;ii ）业务事项要予以正当的说明和准确及时的记录；（iii）公司的资产和记录要予以妥善的保护。下面的控制矩阵是按照上述标准处理所有业务事项的一

8、般准则：控制矩阵目标输入处理输出授权来源是否经过授权？程序是否被批准？是否与所批准的相符？记录是否准确和完整？是否及时？是否有文件证明？由谁处理？何时处理？是否遵循程序？是否可恢复？管理 人员的审查是否充分？是否有审计线索？管理人员的审查是否 充分？是否平衡？保护/安全应由谁控制？责是否划分？谁可进入？职职责是否划分？遵循的程序是否完善？是否有保密性？谁应持有？差异是否得以妥善的解决?验证来源是否正当？关于差异的调查和审查是否充分？管理人员的审查是否充分？1.0 般控制要求 下列一般控制目标适用于所有业务周期，摩托罗拉的所有经 营均应予以采纳。1.1所有雇员必须遵守摩托罗拉行为准则（见本文附录

9、A）。高级雇员需定期确认对行为准则的遵守。1.2所有有关组织必须奉行摩托罗拉有关政策和程序指 南。摩托罗拉各经营单位内部制定的政策和程序最低限度必 须符合公司政策所规定的控制要求，不得与其冲突。政策和 程序必须予以定期审查和更新。1.3必须在公司所有的职能领域建立和维护充分的职责和 管理责任划分。一般而言，保管、处理/经营和会计等责任 应予以划分，以便独立地审查和评估公司的运作。如果充分 的责任划分无法实现，必须建立其他补偿性控制，并形成文 件。1.4任何人不得直接或间接伪造或促使伪造公司的任何帐 册，记录和帐目。1.5所有组织必须制定一项内部控制制度，确保公司的资产和记录得以妥善的保护，以防

10、丢失、破坏。被盗，更改或 XX的接触。1.6公司的记录必须按照既定和认可的记录保管政策予以 维护。1.7所有经营单位的成本和费用必须保持在预算控制以下。 必须定期对实际费用与预算进行比较，所有重大出入均须予 以调查。1.8必须就公司信息的敏感性/保密性对雇员进行教育， XX雇员不得向公司以外的个人或“无需知道”的公司 雇员泄露此类信息。处理保密/专有信息亦需具备充分的安 全措施。1.9所有经营单位和设施必须制定向经营管理部门证明和 报告舞弊，贪污及违反法律和商业道德行为的程序。任何重 大事件的报告必须送交公司的法律，审计和保安部门。1.10公司业务循环中的重要业务事项， 必须是可追查的，经授权

11、的，经鉴定的，完整的，并必须按照既定和批准的记录保管政策加以保存收入周期包括如下职能：收取客户订单；给客户确定资信； 装运或交付货物、设备或劳务；开具销售和租赁业务帐单井 予以记录；维护和监督应收帐款；建立有效的收帐程序；记 录和控制现金收入；以及恰当地估价应收款余额。管理人员选择控制程序和技术过程中，实施控制的程度是一 个合理的业务判断。决定内部控制实施程度的一般准则是， 控制成本不应超出所产生的效益。收入循环包括的具体职能或部门是：2.1订单入帐/审核 2.5应收帐款2.2资信 2.6收帐2.3装运 2.7现金收入2.4开具帐单 2.11订单必须予以记录，记录的依据只能是客户的订 货订单或

12、其他证明客户正式订货的证据。参照风险：A1,A2,A.32.1.2在接受或装运新客户订货之前必须对其资信加以 审查。A42.13客户要求的货物或劳务，如未作专门规定或与客 户购货承诺不符，须经财务管理部门批准之后才可处理。A52.1 .4接受订单的正式确认书必须及时送至客户，除非 合理的业务惯例另有其他规定。A62.1.5订单在送交生产及或装运之前，必须有适当的证 明并全面审核。需经审查的项目包括：有关的合同格式，购 货订单条件，装运和支付条件，资信批准，适用税赋单据及 计算，价格总金额，产品的适当性以及是否遵守联邦，州及 地方政府的法律和规定及出口管制要求。Al,A2,A4,A7,A82.1

13、.6折扣和折让如超出事业总部/集团管理人员所规定的数额，需经市场营销部和财务管理部门批准。A82.1.7客户订单信息必须严加保护， XX不得接触A92.1.8未结清订单必须定期予以审查，以查明有无拖欠 订单。拖欠订单应予以研究和解决。A102.1.9在接受销售和租赁合同之前，必须制定审查和批 准政策和程序，并编制成文件。参照风险A11A-1可能在没有有效的客户承诺的情况下制造和装运产 品，或履行劳务。A2制造订单上的产品、数量、售价、付款条件、销售或 运送地址可能有误。A-3可能根据无效订单支付销售佣金。A-4产品或劳务可能售给一未经核准或资信不足的客户， 结果导致帐款无法收回。A-5装运的产

14、品可能与客户订单不符，并可能由客户转为 个人使用。A-6在制造和装运之前可能无法查明和更正订单L的错 误（如产品、数量、价格）A-7不遵守政府规定可能导致巨额罚款、处罚及或出口优先权的丧失A-8可能接受、处理了管理部门不能接受的价格及或条件 的订单。A-9销货订单可能丢失、销毁或更改。保密资讯可能被利 用，给公司造成损失。A-10可能无法表明拖欠订单，结果导致客户不满及或撤销订单。A-11销售和租赁合同在定价、条件、处罚条款或资信风险方面可能为管理部门所不能接受。2.2资信2.2.1摩托罗拉的每个单位内部均须制定正式的书面资 信政策和程序，并已必须由事业总部/集团财务管理部门审 查和批准。B1

15、,B.22.2.2必须对每一客户确立资信限额。 在适当的情况下， “无限”资信额度是可接受的。必须在客户的资信记录上记 入资信限额，资信限额必须以对于客户支付能力的审查为依 据。应使用可靠的外部信息来确定这种限度。B 22.2.3在接受及或装运客户追加订货之前，必须审查经 批准的资信限额和现有应收帐款余额。超出资信限额，需先经财务管理部门认可B -22.2.4既定的客户资信限额必须至少按年度审查，以查 明是否充分。在适当情况下，资信限额的调整必须由财务管 理部门作出和批准。B一 1资信审查方法不一致及或不充分B 2产品或劳 务可能售给未经核准的客户，或售给不能接受的资信风险对 象，结果导致坏帐

16、。2.3装运2.3.1所有从摩托罗拉设施装运的产品或设备均需正当的授权。C一 1,C 2,C3,C 42.3.2销售订单或装运授权应定期予以登记（至少每月 一次）。C3,C5,C.92.3.3所有发货必须准备适当准确的单据。Cl,C 22。3 .4所有装运的货物单据必须有编号控制。货运证明必须送交会计或开帐单部门。如果序号的完整性不是由计算机控制的，货运单据必须预先编号。C3,C7,C82.3.5必须从承运人那里获取货运证明，例如签字的提单，以确定产品或设备的实际和合法转让。这类单据必须始终反映实际装货日期。C3,C6,C.72.3.6待装运的产品的类型和数量必须至少以抽查的方式予以核实。C

17、2,C 42.3.7如良好的业务惯例所规定的。装运部门地点应与生产和验收设施划分开。C 42.3.8进入装运地区必须仅限于被授权的人员C-42.3.9每一装运场所必须建立同销售截止程序，该程序 必须经经营管理部门和有关财务管理部门批准。C. 72.3.1 0空白装运核准单，数控装运票据以及提单必须 加以保护，防止XX的接触和使用。C- 82.3.11装运职能部门必须独立于开票和应收帐款职能 部门。C- 3 , C- 1 0C- 1货物可能发往错误的或未经核准的客户，或发往错 误的客户地点。C-2装运的产品或数量可能出现误差；或者产品的装运可 能提前、拖后、或违反出口管制及或海关要求。C-3产品

18、或货物可能已经装运，但未予开票据或未予记 录。C-4客户的货物可能被丢失，误放或盗用。C-1货物可能发往错误的或未经核准的客户，或发往错误 的客户地点。C-5经核准装运的产品可能未装运。C-6摩托罗拉可能无法向承运人追偿其丢失的产品。C-7由于完整的和准确的信息可能来送到会计或开票部 门，收入和与之相关销售成本可能记入错误的会计期间。C-8关于已装运的产品无法进行会计处理。未开票及或被 盗用的发货可能无法查明。C-9可能无法及时查明和解决拖欠或丢失的销货订单。C-10可能发生有意制造差错或资产私吞问题2.4开票据2.4.1销售业务的会计责任属于财务部门的职责，不得 授于任何其他职能部门。如果发

19、票是由计算机制作的，财务 部门必须确保发票制作的全面控制。D -1 ,D2,D32.4.2开票职能部门必须独立于装运和应收帐款职能部门。D- 32.4.3开票业务必须依据发货和订单/审核单据及时处 理。如果序号的完整性不是由计算机控制的，所有发票必须 预先编号。Dl,D2,D 4,D52.4.4必须建立程序以确保所有装运的货物均已开出帐 单，例外事项得以及时解决。D2,D3,D 42.4.5必须具备充分的审查或计算机审核，以确保发票 记录准确，收入记入有关会计期间。Dl,D2,D 42.4.6帐单中的项目可绝对不允许错列。D 4,D6,D.92.4.7必须按照地方法律在帐单中列明销售税或增值税

20、。 如果不开税票，需有客户免税资格证明。必须取得该证明并 予以存档。D72.4.8所有“免费”发票，或为非摩托罗拉单位提供货运或劳务的其他“兔费”票据，必须具有财务管理部门以及， 如果适当的话，市场营销管理部门的书面批准。D82.4.9所有为非摩托罗拉单位提供货运或劳务开出的 “备忘帐单”等文件必须有财务部门的书面批准。DI,D.32.4.10发票开具完毕必须直接送交客户，不得返回资信/收帐部门修改。D102.4.11必须建立合适的截止程序，以确保收入入帐的正确。D 42.4.12所有向客户发送的贷记凭单，必须在发出之前 附有单据证明，并经财务部门批准。D3,D114,1 3贷记凭单必须按序号

21、控制并定期予以登记。如 果序号的完整性不是由计算机控制的，贷记凭单必须预先编 号。D 4,D122.4.14空白发票和贷记凭单必须予以安全保护。D132.4.15所有租赁，工时和材料，劳务以及进度收款帐 单必须按照有关的合同或协议及时予以处理。必须按照公认 会计原则对取得的收入予以确认。D 4,D52.4.16“收帐通知单”或“见下”发票（没有直接从 工厂给客户开票，而是分别开具发票）必须按照事业总部/ 集团的政策予以处理。这类发票需有财务管理部门的事先书 面批准。D9,D14,D162.4.17“收帐通知单”或“见下”发票必须及时与购 货合同或协议以及有关工厂的发票核对。D9,D15,D16

22、D1销售业务的处理可能出现错误，帐单和其他条款可 能有误。D2销售业务可能已经发生，但是未予开出帐单及或未作 记录。D-3可能发生有意差错或资产盗用。其中包括：产品可能装运，但未开帐单。b发运货物可能开出帐单，但未做会计记录产品可能开出帐单并予以记录，但未装运D-4收人和销售成本记录可能出现错误及或记录于错误 的会计期间。D-5由于帐单开出不及时，现金流动可能无法达到最大限 度，可能形成无法收回的帐款。D-6可能违反出口条例要求。公司亦可能由于发票有误而 受到外界起诉。D-7如果档案中没有充足的证据证明免税资格，摩托罗拉 将负担帐单中未列的销售税或增值税。D-8“免费”业务可能无法如实地记入会

23、计帐册。公司内 部往来交易可能无法查明。D-9摩托罗拉可能帮助客户绕开客户的内部控制制度。C产品可能开出帐单并予以记录，但未装运。D-4收入和销售成本记录可能出现错误及或记录于错误 的会计期间。D-10可能发生有意更改发票及或应收帐款问题。D-11贷方业务事项可能反映不恰当的业务处理或有悻于良好的业务惯例。D-12未能将所有贷方业务事项记入会记帐册。D- 14 可能发生未经批准使用单据问题， 结果造成收入损失 或给摩托罗拉的声誉造成不利影响。D- 15帐单错误可能无法立即查明和解决，导致收入损失D-16帐单错误可能导致客户不满2.5应收帐款2.5.1负责应收款帐目的人员不得兼负帐单处理或汇款责

24、任。E12.5.2应收帐款明细帐必须根据经核对的给客户的帐单 和汇款为依据予以记录。必须制定程序以保证准确和及时地 记录发出帐单和客户付款。E2,E3,E62.5.3应收帐款明细帐必须按月与总分类帐调节。应妥 善处理任何差额。该项调节应经上一级会计主管人员批准。E 4,E62.5.4应收款帐龄分析必须由财务部门审查，以查清有 无异常或严重的拖欠帐款项目。帐龄分析必须准确无误，不 得歪曲客户债务种类（例如，订金，预付款，或未分配的现 金或资信额度）。E3,E52.5.5必须采用应收款帐内部管理报告制度。内部报告 或档案包括，应收款收帐周期，帐龄分析，拖欠帐款清单， 潜在核销帐项，以及收帐工作是否

25、健全等等。E32.5.6所有对应收帐款余额的调整（例如：贷记通知， 销售退回，折让，应收款帐的核销，借记通知）必须根据有 关事业总部/集团的政策经批准后予以调整，并于确定调整 时记入当期帐目。已确认的帐款调查不得耽搁或推延。E6,E7,E82.5.7各事业总部/集团财务总监必须制定一套应收款（如果适当的话，应包括长期租赁应收帐款） 估价准备政策， 以便反映应收款可变现净值。该政策必须包括坏帐准备，以 及，如果适当的话，帐单调整准备的计提规定。E52.5.8必须至少按季度审查估价准备，以查明是否充分 合理，并按照要求作出调整。2.5.9应收帐款明细帐必须妥善保护，以防丢失，毁损或XX擅自接触。E9,E102.5.10应收雇员及其帐龄分析，包括差旅费借款，必 须与客户应收帐款明细帐分开保管，并且必须按月审查和核 对。E3,E 4,E6,E11E-1可能发生有意制造差错或资产私吞问题，例如:销售发票开出，但未记录。现金一经收讫，即被私吞。b现金收入入错客户帐户及或被私吞或挪用。E-2由于发票及或现金收入可能未予记录，记录错误或记 录于错误的会计期间，明细分类帐可能不准确。E-3收帐工