Excel服务器精解及操作说明2Word格式.docx

1、每个步骤一经提交，在后续步骤还没有办理的情况下，是可以修改的，后续步骤一旦办理，就不能再改动，除非请后续步骤的办理人把这份表单“退回来”。也即，带工作流的表单，不能按通常的方式做“修改”和“删除”，只能是“逆”表单提交的顺序，步步后退式地进行“重做”和“撤销”。以上面的报销单为例，假设小宋填报了报销单之后，发现报销金额写错了，要修改，可以这样操作：1） 打开我的工作台。2） 在已处理工作中找到提交的那张报销单3） 选择右键菜单“重做”，如下图所示：4） 很遗憾，系统给出了这样的提示：图 829为什么？因为我们通过查看工作进度已经看到了，后续步骤“部门审批”已被肖部长办理完了。怎么办？请肖部长这

2、张报销单退回来（撤消审批）。5） 现在断开连接，用肖部长的帐户登录。6） 在我的工作台中展开“费用报销单”模板，找到这张报销单，点击鼠标右键，选择弹出菜单“撤销”图 830 “撤销”已处理工作7） 系统提示：“本步工作已被撤销”。点击“待办事宜”，可看到这张报销单重新回到待办事宜列表中，等待再次被审批。8） 重新用小宋的帐户登录9） 如第3）步一般重做，这次系统会打开这张报销单，修改报销金额，保存。报销单被再次提交审批。1.2 本章练习改进第6章建立的订单模板，加上工作流，包含两个任务，第一个任务是制单，有效区域是除“审批人”、“审批日期”、“审批意见”外的所有字段；第二个任务是审批，有效区域

3、是“审批人”、“审批日期”和“审批意见”，由“销售部销售部长”执行。第2章、回写公式表间公式还有一种特殊的类型，称为回写公式。普通的表间公式的作用是利用以前输入的数据填充当前表单，而回写公式的作用是利用当前表单所填的数据刷新已存在的数据，方向刚好相反。在前面的章节中，我们已经建立了物料表模板，其中记录着每种物料的当前库存量，这一章，我们要建立一个出库单模板，它根据订单的内容进行出库，每次出库之后，要根据出库数量动态调整物料表上的当前库存量，这样才能保证库存数据的正确。我们要在出库单模板上定义“回写公式”实现数据的动态调整、同步更新。图 91 回写公式示意2.1 建立出库单模板本节建立本章的例子

4、模板-出库单模板，同时复习前面章节的内容。表样建立出库单模板，表样如下图所示图 92 出库单模板表样输入若干Excel公式：单元格/区域公式作用G7:G10=E5*F5金额数量单价G9=SUM（G5:G8）计算合计金额数据表定义定义两个数据表：“出库单_主表”和“出库单_明细”图 93 “出库单_主表”数据项定义图 94 “出库单_明细”数据表定义数据规范定义一个数据规范“订单号下拉列表”，并设置其为“出库单_主表”中“订单号”字段的填写规范。图 95定义自动编号“出库单号”，并设置其为“出库单_主表”中“单号”字段的填写规范。表间公式定义定义一条表间公式，当输入“订单号”之后，自动把该订单的

5、明细信息查出来，填充到“出库单_明细”上。图 962.2 用回写公式更新数据本节我们来定义回写公式，实现根据出库单的数据实时更新物料表的当前库存信息。2.2.1 定义回写公式按以下步骤操作1） 打开出库单模板，进入设计状态2） 选择菜单【模板】【定义表间公式】，打开“表间公式”窗口3） 点击【新增】按钮，打开“选择表间公式类型”窗口，选择第二项“回写（修改）”，点击【确定】。图 97 选择表间公式类型4） 弹出“回写公式”对话框，公式名称输入“保存时减少库存量”，应用时机为“保存时”，如图：图 98 定义回写公式5） 点击【选择数据表】按钮，弹出“选择数据表”窗口，选择“物料表”，按【确定】回

6、到“回写公式”窗口。图 99 选择数据表6） 回到“回写公式”窗口，点击【筛选条件】按钮，弹出“输入表达式”对话框，输入筛选条件：物料表.物料编码 = 本报表.Sheet1:编码，按【确定】回到“回写公式”窗口。7） 点击【回写数据项】按钮，弹出“定义回写数据项”按钮，在最后一行“当前库存数量”的左侧双击。图 9108） 弹出“输入表达式”窗口，输入表达式为：物料表.当前库存数量 - 本报表.Sheet1:数量，按【确定】回到“定义回写数据项”窗口。9） 按【确定】回到“回写公式”窗口，完整的回写公式如下：图 91110） 按【保存】回到“表间公式”窗口，点击【关闭】这条回写公式的意思是：当出

7、库保存的时候，按照出库单上的编码在物料表中找到该物料的信息，修改其当前库存数量：在原来的基础（物料表.当前库存数量）上，减去本出库单上的出库数量（- 本报表.Sheet1:数量）。2.2.2 回写公式成对出现因为表单有保存也会有删除，待办事宜有提交也会有撤销，所以回写公式通常要成对出现。下面我们再定义一条表间公式，说明当出库单一旦删除，如何把相应物料的出库数量恢复为原值。回写公式定义如下图：图 912 删除或撤销时执行的回写公式2.2.3 应用回写公式请读者自行练习，输入一份出库单，保存，然后到我的工作台中查看物料表，看其当前库存数量的变化；随后删除此出库单，再次观察物料的当前库存数量发生了什

8、么变化。2.3 回写公式练习在出库单模板上，我们对“订单号”字段设置了数据规范，那里是一个下拉列表，包含所有订单号。这里有一个问题，假设我们针对订单号“001”已经填写了出库单，再次填写下一张出库单时，“001”还是会出现在订单号下拉列表中，这就有可能导致重复，一份订单做了两次出库。如果能做到每填一张出库单，订单号下拉列表中自动就能减少一项，也就是说，让订单号下拉列表中只包含未填过出库单的订单信息，就可以解决这个问题。本节我们以此问题为例，复习回写公式的应用订单模板增加“状态”字段打开订单模板，进入设计状态，在表样上增加“状态”，如图，按以下步骤操作：图 913 订单模板增加“状态”字段1）

9、选中C14单元格，点击鼠标右键，选择菜单【定义单一数据项】2） 弹出“定义单一数据项”窗口，点击【左侧单元命名】，点击【下一步】3） 选中“添加到以下数据表”，下拉选择“订单_主表”，如图，点击【下一步】图 9144） 选择“状态”的数据类型为“文字（20字以内）”，点击【完成】图 915用回写公式动态刷新订单状态下面请读者自行练习，在出库单模板上增加两条回写公式：保存出库单时把订单的状态改为“已发货”；删除出库单时把订单的状态置为空白。图 916图 917在表达式中，如果需要用到字符型的常量，需要用单引号括起来。用表间公式构造下拉列表我们在“出库单”模板上通过一个数据规范构造了订单号的下拉列

10、表，填写出库单的时候，可以选择需要的订单号。这里存在一个问题，假如针对一份订单，例如001号，已经开具了出库单，那么继续开具出库单的时候，就不能再选择001号订单了，否则发生了重复出库，所以，确切地说，我们需要的不是“订单号”的下拉列表，而是“未发货的订单号”的下拉列表。现在，我们来学习另一种构造下拉列表的方式-通过表间公式来构造下拉列表1） 在出库单模板上定义表间公式，数据源选择“订单_主表”，筛选条件输入：订单_主表.状态已发货。2） 构造填充方式如下，注意“操作”要选成“构造下拉选项”图 9183） 完整定义的表间公式如下，注意我们选择的填充方式是“打开后自动执行（初始填报）”图 919

11、4） 关闭模板请读者自行练习，连续填两张出库单，注意观察订单号下拉列表中内容的变化通过表间公式构造下拉选项的操作有两种选择，一是“构造下拉选项”，二是“构造可编辑下拉”，它们的区别是：如果选择了“构造可编辑下拉”，则填报时，不仅可以从下拉列表中选择，还可以手工输入下拉选项中不存在的内容。思考题假如我们让销售员来填写订单，我们希望“客户名称”下拉列表中出现的都是销售员本人负责的客户，不出现他人的客户，该如何改进订单模板？2.4 模板锁定通过表间公式和回写公式的学习，我们始终在认识和强化一个观念-“系统”的观念，我们要做的是一个信息“系统”，信息系统不同于单纯的数据处理，系统中的各类信息不是孤立存

12、在的，实际的业务流程决定了不同种类的信息之间的关系，它们要彼此参照，彼此同步，相互制约。基于上节的例子-根据出库单动态刷新订单的状态，我们再举一个例子-限制一份订单一旦发货，便不可以修改和删除。1） 用设计者的身份登录到客户端，选择菜单【模板】【打开模板】2） 选择“订单”模板，点击【更改属性】按钮，打开“模板属性”窗口。3） 切换到“版本”标签，勾选“满足下列表达式的报表将被锁定，不可修改和删除”，点击【表达式】按钮。图 9204） 输入表达式，结果如图：图 9215） 点击【确定】现在去填写一份出库单，保存，然后到我的工作台中查看订单信息，我们会发现，出库的订单的状态已变成“已发货”，并标

13、志了锁定。此时若选中该订单，工具栏上只有【查看】，没有【修改】和【删除】图 922第3章、数据查询本章学习数据查询的各种方法，包括 在我的工作台中查询数据 自定义查询 定义查询模板，通过表间公式做综合查询3.1 我的工作台中查询数据对单一模板的数据进行查询，最简单的方式是通过我的工作台提供的功能完成在我的工作台中分页显示数据当模板数据比较多时，可以在我的工作台中分页显示，如图，在右侧数据表格的上方，可输入每页的记录条数，以及进行翻页和跳转到指定页的操作。图 101 在我的工作台中分页显示数据在我的工作台中进行查找在左侧树型中点中模板名称，该模板已填写的所有数据列示在右侧的列表中。点击窗口上方的

14、“查找”工具栏按钮，弹出以下窗口，可输入查找条件：图 102 输入查找条件窗口中列出了所有可用作查找条件的数据项。如果您需要按某数据项进行查找，点击此项旁边的“比较”栏，可从下拉列表中选取某个比较运算符，再输入比较值。可同时针对多个数据项指定比较条件，这些条件必须同时成立。所有条件都输入完成后，按【确定】，窗口关闭，右侧列表中显示所有符合条件的数据。我的工作台中分类显示数据数据较多时，还可以在我的工作台左侧的模板名称之下，区分子文件夹，分类显示数据，如下图所示。分类方法需要在“管理数据表”窗口中定义，具体操作请参见第6章。图 103 在我的工作台中分类显示数据3.1.2 从我的工作台中导出数据

15、某些时候，我们可能需要把我的工作台中看到的数据导入到一个本地文件中，进行再加工，或发送给他人。Excel服务器提供了导出我的工作台中数据的功能。是否允许用户导出数据，需要在模板的“高级查阅权限”中设置。设置导出权限1） 打开“模板属性”窗口，切换到“最终查阅权限”标签2） 点击【高级查阅权限】按钮，打开“高级查阅权限”窗口3） 在“允许导出”栏打勾，指定哪些角色可以导出数据图 1044） 点击【确定】，回到上一级窗口，再次点击【确定】5） 关闭模板。导出数据清单在我的工作台左侧选中要导出数据的模板，点击右键，选择弹出窗口【导出.】【导出成Excel文件】，在弹出窗口中选择目录，输入文件名，则把

16、右侧显示的客户信息导出到指定的Excel文件中。图 105 导出数据批量打印（或导出）表单文件某些时候，我们需要把查询到的数据按照模板的表样批量打印或批量导出表单文件，方法是：1） 在右侧数据表格的上方勾选“多选”，则每条记录的左侧出现复选框。图 106 设置多选2） 在“选择”列选中要打印或导出的数据，然后在左侧模板名称节点上点右键，选择弹出菜单【导出或打印Excel文件】，按提示操作即可。3.2 设计查询模板通过我的工作台只能完成比较简单的数据查询，更多的时候，我们需要设计查询模板，通过表间公式来完成数据的查询工作。看这样一个例子，假设您是销售部的统计员，月底您要制作一张本月（2007年5

17、月）销售情况的汇总表，如下图所示：图 107 销售台账表样设想一下您手工制作这张表格时的情形：您把本月发生的订单都拿到手边来，拿过一张订单，把上面的订单日期抄写到B4，订单编号抄写到C4，客户名称抄写到D4，录入人抄写到I4，然后把这张订单放到一边；再拿过一张订单，订单日期抄写到B5，订单编号抄写到C5，客户名称抄写到D5，录入人抄写到I5，最后，每一张订单上的信息都已抄到台帐上，2007年5月的销售台账就做完了。当然，所谓的“抄写”也可以是“拷贝/粘贴”。把上面的制作台账的过程用一句话叙述一下，就是：找来2007年5月1日至2007年5月31日之间登记的所有的订单，把其中的信息“抄写/拷贝粘

18、贴”到台账的对应栏目中，每一张订单登记台帐中的一行。注意到我们已经建立了订单模板，所有的订单信息都已经输入计算机了，所以这种“抄写/拷贝粘贴”过程完全可以定义成一条表间公式，由计算机自动完成。3.2.1 建立销售台帐模板下面我们尝试用另一种建立模板-把一个普通的Excel文件“另存为模板”。1） 按上图表样建立一个Excel文件，命名为“销售台帐.xls”2） 用Admin帐户登录3） 打开文件“销售台帐.xls”。4） 选择菜单“模板另存为模板”图 108 把一个普通的Excel文件另存为模板5） 弹出“新建模板”窗口，选择“建立新模板”。6） 弹出“模板属性”窗口，输入模板的编号、名称，注

19、意要选中“本模板为纯查询报表”。图7-3 设置某模板为“纯查询”7） 设置“初始填报权限”，按【确定】，进入模板设计状态。8） 在销售台帐模板上定义两个数据表：“销售台帐_主表”和“销售台帐_明细”销售台帐_主表：主键区域字段名数据类型必填填写规范其它C2起始日期日期E2:F2截止日期当前日期销售台帐_明细：B4:B10订单日期C4:C10订单号文字（20字以内）D4:D10客户名称名称或地址E4:E10产品名称F4:F10规格型号文字（100字以内）G4:订货数量小数H4:H10订货金额金额I4:I10销售员3.2.2 按时间查询订单信息表间公式的来源数据是两个数据表在销售台帐模板上定义这样

20、一条表间公式：图 109 表间公式的来源数据是两个表注意它们和我们以前定义的表间公式相比有了两点不同：1）来源数据是两个表；2）填充方式中有的字段从订单_主表中取值，有的从订单_明细中取值。手动应用表间公式1） 新填一张销售台账，输入起始日期和结束日期2） 单击工具栏上的“应用公式”按钮。图 1010 手工应用表间公式3） 弹出应用公式对话框，选中“简单查询”左侧的复选框，按【应用】，如图：图 1011 选择要应用的表间公式4） 对话框关闭，订单信息自动填充到台账上。顾名思义，“纯查询”模板只是用来查看数据，不能保存。若填报销售台帐时点击，系统没有任何响应。3.2.3 控制表间公式结果的排序我

21、们可以设置表间公式结果的排序方式。假设我们希望归集到销售台帐中的订单信息按订单日期由早到晚排序，同一天的订单按客户名称排序，可以这样做：1） 打开销售台帐模板，进入设计状态。2） 选择菜单“模板定义表间公式”。3） 弹出“表间公式窗口”，选中“简单查询”，点击【修改】按钮。图 1012 修改表间公式4） 弹出“定义表间公式”窗口，点击【填充方式】，弹出“填充方式”窗口。5） 选择“订单日期”的排序方式为“升序”，选择“客户名称”的排序方式为升序。如图。点击【确定】图 1013 设置表间公式结果的排序6） 回到“定义表间公式”窗口，公式内容显示如图，在填充方式的“订单日期”和“客户名称”后面加上

22、了排序方式。图 10147） 点击【确定】，回到“表间公式”窗口，点击【关闭】8） 关闭模板。好了，现在再去填报一下销售台帐，应用“简单查询”表间公式，观察一下排序的效果。3.2.4 填报时保存查询报表对于纯查询报表，填报时我们可以将当前excel文件保存到本地。（注意，仅在客户端适用）1.打开“模板属性”，选择“填报时允许保存到本地”，点击“确定”。2.在我的工作台中,打开纯查询模板，做完查询后，点击“保存”或保存按钮，可以把当前结果保存到Excel文件中。假如我们希望的排序顺序是：先按照客户名称排，客户名称相同的再按订单日期排，那么不仅需要设置“订单日期”和“客户名称”的排序方式，还需要点

23、击“填充方式”窗口上的【上移】或【下移】按钮，把“客户名称”移到“订单日期”之上。3.2.5 表间关联下面我们来对销售台帐模板做一下改进：我们希望同时看到每份订单的销售是由哪个大区实现的。向数据表中增加字段1） 修改一下销售台帐的表样，在右方增加一列：大区图 1015 在销售台帐的表样中增加一列2） 选中区域J4:J10，然后选择菜单“模板定义重复数据项”3） 出现“定义重复数据项窗口”，选择【按行】，上方标题行数1，选中“数据区域可向下扩展”，点击【下一步】4） 在下一步出现的窗口中，选择“添加到以下数据表”，表名选择“销售台帐_明细”，点击【下一步】图 1016 新数据项添加到数据表5）

24、设置“大区”的数据类型，然后点【完成】图 1017 设置新数据项的数据类型为什么要做表间关联现在来分析一下问题。我们看到，除了“大区”以外，销售台帐上的其它内容都可以从“订单”得到。但是“订单”上偏偏没有大区的信息。怎么办呢？订单上虽然没有大区的信息，但是有客户的信息，根据客户的信息找到对应的“客户登记表”，就可以查到该客户所属的大区。请看图7-13的示意：销售台帐的数据来自两个不同的模板-“订单”和“客户登记表”，这两个模板上有共同的数据项“客户编号”，通过这个共同的数据项，我们说两个模板之间有了一种“关联”，同一个客户的“订单”和“客户登记表”的数据可以组合起来，形成销售台帐中的一条信息。图 1018 表间关联的示意