Word操作技巧系列专题1文档格式.docx

1、在Excel中插入Word文档更改程序设置助你快速记忆Word快捷键很多朋友都希望能在Word中用快捷键来完成一些常用的操作。可那些快捷键特别难记，好多朋友的方法都通过菜单的提示来强行记忆（如图1所示）。图1但这个方法效果不好，而且平时大家都习惯于使用工具栏按钮，要去菜单里找，有时还真不一定能找出自己需要的命令来，既费时又费力。其实，我们完全可以通过一个小小的设置让Word的工具栏按钮上也显示出相应的快捷键来：（本操作技巧已在Office 2003版本下测试通过）操作步骤如下:1. 打开Word 2003软件2. 执行“工具”菜单“自定义”命令， 然后在弹出的设置窗口中点击“选项”按钮。如图2

2、所示图23. 勾选箭头标识的“在屏幕提示中显示快捷键”复选框后点击“关闭”按钮即可4. 好了，再回到Word主窗口试试吧，看看现在是不是把鼠标放到工具栏按钮上也能显示出快捷键的设置来呢?如图3所示图3【小提示】 其实，Word默认的快捷键并不很全，而每个人的使用目的又不相同，如果您经常使用的功能没有预设快捷键那该怎么办呢？Word已经提供给我们一个自设快捷键的功能了。依然在图2窗口中，点击“键盘”按钮，会弹出一个如图4所示的快捷键设置窗口，如果我们需要给当前这个功能“FileNew”（意思是新建一份文件）设置一个快捷键，就可以直接将光标定位于“请按新快捷键”一栏，然后直接按动快捷键就行了，最后

3、点击“指定”按钮，新的快捷键即可生效。图4QUOTE:在打开Word文档时，如果程序没有响应，那么很有可能是该Word文档已经损坏。此时，请试试笔者以下所述方法，或许能够挽回你的全部或部分损失。一、自动恢复尚未保存的修改Word提供了“自动恢复”功能，可以帮助用户找回程序遇到问题并停止响应时尚未保存的信息。实际上，在你不得不在没有保存工作成果就重新启动电脑和Word后，系统将打开“文档恢复”任务窗格，其中列出了程序停止响应时已恢复的所有文件。文件名后面是状态指示器，显示在恢复过程中已对文件所做的操作，其中：“原始文件”指基于最后一次手动保存的源文件；“已恢复”是指在恢复过程中已恢复的文件，或在

4、“自动恢复”保存过程中已保存的文件。“文档恢复”任务窗格可让你打开文件、查看所做的修复以及对已恢复的版本进行比较。然后，你可以保存最佳版本并删除其他版本，或保存所有打开的文件以便以后预览。不过，“文档恢复”任务窗格是Word XP提供的新功能，在以前的版本中，Word将直接把自动恢复的文件打开并显示出来。二、手动打开恢复文件在经过严重故障或类似问题后重新启动Word时，程序自动任何恢复的文件。如果由于某种原因恢复文件没有打开，你可以自行将其打开，操作步骤如下：1. 在“常用”工具栏上，单击“打开”按钮；2. 在文件夹列表中，定位并双击存储恢复文件的文件夹。对于Windows 2000/XP操作

5、系统，该位置通常为“C：documents and settingsApplication DataMicrosoftWord”文件夹；对于Windows 98/Me操作系统，该位置通常为“C： WindowsApplication DataMicrosoftWord”文件夹；3. 在“文件类型”框中单击“所有文件”。每个恢复文件名称显示为“自动恢复保存file name”及程序文件扩展名；4. 单击要恢复的文件名，然后单击“打开”按钮。三、“打开并修复”文件Word XP提供了一个恢复受损文档的新方法，操作步骤如下：1. 在“文件”菜单上，单击“打开”命令；2. 在“查找范围”列表中，单击包

6、含要打开的文件的驱动器、文件夹或Internet位置；3. 在文件夹列表中，定位并打开包含文件的文件夹；4. 选择要恢复的文件；5. 单击“打开”按钮旁边的箭头，然后单击“打开并修复”。四、从任意文件中恢复文本Word提供了一个“从任意文件中恢复文本”的文件转换器，可以用来从任意文件中提取文字。要使用该文件转换器恢复损坏文件中的文本，操作步骤如下：1. 在“工具”菜单上，单击“选项”命令，再单击“常规”选项卡；2. 确认选中“打开时确认转换”复选框，单击“确定”按钮；3. 在“文件”菜单上，单击“打开”命令；4. 在“文件类型”框中，单击“从任意文件中恢复文本”。如果在“文件类型”框中没有看到

7、“从任意文件中恢复文本”，则需要安装相应的文件转换器。安装方法不做赘述；5. 像通常一样打开文档。此时，系统会弹出“转换文件”对话框，请选择的需要的文件格式。当然，如果要从受损Word文档中恢复文字，请选择“纯文本”，单击“确定”按扭。不过，选择了“纯文本”，方式打开文档后，仅能恢复文档中的普通文字，原文档中的图片对象将丢失，页眉页脚等非文本信息变为普通文字。五、禁止自动宏的运行如果某个Word文档中包含有错误的自动宏代码，那么当你试图打开该文档时，其中的自动宏由于错误不能正常运行，从而引发不能打开文档的错误。此时，请在“Windows资源管理器”中，按住Shift键，然后再双击该Word文档

8、，则可阻止自动宏的运行，从而能够打开文档。六、创建新的Normal模板Word在Normal.dot模板文件中存储默认信息，如果该模板文件被损坏，可能会引发无法打开Word文档的错误。此时，请创建新的Normal模板，操作步骤如下：1. 关闭Word；2. 使用Windows“开始”菜单中的“查找”或“搜索”命令找到所有的Normal.dot文件，并重新命名或删除它们。比如，在Windows XP中，请单击“开始”，再单击“搜索”，然后单击“所有文件和文件夹”，在“全部或部分文件名”框中，键入“normal.dot”，在“在这里寻找”列表框中，单击安装Word的硬盘盘符，单击“搜索”按钮。查找

9、完毕，右键单击结果列表中的“Normal”或“Normal.dot”，然后单击“重命名”命令，为该文件键入新的名称，例如“Normal.old”，然后按Enter键；3. 启动Word此时，由于Word无法识别重命名后的Normal模板文件，它会自动创建一个新的Normal模板。有“自动恢复”不怕突然死机如果Windows突然死机，而且工作又没有及时保存。其实不必害怕，只要使用的是Word XP，那下次重新启动Word时就会弹出一个“文件恢复”任务窗格，单击某恢复文件后，就可以继续编辑了。使用自动保存功能选择“工具”“选项”，单击“保存”标签，并选中“自动保存时间间隔”复选框，在“分钟”框中，

10、输入时间间隔，以确定Word 2000/XP 保存文件的时间。时间越短，Word 2000/XP 保存文件越频繁，在Word 2000/XP 中打开文件后出现断电或类似问题时，能恢复的信息当然也就越多，一般设置为1分钟。经过上面的设置后，所有在发生断电或类似问题时处于打开状态的文件在下次启动Word时都会显示出来，可以对它们进行保存。不过在替换原有文件之前，请验证恢复文件包含有你需要的信息，不要覆盖了原先的文件。从文本中恢复选择“工具”“选项”“常规”，选中“打开时确认转换”复选框，再按下工具栏上的“打开”按钮，在“文件类型”选项中，单击“从任意文件中恢复文本”。如果没有则需要你安装“恢复文本

11、转换器”。选择要恢复的文件，单击“打开”按钮，即可打开该文件。去文件头恢复文件如果有时使用“从任意文件中恢复文件”法无法挽救，这时可通过去掉其文件头的方法进行挽救:先建立一个空白Word文件，不输入任何内容，再将其复制一遍，在复制的文件中随便输入一些内容存盘，然后用16进制编辑器（这里是WinHex）比较两个文件，你会发现大致从Offset值为A00处开始，内容便出现明显不同。于是，将故障文件备份一次，用WinHex打开其备份文件，将Offset值为A00以前的一些内容删掉，开始可以少删一点，不行再多删一点。然后将删除后的文件保存。接着就是用Word打开“去头”的文件。在“打开”对话框的“文件

12、类型”框中选择“从任意文件中恢复文本”项，然后双击“去头”文件，极有可能能够恢复原文件中的文本内容。用专用工具恢复从下载WordRecovery工具，完成安装后，只要打开Word，选择“文件”Recovery命令，再选中欲修复的Word文件，然后按下Recover按钮，WordRecovery插件即会为自动修复选中的文件，接着会只要按照向导保存一下修复后的Word文件即可。挽救Excel文件如果Excel文件损坏，可借助Word作为“中介”来恢复:先进入Word，打开要修复的Excel文件（注意先将“文件类型”选为“所有文件”），打开后，先将文件中损坏的数据删除并且进行修复，再选择“表格”“转

13、换”“表格转文本”，然后可以用逗号或其他的分隔符作为间隔符，再把转换后的文件另存为TXT文件。接着启动Excel，并插入该TXT文件，再另存为Excel文件即可。设置密码来保护文件选择“工具”“选项”，单击“安全性”标签，在“打开权限密码”文本框中输入打开权限密码，并在“修改权限密码”中输入修改文件权限密码，按下“确定”按钮。再保存Word文件，以后把这个Word文件交给别人时只告诉用户打开权限密码。这样用户打开此文件时，会向用户询问密码，输入“打开权限密码”后，此时Word会向他（她）询问修改权限密码。不显示最近文件选择“工具”“选项”，单击“常规”标签，取消“列出最近使用文件”前的对钩，便

14、可不让Word显示最近用过的文件。另外，Windows“开始”菜单中的“文件”子菜单中也会列出在最近操作中使用过的文件，应注意及时清除“开始”菜单的“文件”中的内容。妥善处理文件中的用户信息如果在安装Office时如实填写了用户信息，这些信息会被Office自动加入到他所生成的每个文件中，而这些信息极有可能会泄漏的某些隐私。这时，可以选择“文件”“属性”，在弹出的的窗口中选择“摘要”选项卡，并将其中各项中的内容删掉，再保存文件即可。保护窗体如果想保护Word窗体，那可以选择“工具”“保护文件”，在弹出的对话框中选中“窗体”选项并设置密码，这样就将所创建的窗体保护了起来。如果用户不知道密码，只能

15、够在设置的窗体中的特定区域进行操作，而无法对窗体进行修改或删除。只有知道密码的用户才可用窗体工具条中的“保护窗体”按钮在解除保护和保护状态之间进行切换。防止宏病毒选择“工具”“宏”“安全性”，在弹出的对话框中设置宏的安全级别（建议设置为高或中），使Word禁止非可靠来源文件中的宏的运行，或在运行前给出警告提示，让用户选择是否运行这个文件。但Word只能从一定程度上预防宏病毒而不能杀除它。所以要真正杜绝宏病毒，用户还需使用优秀的防毒杀毒软件。“非法操作”的应对办法在编辑文件时最担心出现“非法操作”的对话框，其实，不必担心，因为如果在Windows 98下，用户完全可以不去理会“非法操作”的对话框

16、，直接单击Word中的保存按钮，待文件保存完毕后，单击“关闭”按钮，这样文件就得以保存了。如果是在Windows 2000/XP下，那重新启动Word后，会出现一个“文件恢复”窗格，单击相应文件即可打开上次“非法操作”后的文件，另存一下即可。恢复无响应Office XP文件如果Office XP程序没有响应，可以选择“开始”“程序”“Microsoft Office 工具”“Microsoft Office 应用程序恢复”，再单击选中没有响应的程序。单击“重新启动应用程序”或“结束应用程序”按钮来执行相应的操作即可。杀死宏病毒如果怀疑机器感染了宏病毒，则可以按下Alt+F8键，在弹出的对话框中

17、有已经记录的宏的话，那就极有可能是宏病毒，可以删除所有的宏试一试。利用SnagIt巧解保护如果的文件加上了保护密码，可有一天又想对这个文件重新进行排版修改，这时突然发现已把密码给忘了，可那可以使用SnagIt来拯救它:先打开要修改的文件，启动SnagIt，选中“文本捕获”，然后单击“捕获”，再把鼠标移到Word窗口上，单击鼠标，即可把要修改的文件中的文本捕获下来，然后把它们保存为文本文件，可再利用Word对它们进行编辑即可。利用启动参数拯救文件有些Word文件可能是被作者利用自动运行的宏功能进行了加密，或自动运行的宏代码中出现了错误，这时可利用Word的“/m”启动参数，禁止Word宏的运行，

18、从而拯救Word文件:建立一个Word启动的快捷键，再右击此快捷方式，在“目标”项的文件名后加参数，比如“C:Program Files Microsoft OfficeOffice10WINWord.EXE /m ”，双击此快捷方式，再打上述Word文件，试一试，说不定就可以恢复出其中的文本。我的密码你猜不着按住键盘上的Alt键不放，输入200，再松开Alt键，你将看到“ ”出现在屏幕上。这就是ASCII码200对应的字符。因此，可以用这些字符来加密Word文件，这样Word文件被解密的可能性就小多了。小提示000-031以及127是“控制符”，Office不接受;而032-126可以在键盘

19、上直接打出来，所以，能用于这种特殊密码的，仅有128-255这些“字符”。文件这样加密，若长度在8位以上，恐怕连神仙也猜不出来了。只是这样做的弊端也很明显，密码太难记了。请把你的激活信息保存好如果使用的是Office XP，那请保存好C:Program FilesCommon FilesMicrosoft SharedOffice10mso.dll文件，重装Office XP后，必须把这个文件拷贝到C:Program FilesCommon FilesMicrosoft SharedOffice10文件夹中，以避免重新激活。备份你的模板如果是Windows 9x/Me，模板放在C:Window

20、sApplication DataMicrosoftTemplates文件夹下，如果是Windows 2000/XP，则放在C:Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftTemplates文件夹下（如C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates）。用“资源管理器”定位到相应文件夹下后，会看到一些扩展名为DOT的文件，这些就是Word中自定义的模板文件，只要把它们拷贝备份出来，以后重新安装Office，再把它们拷贝到上述文件夹中即可。保存你自

21、己的设置Office使用时间长了，必然会有很多自己的设置信息，如果使用的是Office XP，可单击“开始”“程序”“Microsoft Office 工具”“用户设置保存向导”启动“用户设置保存向导”，通过它即可把本机Office XP当前设置保存到设置文件中，也可以从设置文件中恢复设置。备份自动更正信息Word具有自动更正功能，通过它确实可以给我们带来很多的方便，但可惜的是，Word却没有提供我们备份自动更正信息的功能。不过，可以从http:/support.M . p/en-us/Support.exe下载Word 2002 Support Template软件，安装后单击“开始”“程序

22、”Microsoft Office ToolsWord 2002 Support Template可以让Word XP打开该模板。按下Alt+F8键，再选中AutoCorrect Backup项，然后单击“运行”按钮，选择Backup按钮即可把当前自动更正信息备份到一个默认为AutoCorrect Backup Document.doc的文件中。以后，重安系统后只要再次安装一下Word 2002 Support Template模板，再Alt+F8键，选中AutoCorrect Backup项，然后单击“运行”按钮，选择Restore按钮导入备份的自动更正文件即可。通过这个小工具也可以把当前自

23、动更正信息备份到AutoCorrect Backup Document.doc文件中，大家也可以打印出来供自己平时查看或与他人共享交流。对于提高自己的水平也很有好处。让你的Office更新、更轻松微软公司的产品经常是补丁不断，尽人皆知。如果要更新Office XP，那大家可以直接登录/office.M网站，在该网站上，只要单击相应的按钮，就可以进行类似傻瓜式地操作，顺着向导就可以把使用的Office的补丁自动打好。quoute方法一：特殊符号法。执行“插入特殊符号”命令，打开“特殊符号”对话框（如图1），切换到相应的标签（如“单位符号”等）下，即可选择输入一些特殊符号了。方法二符号栏法。通过执

24、行“视图工具栏符号栏”命令，展开“符号栏”工具栏（如图2），也可以快速输入一些特殊符号。方法三插入符号法。执行“插入符号”命令，打开“符号”对话框（如图3），通过设置“字体”和“子集”可以查找到大量的特殊符号，进行选择输入。方法四软键盘法。打开任意一种中文输入法，右击输入法状态条右侧的小键盘，在随后弹出的快捷菜单中，选择需要的符号菜单项（如“俄文字母”等），打开相应的软键盘（如图4），选择输入即可。/quote我们在用Word编辑一些专业文档时，常常要在文档中插入一些相同的图片（符号），如果用“插入图片来自文件”命令来输入就太麻烦了。建议大家用“替换”功能吧：先用“插入图片来自文件”命令，插一

25、个图片（符号）到文档中，然后在其他需要插入图片（符号）的地方输入一个字母（我用五笔输入法，就用字母“z”吧），等整篇文档录入完毕后，选中上述图片，执行一下“复制”操作，再按下“Ctrl+H”组合键打开“查找与替换”对话框（如图），在“查找内容”框中填入字母“z”，在“替换为”框中输入“c”（字母“c”为小写），按“全部替换”按钮，即可将全文的字母“z”一次性替换为剪贴板上的图片（符号）了。注意：如果需要替换成不同的图片（符号），需要在文档中用不同的字母表示，然后分别替换。导读：在Word 2003中，可以使用缩略图功能快速查看长文档多页的布局，当需要在较长的文档中寻找某些元素时，使用缩略图窗格

26、能够节省用户的宝贵时间。使用缩略图窗格还能够快速定位到文档中的某一页。在微软的Office 2003出现之前，用户使用Word查看页面布局时，必须使用打印预览才能同时查看多页的整体布局。而使用Word 2003，则不必离开文档的编辑状态就可以同时查看多页的缩略图。在Word 2003中，现在“普通视图”、“页面视图”、“阅读版式视图”和“大纲视图”这四种视图中都支持以缩略图形式查看页面。在这四种视图中，都可以通过选择菜单命令“视图缩略图”来打开缩略图窗格，它会出现在Word窗口的左边。如图1所示，是普通视图中的缩略图窗格。图1 普通视图中的缩略图窗格缩略图窗格让用户可以同时查看多页的整体布局，

27、例如，在普通视图中如果想查看哪些页上添加了页眉或页脚，可以打开缩略图窗格来查看，这样会非常快速方便地找到。缩略图窗格的另一个非常有用的技巧是，如果想跳到长文档的某一页，可以直接在窗格中单击该页的缩略图。缩略图窗格可以用拖动的方式改变大小，移动鼠标指针到缩略图窗格右边缘，当指针变为左右方向的双向箭头时，按下左键拖动即可调整大小。而如果双击这个边缘，就会关闭缩格图窗格。以前往Word中插入图片的时候，如果需要将图片旋转一定的角度，只能在别的软件中将图片先处理好，然后再插入到Word中。如果在Word中，能够像旋转自选图形那样，自由旋转图片就好了，也省却了处理图片的功夫。一次偶然的机会，我发现了一个变通的办法，图片也能随意旋转了。您也试试?