项目经验评审某化妆品pdly企业信息化解决方案叶阳城文档格式.docx

1、3 4 5 6 一、调研活动概况2016年5月11日上午，坤迪软件公司用友实施顾问一行来到PDLY公司，按照项目主计划，开始了正式的项目需求调研。本次调研的目的是了解PDLY公司目前业务流程及现状，以及现在遇到的管理难点和管理重点，再和用友产品进行匹配分析，以便制定一个合理有效的实施解决方案，从而为后续的工作做好充分准备。现将本次调研的主要过程及内容罗列如下：调研时间调研形式调研部门参与人员调研人员调研主要内容收集材料或附件2016-5-11访谈销售、采购、库存项目经理、采购、销售、库存负责人汪佳丽、叶阳城、胡文主计划确定、采购、销售、库存调研2016-5-12零售，财务项目经理、采购、销售、

2、库存、门店负责人零售、财务调研、基础档案、期初整理培训二、用友U8整体解决方案2.1PDLY公司基于用友U8整体解决方案流程图总体流程图如下图2.1.1：图2.1.12.2实施总体流程说明（1）采购部根据市场部采购计划向辅料厂，及OEM厂下达采购订单；仓库根据OEM厂的实际到货情况做成品的组装单，生成成品其他入库单及材料的其他出库单；（2）仓库根据门店需求情况在系统中做调拨单将货物调往门店，并审核调拨单生成的其他出库单，其他入库单不能审核，采购根据供应商开具的采购发票参照采购入库单在系统中生成采购发票，手工录入关税、运费发票，并一起做采购结算；（3）其他出库单审核后，门店POS系统自动生成一张

3、入库通知单，收到实物后按照实际数量办理入库，单据上传U8后，自动审核U8其他入库单。（4）当商品在门店销售出库后，门店业务员零售开单并收款，零售单上传到U8后自动生成发货单、零售日报、收款单；（5）所有的出、入库单据汇总到存货核算中，按顺序记帐，计算成本，生成凭证。（6）对于普通销售业务（非零售），销售部在系统做销售订单，发货后做发货单，财务根据发货单来开具销售发票，形成应收，实际出库时做销售出库单。三、帐套基础设置3.1帐套参数内容杭州账套如下表3.1所示：帐套参数项参数内容帐套号006帐套名称单位名称单位简称PDLY帐套语言简体中文、英文启用日期2016年6月会计期间自然月记账本位币RMB

4、-人民币企业性质商业帐套主管demo存货是否分类是供应商是否分类客户是否分类是否外币核算 表3.1上海账套如下表3.2所示：007杭州PDLY化妆品上海分公司上海PDLY表3.2备注：原U8系统中的香港账套保持不变，不做任何改动。3.2数据精度数据精度如下图3.2.1。图3.2.13.3静态数据档案采购类型：普通采购销售类型：普通销售收发类别：收：采购入库，调拨入库，盘盈入库，其它入库，组装入库，赠品入库发：销售出库，调拨出库，盘亏出库，其它出库，材料出库静态数据档案统计，请PDLY提供基础档案表单：（下面所述基础数据以PDLY提供的为准）部门档案、人员档案、供应商分类、供应商档案、客户分类、

5、客户档案、存货分类、计量单位、存货档案、仓库档案、物料清单-BOM（手工在系统中录入）、结算方式、门店档案、会计科目档案、组织架构图。四、系统业务参数设置系统业务参数时系统功能的总开关，建议确定后不要轻易更改。以下将常用重点选项做说明，其余选项当客观环境发生变化时可做考虑。4.1总账参数设置总账选项控制凭证编制和帐表打印参数。常见参数如图4.1.1、4.1.2。图4.1.1图4.1.24.2应收、应付参数设置 应收应付分别管理客户和供应商往来。应收款管理应收账款核算模型：详细核算单据审核依据：业务日期汇兑损益方式：月末处理受控科目制单方式：明细到客户非受控科目制单方式：汇总方式预收冲应收生成凭

6、证红票对冲生成凭证月末结账前全部制单应收账款按单据核销；应付款管理应付账款核算模型：预付冲应付生成凭证应付款按单据核销应收应付业务范围发票审核；发票制单；收付款单制单；核销转账具体参数如图4.2.1、4.2.2。（应付和应收原理类似，参数设置方法相同，在此以应收为例）图4.2.1图4.2.24.3销售管理参数设置销售管理业务选项如图4.3.1。图4.3.1其他控制页签如图4.3.2： 图4.3.2可用量页签如图4.3.3:系统上线之前若期初未准备好，则允许超可用量发货，等期初整理完毕导入系统后则不许超可用量发货图4.3.34.4采购管理参数设置采购管理参数设置如图4.4.1、4.4.2。图4.

7、4.1图4.4.24.5库存管理参数设置库存参数通用设置如图4.5.1。图4.5.1库存管理预计可用量控制参数设置如图4.5.2。图4.5.24.6存货核算参数设置如图4.6.1：图4.6.1五、各系统用友业务流程5.1销售管理5.1.1普通销售管理业务流程图如图5.1.1： 图5.1.15.1.2销售管理业务流程说明注：该普通销售流程主要针对于经销商代销（如大客户渠道，京东、淘宝网店报销），自营网店业务，根据每月销售情况汇总做一张销售订单，根据讨论结果，委托代销视为普通销售。（1）销售业务的主要流程为销售订单销售发货单销售出库单；财务人员根据销售发货单开具销售发票，确定应收款。销售人员根据相

8、关销售合同在系统中录入销售订单；（2）当需要给客户发货时，在系统中参照销售订单输入销售发货单，并自动生成销售出库单。（3）客户需要开票时，财务按照销售发货单进行开票并将发票信息登记系统，完成审核后，与收款进行核销操作。并对销售发票、收款单进行制单处理。（5）财务按照销售发票核算销售成本，并在存货核算中中进行记账，自动生成结转成本凭证。5.1.3销售退货业务流程如图5.1.3所示：图5.1.35.1.4 销售退货流程说明（1）当客户因质量及保质期等原因需要换货时，销售根据参照发货单做退货单，并自动生成红字销售出库单抵增库存。（2）对于普通退货业务（即不进行换货），如果已经开具销售发票，则财务还需

9、根据退货单做红字发票。（3）对于换货业务，则在U8系统中做相应的旧货物的退货单及新货物的发货单。若更换相同的货物，财务暂不用处理，待下次给客户开票时选择同种换货的退货单及发货单冲抵开票；对于异种换货业务，财务根据退货单及发货单在系统中做虚拟红蓝字销售发票。5.2采购管理5.2.1采购管理业务流程图如图5.2.1所示：图5.2.15.2.2库存材料采购管理流程说明（1）采购根据市场部采购计划分别向辅材厂及OEM厂下达采购订单。（2）供应商货物送到OEM厂后，仓库参照采购订单做采购入库单，注意录入存货的批号及有效期。（3）供应商发票送到后，有采购人员操作采购入库录入采购发票。（4）财务对采购发票进

10、行结算，并审核采购发票形成应付款，进行付款与应付核销。（5）财务分别在存货核算和应付款管理生成相应的凭证传递至总账系统。5.2.3采购退货业务流程如图5.2.3所示：图5.2.35.2.4采购退货流程说明（1）当需要采购退货时，由采购参照蓝字采购入库单做红字采购入库单；（2）当供应商补货后，采购在系统中录入补货的采购入库单；（3）财务根据红蓝字采购入库单在系统中做虚拟红蓝字采购发票5.3库存管理5.3.1库存管理业务流程图如图5.3.1：图5.3.15.3.2库存管理业务流程说明（1）OEM厂，或青浦仓库收到供应商送到的货物后，办理入库，并在系统中参照采购订单输入采购入库单。（2）根据OEM厂

11、的发货情况，做成品组装单，审核材料的其他出库单及成品的其他入库单。（3）当销售产品时，参照发货单根据实际出库数量填写销售出库单。（4）根据门店要货向各门店进行成品调拨操作。（5）月末仓库需要进行盘点时，从系统中打印盘点单，清点实物后。输入实际盘点数量，并审核盘点单，系统自动计算盘盈盘亏，生成盘盈其他出入库单和盘亏其他出库单。（6）仓库可随时查询现存量表了解库存状况，以及查询收发存汇总表统计核对数据。5.4零售管理5.4.1 零售管理业务整体流程图5.4.2零售管理业务流程说明（1）首先在U8中设置好门店档案，零售客户、门店仓库等信息，在零售管理端配置好与U8的接口，并下载U8后台数据到零售管理

12、端。（2）再在零售管理端在进行相关参数设置，建立好门店档案、班次及门店收银员档案。（3）如有促销及会员管理业务需在零售管理段设置好相关业务规则。（4）零售管理端完成好设置后，将数据下发到门店POS端。（5）门店POS端需下载零售管理端数据，并设置默认收款及结算方式。（6）门店POS端日常操作有，零售开单及收款、零售退货及退款，门店调拨、盘点等业务；（7）门店POS端交班对账后，需将数据上传到零售管理端及U8中，零售管理端可汇总查询各门店的销售情况，门店收款及销售情况会传递到U8相关单据中进行财务处理。 备注：对于门店销售的咖啡蛋糕茶类等，原料走正常采购流程入库，根据销售情况，做材料的其他出库单

13、；成品直接以成品形式入库，做其他入库单入门店仓。5.4.3零售价格管理流程图5.4.4 零售价格管理流程说明（1）此流程用来为门店创建价格表，价格表决定了门店经营商品的范围和零售价格，可以按照不同的商品类别、品牌或者门店类型设立价格表。（2）零售价格表随时可以修改，已分配、已下发的价格仍可修改，但对于已下发的价格表中的商品行，不可以删除，也不可更换商品行上的商品, 可增加新的商品行，修改保存后的分配状态不变。（3）注意一个门店只能使用一个价格表,一个价格表可以分配给多个门店使用。5.4.5促销管理流程图5.4.6促销管理流程说明（1）商家开展促销活动时，需要制定详细的促销方案及具体的促销方式。

14、促销活动的设置由门店后台管理人员在零售管理端设置完成，设置好的促销活动可以下发到门店使用。（2）一个促销方案中可以包含多个促销方式，一个促销方式也可以属于多个促销方案。（3）一个促销活动中至少要保留一个促销方案；若一个促销活动中存在多个互斥的促销方案，则只能应用互斥方案中的一个。（4）零售开单时可以同时执行多个促销活动，但是不能同时执行多个促销方案。5.4.7 会员管理流程图5.4.8 会员管理业务说明（1）会员管理主要是对拥有企业VIP卡的VIP客户进行管理。根据VIP客户的积分情况分为不同的客户级别，不同的级别会享受不同的折扣优惠或积分优惠。（2）VIP客户可以同时持有多张不同卡号的VIP

15、卡，但所有卡的积分都会积到该 VIP客户上。（3）一般新会员在门店维护后上传总部，老会员档案在零售管理端维护。（4）可设置会员晋级规则，会员可以升级也可以降级。5.5财务管理5.5.1财务管理业务流程图如图5.5.1：图6.5.15.5.2财务管理业务说明（1）财务业务在系统中主要包括以下几大块：应收应付往来业务；存货核算业务；其他业务。（2）销售发票输入系统后，在应收款管理模块中审核形成应收账款，收到客户款项财务在应收款管理中输入收款单，应收与收款进行核销或转账处理，月末余额如果是外币业务则进行汇兑损益，对销售发票和收款单以及转账等业务操作在应收款管理中自动生成业务凭证。（3）供应商采购发票

16、送到后输入系统，结算后，在应付款管理中审核形成应付账款。对供应商付款，在应付款管理中输入，付款单。并对付款单和应付单据进行核销或者转账，月末外币余额进行汇兑损益。应付款管理中的应付单据和付款单以及转账等操作均自动在应付中生成财务凭证，传递到总账系统。（4）没有与采购发票做采购结算的采购入库单都为暂估采购入库，如果采购入库单，单价没录入，则需要在存货核算模块做“暂估成本录入”。采购在采购模块做采购结算后，成本会计需要在存货核算模块做“结算成本处理”，“结算成本处理”功能主要是对处理本月采购结算过的暂估业务数据；（5）单据记账顺序： 正常单据记账：采购入库单、入库调整单； 特殊单据记账：组装单、调

17、拨单； 正常单据记账：其他入库单其他出库单销售发票；注意其他入库单只记手工录入的其他入库单，由组装单调拨单生成的其他入库单不用重复记账。（6）财务部会计在总账系统输入其他业务发生凭证，并做后续审核记账处理，最终出具财务报表。5.6业务结账顺序如图5.6.1。 图5.6.1各系统月末结账流程如上图所示：采购，销售必须先结账，库存管理模块才能结账；库存管理结账后存货核算才能结账。应收款管理、应付款管理结完账后总账才可以结账；ERP软件为一个完整系统，各部门在使用中应该互相配合，尽快完成各自的工作，不能过度拖延影响整个系统的运行效果。模块反结账：遵循上图的逆过程，即反结账要从总账开始，一直到采购、销

18、售。5.7 特殊说明贵司因业务需求，上线日期为6月1日，如6月1日前贵司不能够将U8系统所需期初数据提供给用友方导入系统，则系统运行之后因仓库0库存0成本出库可能引发的对账不平及成本异常问题，用友方不承担相应责任，由用户方主导调整系统，用友方仅做相应的技术指导。六、实施方案说明条款1、此方案为坤迪公司基于PDLY公司的实施解决方案，此方案经过双方确认后即可依据该方案制定用户操作手册，规范相关业务部门操作流程和岗位职责。2、此方案经过双方认可，则表明PDLY公司U8ERP项目结束项目蓝图设计阶段，进入项目系统建设阶段。在系统建设阶段，项目小组将以此方案规定的流程组织必要的静态、动态数据及交易数据的录入和维护，确保系统按照即定的流程顺利上线。同时，在用友实施顾问提供必要的现场支持下，PDLY公司依据本方案制定的流程在用友U8系统中录入一个月的业务数据，实现财务结账并出相应财务报表后，此实施项目即进入验收阶段，实施双方都有权提请项目验收。项目终验后，PDLY公司U8系统的运行维护工作将转由上海坤迪软件信息有限公司维护部负责。3、此方案一经确认，不得随意修改，如果确有必要修改，须经双方项目经理确认。（本页无正文）七、签字页确认签字 确认签字杭州PDLY化妆品有限公司项目经理 上海坤迪软件信息有限公司项目经理_ _公司签章 公司签章日期 日期