用PPT完善你的管理报告.ppt

1、用用PPT完善你的管理报告完善你的管理报告课程目标课程目标n n作为一个职业经理人，你的报告是使你的投作为一个职业经理人，你的报告是使你的投资人、上司、同僚、部下和你的客户相信你资人、上司、同僚、部下和你的客户相信你的信息是有价值的，并使他们记住你讲的信的信息是有价值的，并使他们记住你讲的信息。本课程将使你一步步地建立一个引人注息。本课程将使你一步步地建立一个引人注目、不同凡响的演示报告。目、不同凡响的演示报告。n n本课程揭示了演示报告所必备的技能和技巧，本课程揭示了演示报告所必备的技能和技巧，这些技能和技巧经时间检验是正确的。我们这些技能和技巧经时间检验是正确的。我们将教你如何在当今的计算

2、机技术条件下，灵将教你如何在当今的计算机技术条件下，灵活应用这么技巧，做一个效果显著的直观工活应用这么技巧，做一个效果显著的直观工具具-POWERPOINT-POWERPOINT课程核心课程核心n n创造一个有影响力的直观画面的基本要素：创造一个有影响力的直观画面的基本要素：为了达到最佳效果，说什么，为什么说，怎为了达到最佳效果，说什么，为什么说，怎样说。样说。n n怎样用不同的图标形式：圆形图表、条形图怎样用不同的图标形式：圆形图表、条形图表、柱状图表、线形图表、圆点图表、雷达表、柱状图表、线形图表、圆点图表、雷达图表、矩阵图、二维分析、鱼刺图、图表、矩阵图、二维分析、鱼刺图、MECEMEC

3、E图、图、流程图、组织架构图、甘特图、照片流程图、组织架构图、甘特图、照片n n如何应用图表使用准则如何应用图表使用准则n n如何选择字体、色彩、合适的图表等如何选择字体、色彩、合适的图表等n n如何使用动画、链接、图画如何使用动画、链接、图画n n如何使用如何使用POWERPOINTPOWERPOINT所带的版式和模板所带的版式和模板糟糕的报告与精辟的报告对比糟糕的报告与精辟的报告对比n n糟糕的报告n n问题所在n n改进的报告幻灯片的两种形式幻灯片的两种形式n n文本幻灯片应只包含最重要的、分组和总结性的思想观点（不要做“视觉朗诵”）说明演示结构说明演示结构强调重要观点强调重要观点n n

4、图表幻灯片（90%）阐明用文字难以说明的关系阐明用文字难以说明的关系文本幻灯片文本幻灯片主角？主角？文本幻灯片用在主要论点上文本幻灯片用在主要论点上。情景论点情景论点。冲突论点冲突论点1 12 23 3中心论点和中心论点和关键句论点关键句论点1 1a ab bC-C-第一关键句论第一关键句论点点+支持论点支持论点a-a-第一支持论点第一支持论点+1+1个或个或1 1组图表组图表b-b-第二支持论点第二支持论点+1+1个或个或1 1组图表组图表c-c-第三支持论点第三支持论点+1+1个或个或1 1组图表组图表2 2a ab b第二关键句论第二关键句论点点+支持论点支持论点a-a-下一支持论点下一

5、支持论点+1+1个或个或1 1组图表组图表文本幻灯片制作指导原则文本幻灯片制作指导原则n n每次只演示和说明一个观点n n使用陈述性语言，而不是标题性语言n n文本尽量简单n n使用简单的词组和数字n n字号应足够大n n注意幻灯片的趣味性练习练习n n按要求做画面n n演示与评点知道你要说什么？知道你要说什么？n n讲稿（剧本）讲稿（剧本）n n现实现实 公司的未交订货数量一直非常高。在传统通路领公司的未交订货数量一直非常高。在传统通路领域，不能完全按订单供货，将不可避免地导致市域，不能完全按订单供货，将不可避免地导致市场份额下降。场份额下降。制造问题是造成目前状况的原因之一制造问题是造成目

6、前状况的原因之一 供应链流程不连贯和管理不善使制造问题更加复供应链流程不连贯和管理不善使制造问题更加复杂杂 供应链和制造流程缺乏紧密配合，无法缓解未交供应链和制造流程缺乏紧密配合，无法缓解未交订单问题，也不能集中保证重点产品和重点客户订单问题，也不能集中保证重点产品和重点客户现实现实n n未交订货水平高制造存在问题制造存在问题供应链流程不合理供应链流程不合理制造制造/供应链缺乏配合供应链缺乏配合图表应用的三个步骤图表应用的三个步骤确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）确定对比关系 （从主题到对比关系）选择图表形式 （从对比关系到图表）图表应用的第一个步骤图表应用的第一个步骤选择图标种类不是数

7、据美元、百分比、容量单位、日元美元、百分比、容量单位、日元n n选择图标种类不是项类利润、回报率、赔偿利润、回报率、赔偿n n选择正确的图表形式完全取决于你的主选择正确的图表形式完全取决于你的主题是否清晰明确题是否清晰明确确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）练习一练习一n n使用以下两个公司使用以下两个公司在不同区域的一月在不同区域的一月份销售占比，画出份销售占比，画出尽可能多的草图尽可能多的草图区域区域公司公司A A公司公司B B东东27%27%27%27%南南35%35%6%6%西西25%25%28%28%北北13%13%39%39%确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）练习一（选择

8、一）练习一（选择一）公司 A东,27%南,35%西,25%北,13%公司B东,27%南,6%西,28%北,39%公司A和公司B的销售组合不同确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）练习一（选择二）练习一（选择二）公司A和公司B的销售组合不同东,27%东,27%南,35%南,6%西,25%西,28%北,13%北,39%公司A公司B确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）练习一（选择三）练习一（选择三）公司A和公司B的销售百分比随地区变化而变化公司A27%35%25%13%东南西北公司B27%6%28%39%东南西北确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）练习一（选择四）练习一（选择四）公司A在北

9、部最低，公司B在北部最高公司A35%27%25%13%南东西北公司B39%28%27%6%北西东南确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）练习一（选择五）练习一（选择五）南部是公司南部是公司A市场份额最大的地区，却是公司市场份额最大的地区，却是公司B市场份额最小的地区。市场份额最小的地区。北部情况正好相反。北部情况正好相反。公司A27%35%25%13%公司B27%6%28%39%东南西北确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）练习一（选择六）练习一（选择六）南部是公司南部是公司A大幅领先于公司大幅领先于公司B，在东部和西部旗鼓相当，在北部地，在东部和西部旗鼓相当，在北部地区公司区公司A落后于

10、公司落后于公司B。公司B27%6%28%39%东南西北公司A27%35%25%13%公司B公司B公司B公司A公司A公司A确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）练习二：你的主题是什么？练习二：你的主题是什么？n n使用以下两个公司使用以下两个公司在不同区域的一月在不同区域的一月份销售占比，表达份销售占比，表达公司公司B B比公司比公司A A的销的销售情况好。售情况好。区域区域公司公司A A公司公司B B东东27%27%27%27%南南35%35%6%6%西西25%25%28%28%北北13%13%39%39%练习二（答案）练习二（答案）在北部和西部，公司在北部和西部，公司B领先于公司领先于公司

11、A，在东部和西部旗鼓相当，仅在，在东部和西部旗鼓相当，仅在南部公司南部公司A领先于公司领先于公司B。公司B27%6%28%39%东南西北公司A27%35%25%13%公司B公司B公司B公司A公司A公司A确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）主题和表格数据主题和表格数据销售额自销售额自1月份开始稳步上升月份开始稳步上升确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）产品产品A AB BC C总数总数1 1月月888826267 71211212 2月月949430308 81321323 3月月10310336368 81471474 4月月11311339397 71591595 5月月122122

12、40401313175175主题和表格数据主题和表格数据5月份，产品月份，产品A的销售额大幅超过的销售额大幅超过B和和C（强调份额）（强调份额）确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）产品产品A AB BC C总数总数1 1月月888826267 71211212 2月月949430308 81321323 3月月10310336368 81471474 4月月11311339397 71591595 5月月12212240401313175175主题和表格数据主题和表格数据5月份，产品月份，产品A占公司产品总销售额的比例位居首位占公司产品总销售额的比例位居首位（强调排列名次）（强调排列名次）

13、确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）产品产品A AB BC C总数总数1 1月月888826267 71211212 2月月949430308 81321323 3月月10310336368 81471474 4月月11311339397 71591595 5月月1221224040131317517570%70%23%23%7%7%图标的标题问题图标的标题问题n n公司销售趋势n n产量地区分布n n资产百分比n n员工年龄分布n n薪酬与利润关系确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）谜？图标的标题问题图标的标题问题各区域所占利润的百分比各区域所占利润的百分比确定你所要表达的主题（将数

14、据转化为主题）东,27%南,6%西,28%北,39%北部地区的利润贡献最大北部地区的利润贡献最大南部地区利润产值最小南部地区利润产值最小图标的标题问题图标的标题问题确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）010203040506070801月2月3月4月5月6月7月8月1.合同数量增长了合同数量增长了2.合同数量一直在波动合同数量一直在波动3.8月份合同数量达到月份合同数量达到最高点最高点4.合同数量在合同数量在8个月中个月中两次下跌两次下跌图标的标题问题图标的标题问题n n公司销售趋势公司销售趋势公司销售趋势公司销售趋势n n产量地区分布产量地区分布产量地区分布产量地区分布n n资产百分比资

15、产百分比资产百分比资产百分比n n员工年龄分布员工年龄分布员工年龄分布员工年龄分布n n薪酬与利润关系薪酬与利润关系薪酬与利润关系薪酬与利润关系确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）n n公司销售额翻一番公司销售额翻一番公司销售额翻一番公司销售额翻一番n nC C区产量位居第四区产量位居第四区产量位居第四区产量位居第四n nB B部分占资产总数的部分占资产总数的部分占资产总数的部分占资产总数的30%30%n n大多数员工在大多数员工在大多数员工在大多数员工在34-4534-45之间之间之间之间n n薪酬与利润之间没有关系薪酬与利润之间没有关系薪酬与利润之间没有关系薪酬与利润之间没有关系一般标

16、题一般标题一般标题一般标题 要点标题要点标题要点标题要点标题五种基本对比关系五种基本对比关系 确定对比关系 （从主题到对比关系）n n成分：总数百分比成分：总数百分比成分：总数百分比成分：总数百分比n n项类：项类排列顺序项类：项类排列顺序项类：项类排列顺序项类：项类排列顺序n n时间序列：随时间改变时间序列：随时间改变时间序列：随时间改变时间序列：随时间改变n n频率分布：在一定范围内的项类频率分布：在一定范围内的项类频率分布：在一定范围内的项类频率分布：在一定范围内的项类n n相关性：几个变数之间的关系相关性：几个变数之间的关系相关性：几个变数之间的关系相关性：几个变数之间的关系主题与对比关系主题与对比关系 确定对比关系 （从主题到对比关系）n n成分对比关系：总数百分比成分对比关系：总数百分比5 5月份，月份，月份，月份，A A产品的销量占公司总销量的首位产品的销量占公司总销量的首位产品的销量占公司总销量的首位产品的销量占公司总销量的首位20012001年客户市场份额少于整个行业的百分年客户市场份额少于整个行业的百分年客户市场份额少于整个行业的百分年客户市场份额少于整个行业的百分