江西省公安交警大队档案管理规则1Word文档格式.docx

1、（31）交通事故处理通知书（包括不立案、不受理、不调解等）；（32）送达回执；（33）其他行政法律文书。副卷内容：（1） 审批表；（2） 报告书；（3）呈请（回避、拘留、提请批准逮捕、变更强制措施、侦察终结、起诉、撤消案件）报告书；（4）交通事故处理工作记录；（5）交通事故逃逸案件协查通报、公告或撤销通知；（6）与损害赔偿调解有关的材料（如被抚养关系证明，户口证明等）；（7）交通事故遗留物品清单；（8）司法机关调卷公函；（9）消除安全隐患通知书；（10）涉嫌酒后驾车驾驶人血样提取登记表；（11）认尸启事；（12）其他与交通事故处理有关的文书材料；（13）交通事故案卷材料粘贴纸。2、侦查卷处理触

2、犯刑律（涉嫌交通肇事罪）的交通事故时形成的材料，应建立侦查卷。正卷内存放：（1）接受刑事案件登记表、立案决定书、移送案件通知书（回执）；（2）传唤通知书（副本）；（3）拘传证；（4）取保候审决定书（副本）、取保候审保证书、收取保证金通知书（回执）、对保证人罚款决定书（副本）、退还保证金决定书（副本）、没收保证金决定书（副本、回执）、不予取保候审通知书；（5）监视居住决定书（副本）、解除监视居住决定书（副本）；（6）拘留证、拘留通知书（副本）、延长拘留期限通知书（副本）；（7）提请批准逮捕书、批准逮捕决定书、不批准逮捕决定书、逮捕证、逮捕通知书（副本）；（8）变更强制措施通知书（副本）；（9）提

3、请批准延长羁押期限意见书（副本）、批准延长羁押期限决定书、延长侦查羁押期限通知书（副本）、重新计算侦查羁押期限通知书；（10）释放通知书、释放证明书（副本）；（11）安排律师会见非涉密案件在押犯罪嫌疑人通知书；（12）讯问笔录；（13）其他刑事法律文书；（14）案件需要的其他文书同交通事故案卷内容。同交通事故卷3、行政处罚卷公安交通管理工作中，适用一般程序对违反交通法规的行为进行行政处罚时形成的材料，应建立行政处罚案卷（交通事故卷中的行政处罚材料不单独立卷）。适用简易程序处理时形成的材料按资料保存。行政处罚卷卷内存放：（1）受案登记表;（2）交通管理行政案件审批表;（3）公安交通管理行政处罚审

4、批表;（4）公安交通管理行政处罚告知笔录;（5）听证申请书;（6）不予受理听证通知书;（7）举行听证通知书;（8）听证报告书;（9）公安交通管理行政处罚决定书;（10）行政强制措施凭证;（11）公安交通管理撤销通知书;（12）公安交通管理转递通知书;（13）拘留证、拘留通知书;（14）收缴物品清单;（15）罚款没收专用现金进账单;（16）罚没现金专用收据;（17）责令限期消除交通安全隐患通知书（责令排除障碍通知书）;（18）送达回执;（19）传唤证;（20）询问笔录或自述材料;（21）证人证言;（22）物证（照片及说明）;（23）检查笔录;（24）扣留物品发还凭证;（25）检测结论;（26）被

5、处罚驾驶人员驾驶证、车辆行驶证复印件;（27）其他证据材料;4、机动车、机动车驾驶证管理卷在机动车、机动车驾驶证管理工作中形成的文件材料，应当建立机动车、机动车驾驶证管理卷。该卷由车管部门管理。卷内存放：（略）5、备查卷对工作中取得的具有一定参考价值的材料、以及其他卷无法包括的材料，应建立备查卷。（1）各种犯罪嫌疑线索、报案未破材料；（2）各类调查材料；（3）其他有一定参考价值的材料。（二）会计档案1、会计凭证（县市区政府成立结算中心后由结算中心保管），包括原始凭证、记账凭证。2、会计帐簿，包括日记账、总账、明细分类、分户或登记薄、现金出纳账、银行存款账。3、会计报表，包括行政事业单位决算、单

6、位预算会计月、季度报表。4、其他公安交警会计档案。（三）科技档案1、基本建设档案2、设备仪器档案3、科研技术档案4、鉴定检验档案（四）文书档案本大队在工作中形成的正式文件材料以及上级公安机关、交警、有关部门下发的，对本大队工作有约束力或指导等作用的文件材料，应该建立文书档案。主要有两类：1、公安交警大队在工作中形成的本所文书材料。如计划、总结、年报、月报、会议记录、简报、专题报告和各种登记薄册、统计报表等；2、上级和有关部门的文件及贯彻情况。如本大队收到的上级和有关部门的指示、规定、办法、条例、细则、重要通知、通报等文件材料，应与本大队贯彻执行中形成的相应材料一并立卷归档。（五）视听档案在工作

7、中形成的照片、录音、录像、磁盘、光盘等媒体材料应建立视听档案。在工作中形成的电子文书在输出纸质文件保存的同时，应定期刻录光盘或拷贝磁盘，形成电子档案；驾驶员、车辆管理信息定期刻录光盘或拷贝磁盘，建立电子档案。视听档案分为四类：1、照片档案主要存放：（1）建队以来的队容队貌；（2）历任队领导、民警相片；（3）上级领导来队视察等相片；（4）各种荣誉相片；（5）每年本大队重要工作、重大活动情况现场相片；（6）其他有保存价值的相片。2、录音带工作中有保存价值的录音带。3、录像带工作中有保存价值的录像带。4、其他类（1）年度驾驶员管理信息备份光盘（磁盘）；（2）每年车辆管理信息拷贝光盘（磁盘）；（3）工

8、作中形成的文书电子档案光盘（4）其他有保存价值的信息及载体。二、档案分类及档号和保管期限公安交警大队档案分为专业档案、会计档案、文书档案、科技档案、视听档案五大门类，各门类又分为若干种类。各类档案由若干卷案卷组成，各案卷的档号由全宗号（暂空）、类别号、目录号、案卷号组成，具体档号和保管期限划分如下：（一）专业档案（JZ）1、事故卷 类别号：JZ1，目录号：按保管期限划分，1-永久 2-长期 3-短期，案卷号：从1编起，将满1000号（不跨年度）转下一轮目录后再从1编起。保管期限：2004年5月1日以前为：永久-特大事故，长期-重大事故，短期-一般事故；之后为：永久-对交通肇事逃逸人员吊销驾驶证

9、处罚的，使（领）馆官员、使（领）馆车辆发生死亡1人以上及其他死亡3人以上的交通事故；长期-致人伤残、死亡1至2人和涉外交通事故（其他有永久保管规定的除外）；短期-其他适用一般程序处理的交通事故。2、侦查卷 类别号：JZ2，目录号：1，案卷号同上。永久3、行政处罚卷 类别号：JZ3，目录号：按保管期限划分，1-长期 2-短期，案卷号同上。长期-有限制人身自由处罚，短期-无限制人身自由处罚。4、机动车管理、机动车驾驶证管理卷 类别号：JZ4，目录号、案卷号同上。注销后短期。5、备查卷 类别号：JZ5，目录号、案卷号同上。长期。（二）会计档案（JJ）1、会计凭证 类别号：JJ1，目录号：1，案卷号同

10、专业档案。2、会计帐簿 类别号：JJ2，目录号、案卷号同上。3、会计报表 类别号：JJ3，目录号、案卷号同上。4、其他公安交警会计档案 类别号：JJ4，目录号、案卷号同上。（三）科技档案（JK）1、基本建设档案 类别号：JK1，目录号：2、设备仪器档案 类别号：JK2，目录号、案卷号同上。3、科研技术档案 类别号：JK3，目录号、案卷号同上。4、鉴定检验档案 类别号：JK4，目录号、案卷号同上。（四）文书档案（JW）按年度、保存期限分类组卷。1、50年案卷 类别号：JW1，目录号：1-永久 2-长期 3-短期 案卷号：从1开始，按保管期限编大流水号，将满1000号（不跨年度）转下一轮目录后再从

11、1编起。2、51年案卷 类别号：JW2，目录号、案卷号同上。3、类推至2003年案卷 类别号：JW54，目录号、案卷号同上。4、2004年起 类别号：JW，目录号：2004，案卷号：每年从1开始，按永久、长期、短期的顺序编小流水号。5、保管期限分类：（1）计划、总结、年报 永久（2）专题报告、会议记录 长期（3）各种登记簿册 长期（4）月、季度报表 短期（无年报者为永久）（5）上级来文卷 长期（五）视听档案（JS）1、照片类 类别号：JS1，目录号：1（数量多也可分目录），案卷号：2、录音带 类别号：JS2，目录号、案卷号同上。3、录像带 类别号：JS3，目录号、案卷号同上。4、其它类（磁盘、

12、光盘等） 类别号：JS4，目录号、案卷号同上。视听档案的保管期限参照同类内容的文书档案的保管期限酌情确定。三、档案组卷方法和要求组卷，就是将办理完毕的具有查考保存价值的文件材料，按照它们的形成过程中的联系和规律组成案卷，是文件材料转化为档案的过程。各承办人完成组卷后向档案室移交归档集中保管，文件材料转化为档案。公安交警大队文件材料组卷的原则是：必须将应归档的文件材料收集齐全完整；遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系；区别文件材料的不同价值，尽可能使一卷中的文件材料保管期限一致；组成的案卷要便于保管和利用。具体组卷方法和要求如下：1、组卷专业档案以案件建档。各小类案卷的卷内存放材料

13、见第一部分，材料的排列应以法律文书（审批、处理结果等）在前，其它文件在后，并按形成时间先后结合重要程度排列。2、填写案卷封面专业档案的案卷封面包括：全宗单位名称、类别名称、案卷标题、卷内文件材料起止年月、本案卷数、此卷为第几卷、页数、保管期限、立卷单位、档号。（1）全宗单位名称，为县（市、区）公安局（分局）；（2）类别名称，为各小类名称，如：车辆驾驶证管理卷、交通事故卷等。（3）案卷标题，要写明所属单位名称或人物姓名、代号（耳目）、问题性质。业务案卷标题包括：对象名称+案件性质+结尾词。对象名称是指人员、案犯姓名、组织名称、单位名称、代号等；案件性质是指属于什么性质的案件（问题），如：交通肇事

14、、逃逸等；结尾词是指案、卷或材料，结尾词根据卷内文书材料和案情来定，有的写案，有的写卷，有的写材料。如：车辆驾驶证管理卷标题为：*车辆驾驶证材料；交通事故卷应标明发生事故的时间、地点。拟写要求：客观准确；文字简练（不超过50字）；能反映涉及单位（人员）、案卷性质、时间等卷内主要内容；用字要符合规范，书写要端正。3、装订案卷，对经过整理已经条理化的文件材料一般按卷装订成册。装订的具体要求是：（1）将不同规格的文件材料进行折叠或裱贴，使之统一规格（新老材料大小不同，但在一卷内应尽量整齐），整齐规范，利于保管。一般以右下齐为准；（2）去除卷内金属和异物；（3）用铅笔对卷内文件逐页编号；（4）采用三孔

15、一线方法装订，打眼要规范，线绳松紧要适度，做到不压字、不漏订页。4、填写卷内文件目录和各种表格。案卷内表格一般有文件目录、备考表、案情说明表、卷内制卡人物登记表等，在填写时应详尽、认真、细致。（1）卷内文件目录一般放在案卷的首位，主要包含：顺序号、责任者、题名、日期、页号、备注等内容。每项内容都应逐行填写。顺序号按文件顺序编；责任者为审批、行文、作证的单位或个人；题名应与卷内各文件标题完全一致（如原标题过于简单，则应根据其内容拟写准确的题名，并用方括号将题名括起）。（2）备考表附在案卷的最后，卷底之前，用以登记卷内文件是否齐全、破损等基本情况或对某一问题的说明等。备考表应填写立卷人姓名及立卷时

16、间，并由审核人（档案员）签字验收。（3）案情说明表，对较重要的案件或案情复杂需要说明案情的案卷，应填写案情说明表，简明、概括地叙述主要案情、当事人等。（4）卷内制卡人物登记表只适用于部分业务档案，如事故卷、行政处罚卷，是对卷内所有被处罚、处理人员逐进行登记、标明页号，与目录、卡片相对应。按会计凭证、会计帐簿、会计报表、其他分类分别组卷，并参照文书档案的要求填写封面、封底。按基本建设档案、设备仪器档案、科研技术档案、鉴定检验档案分类分别组卷，并参照文书档案的要求填写封面、封底。按照上级公安机关关于文书材料立卷归档的规定组卷，在平时分类保管的基础上，第二年年初进行最后调整，把同一问题的文书材料组合

17、在一起。会议材料，视数量可一会一卷也可一会数卷；统计报表可按内容属性组成一或数卷；工作计划、总结等，一般可按名称或责任者组合。卷内文件以文书自然形成次序排列，兼顾文书相互之间的有机联系，便于查找为原则。一般是批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；定稿在前，草稿在后。其他文书材料按重要程度或时间先后排列。文书档案的案卷封面包括：全宗单位名称、类目名称、案卷标题、卷内文件材料起止年月、件数、页数、保管期限、归档号、档号。（1）全宗单位名称同业务档案；（2）全宗单位名称下一列类目名称，填写交警大队名称。（3）案卷标题，要概括揭示卷内文件的内容与成份，是编制检索工具和识别案卷的标志和基础

18、。文书档案案卷标题包括六个特征，即：作者、时间、地区、通信者、问题、名称，常用的有三个特征，即作者（时间或地区、通信者）+问题+名称，如：*交警大队关于交通管理工作的情况报告，*交警大队1998年工作计划、总结。拟写要求同专业档案。3、装订案卷同专业档案。案卷内表格一般有文件目录、备考表等，在填写时应详尽、认真、细致。顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等内容。题名应卷内各文件标题完全一致（如原标题过于简单，则应根据其内容拟写准确的题名，并用方括号将题名括起）。（2）备考表同专业档案。视听档案按照公安机关声像档案管理办法（试行）的规定组卷。根据载体形式不同，按照片、录音、录像分类保管，

19、以盘、盒、本、张（或相册）为保管单位。每份视听材料要有完整、准确、简练的文字说明同时归档，相片正、负片分别存放，正片装制式档案相册，负片装袋，其它视听材料装盒保存。四、档案收集、归档的时间和工作责任划分（工作分工）公安交警大队各类档案的归档时间应根据各自形成的时间规律确定。一般情况下，阶段性工作结束、案件结案、形成的文件材料基本齐全就可以归档。档案归档的基本要求是：立卷归档的种类、份数以及卷内每份文件材料的页数均应收集齐全完整；卷内文件材料应排列条理系统；案卷封面项目用碳素墨水或毛笔逐项准确填写，字迹工整显明；不属归档的材料决不归档。具体归档时间和责任划分如下：归档时间应在结案或办理完毕后一个

20、月内，亦可在次年一季度内将全年专业档案集中归档。专业材料由各承办人负责整理归档。会计档案按年归档，每年初对上年度的材料立卷归档。会计材料由财会人员负责整理归档。工程验收并交付使用、设备启用后二个月内由使用单位（个人）整理归档。科研成果鉴定后一个月内由科研单位整理归档。按年度归档，即每年一季度将上年度的文书材料立卷归档。文书档案的收集归档工作由内勤负责。（四）视听档案随办结随归档，亦可在次年一季度内将全年视听档案集中归档。视听材料由承办人负责整理归档。档案员负责按目录接收已组成案卷的档案，并将其装盒入库保管。分管大队领导应督促、指导各责任人按要求完成自己的工作。五、库房管理和档案查阅、利用等其他

21、工作要求公安交警大队档案室应设有档案库房和查阅室。档案的存放和查阅等管理工作都应按照规定的要求、条件进行。（一）库房管理1、库房建设要求公安交警大队档案室应设立存放档案的专用库房，房屋建筑要牢固、密闭，达到防盗、安全和防潮、防热、防光的要求。门窗有加固、密封措施。库房面积应能适应档案存放、发展的需要，并能容纳以后10年增加的档案数量（使用面积最少在10平方米以上）。2、设施配备要求档案库房内应配有密集架（或铁质档案柜）、空调、去湿机、温湿度检测仪、排风扇、灭火器、深色窗帘等器材设备。3、档案存放要求各类档案应按要求装入标准公安档案盒，分类按顺序放入库房内的密集架（或档案柜）中保管，并要放置适当

22、的防虫、防霉药品。密集架（或档案柜）上要有标明架（柜）内存放档案类别、内容的大标牌和小标签，墙上要有标示档案存放位置的“档案存放指南”。4、日常管理要求（1）经常检查落实防火、防光、防潮、防虫、防鼠、防盗、防尘、防高温等安全措施，保证档案材料的安全。（2）为库房（只有单间的不编号）、装具等编号，并合理摆放、调整密集架（或档案柜）和各类档案。档案架、柜不能紧靠墙壁，相互间应有方便查阅、通行的距离。（3）检查登记温湿度，必要时采取打开空调、去湿机等降温降湿措施。库房内温度应控制在摄氏14-30度，相对湿度应控制在45-70%。（4）打扫灰尘，清理杂物，库房内不允许有任何异物。（5）将档案管理有关信

23、息输入计算机。（二）档案查阅1、要有档案查阅室。查阅室可单独设立，亦可与库房相连（隔开）。2、查阅室内应放置桌椅、微机、各种目录、人物卡片、各种登记统计表簿等日常管理和查阅档案所需的物品。档案管理七项制度（交警大队档案工作责任制交警大队立卷归档制度交警大队档案保管、转递制度交警大队档案利用制度交警大队档案保密制度交警大队档案鉴定制度交警大队档案统计制度）应在查阅室上墙。3、查阅工作按档案查阅制度的规定进行，并要作好各项登记工作，汇编利用效果实例。（三）编研材料公安交警大队编研工作是以室藏档案材料为主要对象，在研究档案内容的基础上，汇编和编制各种参考资料，为公安交通管理服务的工作。主要是编制本年

24、组织沿革、大事记、基础数字汇编、专题资料等编研材料。编写方法与要求如下：1、大事记大事记是按照时间顺序简要地记载一定时期本单位工作中的重要事项、重大活动和发生的重大案件、事件等的参考资料。公安交警大队大事记可以反映本所工作发展变化的历史情况。（1）公安交警大队大事记的编写形式有：一是以时述事，即按年、月、日顺序，逐条记述，便于通览和查找；三是以事述时，以问题为主先分若干问题，每一问题内再按年、月、日顺序逐条记述；三是时与事紧密结合，以时间为主，适当集中部分具有连续性的事项、事件或案件。一般以第一种为主，每年编写一篇。（2）公安交警大队大事记的编写，要求观点正确、所用材料真实；只简记大事、要事，

25、不记小事；系统条理、言简意赅，用简短的篇幅概括丰富的内容。编写中应注意：一是实事求是地记述大事的内容，不加评述，文字简洁明确，不冗长，用词达意。二是注意材料的广泛性和用材的精练性。除了档案外，还应收集有关资料，并作调查访问。严格选用材料，抓住材料精髓，详简得当。三是材料来源要注明出处，以便查阅。四是建立大事记录制度，由专人负责大事的记载工作。2、组织沿革公安交警大队组织沿革是系统记载一个公安交警大队的组织机构、人员编制、体制变革等情况的一种参考资料。编写组织沿革，可采用文字和表格两种形式。有的内容，如历史沿革概述、职能任务，用文字记述容易交待清楚。交警大队成立、撤销、合并时间，所领导任免，人员

26、编制等情况，用表格形式便于反映出内在联系，既能减少篇幅，又条理清楚，便于查阅。所以往往将文字记述与列表两种形式结合使用。3、基础数字汇集公安交警大队基础数字汇集也称统计数字汇集，就是以数字的形式反映一个公安交警大队辖区内交通管理工作或某一方面的基本情况的参考资料。实际上就是对原来各种统计报表的综合工作，既基本情况统计。公安交警大队基础数字汇集的种类有综合性和专题性两种综合性的基础数字汇集，是记载某一公安交警大队全面情况的数字汇集，内容广泛，篇幅较大；专题性的基础数字汇集，是记载和反映某一个方面基本情况的数字汇集，内容和范围比较灵活，如交通事故发生、查处数字、档案工作情况统计数字汇集等。编写基础

27、数字汇集的要求是：材料必须准确可靠，对统计报告表、调查的数字要认真核对。基础数字汇集，可以由档案工作人员和统计工作人员合作编写，以保证各种数字的完整，提高汇集的质量。（四）检索工具公安交警大队应根据本所档案工作的实际情况和整个公安工作的需要，逐步建立健全档案检索手段，制作各类档案检索工具。手工检索工具和机器检索工具。其中，手工检索工具又分为书本式检索工具、卡片式检索工具。卡片式检索工具包括文件卡片、人物卡片、案件名称卡片、代号卡片。书本式检索工具包括案卷目录、案卷文件目录、文号目录（索引）、人名索引、单位名称索引、专题文件目录等。公安交警大队应编写案卷目录、人物卡片、案卷文件目录（全引目录）等手工检索工具，并逐步建立计算机检索工具。（五）登记统计公安交警大队档案登记统计的内容包括档案的收集、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，档案检索、编研和利用情况，档案构成、档案利用、档案机构和人员等情况的基本登记统计和其它的专门统计。档案统计数据是根据原始登记收集、汇总的。1、档案登记（1）卷内文件目录：是对卷内文件按顺序进行的登记，对卷内文件起着固定顺序和统计数量的作用。按卷编目录，组卷时编写。（2）案卷目录：是登记每一卷标题及卷内文件的起止日期、